По мере постепенного перехода мира на цифровые платформы компаниям становится всё сложнее управлять удалёнными и гибридными командами. Хотя удалённая работа — это решение для идеального баланса между работой и личной жизнью, компаниям необходимо найти способы эффективного управления гибридными командами.

Пандемия COVID-19 показала нам, что для работы не обязательно присутствовать в офисе: всё можно делать, не выходя из дома. Звучит заманчиво, но всё может пойти не так, если менеджеры проектов не справятся со своими удалёнными командами. 

Будь то работа над несколькими проектами одновременно или участие во встречах с клиентами, всё должно быть сделано правильно, особенно при работе из дома. Именно поэтому компании внедряют программное обеспечение и инструменты, которые помогут им оставаться на связи со своими сотрудниками в течение всего рабочего дня.

Список инструментов удаленной совместной работы для управления гибридными командами 

Когда дело доходит до управления гибридными командами, существуют определённые инструменты, которые могут облегчить задачу менеджерам проектов. Вот список самых популярных инструментов для удалённой совместной работы, используемых организациями для лёгкого управления гибридными командами.

WebWork №1 для мониторинга сотрудников и учета рабочего времени 

При удалённой работе одной из главных забот работодателей является учёт рабочего времени и контроль за сотрудниками. WebWork как раз этим и занимается, избавляя работодателей от стресса.

Это кроссплатформенный инструмент для отслеживания времени с помощью скриншотов. Вы можете отслеживать время на компьютере, в веб-браузере, на мобильных устройствах и в качестве расширения для Chrome. Он также помогает контролировать работу сотрудников. Вы можете отслеживать посещаемость, использование веб-сайта и приложений, создавать отчёты по скриншотам и об уровне активности .

WebWork предлагает функции управления задачами, которые позволяют назначать задачи, устанавливать приоритеты, писать описания и прикреплять файлы.

Он интегрируется с Zapier, Asana, GitHub и более чем 1500 другими приложениями, чтобы вы могли работать с любимыми инструментами.

Основные характеристики:

• Отслеживание времени с 4 режимами скриншотов
• Мониторинг посещаемости
• Управление задачами и проектами
• Мониторинг уровня активности
• Отчеты в реальном времени
• Оплачиваемые часы и счета-фактуры
• Отслеживание использования приложений и веб-сайтов

Цены:

Бесплатная пробная версия WebWork доступна в течение 7 дней, а ее платный план начинается от 2,99 долл. США за пользователя в месяц.

#2 SmartTask для управления проектами 

Когда дело доходит до анализа проектов , управления работой и распределения задач, нет лучшего инструмента, чем SmartTask . Благодаря удобному интерфейсу вы можете легко спланировать всё необходимое для любого предстоящего проекта.

SmartTask известен своей функцией приоритизации задач, которая позволяет назначать конкретные задачи членам команды, устанавливать сроки и даже отслеживать ход выполнения на панели мониторинга. Кроме того, вы можете управлять бюджетом проекта прямо в программе и отправлять отчёты напрямую клиентам.

Основные характеристики:

• Управляйте задачами с помощью списков, досок, календарей и временной шкалы
• Повторяющиеся задачи, зависимости задач и напоминания
• Мгновенный обмен сообщениями, видеоконференции и обмен файлами
• Автоматическое планирование задач и вехи проекта
• Просмотр портфолио и рабочей нагрузки
• CRM-система продаж
• Учет времени и оценка бюджета
• Пользовательские диаграммы, аналитика и отчетность

Цены:

SmartTask предлагает пользователям как бесплатные, так и премиум-пакеты. Бесплатный пакет позволяет выполнять неограниченное количество задач и проектов, но с ограниченным объёмом хранилища. Однако премиум-пакет можно приобрести за 5 долларов США за пользователя в месяц или бизнес-пакет за 8 долларов США за пользователя в месяц при условии ежегодной оплаты.

#3 Mockplus для удаленного сотрудничества в области проектирования и передачи проектов

Mockplus — это универсальная платформа для продуктового дизайна, позволяющая дизайнерам и командам по всему миру оставаться на связи и эффективно работать. Она охватывает всё, что может понадобиться команде дизайнеров для создания идеального дизайна веб-сайтов и мобильных приложений, от создания прототипов до совместной работы и передачи проекта разработчикам.

Благодаря максимально простому и удобному интерфейсу и функционалу отдельные лица и команды с разным опытом в области дизайна могут работать на одной странице без хаоса.

