Зачем мы отслеживаем время и зачем нам нужны практики отслеживания времени?

По разным причинам. Некоторые отслеживают рабочее время в соответствии с политикой компании, другие — чтобы отточить навыки тайм-менеджмента, а третьи — чтобы обеспечить производительность труда своих сотрудников. 

Во всех этих и других случаях единодушно одно: отслеживание времени имеет решающее значение для улучшения управления временем и производительности, как в профессиональной, так и в личной жизни.

В этой статье мы рассмотрим лучшие практики учета рабочего времени с помощью WebWork.

Лучшие практики отслеживания времени с помощью WebWork

Нет лучшего места для изучения передовых методов учета времени, чем блог WebWork Time Tracker с практическими примерами.

Теперь перейдем к практике.

1. Протестируйте счетчик времени, прежде чем поручить его использование своей команде.

Прежде чем внедрять систему учёта времени в своей команде, изучите её и выберите подходящий трекер. Затем протестируйте его. Всегда проверяйте его самостоятельно, чтобы разобраться во всех тонкостях, даже если платформа, например, WebWork, проста в использовании.

В идеале, начните тестирование трекера с небольшой группы сотрудников. Это позволит выявить потенциальные области, требующие обучения.

Особенно на начальном этапе гораздо проще отслеживать, как небольшая группа сотрудников адаптируется к отслеживанию времени, чем сразу окунуться в эту практику со всей компанией. 

Кроме того, небольшое количество сотрудников с большей вероятностью будут добросовестно тестировать трекер, чем вся компания, состоящая из десятков, если не сотен человек. 

2. Четко донесите цель до своей команды.

Отслеживание чужого времени может показаться нарушением личного пространства, но если все сделано правильно, то это не так.

Вот почему так важно подготовить свою команду и объяснить ей, почему компания ведет учет времени. 

В зависимости от причины, будь то случаи неэффективного управления временем, срывы сроков или признаки снижения производительности, выясните, как учет времени решит эти проблемы. 

Если у вас есть команда, работающая почасово, они, скорее всего, будут рады такому решению, поскольку точная оплата труда напрямую выгодна им. WebWork упрощает этот процесс с помощью оплачиваемых часов и напрямую конвертирует отслеживаемое время в заработок.

Однако в других бизнес-моделях необходимость отслеживания времени может поначалу быть не столь очевидной.

Объясните своей команде, что отслеживание времени приносит пользу не только компании, но и им лично. Каждый сотрудник будет видеть, сколько именно времени он тратит на работу, и сможет улучшить свои навыки тайм-менеджмента. 

WebWork также способствует балансу между работой и личной жизнью сотрудников , предлагая настраиваемые напоминания для предотвращения выгорания. Это одна из функций, которую вы обязательно должны поощрять использовать своим сотрудникам как для профессионального, так и для личного благополучия.

Они могут выбрать, какие типы напоминаний они хотят получать, включая напоминания в рабочее время, например, выпить больше воды или прогуляться, или напоминания о личной жизни, например, проводить больше времени с семьей, отдыхать, заниматься здоровьем и т. д.

3. Обучайте свою команду для достижения максимальных результатов 

Обучение так же важно, как и решение внедрить учет рабочего времени.

После обсуждения необходимости учета рабочего времени и объяснения его преимуществ следующим шагом станет обучение ваших сотрудников. 

Вместо того, чтобы заставлять их использовать тайм-трекер без предварительной подготовки, начните с обучения. Этот шаг напрямую связан с этапом самостоятельного тестирования. Вспомните, сколько времени вам потребовалось, чтобы разобраться в работе и возможностях трекера. Ваши сотрудники пройдут через тот же процесс.

Обучение подготовит их к реальному процессу отслеживания. Они будут уверены, когда использовать автоматический учёт времени, а когда добавлять время вручную.

Вместо того чтобы беспокоиться о том, что трекер отключился или что им пришлось сделать более длительный перерыв, они будут знать, что делать в таких случаях, исходя из обучения или предварительного обсуждения. 

Например, если они находятся на совещании, а трекер отключается из-за отсутствия активности, объясните им, что они могут добавить время самостоятельно. Или даже если они забыли включить трекер, это не проблема, они всё равно могут добавить время, не беспокоясь.

Ознакомив их с трекером, и особенно с разделами, которые вы будете использовать, вы придадите своей команде большую уверенность в его использовании. 

4. Будьте прозрачны в отношении того, какие данные вы отслеживаете и почему.

