Повышение производительности — это то, к чему стремится практически каждый. Будь вы рядовым сотрудником или предпринимателем, управляющим командой, существует множество приёмов повышения производительности, которые помогут вам достичь ваших целей. В этой статье мы рассмотрим 7 таких приёмов, которые вы можете использовать для повышения производительности — независимо от ваших целей.
7 приемов повышения производительности, которыми может воспользоваться каждый
Давайте сразу перейдём к основной теме обсуждения и рассмотрим 7 приёмов повышения продуктивности. Мы рассмотрим следующее:
- Планируйте свой день заранее
- Воспользуйтесь преимуществами методов управления временем
- Избегайте многозадачности
- Управляйте проектами и задачами в специально отведенном месте
- Правильно расставьте приоритеты задач
- Делегируйте менее важные задания
- Минимизируйте отвлекающие факторы
Они подходят широкому кругу людей и предлагают множество практических способов улучшить свою производительность. Давайте рассмотрим их подробнее, начав с первого.
Планируйте свой день заранее
Один из лучших способов повысить продуктивность — это планировать свой день заранее. Если вы точно знаете, что вам нужно делать каждый день, вы можете сократить время, затрачиваемое на планирование. Вы также будете тратить меньше времени на переключение между задачами, поскольку вам не придётся выбирать между ними в процессе выполнения.
Планирование дня заранее может иметь множество преимуществ. Оно снизит уровень стресса и позволит вам лучше сосредоточиться. Применение этой стратегии также может быть весьма полезно для команд специалистов, например, той, которой вы управляете в своей компании. Чтобы спланировать день своей команды, используйте стратегию, которая упростит процесс: блокирование времени или тайм-боксинг .
Блокировка времени и таймбоксинг
Тайм-боксинг и блокировка времени значительно упрощают планирование. Многие специалисты даже используют одну из этих двух стратегий для планирования на целую неделю вперёд. Это может быть особенно эффективно в сочетании с таким приёмом, как тематическое планирование дня , которое поможет вашим сотрудникам дольше сохранять концентрацию.
Как следует из названий, эти две стратегии довольно похожи. Хотя различия между ними невелики, иногда они будут заметны. Подробнее об этом можно узнать в нашей статье, посвящённой сравнению тайм-блокинга и тайм-боксинга .
Воспользуйтесь преимуществами методов управления временем
Правильное управление временем — важнейший шаг к повышению продуктивности. Существует бесчисленное множество методов, каждый из которых обладает разной степенью эффективности. Поиск оптимальных методов управления временем для команд может быть непростой задачей. Ведь в работе задействовано множество людей. Однако найти оптимальные для себя зачастую довольно просто. Давайте рассмотрим несколько популярных примеров, которые вы можете использовать в качестве лайфхаков для повышения продуктивности сегодня: метод «Помидора» и метод «Съешь лягушку» .
Метод Помидора
Метод «Помодоро» — один из самых простых способов управления временем. Он заключается в том, чтобы работать 25 минут , а затем сделать 5-минутный перерыв. Этот цикл необходимо повторить четыре раза, прежде чем сделать более длительный 25-минутный перерыв. После этого можно начать заново и использовать эту стратегию, пока не закончите задачу.
Метод «Помодоро» может быть весьма полезен, если вам трудно сосредоточиться на задачах перед их началом. Установка таймера даст вам цель продолжать работу до окончания рабочего периода. После начала перерыва ваш ум останется свежим, что позволит вам поддерживать высокую продуктивность в последующих рабочих циклах.
Техника «Съешь эту лягушку»
Метод «Съешь лягушку» особенно эффективен, если вам трудно приступить к выполнению сложных задач. Часто это довольно объёмные задачи, и в этом случае стоит упростить себе жизнь, разбив их на более мелкие. Использование инструмента для повышения производительности с функцией управления задачами может существенно помочь в этом отношении.
Но если вы не можете разделить большую задачу, начните работать над ней с самого утра. Ваша способность сосредоточиться утром будет выше, что позволит вам легче выполнить задание. Однако, если часы вашей пиковой продуктивности не приходятся на утро, вы можете перенести сложные задачи на то время, когда сможете работать с максимальной эффективностью.
Избегайте многозадачности
Многие профессионалы считают, что многозадачность позволяет им повысить свою производительность. Однако в реальной жизни многозадачность, как показывает практика, действует наоборот . Одновременное выполнение нескольких задач не позволит вам полностью сосредоточиться ни на одной из них. В результате вы не только будете менее продуктивны, но и будете чаще совершать ошибки.
Избегание многозадачности может быть очень важно в компаниях. Если вы управляете командой профессионалов, помогая своим сотрудникам избегать многозадачности, вы поможете им работать эффективнее — как с точки зрения скорости и качества .