Основные характеристики:

• Совместная разработка полностью интерактивного прототипа с готовыми шаблонами и элементами пользовательского интерфейса.
• Пригласите членов команды поработать над тем же проектом по ссылке
• Поделитесь и протестируйте веб- и мобильное приложение на реальных устройствах
• Просматривайте прототипы и оставляйте комментарии непосредственно в пользовательских интерфейсах для более быстрого обсуждения и итерации.
• Превращайте сторонние проекты в подробные спецификации, ресурсы и фрагменты кода для упрощения кодирования.
• Передавайте все результаты разработчикам по единому каналу связи
• Разрешить разработчикам проверять спецификации дизайна простым щелчком мыши или наведением курсора
• Интегрируется с Adobe XD, Photoshop, Figma, Sketch, Axure и другими инструментами, которые вы часто используете
• Создайте и управляйте собственной системой дизайна для обеспечения единообразия дизайна

Цены:

Каждый зарегистрированный там может бесплатно получить команду из 10 пользователей и 10 активных проектов.

Если вы хотите использовать некоторые премиум-функции, например загрузку HTML-прототипов, вы можете сначала приобрести тарифный план Pro или Ultimate, стоимость которого начинается от 5,95 долл. США за пользователя в месяц.

#4 V2 Cloud для безопасного удаленного доступа 

Хотя удалённая работа обеспечивает множество преимуществ как для сотрудников, так и для работодателей, она также повышает риски безопасности из-за использования закрытых систем. V2 Cloud — идеальный вариант для компаний, которым нужен безопасный удалённый доступ для своих сотрудников, работающих из дома.

V2 Cloud предоставляет безопасный рабочий стол как услугу , которая помогает командам работать, не беспокоясь о нарушениях безопасности. Кроме того, этот программный инструмент максимально прост в освоении и использовании. Благодаря их сервисам ваша команда может работать где угодно, в любое время и на любом устройстве, не беспокоясь о взломах системы безопасности.

Основные характеристики:

• Интуитивно понятная консоль управления
• Однопользовательские и многопользовательские рабочие столы
• Веб-приложение, мобильное приложение и приложение для ПК
• Защита от вредоносных программ и ежедневное резервное копирование
• МИД и ССО
• IPsec VPN
• Встроенная живая поддержка
• Интеграция с Active Directory
• Обеспечивает безопасный обмен файлами с удаленными сотрудниками

Цены:

V2 Cloud предлагает два тарифных плана: базовый и бизнес. Стоимость базового тарифа начинается от 40 долларов США в месяц за пользователя, а бизнес-плана — от 60 долларов США в месяц. 

#5 Slack для общения и обмена сообщениями

Slack хорошо известен своими потрясающими функциями обмена сообщениями и пользуется популярностью у различных компаний. С помощью этого приложения вы можете создавать публичные и приватные каналы, а также общаться с сотрудниками один на один.

Кроме того, Slack обеспечивает обмен сообщениями в режиме реального времени, благодаря чему вы можете получить мгновенный ответ на любой срочный вопрос. Slack также упрощает обмен файлами и документами без риска нарушения безопасности. Благодаря функции удаления сообщений в течение 14 дней вы можете быть уверены, что злоумышленник никогда не прочтет вашу официальную переписку.

Основные характеристики:

• Предоставляет место для создания нескольких каналов
• Позволяет обмениваться файлами разных типов
• Может проводить аудио- и видеоконференции
• Мгновенные уведомления пользователям для обсуждений
• Доступно как на мобильных устройствах, так и на компьютерах

Цены:

Что касается цен на Slack, он предлагает три пакета: Free, Standard и Plus. Бесплатная версия позволяет пользователям использовать приложение неограниченное время и совершать видео-/аудиозвонки с ограниченным объёмом хранилища для файлов в 5 ГБ. Стоимость Standard начинается от 6,67 доллара США за пользователя в месяц при годовой оплате и предоставляет хранилище объёмом 10 ГБ. Подписка Plus обойдётся в 12,50 доллара США за пользователя в месяц с 20 ГБ хранилища.

#6 Loom для асинхронной видеосвязи

Loom оказал огромную помощь рекрутерам при обучении новичков в компании. С помощью этого программного обеспечения тренеры могут легко записать весь сеанс и отправить его новичкам с помощью встроенного кода.