Как работодатель и как человек, вы обязаны соблюдать правила этичного поведения и сообщать каждому сотруднику, что вы собираетесь отслеживать его данные и какие именно данные. Это включает в себя журналы учёта времени, автоматически отслеживаемое время, использование приложений и веб-сайтов, отслеживание URL-адресов, отслеживание частоты нажатия мыши и клавиш и многое другое, если таковое имеется.

Это поможет избежать недоверия и растерянности среди сотрудников. Создание атмосферы взаимного доверия — залог успеха и благополучия любой команды.

5. Обеспечить прозрачность

Хотя персональные данные, такие как снимки экрана, должны оставаться конфиденциальными, обмен данными о выполнении задач может мотивировать к добросовестной работе. 

WebWork решает эту проблему с помощью пяти ролей участников : владельца рабочего пространства, руководителя, руководителя проекта, руководителя команды и сотрудника. Каждый из этих типов участников имеет отдельные разрешения и доступ к отслеживаемым данным, что обеспечивает более организованный процесс управления.

6. Уважайте частную жизнь 

Несмотря на то, что большинство тайм-трекеров, включая WebWork, предлагают скриншоты, лучше использовать их только в критических ситуациях. Вы и так отслеживаете время и даже использование приложений или сайтов, и добавление скриншотов может вызвать недовольство или привести к неточному учёту времени.

Чтобы создать доверие и наладить отношения с вашей командой, уважайте их частную жизнь настолько, насколько это возможно. 

На самом деле этот пункт касается не только снимков экрана, но и баланса между мониторингом и уважением к конфиденциальности.

Создайте среду, в которой члены вашей команды смогут свободно делиться своими опасениями по поводу процесса отслеживания и выслушивать их. 

7. Допускайте неточность в отслеживании времени

Если вы не используете учёт рабочего времени для почасовой оплаты, не требуйте от своих сотрудников точности швейцарских часов. В конце концов, невозможно учесть каждую секунду. Помните, что чрезмерный акцент на точности может вызывать стресс у сотрудников и влиять на качество работы.

Хотя WebWork и предлагает точный учет времени, отслеживая даже время простоя , используйте эту функцию разумно, уделяя особое внимание общим закономерностям, а не поминутному учету.

8. Не используйте отслеживаемые данные в качестве основного источника оценки эффективности.

Стоит еще раз отметить, что отслеживаемые данные не должны быть единственным критерием оценки эффективности.

Хотя это весьма полезно для измерения продолжительности проекта или выявления узких мест в процессе его реализации, это не должно быть единственным источником для оценки эффективности работы сотрудников.

Вы, наверное, спросите, почему? Особенно если учёт времени — это способ повысить производительность, верно?

Сам факт внедрения учёта рабочего времени, скорее всего, положительно скажется на производительности сотрудников. Люди работают по-разному: больше отслеживаемых часов не означает больше выполненной работы.

9. Следите за балансом между работой и личной жизнью, чтобы предотвратить выгорание у ваших сотрудников.

Отслеживание времени полезно для улучшения управления временем и производительности в команде, но отслеживание баланса между работой и личной жизнью полезно для каждого сотрудника.

Вот почему для вас как работодателя благополучие сотрудников должно быть не менее важно.

Я вставлю сюда свою самую любимую цитату по этой теме:

Счастливые сотрудники — продуктивные сотрудники.

Показатели баланса между работой и личной жизнью WebWork наглядно отображают полезные и чрезмерные рабочие часы с помощью цветных категорий.

Достаточно одного взгляда, чтобы понять, кому нужно снизить темп работы, а кому — улучшить навыки тайм-менеджмента. Особенно если у вас есть удалённый сотрудник , он может попасть в ловушку, работая слишком много, иногда даже до полуночи.

Обязательно принимайте меры в случаях переработки и не допускайте выгорания сотрудников. 

Помните, что выгорание легче предотвратить, чем его лечить. 

Заключение

Учет времени — это больше, чем инструмент повышения эффективности; это средство достижения баланса между работой и личной жизнью.

Соблюдение передовых практик учёта рабочего времени крайне важно для формирования правильного подхода и метода учёта рабочего времени сотрудников. Рекомендации по учёту рабочего времени в WebWork, составленные на основе исследований и данных реальных пользователей, помогут вашей команде повысить продуктивность и грамотность в учёте рабочего времени.

В конце концов, это их время, которое вы собираетесь отслеживать.