Эффективное управление проектами может быть жестким. Есть много вещей, которые нужно отслеживать, что может становиться все более и более ошеломляющим по мере роста вашего бизнеса. К счастью, есть много стратегий, которые вы можете использовать для оптимизации работы по управлению проектами. Сегодня мы будем освещать одну из менее популярных: офис управления проектами .
Мы собираемся исследовать все о офисах управления проектами, включая их функции и различные типы. Но, чтобы начать, давайте рассмотрим основы: что такое PMO?
Что такое офис управления проектами?
Офис управления проектами или PMO является подразделением в компании, которая отвечает за определение того, как управляются проекты в этой фирме. Короче говоря, PMO управляет усилиями по управлению проектами вашей компании. На первый взгляд, это звучит как ненужная, избыточная задача. Тем не менее, офисы управления проектами имеют свои уникальные варианты использования, которые мы обсудим позже, когда перейдем к основному вопросу этой статьи.
Перемещая наш фокус на основную цель PMOS, они выполняют свои обязанности несколькими средствами. К ним относятся документация, стандарты и эффективное развертывание определенных стратегий. В свою очередь, они определяют основные функции офиса управления проектами, что удобно для нашей следующей темы обсуждения.
Ключевые обязанности офиса по управлению проектами
В зависимости от того, как вы внедряете PMO в вашем бизнесе, его обязанности могут быть по сути бесконечными. Но наиболее распространенные функции офисов управления проектами являются следующие:
- Установка стандартов управления проектами
- Создание документации руководства по управлению
- Использование экономики повторения
Установка стандартов управления проектами
Первая важная функция PMO устанавливает стандарты для управления проектами в вашей фирме. Они будут направлять ваших менеджеров проектов в отношении того, как они должны выполнять свои обязанности. Стандарты, как правило, включают в себя, какие методологии и инструменты должны использовать менеджеры, а также какие ловушки они должны опасаться.
Создание документации для руководящих принципов управления
PMO делает больше, чем устанавливает правила - он также записывает их. Это может показаться очевидным на поверхности, но написание документации есть нечто большее, чем изначально. PMOS должен сделать это с ясностью и краткой. Они также должны принять во внимание разнообразие проектов, над которыми могут работать ваши менеджеры. В противном случае они могут запутаться и в конечном итоге полностью игнорировать ваши руководящие принципы.
Использование экономики повторения
Другая распространенная функция PMO - это гарантирование того, что те же стратегии используются во всей вашей компании неоднократно. Эта концепция, известная как экономия повторения, может помочь вашим сотрудникам оптимизировать свои процессы. Используя те же методологии снова и снова, ваши менеджеры проектов станут опытными в них, повышая их производительность.
Различные типы PMO
Офисы по управлению проектами выходят более чем в одном разнообразии. В зависимости от размера вашей компании и типов проектов, которые он занимается, у вас может быть несколько PMO, которые делают разные вещи одновременно. Несколько самых популярных типов PMO являются следующими:
- Enterprise PMOS - это наиболее распространенные типы офисов управления проектами, которые вы можете увидеть в крупной корпорации. Как правило, есть только один из них в бизнесе, и они наблюдают за всеми проектами, независимо от их размера. Помимо установления руководящих принципов управления, эти PMO также гарантируют, что все проекты соответствуют стратегиям компании.
- Divisional PMOS - Отдел PMO будет сосредоточен на управлении проектами в пределах определенного подразделения. Они обычно используются в предприятиях, в которых есть несколько подразделений, которые работают довольно независимо друг от друга. Примером этого является компания, которая производит несколько совершенно разных продуктов одновременно, например, электроника и автомобили.
Поддерживающая против контроля против директивы PMOS
Помимо предприятий и дивизионных PMO, офисы управления проектами могут приходить в различные разновидности контроля . Три основных способа контроля могут использовать PMO:
- Поддерживающий - поддерживающий PMO будет играть роль, аналогичную консультации. Такие офисы будут консультировать менеджеров проектов о том, какие лучшие практики и руководящие принципы они должны следовать. Тем не менее, они не пойдут дальше этого, например, требуя соответствия.
- Контроль - в отличие от поддерживающего PMO, контролирующее офис потребует соблюдения его стандартов. Эти офисы управления проектами проведут периодические проверки практики управления проектами в вашем бизнесе. Затем они будут иметь дело с любыми несоответствующими проектами, работая со своими менеджерами.
