Производительность и эффективность кажутся двумя сторонами одной медали. Но это не так. На самом деле, приоритет производительности над эффективностью — это узкое место для руководителей в различных отраслях.
Если повышение производительности — один из приоритетов вашей компании, возможно, вам стоит пересмотреть свою стратегию. В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое производительность и эффективность. Кроме того, вы узнаете, как сопоставлять производительность и эффективность, максимизируя при этом производительность.
Готовы? Давайте приступим к делу.
Понимание производительности и эффективности
Допустим, ваша команда вдохновлена в понедельник. Они много делают: пишут код, настраивают кампании, проводят встречи с клиентами. В общей сложности они тратят 15 рабочих часов. Но в пятницу вы понимаете, что их работа не приносит результатов. Производительность определяется количеством часов, затраченных на работу , но не все они обязательно эффективны.
Многие компании пытаются повысить производительность, не понимая, как стимулировать эффективную командную работу.
Что такое производительность?
Производительность измеряет объём работы, выполненной за определённый период. Речь идёт об объёме — количестве выполненных проектов, продуктов или результатов.
Например, колл-центр может стремиться обрабатывать 1000 звонков в день. Если каждый оператор выполняет свою норму, команда работает продуктивно. Но одна лишь продуктивность не гарантирует успеха, если клиенты остаются недовольными из-за поспешного общения.
Подумайте о производительности как о возможности сделать больше за меньшее время . Речь идёт о результатах — будь то отправка электронных писем, составление отчётов или сборка продукции.
Менеджер, ориентированный на производительность, задает следующие вопросы:
Сколько заданий вы выполнили?
Сколько продукции вы доставили?
Как быстро вы закончили?
Однако сделать много не всегда означает сделать это хорошо .
Что такое эффективность?
Эффективность показывает, насколько хорошо одни и те же ресурсы используются для достижения одного и того же результата.
Эффективное распределение ресурсов означает оптимизацию операций и делегирование задач. Эффективное управление ресурсами приводит к высококачественным результатам — выполнению работы с меньшими затратами ресурсов.
Например, вместо того, чтобы максимизировать производительность, вы можете решить расставить приоритеты. Делегируйте высокоэффективные задачи в первую очередь и следите за их выполнением. Это означает, что ваша команда будет вкладывать большую часть своей энергии в основную деятельность.
Вот это эффективность — делать всё правильно . Речь идёт не только о быстрой работе, но и о том, чтобы все усилия были плодотворны.
Если вашим приоритетом является повышение эффективности, вам следует сосредоточиться на:
Использование меньших ресурсов для достижения того же результата
Устранение ненужных шагов
Получение высококачественных результатов
Разница между эффективностью и производительностью
В то время как производительность измеряет объём выполненной работы, эффективность измеряет качество её выполнения. Вы можете быть очень продуктивны, но неэффективны. Представьте себе отдел продаж, который совершает 100 холодных звонков, не привлекая новых клиентов.
Важны как производительность, так и эффективность. Вы хотите добиться максимума, но не ценой напрасной траты ресурсов или неудовлетворительных результатов.
Секрет в том, чтобы намеренно сочетать производительность и эффективность. Это означает эффективное использование всех ресурсов и грамотное управление временем .
Основные отличия – Сравнительная таблица
В чём разница? Производительность измеряет объём вашей работы. Эффективность измеряет , насколько хорошо вы это делаете.
| Производительность | Эффективность |
Приоритет | Максимизация объема работы, выполненной в установленные сроки | Минимизация отходов и максимально эффективное использование ресурсов |
Лучше всего подходит для | Когда вам нужно выполнить большой объем задач или достичь квот | Когда качество имеет решающее значение, а ресурсы ограничены |
Заданные вопросы | Чего мы достигли и как быстро мы это сделали? | Достигли ли мы оптимальных результатов? |
Фокус | Количество — как сделать больше | Качество — выполнение задач правильно |
Цель | Обеспечить как можно больше результатов | Обеспечьте высокое качество продукции с минимальными затратами ресурсов (за половину стоимости) |
Измерение | Количество выполненных задач, произведенных изделий или отработанных часов | Ресурсы, используемые на единицу или качество результатов |
Подход | Высокая скорость, ориентация на задачу | Оптимизированный процесс, ориентированный на ресурсы |
Индикатор успеха | Объем достигнутого выпуска | Уровень сохранения ресурсов и поддержания качества |
Идеальный инструмент | Инструменты для отслеживания задач и времени (например, WebWork Time Tracker для контроля выполнения задач) | Инструменты для улучшения процессов (например, программное обеспечение для автоматизации, позволяющее исключить лишние шаги) |
Проблемы | Может привести к спешке в работе и ошибкам, если не уделять должного внимания качеству. | Может привести к снижению объема выпускаемой продукции, если слишком много времени потрачено на оптимизацию. |
Основы производительности
Теперь, когда мы знаем, что такое производительность, давайте научимся использовать формулу производительности и оценивать планирование производительности.
