Сегодня инструменты автоматизации используются на многих платформах и в различных отраслях для экономии времени и ресурсов. Они упрощают работу, избавляя нас от повторяющихся задач и позволяя сосредоточиться на тех, которые требуют наибольшего внимания.

Оглавление

• Автоматизация в управлении проектами
• Зачем использовать автоматизацию в управлении проектами?
• Вам нужна автоматизация?
• Преимущества автоматизации
• 5 инструментов автоматизации, которые стоит использовать в 2022 году

Автоматизация в управлении проектами

Внедрение автоматизации в управление проектами стало феноменальным преимуществом для руководителей и команд. Независимо от того, используете ли вы её в своей работе или нет, если вы здесь, вы на правильном пути. Внедрив её в управление проектами , вы уже не захотите возвращаться к прежнему.

Чтобы понять, как они работают, давайте рассмотрим пример чат-ботов. Сегодня они есть практически на каждом сайте. Они очень эффективно предоставляют необходимую информацию в нужный момент без участия человека. Они получают инструкции заранее и действуют в зависимости от полученного триггера, то есть сообщения от посетителя сайта. Другими словами, они выполняют работу сотрудника до тех пор, пока не возникнет необходимость в живом сотруднике, которая во многих случаях даже не возникает.

В этой статье мы рассмотрим преимущества и причины автоматизации управления проектами , а также 5 инструментов , которые вы можете начать использовать уже сейчас.

Зачем использовать автоматизацию в управлении проектами?

Короткий ответ — потому что он будет выполнять вашу работу за вас!

Интеграция автоматизации в управление проектами не только облегчает рабочую нагрузку, но и экономит ваше время и ресурсы.

Важно отметить, что автоматизация — это не универсальное решение для управления проектами. Это, скорее, преимущество. Как поясняет Wrike, это не решение само по себе, а усилитель. 

Таким образом, все должно быть настроено еще до внедрения автоматизации, поскольку она лишь усилит данные инструкции, а не решит их.

Вам нужна автоматизация?

Вероятно, вы всё ещё не уверены, зачем вам нужна автоматизация. Если да, отлично, можете прокрутить вниз. Если нет, давайте ещё раз подумаем над следующим. 

Вам когда-нибудь приходилось сталкиваться с:

• пропущенные сроки
• постоянно приходится помнить и напоминать
• повторяющиеся задачи
• основные административные задачи, требующие много времени 
• задачи, которые на самом деле можно было бы выполнить практически без надзора

Скорее всего, вы сталкивались с некоторыми, если не со всеми, из этих проблем в своем рабочем процессе (особенно это касается фрилансеров ).

Вот почему так важно иметь программное обеспечение для управления рабочими процессами , позволяющее вам создавать собственные механизмы автоматизации, отвечающие вашим конкретным рабочим потребностям.

Преимущества автоматизации 

Средства автоматизации обеспечивают преимущества, которые невозможно получить иным способом.

Вот некоторые из них:

• Снятие рабочей нагрузки 

Прежде всего, автоматизация выгодна руководителю, поскольку снимает с него нагрузку от повторяющихся и административных задач. К ним относятся назначение задач, отправка напоминаний, обновление проектов и отчётов, сбор данных и многое другое.

Таким образом, менеджер и команда освобождаются от части не столь важной или малоценной работы, которая в совокупности может оказаться утомительной. 

• Лучшее распределение усилий

Следующее преимущество — более эффективное распределение усилий, энергии и сосредоточенности. Когда руководителям и сотрудникам не приходится беспокоиться о мелких и несложных задачах, они могут направить свою энергию и время на задачи, требующие большего внимания.

• Более высокая производительность 

Более эффективное распределение усилий естественным образом приводит к повышению производительности. Благодаря автоматизации, помогающей выполнять расчётные и плановые задачи, сотрудники добиваются лучших результатов в областях, требующих креативности и инноваций.

• Низкая вероятность искусственных ошибок

Средства автоматизации снижают вероятность ошибок, вызванных человеком, если они правильно запрограммированы и не содержат в себе скрытых несоответствий. Каким бы безупречным ни считался человеческий мозг, ошибки неизбежны, особенно те, что возникают из-за невнимательности. Последнее практически исключено при использовании средств автоматизации , но, опять же, при наличии чётких инструкций.

Пять инструментов автоматизации, которые стоит использовать в 2022 году 

Итак, на этом этапе вы, скорее всего, уже готовы попробовать автоматизацию управления проектами, но не уверены, какие инструменты использовать.

Мы тебя поймали! 

Вот 5 инструментов автоматизации, которые вы можете начать использовать уже сейчас.

