Повышение производительности — это то, к чему стремится практически каждый. Будь вы рядовой сотрудник или предприниматель, управляющий командой, существует множество способов повышения производительности, которые помогут вам достичь ваших целей. В этой статье мы рассмотрим 7 таких способов, которые вы можете использовать для повышения своей эффективности, независимо от ваших целей.

7 лайфхаков для повышения продуктивности, которыми может воспользоваться каждый

Давайте сразу перейдем к нашей главной теме и рассмотрим 7 способов повышения продуктивности. Мы изучим следующие:

• Спланируйте свой день заранее
• Воспользуйтесь преимуществами методов управления временем
• Избегайте многозадачности
• Управление проектами и задачами в специально отведенном месте
• Правильно расставляйте приоритеты задач
• Делегируйте менее важные задания
• Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Эти методы хорошо подходят для самых разных людей и предлагают множество практических способов улучшить свои результаты. Давайте рассмотрим их подробнее, начиная с первого.

Спланируйте свой день заранее

Один из лучших способов повысить продуктивность — планировать свой день заранее. Если вы точно знаете, что вам нужно делать каждый день, вы можете сократить время, затрачиваемое на планирование. Вы также будете тратить меньше времени на переключение между задачами, поскольку вам не придется выбирать между ними во время выполнения.

Планирование дня заранее может принести множество преимуществ. Это снизит уровень стресса и позволит улучшить концентрацию внимания. Применение этой стратегии также может быть весьма полезным для команд профессионалов, например, для той, которой вы управляете в своей компании. Для планирования дня вашей команды следует использовать стратегию, которая упростит этот процесс: тайм-боксинг или таймбоксинг .

Блокирование времени и таймбоксинг

Таймбоксинг и тайм-блокинг значительно упрощают планирование. Многие специалисты даже используют одну из этих двух стратегий для планирования целой недели заранее. Это может быть особенно эффективно в сочетании с таким методом, как тематическое планирование дня , что поможет вашим сотрудникам дольше оставаться сосредоточенными.

Как следует из их названий, эти две стратегии довольно похожи друг на друга. Хотя различия между ними незначительны, иногда они будут заметны. Подробнее об этом можно узнать в нашей статье, сравнивающей тайм-блокинг и таймбоксинг .

Воспользуйтесь преимуществами методов управления временем

Правильное управление временем — важнейший шаг к повышению продуктивности. Существует бесчисленное множество методов, каждый из которых имеет разную степень эффективности. Найти лучшие методы управления временем для команд может быть непросто. В конце концов, в этом процессе участвует множество людей. Однако найти лучшие методы для себя зачастую довольно просто. Давайте рассмотрим пару популярных примеров, которые вы можете использовать в качестве приемов повышения продуктивности уже сегодня: метод Помодоро и метод «Съешь лягушку» .

Техника Помодоро

Техника Помодоро — один из самых простых способов управления временем. Она заключается в том, чтобы работать 25 минут , а затем делать 5-минутный перерыв. Необходимо повторить этот цикл четыре раза, прежде чем сделать более длительный 25-минутный перерыв. Затем можно начать заново и продолжать использовать эту стратегию, пока не закончите свою задачу.

Техника Помодоро может быть очень полезна, если вам трудно сосредоточиться на задачах и начать их выполнять. Установка таймера даст вам цель — продолжать работать до окончания рабочего периода. После перерыва это обеспечит свежесть ума и поддержит вашу продуктивность в последующих рабочих циклах.

Техника «Съешь эту лягушку»

Метод «Съешь эту лягушку» особенно эффективен, если вам трудно приступить к выполнению сложных задач. Зачастую это довольно масштабные задания, в этом случае вам следует упростить себе жизнь, разделив их на более мелкие. Использование инструмента повышения продуктивности с функциями управления задачами может в этом значительно помочь.

Но если вы не можете разбить большую задачу на части, вам следует начать работать над ней первым делом утром. Утром ваша способность к концентрации будет выше, что позволит вам легче выполнить задание. Однако, если ваши часы пиковой продуктивности приходятся не на утро, вы можете перенести сложные задачи на то время, когда вы сможете работать с максимальной эффективностью.

Избегайте многозадачности

Многие профессионалы считают, что многозадачность может повысить их производительность. Однако в реальной жизни многозадачность, как показывает практика, дает обратный эффект . Одновременное выполнение нескольких задач не позволит вам полностью сосредоточиться ни на одной из них. В результате вы не только снизите свою продуктивность, но и с большей вероятностью совершите ошибки.

Избегать многозадачности может быть очень важно в компаниях. Если вы руководите командой профессионалов, помощь вашим сотрудникам в избегании многозадачности поможет им работать лучше — как с точки зрения скорости , так и качества .