Более того, вы можете легко и без проблем сделать неограниченное количество дублей для создания идеального видео. Прошли времена, когда тренерам и менеджерам проектов приходилось проводить индивидуальные занятия с новичками, чтобы объяснить им процесс. Loom, инструмент для удалённой совместной работы, позволяет записывать несколько видео и отправлять их дальше, не отвлекаясь от текущих задач. 

Основные характеристики:

• Совместимость с разными ОС

• Позволяет записывать экран вместе со звуком

• Установите пароли на видео, чтобы защитить их от взлома

• Нет возрастных ограничений для использования программного обеспечения.

• Мгновенное редактирование видео и скриншотов

Цены:

Loom предлагает три тарифных плана: «Бесплатный», «Бизнес» и «Корпоративный». Бесплатная подписка позволяет создать команду из 50 пользователей, по 25 видеороликов на человека, с ограничением продолжительности видео до 5 минут. Стоимость бизнес-пакета составляет 8 долларов США на человека в месяц при годовой оплате, при этом продолжительность записи для каждого пользователя не ограничена. Пакет «Корпоративный» — это пакет с возможностью настройки, стоимость которого можно получить у самой компании.

#7 Calendly для планирования

Calendly — один из лучших способов гарантировать, что ваша удалённая команда не пропустит ни одной встречи, семинара, презентации или конференции. Это инструмент для удалённой совместной работы, который позволяет профессионально планировать каждую встречу, без необходимости рассылать всем участникам письма с уведомлением о ней.

Более того, Calendly интегрируется с Zoom, Outlook, Google, Slack и другими популярными инструментами для управления командой. Благодаря этому вы можете без труда создавать встречи на разных платформах. Кроме того, Calendly снижает вероятность отмен и гарантирует, что все участники будут в курсе расписания.

Основные характеристики:

• Удобный интерфейс для легкой настройки
• Мгновенные уведомления и напоминания о встречах
• Интеграция с различными приложениями для легкого подключения
• Бесплатные шаблоны электронных писем для использования
• Простое бронирование и указание конференц-залов

Цены:

Calendly предлагает бесплатную версию с неограниченным планированием мероприятий и только одним активным типом. Также доступна подписка Essentials стоимостью 8 долларов США за рабочее место в месяц с отдельными календарями для Google, Office 365 и iCloud. Вы также можете приобрести подписку Professional стоимостью 12 долларов США за рабочее место в месяц, которая включает все функции и шесть календарей. Также доступна подписка Teams стоимостью 16 долларов США за рабочее место в месяц, которая позволяет управлять типами мероприятий, проводить мероприятия по очереди и интегрироваться с Salesforce.

#8 Google Workspace для совместной работы

Google Workspace — идеальная платформа для совместной работы с несколькими гибридными командами одновременно. В этом пакете есть всё необходимое для удалённой работы. Будь то Google Docs, Таблицы, Meet или Gmail, в Google Workspace есть все необходимые приложения для эффективной совместной работы. Это отличный инструмент для удалённой работы со следующими ключевыми функциями.

Основные характеристики:

• Инструменты взаимосвязаны
• Регулярные наблюдения
• Единый вход везде
• Простое отслеживание файлов
• Легкое редактирование с командой
• Доступно как на настольных компьютерах, так и на мобильных устройствах

Цены:

Google Workspace доступен в двух тарифных планах: G Suite Basic и G Suite Business. Стоимость базового тарифа начинается с 5 долларов США за пользователя в месяц с ограниченным хранилищем, а стоимость бизнес-плана — с 10 долларов США за пользователя в месяц с неограниченным хранилищем для каждого пользователя.

#9 Miro для совместной работы с виртуальной доской

Miro — настоящая находка для автомобильных дизайнеров, графических дизайнеров и творческих команд, работающих удаленно. Это программное обеспечение позволяет пользователям проводить семинары, мозговые штурмы и совместно создавать проекты, даже находясь на расстоянии многих миль друг от друга. С помощью визуальной доски участники команды могут легко добавлять или удалять указатели в проекте, а затем скачивать готовый продукт.

