Программное обеспечение для учёта времени может быть мощным инструментом. Оно помогает компаниям повысить производительность и максимально эффективно использовать возможности своих команд. Но при неправильном использовании оно может принести больше вреда, чем пользы. Хотя существует множество ошибок, связанных с учётом времени , некоторые из них встречаются чаще других.

В этом руководстве мы рассмотрим 6 самых распространённых ошибок в отслеживании рабочего времени. Мы также поможем вам исправить их или даже полностью избежать в вашем бизнесе.

Распространенные ошибки учета рабочего времени, которых следует избегать в вашей компании

Давайте сразу перейдем к нашей основной теме, начав с одной из самых распространенных ошибок учета времени: непоследовательности .

1. Непоследовательный учет времени

Последовательность важна при использовании любой стратегии развития бизнеса. Это относится и к программному обеспечению для учёта рабочего времени , где непоследовательность приведёт к неточным данным. Подобные проблемы могут возникнуть, если ваши сотрудники забудут включить свои устройства сразу после начала работы. Неточные данные не дадут вам полного представления о производительности вашей команды. Вам также будет сложнее выявлять области, требующие улучшения. Это также негативно скажется на принятии решений на основе данных , что может быть критически важно для принятия правильных решений для вашего бизнеса.

К счастью, исправить эту ошибку довольно просто. Вы можете настроить напоминания для своих сотрудников, чтобы они начинали отслеживать время с началом работы. Но есть ещё лучшее решение — автоматический учёт времени . Высококачественные приложения, такие как WebWork, могут включаться при загрузке рабочих устройств членов вашей команды. Это исключит человеческие ошибки и поможет повысить точность данных.

2. Выбор неправильного тайм-трекера

На рынке представлено множество программ для учёта времени. Многие из них представляют собой простые приложения, отслеживающие только рабочее время сотрудников. Но многие другие представляют собой полнофункциональные инструменты для повышения производительности. В зависимости от ваших целей, один тип программ может подойти вашей команде лучше другого. Это подчёркивает важность выбора правильного тайм-трекера для вашего бизнеса для достижения наилучших результатов.

Например, вы можете отслеживать производительность сотрудников, используя приложения и веб-сайты, а также уровень их активности. В этом случае вам понадобится программное обеспечение с такой функцией. Обязательно изучите предложения нескольких тайм-трекеров, чтобы выбрать лучший.

3. Неправильное использование вашего тайм-трекера

Продолжая наш последний пункт, легко совершить ошибки при отслеживании времени, даже если у вас есть правильный инструмент . Важно, чтобы ваши сотрудники правильно использовали трекер. Это включает в себя его своевременную остановку, ввод точных описаний действий и назначение корректных статусов задачам. Без всего этого ваши отслеживаемые данные будут неточными.

Другой возможный способ неправильного использования учёта времени связан с функционалом вашего программного обеспечения. Например, вы можете использовать отслеживание местоположения ваших сотрудников, работающих на объекте или на выезде. Многие качественные системы отслеживания времени, такие как WebWork, предлагают такую ​​функцию. Однако для сбора этих данных необходимо использовать мобильное приложение программы. Если ваши сотрудники не знают об этом, они могут вообще не отслеживать своё местоположение.

4. Игнорирование данных отслеживаемого времени

Ещё одна распространённая ошибка в отслеживании времени — неиспользование отслеживаемых данных . Вы сможете ощутить реальную пользу от отслеживания времени только после анализа данных своего рабочего пространства. Следует обращать внимание на различные закономерности, например, на задачи, которые выполняются слишком долго, или на проекты, которые выходят за рамки бюджета. Последнее ещё проще реализовать с помощью специальных бюджетирования проектов , например, предлагаемых WebWork. После этого необходимо определить причину проблем и внести коррективы в свои процессы.

5. Непрозрачность целей учета времени

Прозрачность играет ключевую роль при принятии важных бизнес-решений. Если вы хотите начать использовать систему отслеживания времени, вам следует чётко объяснить своей команде, почему вы этого хотите. Это поможет снизить риск микроменеджмента и недоверия. Оба эти фактора приведут к снижению вовлечённости сотрудников . Если вы не знали, профессиональная вовлечённость — важнейший показатель роста любой компании.

6. Слишком много времени тратится на управление

Ещё одна распространённая ошибка при отслеживании времени — слишком много времени тратить на управление. Приложения для отслеживания предназначены для оптимизации управления, что должно освободить много времени для вас и ваших руководителей. Не стоит тратить на это всё больше времени. Вместо этого позвольте тайм-трекеру выполнять свою работу. Периодически проверяйте отслеживаемые данные вашего рабочего пространства, включая продуктивность ваших сотрудников.

Как избежать ошибок при отслеживании времени в будущем

Давайте теперь рассмотрим, как можно избежать других ловушек при отслеживании времени в будущем.

Ставьте четкие цели

Отличный способ избежать ошибок при отслеживании времени — чётко определить, чего вы хотите достичь . Это особенно важно при выборе системы отслеживания времени и объяснении её необходимости вашей команде. Это также поможет вашим сотрудникам правильно использовать систему для сбора точных данных, полезных для вашей компании.

Периодически пересматривайте свои стратегии

Как и многие стратегии повышения эффективности бизнеса, отслеживание времени — это не то, что можно установить и забыть один раз. Необходимо периодически оценивать его влияние на вашу компанию и убеждаться в его положительном эффекте. Необходимо проверять точность данных и отслеживать, как они помогают вашей команде работать максимально эффективно. Если вы определили области, в которых можно улучшить свои процессы, стоит рассмотреть возможность их улучшения. Это поможет вам извлечь максимальную пользу из любого выбранного вами тайм-трекера.

Заключительные мысли

При правильном использовании отслеживание времени может стать мощным инструментом повышения производительности и улучшения бизнес-результатов. Избегая этих распространённых ошибок и помня о подводных камнях, вы можете гарантировать эффективность . Ставьте чёткие цели, будьте последовательны и извлекайте максимальную пользу из имеющихся данных. При правильном подходе отслеживание времени может значительно ускорить рост вашей компании.