Управление проектами и задачами в специально отведенном месте

Для команд, в частности, управление проектами и задачами имеет огромное значение. Использование общего цифрового рабочего решения — например, системы учета рабочего времени — может помочь вашим сотрудникам оставаться сосредоточенными в долгосрочной перспективе. Они будут лучше соответствовать целям вашей компании, что облегчит им продвижение вперед.

Управление задачами вашей компании — это также первый шаг к правильной расстановке приоритетов, что является одним из важнейших способов повышения производительности.

Правильно расставляйте приоритеты задач

Внутри компании различные задачи всегда будут иметь разный уровень важности . Определение важности каждой задачи может иметь решающее значение. Это поможет вам выполнять задачи вовремя, избегая нехватки времени и стрессовых ситуаций. В долгосрочной перспективе это приведет к переутомлению и выгоранию, что имеет множество негативных последствий.

Вы и ваши сотрудники можете расставлять приоритеты задач, используя матрицу Эйзенхауэра . Она включает четыре различных уровня приоритета по двум осям: важность и срочность . Важные и срочные задачи следует выполнять как можно скорее. Задания, которые важны, но не срочные, необходимо запланировать. Затем вы можете исключить задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, и делегировать те, которые являются срочными, но не важными. Кстати, делегирование — это еще один способ повышения производительности, который мы рассмотрим.

Делегируйте менее важные задачи

Делегирование не столь важных задач крайне важно для менеджеров и руководителей команд. Однако, если вы никогда раньше не делегировали задачи, это может быть непросто. Вероятно, вы будете задаваться вопросами, кому делегировать задачи, когда это делать и как определить, необходимо ли это. Но как только вы найдете ответы на эти вопросы, вы значительно сократите свою рабочую нагрузку и освободите много ценного времени.

Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы могут оказывать ощутимое влияние на вашу производительность. В наш цифровой век они встречаются повсюду, поэтому избежать их довольно сложно. Однако, используя правильные инструменты, вы можете значительно уменьшить их влияние. Например, с помощью системы мониторинга использования приложений и веб-сайтов вы сможете отслеживать, какие платформы используете вы и ваши сотрудники на работе. Вы можете помечать различные приложения и веб-сайты как продуктивные, нейтральные или непродуктивные. Затем приложение будет напоминать вам и вашей команде избегать использования непродуктивных платформ, помогая вашим сотрудникам дольше оставаться сосредоточенными.

Инструменты, которые помогут вам эффективно использовать лайфхаки для повышения продуктивности

Прежде чем завершить это руководство, давайте кратко рассмотрим несколько инструментов, которые сделают обсуждавшиеся нами приемы повышения продуктивности более эффективными. Это пакеты офисных программ, которые позволят вам максимально эффективно использовать время как своё, так и время ваших сотрудников. Ключевые примеры включают:

• Приложения для управления проектами : Приложения для управления проектами помогут вам лучше отслеживать результаты вашей работы в долгосрочной перспективе. Они могут быть особенно полезны для управления долгосрочными целями вашего бизнеса. Централизованное управление также поможет вашим сотрудникам оставаться на пути к достижению целей компании. Это может повысить автономию сотрудников в вашей организации, что само по себе имеет множество преимуществ.
• Приложения для управления задачами : Правильное управление задачами играет важную роль в использовании различных методов повышения продуктивности. Существует множество приложений, предназначенных для этого, которые позволяют записывать ваши задачи в централизованном месте. Вы также сможете добавлять различные ключевые детали к вашим задачам, такие как сроки, ответственные лица и многое другое.
• Инструменты для улучшения концентрации : Хотя управление проектами и задачами часто бывает сложным, улучшить концентрацию внимания может быть на удивление легко. Существует множество простых инструментов, которые помогут вам поддерживать концентрацию внимания при работе над важными задачами. Большинство из них — это веб-таймеры, которые делают различные методы более доступными. Отличным примером является Pomofocus.io , который прекрасно подходит, если вы хотите начать осваивать технику Помодоро.
• Программное обеспечение для учета рабочего времени : Как следует из названия, программы для учета рабочего времени помогают профессионалам отслеживать время. Но более качественные примеры, такие как WebWork, могут делать гораздо больше. Они могут сочетать в себе функциональность приложений, упомянутых выше, и даже больше. Такие решения могут быть особенно полезны, если вы управляете командой профессионалов, помогая вашим сотрудникам всегда показывать наилучшие результаты.

Заключительные мысли

Использовать различные методы повышения продуктивности совсем несложно. Чаще всего небольшие шаги помогут вам добиться измеримых результатов — как в плане вашей собственной продуктивности, так и продуктивности вашей команды. При правильном подходе и небольших усилиях вы и ваши сотрудники сможете всегда показывать лучшие результаты. Использование качественных инструментов повышения продуктивности, в свою очередь, позволит вам извлечь еще больше пользы из различных методов повышения продуктивности.