Зачем мы отслеживаем время и зачем нам нужны методы учета времени?

По разным причинам. Некоторые отслеживают рабочее время в соответствии с политикой компании; другие — чтобы отточить навыки управления временем; а третьи контролируют рабочее время сотрудников для обеспечения производительности. 

Во всех этих и других случаях единодушно одно: отслеживание времени имеет решающее значение для повышения эффективности управления временем и производительности как в профессиональной, так и в личной жизни.

В этой статье мы рассмотрим лучшие практики учета рабочего времени с помощью WebWork.

Рекомендации по учету рабочего времени с помощью WebWork

Лучшее место для изучения передовых методов учета рабочего времени, чем блог WebWork Time Tracker, предлагает практические примеры.

Теперь перейдём к практическим занятиям.

1. Протестируйте программу для отслеживания времени, прежде чем поручить её использование вашей команде

Прежде чем внедрять систему учета рабочего времени в работу вашей команды, проведите исследование и выберите подходящий инструмент. Затем протестируйте его. Всегда тестируйте его самостоятельно, чтобы понять все нюансы, даже если платформа, такая как WebWork, удобна в использовании.

В идеале, начните тестирование системы отслеживания на небольшом количестве сотрудников. Этот метод позволит выявить потенциальные области, требующие обучения персонала.

Особенно на начальном этапе гораздо проще отслеживать, как небольшое количество сотрудников адаптируется к системе учета рабочего времени, чем сразу же внедрять ее для всей компании. 

Кроме того, небольшое количество сотрудников с большей вероятностью добросовестно протестирует трекер, чем вся компания, насчитывающая десятки, если не сотни человек. 

2. Четко донесите цель до своей команды

Отслеживание чужого времени может показаться нарушением личного пространства, но при правильном подходе это не так.

Именно поэтому крайне важно подготовить свою команду и объяснить компании обоснование учета рабочего времени. 

В зависимости от причины — будь то неэффективное управление временем, срыв сроков или признаки снижения производительности — уточните, как отслеживание времени поможет решить эти проблемы. 

Если у вас есть команда, получающая почасовую оплату, они, скорее всего, приветствуют это решение, поскольку точная оплата напрямую выгодна им. WebWork упрощает этот процесс с помощью учета оплачиваемых часов и напрямую конвертирует отслеживаемое время в заработок.

Однако в других бизнес-моделях необходимость учета рабочего времени может быть не столь очевидной на первый взгляд.

Объясните своей команде, что отслеживание рабочего времени приносит пользу не только бизнесу, но и каждому сотруднику лично. Каждый сможет точно видеть, сколько времени он тратит на рабочие задачи, и, соответственно, улучшить свои навыки управления временем. 

WebWork также способствует поддержанию баланса между работой и личной жизнью сотрудников благодаря настраиваемым напоминаниям, предотвращающим выгорание. Это одна из функций, которую вы обязательно должны рекомендовать своим сотрудникам для улучшения как профессионального, так и личного благополучия.

Они могут выбрать, какие типы напоминаний они хотят получать, включая напоминания в рабочее время, например, о необходимости пить больше воды или совершать прогулку, или напоминания о личной жизни, например, о проведении больше времени с семьей, отдыхе, здоровье и так далее.

3. Обучите свою команду для достижения максимальных результатов 

Обучение так же важно, как и решение о внедрении системы учета рабочего времени.

После обсуждения необходимости учета рабочего времени и объяснения его преимуществ, следующим шагом является обучение сотрудников. 

Вместо того чтобы заставлять их пользоваться системой учета рабочего времени без предварительных инструкций, начните с обучения. Этот шаг напрямую связан с этапом самостоятельного тестирования. Вспомните, как вам потребовалось время, чтобы разобраться, как работает система учета и каковы ее свойства. Ваши сотрудники пройдут тот же процесс.

Обучение подготовит их к реальному процессу учета рабочего времени. Они будут уверены в том, когда следует использовать автоматический учет времени, а когда добавлять время вручную.

Вместо того чтобы беспокоиться о том, что трекер сбился или им придется сделать более длительный перерыв, они будут знать, что делать в таких случаях, благодаря обучению или предварительному обсуждению. 

Например, если во время совещания трекер отключается из-за бездействия, объясните, что они могут добавить время самостоятельно. Или, даже если они забыли включить трекер, это не страшно, они все равно могут добавить время, не беспокоясь.

Ознакомив их с системой отслеживания, и особенно с разделами, которые вы будете использовать, вы повысите уверенность вашей команды в ее применении. 

