Сегодня инструменты автоматизации используются на многих платформах и в различных отраслях для экономии времени и ресурсов людей. Они упрощают работу, избавляют от рутинных задач и позволяют сосредоточиться на тех, которые требуют наибольшего внимания.

Оглавление

• Автоматизация в управлении проектами
• Почему автоматизация необходима в управлении проектами?
• Вам нужна автоматизация?
• Преимущества автоматизации
• 5 инструментов автоматизации, которые стоит использовать в 2022 году

Автоматизация в управлении проектами

Внедрение автоматизации в управление проектами стало невероятным преимуществом для менеджеров и команд. Независимо от того, используете ли вы её в своей работе или нет, если вы здесь, значит, вы на правильном пути. После того, как вы начнете использовать её в управлении проектами , вы никогда не захотите вернуться к прежнему способу работы.

Чтобы понять, как они работают, возьмем в качестве примера чат-боты. Сегодня они есть практически на каждом сайте. Они очень эффективно предоставляют необходимую информацию в нужное время без участия человека. Они получают инструкции заранее и работают на основе полученного сигнала, то есть сообщения от посетителя сайта. Другими словами, они выполняют работу сотрудника, пока не возникнет необходимость в человеке, что во многих случаях даже не происходит.

В этой статье мы рассмотрим преимущества и причины автоматизации управления проектами , а также 5 инструментов , которые вы можете начать использовать уже сейчас.

Почему автоматизация необходима в управлении проектами?

Короткий ответ – потому что оно будет выполнять вашу работу вместо вас!

Внедрение автоматизации в управление проектами не только снижает рабочую нагрузку, но и экономит время и ресурсы.

Важно отметить, что автоматизация — это не универсальное решение для управления проектами. Это скорее дополнительный ресурс. Как объясняет Wrike, это не само решение, а скорее увеличитель. 

Следовательно, все должно быть подготовлено до внедрения автоматизации, поскольку она лишь усилит заданные инструкции, а не решит их.

Вам нужна автоматизация?

Вероятно, вы всё ещё не убеждены, зачем вам нужна автоматизация. Если да, то отлично, можете прокрутить страницу вниз. Если нет, давайте ещё раз подумаем над следующим. 

Вам когда-нибудь приходилось сталкиваться со следующим:

• несоблюдены сроки
• постоянно приходится помнить и напоминать
• повторяющиеся задачи
• основные трудоемкие административные задачи 
• задачи, которые на самом деле можно было бы выполнить практически без надзора

Скорее всего, вы сталкивались с некоторыми, если не со всеми из этих проблем в своей работе (особенно это касается фрилансеров ).

Вот почему важно иметь программное обеспечение для управления рабочими процессами , которое позволяет создавать собственные сценарии автоматизации, отвечающие вашим конкретным рабочим потребностям.

Преимущества автоматизации 

Инструменты автоматизации предоставляют преимущества, которые невозможно получить другими способами.

Вот некоторые из них:

• Снижение рабочей нагрузки 

В первую очередь, автоматизация приносит пользу руководителю, снимая с него рутинные и административные задачи. К ним относятся назначение задач, отправка напоминаний, обновление проектов и отчетов, сбор данных и многое другое.

Таким образом, руководитель и команда освобождаются от части не столь важной или малозначимой работы, которая в совокупности может быть утомительной. 

• Более эффективное распределение усилий

Следующее преимущество — более эффективное распределение усилий, энергии и концентрации внимания. Когда руководителям и сотрудникам не нужно беспокоиться о мелких и несложных задачах, они могут направить свою энергию и время на задачи, требующие большего внимания.

• Повышение производительности 

Более эффективное распределение усилий, естественно, приводит к повышению производительности. Благодаря автоматизации, помогающей в выполнении рассчитанных и запрограммированных задач, сотрудники добиваются лучших результатов в областях, требующих творчества и инноваций.

• Низкая вероятность ошибок, допущенных человеком

Инструменты автоматизации снижают вероятность ошибок, допущенных человеком, если они правильно запрограммированы и не содержат скрытых несоответствий. Каким бы безупречным ни считался человеческий мозг, ошибки неизбежны, особенно те, которые возникают из-за невнимательности. Последняя практически отсутствует при использовании инструментов автоматизации , но опять же, при наличии правильных инструкций.

Пять инструментов автоматизации, которые стоит использовать в 2022 году 

Итак, на данном этапе вы, скорее всего, готовы попробовать автоматизацию в управлении проектами, но не уверены, какие инструменты использовать.

Мы вам поможем! 

Вот 5 инструментов автоматизации, которые вы можете начать использовать прямо сейчас.

WebWork Time Tracker 

Панель управления WebWork Time Tracker

Представьте, что вы можете видеть, чем занимается ваш сотрудник, из любой точки мира. Именно это WebWork предоставляет вам без каких-либо дополнительных усилий с вашей стороны.