Формула производительности
Формула производительности: Производительность = Выход / Вход.
Одним из важнейших показателей производительности являются ключевые показатели эффективности (KPI). Они помогают понять, насколько быстро растёт ваша компания и насколько часто вы достигаете поставленных целей.
Для компании, занимающейся разработкой программного обеспечения, это может означать измерение количества выполненных функций по отношению к затраченным часам.
Например, если компания реализует 25 функций или исправляет ошибки стоимостью 50 000 долларов США, затратив 1000 часов разработки, расчет производительности выглядит следующим образом:
50 000 / 1 000 = 50 единиц продукции за час труда
В этом контексте «выход» может представлять собой такие результаты, как завершённые функции, исправленные ошибки или выпущенные версии. Эта формула показывает, сколько ценности создаётся за час времени разработки.
Фокус на производительности
Сосредоточившись на производительности, вы можете добиться этого двумя способами:
Больше производительности при тех же ресурсах. Вы хотите увеличить объемы производства без найма новых сотрудников или увеличения бюджета.
Оптимизация ресурсов. Производительность — это не только скорость. Это использование технологий, процессов и людей для достижения большего за те же сроки.
Допустим, команда разработчиков программного обеспечения использует WebWork Time Tracker . Приложение помогает им понять, что разработчики слишком много времени тратят на совещания. Они корректируют свой график, ограничивают количество совещаний и больше концентрируются на кодировании. Результат? Более быстрая реализация проектов.
Формула и стратегии эффективности
Общая формула эффективности выглядит так: Эффективность (%) = (Фактический выход / Ожидаемый выход) × 100
Предположим, что команда разработчиков программного обеспечения должна реализовать 10 функций за неделю. Эта оценка основана на доступных ресурсах (часах разработчиков, оценках проекта). Если команда реализует 8 функций, мы можем рассчитать эффективность следующим образом:
Эффективность = (8 / 10) × 100 = 80%
Рассчитав эффективность, вы узнали, что команда достигала 80% запланированного результата при имеющихся ресурсах. Это означает, что они работали с эффективностью 80% .
Стратегии эффективности
Стратегии повышения эффективности направлены на улучшение процессов и достижение лучших результатов при меньших инвестициях.
Вот несколько примеров эффективности:
Автоматизация повторяющихся задач . Маркетинговое агентство использует инструменты автоматизации для отправки email-кампаний, экономя время на ручной работе.
Оптимизация процессов – логистическая компания устраняет ненужные этапы обработки заказа, сокращая сроки доставки на 20%.
Оптимизация ресурсов команды . Компания реструктурирует свои команды, чтобы каждый участник мог сосредоточиться на наиболее важных задачах, что приводит к улучшению результатов проекта.
Эффективность заключается в концентрации усилий на самом важном и повышении качества.
Баланс производительности и эффективности
Производительность и эффективность — это не противоположности. Более того, оба они заслуживают важного места в вашей бизнес-стратегии. Ключ к успеху — оптимизировать процессы и найти идеальный баланс: более разумно расставлять приоритеты и корректировать их соответствующим образом.
Речь идёт не столько о производительности и эффективности. Производительность и эффективность идут рука об руку, если их правильно планировать и измерять.
Создание оптимальной стратегии для вашего бизнеса
Успешный бизнес находит золотую середину между количеством и качеством. Производство большего количества продукции без акцента на качестве может привести к переделкам, задержкам и недовольству клиентов.
Давайте посмотрим, как консалтинговая фирма отслеживала оплачиваемые часы с помощью WebWork Time Tracker . Изначально команда сосредоточилась на регистрации фактически отработанных часов. Их целью было увеличить количество часов и выставить клиентам более высокие счета. Результат этой стратегии был очевиден: клиенты остались недовольны.
Основываясь на этих отзывах, компания скорректировала свой подход. Теперь, вместо того чтобы сосредоточиться на увеличении количества отработанных часов, они в первую очередь фокусируются на достижении значимых для клиентов результатов. Изначально они сократили количество часов, тратящихся на ненужные задачи. Это привело к тому, что они стали выставлять клиентам счета на меньшие суммы.