- Директива -Директива PMOS имеет еще большую степень контроля, когда речь заходит о работе с несоответствующими проектами. Они часто предпринимают меры, чтобы обеспечить все проекты в рамках организации следовать их стандартам.
Хотя все три являются действительными вариантами, большинству компаний не понадобятся более высокие уровни контроля, предлагаемые директивой или контролирующим PMO. Они могут понадобиться, только если ваш бизнес достаточно велик, чтобы поддерживающий PMO не эффективен. Это хорошо переходит к нашей следующей точке обсуждения: нужен ли вашему бизнесу управление проектом офис в первую очередь?
Вашему бизнесу нужен офис управления проектами?
Независимо от того, нужен ли вам PMO в вашей фирме или нет в значительной степени зависит от двух факторов: размер и разнообразия ее проектов.
Размер компании
Меньшие фирмы, как правило, не сталкиваются с серьезными проблемами в своих усилиях по управлению. Однако по мере роста вашего бизнеса управление растущим числом людей и проектов станет трудным. В какой -то момент вы получите измерительно из офиса по управлению проектами. Скорее всего, вы захотите начать с поддерживающего PMO. По мере того, как ваша компания продолжает расширяться, вы можете затем перейти к ее контролирующим или директивным аналогам.
Разнообразие проектов
Другим важным фактором при рассмотрении PMO является разнообразие проектов вашей компании. Если ваш бизнес предлагает несколько совершенно разных продуктов, вы можете захотеть эффективно управлять всеми вашими подразделениями. Как упоминалось ранее, примером этого может быть компания, которая производит электронику и автомобили одновременно - такую как Xiaomi и Sony.
Причины не создавать PMO в вашем бизнесе
Оскрывая, почему вы можете захотеть PMO в вашем бизнесе, давайте теперь рассмотрим, почему вы можете избежать этого. Это также сводится к двум факторам: увеличение накладных расходов и затрат .
Увеличение накладных расходов управления
Реализация PMO в вашей организации будет включать расширение вашей команды. В результате вам нужно будет управлять большим количеством людей. Несмотря на то, что это может быть не существенным предприятием для более крупной компании, она может значительно увеличить вашу рабочую нагрузку, если ваш бизнес является стартапом.
Увеличение затрат
Расширение вашей команды в офисе по управлению проектами имеет прямые расходы, связанные с ней. В дополнение к увеличению затрат на заработную плату, вашим менеджерам проектов нужно будет потратить время на обеспечение соответствия стандартам PMO. Как и наша предыдущая точка обсуждения, эти эффекты не будут измеримы для более крупной команды. Тем не менее, они могут не стоить того для небольших компаний.
Как программное обеспечение для отслеживания времени может помочь вам лучше управлять проектами
Прежде чем закрыть эту статью, давайте рассмотрим, как вы можете более эффективно управлять своими проектами - как с PMO, так и без. Программное обеспечение для отслеживания времени может помочь вам более эффективно управлять работой вашей команды. Использование приложения с управления проектом и задач позволит вашим сотрудникам выполнять все возможное. Вот несколько способов достичь этого:
Определение узких мест производительности : трекеры времени облегчают поиск узких мест, таких как отвлекающие факторы.
Распределение ресурсов более эффективно : выявить переутомленные сотрудники и равномерно распределить задачи по всей вашей команде.
Установка точных оценок : мониторинг рабочих процессов вашей команды позволит вам установить более точные оценки, как с точки зрения сроков, так и бюджетов.
Заключительные мысли
Офис управления проектами может упростить вашу управленческую работу с четко определенными стандартами и руководящими принципами. Это может помочь вашим менеджерам проекта оставаться организованными, повышая их производительность. Тем не менее, у PMO также есть свои недостатки. Они могут потребовать значительного количества ресурсов для настройки. Это делает их менее идеальными для небольших команд, где проблемы управления не столь распространены в первую очередь.
Независимо от того, решите ли вы создать PMO в своем бизнесе или нет, программное обеспечение для отслеживания времени упростит вашу работу. Высококачественные, такие как веб-работа, помогут вашей команде оставаться организованной и продуктивной.