4. Будьте прозрачны в отношении того, какие данные вы отслеживаете и почему

Как работодатель и как человек, вы обязаны соблюдать правила этического поведения и сообщать каждому сотруднику, что вы собираетесь отслеживать его данные и какие именно данные. Это включает в себя журналы учета рабочего времени, автоматически отслеживаемое время, использование приложений и веб-сайтов, отслеживание URL-адресов, отслеживание частоты нажатий мыши и клавиш и многое другое, если таковое имеется.

Это поможет избежать недоверия и замешательства среди ваших сотрудников. А создание атмосферы взаимного доверия — залог успеха и благополучия в любой команде.

5. Обеспечьте прозрачность

Хотя личные данные, такие как скриншоты, должны оставаться конфиденциальными, обмен информацией о выполнении задач может мотивировать к добросовестной работе. 

WebWork решает эту проблему с помощью 5 ролей участников : владелец рабочего пространства, исполнительный менеджер, менеджер проекта, руководитель команды и сотрудник. Каждый из этих типов участников имеет различные права доступа и доступ к отслеживаемым данным, что приводит к более организованному процессу управления.

6. Соблюдайте право на неприкосновенность частной жизни 

Хотя большинство программ для отслеживания времени, включая WebWork, предлагают функцию создания скриншотов, лучше использовать их только в критических ситуациях. Вы и так отслеживаете время, а также использование приложений или веб-сайтов, и добавление скриншотов может вызвать недовольство или привести к неточному учету времени.

Чтобы завоевать доверие и наладить взаимоотношения с вашей командой, максимально уважайте их частную жизнь. 

На самом деле, этот момент касается не только скриншотов, но и баланса между мониторингом и уважением к частной жизни.

Создайте такую ​​атмосферу, в которой члены вашей команды будут чувствовать себя свободно, делясь своими опасениями по поводу процесса отслеживания, и выслушайте их. 

7. При отслеживании времени следует учитывать возможные неточности

Если вы не используете отслеживание рабочего времени для почасовой оплаты, не заставляйте членов вашей команды быть такими же точными, как швейцарские часы. В конце концов, невозможно отследить каждую секунду. Помните, что чрезмерное внимание к точности может вызывать стресс у сотрудников, что негативно сказывается на качестве работы.

Хотя WebWork и предлагает точный учет рабочего времени, отслеживая даже время простоя , используйте эту функцию с осторожностью, сосредотачиваясь на общих закономерностях, а не на поминутном учете.

8. Не используйте отслеживаемые данные в качестве основного источника оценки эффективности работы

Стоит еще раз подчеркнуть, что отслеживаемые данные не должны быть единственным критерием оценки эффективности работы.

Хотя этот метод весьма ценен для измерения продолжительности проекта или выявления узких мест в процессе реализации, он не должен быть единственным источником оценки эффективности работы сотрудников.

Вы можете задаться вопросом: зачем? Особенно если учет рабочего времени — это решение для повышения производительности, не так ли?

Сам факт внедрения системы учета рабочего времени с большой вероятностью окажет положительное влияние на производительность труда сотрудников. Люди работают по-разному; большее количество отсчитанных часов не означает больший объем выполненной работы.

9. Следите за балансом между работой и личной жизнью, чтобы предотвратить выгорание у ваших сотрудников

Учет рабочего времени полезен для улучшения тайм-менеджмента и повышения производительности в команде, но отслеживание баланса между работой и личной жизнью полезно для каждого сотрудника.

Именно поэтому благополучие сотрудников должно быть одинаково важно и для вас как для работодателя.

Здесь я вставлю свою самую любимую цитату на эту тему:

Счастливые сотрудники — продуктивные сотрудники.

Показатели баланса между работой и личной жизнью от WebWork визуально отображают здоровые и избыточные рабочие часы с помощью цветовых категорий.

Достаточно одного взгляда, чтобы понять, кому нужно сбавить темп, а кому улучшить навыки управления временем. Особенно это актуально для удаленных сотрудников , которые могут попасть в ловушку работы слишком долго, иногда даже до полуночи.

Обязательно занимайтесь случаями переутомления и предотвращайте выгорание сотрудников. 

Помните, что предотвратить выгорание проще, чем лечить его. 

Заключение

Учет рабочего времени — это не просто инструмент повышения эффективности; это средство для достижения баланса между работой и личной жизнью.

Соблюдение лучших практик учета рабочего времени имеет решающее значение для формирования правильного подхода и метода отслеживания рабочего времени сотрудников. Лучшие практики учета рабочего времени с помощью WebWork, составленные на основе исследований и данных от реальных пользователей, призваны повысить производительность вашей команды и повысить ее осведомленность в вопросах учета рабочего времени.

В конце концов, вы будете отслеживать именно их время.