Вы получаете автоматические скриншоты и подробную информацию о том, сколько времени каждый сотрудник тратит на каждый проект, приложение и веб-сайт, когда они приходят и уходят, и кто из них наиболее продуктивен.

WebWork Time Tracker позволяет автоматизировать управление проектами , отслеживая и контролируя работу ваших сотрудников.

При включенных необходимых настройках и без дальнейшего вмешательства вы получаете: 

• автоматические скриншоты и всплывающие окна
• подробные отчеты об уровне активности сотрудников 
• использование приложения/веб-сайта
• данные о посещаемости

При включении соответствующего режима создания скриншотов вы будете получать случайные снимки экрана ваших сотрудников каждые 10 минут. Но это еще не все. WebWork также предоставляет подробную информацию о времени, затраченном на каждый проект, каждое приложение и веб-сайт. 

Еще один пример автоматизации с помощью WebWork: вы можете назначить необходимые данные (например, отметить Facebook как непродуктивный сайт), и всякий раз, когда сотрудник посещает этот сайт, инструмент автоматизации открывает всплывающее окно с напоминанием о необходимости вернуться к работе. Конечно, есть исключения (например, Facebook является частью работы).

Это так просто! 

ClickUp 

ClickUp — это инструмент управления проектами, предназначенный для управления задачами, коммуникации, совместной работы и многого другого. Благодаря широкому спектру функций, он также инструментом автоматизации

Что можно автоматизировать с помощью ClickUp:

• назначать задачи
• добавлять теги при изменении статуса
• Изменить приоритет задачи по мере приближения крайнего срока
• создайте собственную автоматизацию

Передавая инструкции инструменту, вы создаете условия, необходимые для корректной работы автоматизации. Затем, когда срабатывает необходимый триггер, автоматизация знает, что делать. 

Clickup делает автоматизацию управления проектами проще простого благодаря более чем 50 вариантам автоматизации. Более того, вы можете создать свой собственный сценарий, если ни один из доступных не соответствует вашим потребностям.

Слэк 

Slack — это инструмент для общения, который делает взаимодействие внутри вашей команды организованным, быстрым и безопасным.

Его можно использовать как отдельно, так и интегрировать с инструментами управления для автоматизации рабочих процессов , таких как автоматические уведомления, отправка сообщений, боты для различных целей и многое другое.

Например, благодаря автоматическим уведомлениям вам не нужно вручную напоминать каждому сотруднику о каждом обновлении, поскольку они автоматически отправляются в соответствующий канал в Slack. Помните, что Slack должен быть интегрирован с используемым вами программным обеспечением для управления проектами

Джотформ 

Jotform — это конструктор и инструмент для создания форм, который можно использовать для автоматизации рабочих процессов . Он позволяет автоматизировать задачи с использованием форм.

Если вы часто используете формы, вам нужно избегать ошибок, неизбежных при заполнении форм человеком. С помощью инструментов автоматизации, таких как Jotform или Leadgenapp , вы получите тот же или даже лучший результат при меньшей вероятности ошибок.

Например, как описывается на сайте Jotform , его можно использовать для отправки посетителям сайта автоматических ответов после заполнения ими формы.

Его также можно использовать в составе CRM-системы для сбора информации о потенциальных клиентах из веб-форм.

ифттт 

Источник изображения:

Последний инструмент, который я хочу включить в наш список, — это Ifttt . Это инструмент автоматизации для подключения различных приложений и устройств.

IFTTT — это универсальный инструмент, поскольку он работает с более чем 650 сервисами. Вам нужно всего лишь выбрать два сервиса, которые вы хотите подключить, установить необходимые условия, и всё, вы создали автоматизацию.

Эти сценарии автоматизации называются апплетами. Вы можете выбрать один из доступных и готовых вариантов или создать свой собственный. 

А теперь самое интересное. IFTTT открывается по принципу «если это, то то», что означает, что заданные инструкции приводят к определенному результату. 

Чтобы создать новый апплет, добавьте приложение или сервис в разделе «Если это», выберите необходимые параметры, а затем добавьте еще один в разделе «Тогда то».

К этому моменту вы должны быть убеждены в эффективности автоматизации в управлении проектами и знать, какие инструменты вы можете внедрить в свою работу.

Автоматизация совершает революцию в нашей работе, оказывая огромную помощь. 

Поэтому настало время начать использовать некоторые из этих инструментов в своей работе и лично убедиться в эффективности автоматизации управления проектами .

Если вы не знаете, с чего начать, попробуйте WebWork Time Tracker, поскольку он предлагает бесплатную пробную версию.

Упростите свою рабочую рутину, начав автоматизацию рабочих процессов. 

Вы никогда не захотите вернуться назад.