Но удовлетворенность клиентов выросла, и их удержание улучшилось. В конечном итоге, они сохранили ценного клиента.
Подводя итог этому примеру эффективности, нахождение баланса означает две вещи:
Отслеживание результатов и качества . Используйте инструменты для отслеживания объема выполненной работы и ее влияния.
Сосредоточение на результатах, а не только на действиях . Убедитесь, что задачи способствуют достижению бизнес-целей.
Повышение производительности
Предыдущий пример также был хорошим примером производительности. Высокая производительность бесполезна, если она просто не приносит результатов. Чтобы начать улучшать работу команды, отслеживайте производительность и выявляйте узкие места для оптимизации.
Однако не ставьте производительность выше эффективности. Качество не должно страдать при масштабировании.
Советы для бизнеса
Вот действенные способы, с помощью которых предприятия могут повысить производительность:
Ставьте четкие цели — разбивайте крупные проекты на более мелкие, достижимые этапы.
Используйте инструменты отслеживания времени . Такие инструменты, как WebWork Time Tracker, помогают контролировать время, затраченное на каждую задачу, выявляя узкие места.
Устраните отвлекающие факторы – избегайте многозадачности. Поощряйте сотрудников концентрироваться на одной задаче за раз.
Поощряйте прогресс — отмечайте и отмечайте важные этапы, чтобы поддерживать мотивацию команды.
Как повысить производительность
Повышение производительности — это не просто работа быстрее, это работа умнее.
Определите потери . Найдите повторяющиеся задачи, которые можно автоматизировать.
Отслеживайте прогресс — используйте программное обеспечение для отслеживания времени , чтобы проанализировать, как распределяется время.
Перераспределите ресурсы . Сосредоточьте усилия своей команды на высокоэффективных задачах.
Узкое место: Небольшой SaaS-стартап обнаружил, что его разработчики тратят слишком много времени на поддержку клиентов. Наняв отдельную команду поддержки, разработчики смогли полностью сосредоточиться на обновлениях продукта.
Заключение
Производительность и эффективность — важнейшие показатели успеха в бизнесе. Производительность измеряет объём выполненной работы, а эффективность — её качество и результативность.
Чтобы оптимизировать рабочие процессы, компаниям необходимо найти баланс между этими двумя понятиями. Используйте WebWork Time Tracker для отслеживания производительности и обеспечения соответствия своих усилий бизнес-целям. Благодаря правильным инструментам и стратегиям ваша компания сможет добиться большего меньшими усилиями, обеспечивая как количество, так и качество в каждом проекте.
Готовы найти баланс? Начните использовать WebWork Time Tracker уже сегодня, чтобы оптимизировать производительность без ущерба для качества.
Часто задаваемые вопросы
Что лучше: быть эффективным или продуктивным?
Эффективность помогает разумно использовать ресурсы, что часто приводит к повышению производительности. Например, команда, оптимизирующая процесс кодирования, может быстрее завершать проекты, не тратя время на ненужные этапы. С другой стороны, продуктивность без эффективности может означать выполнение большого объёма задач, но с более высокими затратами или потерей времени.
В чем разница между эффективностью и производительностью команды?
Производительность — это количество: сколько работы выполняется за отведённое время. Эффективность — это качество: насколько эффективно используются ресурсы для выполнения этой работы. Например, если команда выполняет 10 проектов за неделю, она продуктивна; но если она тратит на каждый проект минимум времени и ресурсов, она также эффективна.
Является ли производительность мерой эффективности?
Производительность часто отражает эффективность, но больше фокусируется на результатах. Например, компания может измерять производительность по количеству реализованных функций программного обеспечения, в то время как эффективность оценивает, насколько эффективно были распределены время и ресурсы для их реализации.
Возможна ли высокая производительность при низкой эффективности?
Да, можно быть высокопроизводительным даже при низкой эффективности, но при этом страдает качество. Например, команда может выполнить 20 задач за день, спеша, но если ошибки накапливаются, они тратят больше времени на их исправление позже, что снижает общую эффективность.
Как рассчитать производительность и эффективность?
Чтобы рассчитать производительность, разделите общий объём производства на затраты (например, количество отработанных часов). Например, если разработчик выполняет 10 задач за 40 часов, производительность составит 10 задач / 40 часов = 0,25 задачи в час.
Чтобы рассчитать эффективность, разделите фактический результат на ожидаемый и умножьте на 100, чтобы получить процент. Если разработчик должен был выполнить 12 задач, а выполнил 10, эффективность составит (10 / 12) × 100 = 83,3%.
