Хотя у всех нас одинаковые 24 часа в сутки, мы все распоряжаемся ими по-разному. Выбранная вами стратегия может стать решающим фактором между достижением всех ваших целей и выполнением лишь небольшой их части. Следовательно, эффективное важно — особенно для тех, у кого много обязанностей, таких как владельцы бизнеса и руководители команд. Несколько основных навыков управления временем помогут вам извлечь максимум пользы из вашей работы — и помогут вашим сотрудникам сделать то же самое.

В этом руководстве мы рассмотрим именно это: несколько важнейших навыков управления временем для руководителей, владельцев бизнеса и всех, у кого плотный график. Прежде чем перейти к основной теме, давайте разберемся, почему вообще важны навыки управления временем.

Почему важны навыки управления временем

В отличие от многих других ресурсов, время нельзя заменить. Однажды ушедшее время уже не вернуть. Поэтому его эффективное использование имеет жизненно важное значение.

Умение грамотно распоряжаться своим временем позволит вам сделать больше за тот же период. Вы сможете выполнить больше задач или создать более качественную работу. Хотя это важно для любого профессионала, это особенно важно при принятии решений, касающихся вашего бизнеса и ваших сотрудников.

Каждый ваш выбор так или иначе повлияет на ваших сотрудников. Иногда эти последствия будут кратковременными, а иногда – долговременными. Это подчеркивает важность принятия правильных решений, что можно осуществить с помощью таких стратегий, как принятие решений на основе данных . Для эффективного использования таких стратегий требуется немало времени, что подчеркивает важность навыков управления временем.

Основные навыки тайм-менеджмента для лидеров и не только

Овладение навыками управления временем включает в себя несколько умений. В этом руководстве мы рассмотрим следующие основные навыки управления временем:

• Приоритизация
• Планирование
• Организация
• Делегация
• Избегание отвлекающих факторов
• Установление границ
• Умение говорить «нет»

Давайте теперь подробно рассмотрим каждый из них, начиная с первого: приоритизация задач .

Приоритизация

Не все задачи одинаково важны. Некоторые важнее других, и умение отличать их друг от друга — важный навык. Правильная расстановка приоритетов позволит вам быстро выполнить самые важные задачи и добиться более высокого качества работы.

Существует множество способов попрактиковать этот навык. Некоторые стратегии управления задачами, такие как матрица Эйзенхауэра, могут помочь вам заранее расставить приоритеты в работе. Кстати, планирование — это следующий важный навык управления временем, который мы рассмотрим.

Планирование

Заранее спланировав задачи, над которыми вы будете работать, вы придадите своим дням структуру. Без этого вы легко можете потратить много времени, пытаясь понять, над чем работать дальше. Представьте себе хороший план как карту — он будет направлять вас на протяжении всей работы в течение дня.

Помимо планирования дней, вы можете пойти еще дальше и спланировать целую неделю заранее. Для этого существует множество методов управления временем , например, тематическое планирование, которое назначает определенные типы задач конкретным дням в вашем календаре. Это может быть особенно эффективно для вашей команды. Стратегия заключается в группировке похожих задач, чтобы избежать переключения между различными типами заданий. Однако обязательно избегайте группировки слишком большого количества повторяющихся задач, так как ваш персонал может быстро заскучать от такого подхода.

Организация

Организованность — один из основополагающих элементов эффективного управления временем. Это относится ко всем аспектам вашей работы: вашему рабочему месту, проектам и задачам, долгосрочным целям и многому другому. Если вы и ваша команда неорганизованы, вы будете тратить много времени на поиски нужных вещей. Вы будете тратить впустую не только время, но и ценную энергию вашей команды, которую можно было бы использовать для действительно важных задач.

К счастью, поддерживать порядок несложно. Однако это требует постоянных усилий. В физическом рабочем пространстве следите за порядком и убедитесь, что ваши сотрудники делают то же самое. В цифровом пространстве используйте инструмент повышения производительности с функциями управления, чтобы оставаться организованным. Например, вы можете использовать систему управления проектами и задачами в WebWork, чтобы обеспечить бесперебойную работу ежедневных рабочих процессов вашей команды.