Основные характеристики:

• Предоставляет все основные инструменты проектирования
• Помогает общаться с членами команды при создании проектов
• Простой импорт изображений
• Содержит готовые шаблоны
• Высокие меры безопасности для предотвращения рисков

Цены:

Miro предлагает своим пользователям как бесплатную, так и платную подписку. Вы можете сначала получить бесплатную версию, чтобы обучить новых членов команды работе с программой. В платных тарифах тариф «TEAM» составляет 8 долларов США за пользователя в месяц при годовой оплате, тариф «CONSULTANT» — 12 долларов США за пользователя в месяц при годовой оплате и тариф «BUSINESS» — 16 долларов США за пользователя в месяц при годовой оплате. Кроме того, вы можете получить индивидуальный тариф от компании.

#10 Понятие о создании заметок и управлении документами

Компании в основном используют Notion для взаимодействия со своими сотрудниками, создания проектов и стратегического управления всеми типами документов, что позволяет легко их найти. С помощью этого программного обеспечения вы можете без труда повысить производительность своей удалённой команды. Оно обеспечивает гибкость благодаря неограниченному количеству досок и более чем 200 шаблонам. Кроме того, Notion идеально подходит для отслеживания хода проектов, постановки целей и эффективного управления рабочей нагрузкой.

Основные характеристики:

• Содержит бесплатные шаблоны
• Настраиваемые доски в соответствии с рабочими требованиями
• Простое распределение и отслеживание задач
• Мгновенные уведомления о датах сдачи
• Высокая степень безопасности для защиты данных

Цены:

Notion предлагает четыре пакета: Free, Personal Pro, Teams и Enterprise. Бесплатный тариф позволяет использовать программу только одному участнику с неограниченным количеством блоков и ограничением размера загружаемых файлов до 5 МБ. Стоимость подписки на Personal Pro начинается с 4 долларов в месяц и ограничена одним пользователем и неограниченным количеством гостей. Пакет Teams можно приобрести за 8 долларов за пользователя в месяц с неограниченным количеством участников, гостей, загрузок и хранилища. Кроме того, вы можете приобрести настраиваемый пакет Enterprise в соответствии с вашими потребностями.

#11 Бонус за вовлеченность сотрудников

Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники оставались на связи в течение всего рабочего дня, Bonusly — идеальный инструмент для вас. Программа использует разнообразные методы, чтобы сделать рабочую жизнь сотрудников более увлекательной. Кроме того, она постоянно отслеживает эффективность работы каждого сотрудника и на основе этого предоставляет им различные вознаграждения, которые ещё больше укрепляют их уверенность в себе.

Более того, Bonusly проводит опросы как для сотрудников, так и для работодателей, помогая им получить признание и понять, в чём им нужно совершенствоваться. Благодаря этому инструменту для удалённой совместной работы работа в удалённой команде станет скорее увлекательной, чем стрессовой. 

Основные характеристики:

• Постоянное отслеживание производительности
• Предоставляет ежедневные и еженедельные отчеты обо всем
• Помогает сотрудникам получить признание
• Предоставляет несколько наград на каждом уровне
• Настраиваемые панели управления в соответствии с потребностями

Цены:

Bonusly предлагает два разных пакета для гибридных команд: Core и Pro. Стоимость подписки на Core начинается с 2,70 доллара США за пользователя в месяц при годовой оплате. В этом пакете доступны все функции программного обеспечения, включая увлекательные мероприятия, инструменты чата и приложения. При годовой оплате Pro-пакета вам придётся заплатить 4,50 доллара США за пользователя в месяц. Здесь вы можете включить поощрения и награды компании для сотрудников, а также гибкие инструменты для проведения опросов.

См. альтернативу Bonusly для вовлеченности сотрудников .

#12 Посланник по бронированию столов

Основная проблема, с которой сталкиваются менеджеры при работе с гибридными командами, — это безопасность. Envoy помогает решить эту проблему, предоставляя посетителям безопасный вход в систему и защищая конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа. Кроме того, Envoy позволяет командам просматривать календари своих коллег, знакомиться с их рабочими планами и вносить соответствующие коррективы. Кроме того, Envoy обеспечивает безопасность сотрудников, предоставляя им возможность предоставить сертификаты о вакцинации, проходить ежедневные тесты и т. д.

Как руководитель, используя этот инструмент для удалённой совместной работы, вы можете легко контролировать доступ сотрудников в офис, работая на месте и проводя командные мероприятия. Кроме того, сотрудники могут бронировать свои рабочие места в офисе до входа и даже просматривать количество доступных рабочих мест прямо в инструменте. 

