Эффективное управление проектами может быть сложной задачей. Необходимо отслеживать множество факторов, и по мере роста бизнеса это становится все более и более непосильной задачей. К счастью, существует множество стратегий, которые можно использовать для оптимизации работы по управлению проектами. Сегодня мы рассмотрим одну из менее популярных стратегий: офис управления проектами .
Мы собираемся изучить все аспекты работы офисов управления проектами, включая их функции и различные типы. Но для начала давайте рассмотрим основы: что такое PMO?
Что такое офис управления проектами?
Офис управления проектами (PMO) — это подразделение внутри компании, отвечающее за управление проектами в этой фирме. Короче говоря, PMO управляет усилиями вашей компании в области управления проектами. На первый взгляд, это звучит как ненужная, избыточная задача. Однако у офисов управления проектами есть свои уникальные области применения, которые мы обсудим позже, когда перейдем к главному вопросу этой статьи.
Возвращаясь к основной цели офисов управления проектами (PMO), следует отметить, что они выполняют свои обязанности несколькими способами. К ним относятся документирование, стандарты и эффективное внедрение определенных стратегий. В свою очередь, это определяет основные функции офиса управления проектами, что, собственно, и является нашей следующей темой для обсуждения.
Основные обязанности офиса управления проектами
В зависимости от того, как вы внедрите офис управления проектами (PMO) в своей компании, его обязанности могут быть практически безграничными. Однако наиболее распространенными функциями офисов управления проектами являются следующие:
- Установление стандартов управления проектами
- Создание документации по руководящим принципам управления
- Использование преимуществ экономии, достигаемой за счет повторения
Установление стандартов управления проектами
Первая важная функция офиса управления проектами (PMO) — установление стандартов управления проектами в вашей компании. Эти стандарты будут направлять руководителей проектов в выполнении ими своих обязанностей. Стандарты обычно включают в себя описание методологий и инструментов, которые должны использовать руководители, а также перечень подводных камней, которых следует избегать.
Создание документации для руководящих принципов управления
Офис управления проектами (PMO) делает больше, чем просто устанавливает правила — он также их документирует. На первый взгляд это может показаться очевидным, но написание документации — это гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. PMO должны делать это с учетом ясности и краткости. Они также должны принимать во внимание разнообразие проектов, над которыми могут работать ваши менеджеры. В противном случае они могут запутаться и в итоге полностью игнорировать ваши рекомендации.
Использование преимуществ экономии, достигаемой за счет повторения
Еще одна распространенная функция PMO — обеспечение постоянного использования одних и тех же стратегий во всей компании. Этот принцип, известный как «экономия повторения», помогает сотрудникам оптимизировать процессы. Используя одни и те же методики снова и снова, руководители проектов освоят их, повысив свою производительность.
Различные типы офисов управления проектами (PMO)
Офисы управления проектами бывают разных типов. В зависимости от размера вашей компании и типов проектов, которые она реализует, у вас может быть несколько офисов управления проектами, выполняющих одновременно разные задачи. Вот несколько наиболее распространенных типов офисов управления проектами:
- Офисы управления проектами предприятий (PMO) — это наиболее распространенный тип офисов управления проектами, которые можно встретить в крупных корпорациях. Как правило, в компании существует только один такой офис, и он курирует все проекты, независимо от их размера. Помимо установления руководящих принципов управления, эти PMO также обеспечивают соответствие всех проектов стратегиям компании.
- Дивизионные PMO (офисы управления проектами) – Дивизионный PMO специализируется на управлении проектами в рамках конкретного подразделения. Они обычно используются в компаниях, имеющих несколько подразделений, работающих достаточно независимо друг от друга. Примером может служить компания, производящая одновременно множество совершенно разных продуктов, таких как электроника и автомобили.
Поддерживающий, контролирующий и директивный подход к управлению проектами (PMO)
Помимо корпоративных и дивизионных офисов управления проектами (PMO), офисы управления проектами могут иметь различные формы контроля . Три основных способа контроля, которые может использовать PMO, следующие:
- Поддержка – Поддерживающий офис управления проектами (PMO) будет выполнять роль, схожую с консалтинговой компанией. Такие офисы будут консультировать руководителей проектов по передовым практикам и рекомендациям, которым им следует следовать. Однако они не будут выходить за рамки этого, например, требовать соблюдения этих правил.