Веб-трекер времени 

Панель управления WebWork Time Tracker

Представьте себе, что вы можете видеть, чем занимаются ваши сотрудники, из любой точки мира. Именно так, WebWork предоставляет вам такую ​​возможность без дополнительных усилий с вашей стороны.

Вы получаете автоматические снимки экрана и подробную информацию о том, сколько времени каждый сотрудник тратит на каждый проект, приложение и веб-сайт, когда они приходят и уходят, и кто из них самый продуктивный.

WebWork Time Tracker позволяет автоматизировать управление проектами путем мониторинга и отслеживания работы ваших сотрудников.

При необходимых настройках и без дальнейшего вмешательства вы получаете 

• автоматические скриншоты и всплывающие окна
• подробные отчеты об уровне активности сотрудников 
• использование приложения/сайта
• данные о посещаемости

При правильном выборе режима скриншотов вы получаете случайные снимки экранов ваших сотрудников каждые 10 минут. Но это ещё не всё. WebWork также предоставляет подробную информацию о времени, затраченном на каждый проект, каждое приложение и веб-сайт. 

Другой пример автоматизации с помощью WebWork — вы можете назначить необходимые данные (например, отметить Facebook как непродуктивный сайт), и каждый раз, когда сотрудник посещает этот сайт, инструмент автоматизации открывает всплывающее окно с напоминанием о необходимости вернуться к работе. Конечно, существуют исключения (например, Facebook — это часть работы).

Это так просто! 

ClickUp 

ClickUp — это инструмент управления проектами, предназначенный для управления задачами, общения, совместной работы и многого другого. Благодаря широкому набору функций он также инструментом автоматизации

Что можно автоматизировать с помощью ClickUp:

• назначать задачи
• добавлять теги при изменении статуса
• изменить приоритет задачи при приближении крайнего срока
• создайте свою собственную автоматизацию

Давая инструкции инструменту, вы создаёте условия, необходимые для корректной работы автоматизации. Далее, при срабатывании необходимого триггера, автоматизация уже знает, что делать. 

Clickup упрощает автоматизацию управления проектами благодаря более чем 50 инструментам автоматизации. Более того, вы можете создать свой собственный, если ни один из доступных вам не подходит.

Пролечить 

Slack — это инструмент общения, который делает общение в вашей команде организованным, быстрым и безопасным.

Его можно использовать отдельно или интегрировать с инструментами управления для автоматизации рабочих процессов , например, автоматических уведомлений, отправки сообщений, ботов для различных целей и многого другого.

Например, благодаря автоматическим уведомлениям вам не придётся напоминать каждому сотруднику о каждом обновлении вручную, поскольку они автоматически отправляются в соответствующий канал Slack. Помните, что Slack необходимо интегрировать с используемым вами программным обеспечением для управления проектами

Йотформ 

Jotform — это конструктор форм, который можно использовать для автоматизации рабочих процессов . Он позволяет создавать автоматизированные задачи с использованием форм.

Если вы часто используете формы, вам следует избегать ошибок, неизбежных при их заполнении человеком. Инструменты автоматизации, такие как Jotform или Leadgenapp , позволят вам добиться той же или лучшей эффективности при меньшей вероятности ошибок.

Например, как описывают Jotform , его можно использовать для отправки посетителям веб-сайта автоматических ответов после заполнения ими формы.

Его также можно использовать как часть программного обеспечения CRM для извлечения информации о лидогенерации из веб-форм.

ifttt 

Источник изображения:

Последний инструмент, который я хочу включить в наш список, — это Ifttt . Это инструмент автоматизации для подключения различных приложений и устройств.

IFTT — это инклюзивный инструмент, работающий с более чем 650 сервисами. Вам просто нужно выбрать два сервиса, которые вы хотите подключить, задать необходимые условия — и всё, автоматизация готова.

Эти средства автоматизации называются апплетами. Вы можете выбрать из доступных и готовых апплетов или создать свои собственные. 

А теперь самое интересное. IFTTT открывается как «если это, то то», что означает, что заданные инструкции приводят к определённому результату. 

Когда вы хотите создать новый апплет, вы добавляете приложение или службу в раздел «если это», выбираете характеристики, а затем добавляете еще одно в раздел «тогда это».

На этом этапе вы должны быть уверены в эффективности автоматизации управления проектами и знать, какие инструменты вы можете внедрить в свою работу.

Автоматизация меняет наш подход к работе, оказывая нам огромную помощь. 

Именно поэтому вам давно пора начать использовать некоторые из этих инструментов в своей работе и самостоятельно опробовать автоматизацию управления проектами .

Если вы не знаете, с чего начать, WebWork Time Tracker, поскольку он предлагает бесплатную пробную версию.

Позвольте ему упростить вашу рабочую рутину, положив начало автоматизации вашего рабочего процесса. 

Вы никогда не захотите вернуться назад.