Основные характеристики:

• Онлайн-бронирование стола
• Легкое планирование работы с товарищами по команде
• Виртуальный вход для посетителей
• Назначение сотрудникам времени входа в офис
• Анкеты для обеспечения здоровья сотрудников

Цены:

Envoy предлагает пользователям четыре тарифных плана: Free, Standard, Premium и Enterprise. Вы можете использовать бесплатную версию для своей гибридной команды, чтобы понять процесс, если ваша команда находится в одном месте. Стоимость стандартного пакета начинается с 99 долларов США в месяц при годовой оплате, в противном случае — 119 долларов США в месяц за место. Стоимость Premium-версии составит 299 долларов США в месяц при годовой оплате, в противном случае — 349 долларов США в месяц за место. Вы также можете получить индивидуальный тарифный план для своей команды в компании.

#13 Fellow.app

Основные характеристики: 

Цены:

#14 nTask

Если вы и ваша команда работаете удаленно и вам нужен инструмент, который позволит вам отслеживать и управлять всем, что делаете вы и ваша команда, в едином интерфейсе, то nTask — это инструмент для вас.

Приложение представляет собой невероятный инструмент для удаленной совместной работы, позволяющий вам управлять своей командой с помощью множества функций, которые делают этот инструмент лучшим.

Из этого интерфейса вы можете управлять рисками, задачами, а также совещаниями, которые вы проводите с членами вашей команды.

Ключевые особенности

• Управление задачами для обеспечения отслеживания и управления всеми задачами и процессами
• Управление рисками для отслеживания всех проблем и отклонений от проекта, которые могут повлиять на проект.
• Канбан-доска и диаграмма Ганта позволяют увидеть весь проект с другой точки зрения
• Учет рабочего времени и управление табелем учета рабочего времени для отслеживания времени, которое сотрудники тратят на выполнение своих задач, а также общего рабочего дня.
• Панель инструментов
• Пользовательские статусы, аналитика и отчетность

Цены

nTask предлагает как платные, так и бесплатные тарифы. Каждому пользователю предоставляется бесплатный пробный период, а если нужен более расширенный набор функций, то нужно будет заплатить 3 доллара в месяц при условии ежегодной оплаты.

#15 Zonka Feedback для отзывов сотрудников

Zonka Feedback предлагает эффективное и простое в использовании программное обеспечение для сбора отзывов сотрудников, которое позволяет компаниям любого размера легко настраивать различные опросы сотрудников и получать обратную связь в режиме реального времени, способствуя повышению вовлеченности и качества обслуживания.

Интерфейс программы лаконичен и удобен для пользователей, что позволяет даже командам без технических навыков легко создавать опросы, привлекать сотрудников через различные каналы (планшеты, киоски, электронная почта, SMS, онлайн, веб-виджеты, QR-коды и другие) и различные точки контакта, а также отслеживать удовлетворенность сотрудников в режиме реального времени.

Руководители и специалисты по кадрам могут настраивать оповещения об обратной связи в режиме реального времени, получать доступ к подробным отчетам по отзывам и принимать меры для замыкания цикла сбора отзывов сотрудников.

Основные функции:

• Создавайте опросы сотрудников для всех точек соприкосновения
• Настройте каналы обратной связи для всех: в офисе на планшете, через опросы по электронной почте и SMS, в приложении, с помощью QR-кода и онлайн.
• Измерение удовлетворенности и лояльности сотрудников
• Получайте уведомления о недовольных сотрудниках и выявляйте повторяющиеся проблемы
• Просмотр тенденций отзывов сотрудников
• Сравните различные местоположения
• Измерение таких показателей, как удовлетворенность сотрудников и индекс лояльности сотрудников (eNPS)
  
  

Цены:

От 49 долларов в месяц

Заключительные слова 

Хотя управление гибридными и удалёнными командами может быть непростой задачей, при наличии соответствующих инструментов и программного обеспечения это может быть увлекательным и интересным занятием. Однако не забывайте поддерживать мотивацию сотрудников и членов команды, работающих из дома, поскольку вне офиса легко отвлечься. Кроме того, важно понимать, что работа из дома не так проста, как кажется, ведь даже сотрудникам приходится решать несколько задач одновременно. Перечисленные выше программные инструменты помогут им сохранять концентрацию во время работы.

Автор биография:

Шьямал Парих

Шьямал — основатель SmartTask , онлайн-инструмента для управления работой, который помогает командам работать продуктивнее, чётко определяя, кто и что делает к какому сроку. Он любит исследовать и делиться стратегиями, которые могут повысить производительность команды.