Управляйте проектами и задачами в специально отведенном месте
Для команд, в частности, очень важно управление проектами и задачами. Использование для этого общего цифрового рабочего решения , например, тайм-трекера, поможет вашим сотрудникам сохранять концентрацию в долгосрочной перспективе. Они будут лучше понимать цели вашей компании, что позволит им легче добиваться прогресса.
Управление задачами вашей компании — это также первый шаг к правильной расстановке приоритетов, что также является одним из самых важных советов по повышению производительности.
Правильно расставьте приоритеты задач
В компании разные задачи всегда имеют разную степень важности . Определение важности каждого задания может иметь решающее значение. Это поможет вам выполнять их вовремя, избегая цейтнота и стрессовых ситуаций. В долгосрочной перспективе это приведёт к переутомлению и выгоранию, что имеет множество негативных последствий.
Вы и ваши сотрудники можете расставлять приоритеты задач с помощью матрицы Эйзенхауэра . Она включает четыре уровня приоритета по двум осям: важность и срочность . Важные и срочные задачи следует выполнять как можно скорее. Важные, но не срочные, задачи необходимо планировать. Затем вы можете исключить задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, и делегировать те, которые не являются срочными, но не важны. Кстати, делегирование — это ещё один трюк для повышения производительности, который мы рассмотрим.
Делегируйте менее важные задачи
Делегирование не столь важных задач жизненно важно для менеджеров и руководителей команд. Если вы никогда раньше не делегировали полномочия, это может быть непросто. Вы, вероятно, задаетесь вопросом, кому делегировать задачи, когда это делать и как определить, нужно ли это. Но, как только вы найдете ответы на эти вопросы, вы значительно сократите свою нагрузку и сэкономите массу драгоценного времени.
Минимизируйте отвлекающие факторы
Отвлекающие факторы могут оказывать ощутимое влияние на вашу производительность. В современную цифровую эпоху их можно встретить где угодно, что затрудняет их устранение. Однако, используя правильные инструменты, вы можете значительно снизить их влияние. Например, с помощью функции мониторинга использования приложений и веб-сайтов вы сможете отслеживать, какие платформы вы и ваши сотрудники используете на работе. Вы можете отметить различные приложения и веб-сайты как продуктивные, нейтральные или непродуктивные. Приложение будет напоминать вам и вашей команде о необходимости избегать непродуктивных платформ, помогая вашим сотрудникам дольше сохранять концентрацию.
Инструменты, которые помогут вам эффективно использовать приемы повышения производительности
Прежде чем завершить это руководство, давайте кратко рассмотрим несколько инструментов, которые повысят эффективность обсуждаемых нами приемов повышения производительности. Это пакеты программ для повышения производительности, которые позволят вам максимально эффективно использовать свое время и время ваших сотрудников. Вот некоторые из основных примеров:
- Приложения для управления проектами : Приложения для управления проектами помогут вам лучше отслеживать результаты вашей работы в долгосрочной перспективе. Они могут быть особенно полезны для управления долгосрочными целями вашего бизнеса. Централизованное управление проектами также поможет вашим сотрудникам не отставать от целей компании. Это может повысить самостоятельность сотрудников вашей организации, что само по себе имеет множество преимуществ.
- Приложения для управления задачами : правильное управление задачами играет важную роль в использовании различных приемов повышения производительности. Существует множество приложений, которые позволяют централизованно записывать задачи. Вы также сможете добавлять различную ключевую информацию о задачах, например, сроки выполнения, исполнителей и многое другое.
- Инструменты для улучшения концентрации : хотя управление проектами и задачами часто бывает сложным, улучшить концентрацию внимания может быть на удивление легко. Существует множество простых инструментов, которые помогут вам сохранять концентрацию при работе над важными задачами. Большинство из них — это веб-таймеры, которые делают различные техники более доступными. Отличным примером является Pomofocus.io , который отлично подходит для начинающих практиковать технику «Помидор».
- Программное обеспечение для учёта времени : как следует из названия, программы для учёта времени помогают профессионалам отслеживать время. Но более качественные решения, такие как WebWork, способны на гораздо большее. Они могут сочетать в себе функциональность описанных выше приложений и даже больше. Такие решения могут быть особенно полезны, если вы управляете командой профессионалов, помогая своим сотрудникам всегда работать максимально эффективно.
Заключительные мысли
Использовать различные лайфхаки для повышения производительности не обязательно сложно. Как правило, небольшие шаги помогут вам добиться ощутимых результатов — как с точки зрения вашей собственной производительности, так и производительности вашей команды. При правильном подходе и небольших усилиях вы и ваши сотрудники сможете всегда работать максимально эффективно. Использование же высококачественных инструментов для повышения производительности позволит вам извлечь ещё больше пользы из различных лайфхаков.