Делегация

Как руководитель, вы не можете делать всё сами. Вероятно, каждый день вам придётся сталкиваться с множеством задач, многие из которых придётся делегировать. Хотя это один из важнейших навыков управления временем, которым должен обладать каждый руководитель, он также может быть полезен для остальной части вашей команды. В частности, если ваши менеджеры и руководители умеют эффективно делегировать задачи, они смогут выполнять свою работу лучше.

Первый шаг к делегированию — это определение приоритетов задач. После того, как вы определили менее приоритетные задачи, следует начать искать, кому их делегировать. Это во многом будет зависеть от навыков и рабочей нагрузки ваших сотрудников, поэтому каждый случай будет индивидуальным.

Избегание отвлекающих факторов

В современном мире отвлекающие факторы повсюду. Будь то рабочие отвлекающие факторы, такие как электронная почта и другие задачи, или отвлекающие факторы, связанные с личной жизнью, — все это может снизить вашу продуктивность. Эта проблема может быть еще более актуальной при удаленной работе . В таких случаях вы не можете гарантировать, что ваши коллеги работают в местах, свободных от отвлекающих факторов.

Этот важнейший навык управления временем требует немалой дисциплины. Вам и вашей команде понадобится сила воли, чтобы не поддаваться отвлекающим факторам и оставаться сосредоточенными на текущих задачах. Но есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы облегчить освоение этого навыка, например, установить границы между личной и рабочей жизнью. Хотя это поможет вам избежать отвлекающих факторов, не связанных с работой, это все равно окажет ощутимое влияние на вашу производительность.

Установление границ

Установление адекватных границ между работой и личной жизнью имеет решающее значение для достижения здорового баланса между работой и личной жизнью . Если вы не знаете, здоровый баланс между ними играет важную роль в вашей продуктивности в долгосрочной перспективе. Несоблюдение здорового баланса между работой и личной жизнью быстро приведет к переутомлению и выгоранию. Если это произойдет с вашими сотрудниками, ваш бизнес может столкнуться со множеством негативных последствий, таких как увеличение текучести кадров.

К счастью, установить границы — особенно для вашей команды — довольно просто. Избегайте работы вне установленного рабочего времени и поощряйте своих сотрудников поступать так же. Если вы работаете сверхурочно, избегайте контактов с командой вне их графика. Таким образом, у них не будет соблазна начать работать, когда им положено отдыхать.

Умение говорить «нет»

Этот важнейший навык управления временем тесно связан с предыдущим пунктом нашего обсуждения. Умение говорить «нет» — это своего рода установление границ, но вы будете часто использовать его на работе, особенно при общении с партнерами и клиентами. Научитесь отклонять просьбы, которые не соответствуют вашим приоритетам. Стремитесь быть твердыми, но вежливыми. Убедитесь, что ваши сотрудники тоже умеют это делать, особенно если работа с различными третьими сторонами является частью их обязанностей.

Улучшите свои важнейшие навыки управления временем с помощью отслеживания времени

Отслеживание времени — мощный способ улучшить управление временем. Оно помогает увидеть, куда уходит ваше время, и определить области для улучшения. Высококачественные приложения, такие как WebWork, помогут вам эффективно использовать ваши основные навыки управления временем для достижения наилучших результатов. Однако такие приложения особенно полезны для вашей команды.

Приложения для отслеживания времени можно использовать не только для развития навыков управления временем у вашей команды, но и для повышения их производительности. Вы также сможете легко управлять своим персоналом, освобождая больше ценного рабочего времени для важных задач.

Заключительные мысли

Навыки эффективного управления временем — это инструменты, которые помогают вам контролировать свой день. Они позволяют сосредоточиться на действительно важных вещах и работать более эффективно.

Для руководителей эти навыки особенно важны. Они могут помочь вам направлять свою команду к достижению целей и избегать выгорания. Но вам не обязательно руководить командой, чтобы извлечь пользу из более эффективного управления временем. Любой может освоить эти навыки и использовать их для улучшения своей жизни — как на работе, так и за ее пределами.

Начните с простых шагов, таких как расстановка приоритетов, поддержание порядка и установление границ между работой и личной жизнью. Внедрите в свою работу программное обеспечение для отслеживания времени, чтобы контролировать свой прогресс и вносить необходимые корректировки.