- Контроль – В отличие от поддерживающего офиса управления проектами (PMO), контрольный офис будет требовать соблюдения его стандартов. Эти офисы управления проектами будут проводить периодические аудиты практики управления проектами в вашей компании. Затем они будут разбираться с любыми проектами, не соответствующими требованиям, работая совместно со своими руководителями.
- Директива – Руководители проектных офисов (PMO) берут на себя еще больший контроль в отношении проектов, не соответствующих требованиям. Зачастую они самостоятельно принимают меры, чтобы гарантировать, что все проекты в организации соответствуют их стандартам.
Хотя все три варианта допустимы, большинству компаний не потребуется более высокий уровень контроля, предлагаемый директивным или контролирующим офисом управления проектами (PMO). Они могут понадобиться только в том случае, если ваш бизнес достаточно велик, чтобы поддерживающий PMO был неэффективен. Это плавно подводит нас к следующему вопросу: нужен ли вашему бизнесу вообще офис управления проектами?
Вашей компании нужен офис управления проектами?
Необходимость создания офиса управления проектами (PMO) в вашей компании во многом зависит от двух факторов: размера и разнообразия реализуемых ею проектов.
Размер компании
Небольшие фирмы, как правило, не сталкиваются со значительными трудностями в управлении. Однако по мере роста вашего бизнеса управление растущим числом людей и проектов станет сложным. В какой-то момент вы получите ощутимую выгоду от офиса управления проектами (PMO). Вероятно, вы захотите начать с поддерживающего PMO. По мере дальнейшего расширения вашей компании вы, возможно, захотите перейти к его контролирующему или директивному аналогу.
Разнообразие проектов
Еще одним важным фактором при рассмотрении вопроса о создании офиса управления проектами (PMO) является разнообразие проектов вашей компании. Если ваш бизнес предлагает несколько совершенно разных продуктов, вам может понадобиться PMO для эффективного управления всеми подразделениями. Как уже упоминалось, примером может служить компания, которая одновременно производит электронику и автомобили — например, Xiaomi и Sony.
Причины, по которым не стоит создавать офис управления проектами (PMO) в вашей компании
Рассмотрев причины, по которым вам может понадобиться PMO (офис управления проектами) в вашей компании, давайте теперь разберемся, почему вам, возможно, стоит его избегать. Это также связано с двумя факторами: увеличением накладных расходов и затрат .
Увеличение управленческих издержек
Внедрение офиса управления проектами (PMO) в вашей организации потребует расширения команды. В результате вам придется управлять большим количеством людей. Хотя для крупной компании это может быть несложной задачей, для стартапа это может значительно увеличить рабочую нагрузку.
Увеличение затрат
Расширение вашей команды за счет создания офиса управления проектами влечет за собой прямые затраты. Помимо увеличения расходов на заработную плату, вашим менеджерам проектов потребуется время на обеспечение соответствия стандартам вашего офиса управления проектами. Как и в предыдущем случае, эти последствия не будут измеримы для большой команды. Однако для небольших компаний они могут оказаться совершенно неоправданными.
Как программное обеспечение для учета рабочего времени может помочь вам лучше управлять проектами
Прежде чем завершить эту статью, давайте рассмотрим, как вы можете более эффективно управлять своими проектами — как с помощью PMO, так и без него. Программное обеспечение для учета рабочего времени может помочь вам более эффективно управлять работой вашей команды. Использование приложения с управления проектами и задачами позволит вашим сотрудникам работать с максимальной отдачей. Вот несколько способов, как это можно достичь:
Выявление узких мест в производительности : Системы отслеживания времени упрощают поиск таких проблем, как отвлекающие факторы.
Более эффективное распределение ресурсов : выявите перегруженных работой сотрудников и равномерно распределите задачи между членами вашей команды.
Составление точных смет : Мониторинг рабочих процессов вашей команды позволит вам составлять более точные сметы как по срокам, так и по бюджету.
Заключительные мысли
Офис управления проектами может оптимизировать вашу управленческую работу благодаря четко определенным стандартам и руководящим принципам. Он может помочь вашим менеджерам проектов оставаться организованными, повышая их производительность. Однако у офисов управления проектами есть и свои недостатки. Для их создания может потребоваться значительное количество ресурсов. Это делает их менее подходящими для небольших команд, где управленческие проблемы не так распространены.
Независимо от того, решите ли вы создать в своей компании офис управления проектами (PMO) или нет, программное обеспечение для учета рабочего времени оптимизирует вашу работу. Высококачественные программы, такие как WebWork, помогут вашей команде оставаться организованной и продуктивной.
