По мере того, как всё больше компаний переходят на удалённую работу , концепция асинхронной работы становится всё более важной. Несмотря на растущую популярность асинхронной работы, вы, возможно, раньше не слышали о ней. В этой статье мы подробно рассмотрим эту концепцию.

Мы расскажем, что такое асинхронная работа, какие преимущества она даёт и чем она отличается от традиционного аналога — синхронной коммуникации. Мы также рассмотрим, как можно использовать асинхронную работу в вашем бизнесе с помощью учёта времени.

Что такое асинхронная работа?

Начнём с основ: асинхронная работа — это стиль работы, не предполагающий общения в реальном времени. Он полностью зависит от расписания сотрудников компании. В асинхронных рабочих группах нет общих графиков — каждый сотрудник может выполнять свою работу в любое удобное время. В результате асинхронная работа требует гораздо большего планирования, чем синхронная. Однако она может иметь ряд преимуществ по сравнению с более распространённым вариантом, например, повышение автономности сотрудников.

Чуть позже мы рассмотрим преимущества и недостатки асинхронной работы. А перед этим сравним её с синхронной и рассмотрим ключевые различия между ними.

Асинхронная и синхронная работа

Как уже упоминалось, асинхронная работа не предполагает общения в режиме реального времени. Это означает, что при использовании этой стратегии ваша команда не будет получать обратную связь в режиме реального времени. Таким образом, ключевое различие между асинхронной и синхронной работой можно свести к одному понятию — планированию. Это включает не только объём планирования, который потребуется вашему бизнесу, но и то, насколько далеко заблаговременно ему придётся его планировать.

Имейте это в виду, чтобы определить, когда асинхронная работа не является лучшим вариантом, о чём мы поговорим позже. А пока давайте рассмотрим несколько примеров каждого из них, начав с более распространённой стратегии: синхронизированной коммуникации .

Примеры синхронной работы

Синхронная работа может происходить практически где угодно — как в офисе, так и при удалённой работе. Вот некоторые примеры:

• Видеовстречи
• Общение в чате в реальном времени
• Личные обсуждения

Примеры асинхронной работы

Хотя асинхронные каналы связи можно использовать для синхронной работы, они, как правило, не предполагают немедленного ответа. Ключевой способ определить такие каналы — проверить наличие у них индикаторов активности. Если их нет, они, вероятно, предназначены для асинхронной связи. Вот некоторые примеры:

• Электронная почта
• Приложения для управления проектами и задачами (обычно с функцией комментирования)
• Темы обсуждений в чат-приложениях

Преимущества асинхронной работы для вашего бизнеса

Изучив основы концепции, давайте теперь рассмотрим, как асинхронная работа может помочь вашему бизнесу добиться успеха.

Повышение самостоятельности и ответственности сотрудников

Повышение уровня автономности — это одновременно и результат, и важное требование асинхронной работы. Ведь отсутствие коммуникации в режиме реального времени означает, что вашим сотрудникам придётся принимать гораздо больше решений самостоятельно. В противном случае они будут тратить время на ожидание инструкций. Это может быть немного нервным, особенно для новых сотрудников. Однако повышение уровня автономности сотрудников может принести вашей компании множество преимуществ.

Примером таких преимуществ является повышение ответственности сотрудников. Ваша команда будет более ответственной за свою работу, стремясь чаще работать максимально эффективно. Это само по себе имеет множество преимуществ, о которых вы можете узнать в нашей статье о повышении профессиональной вовлечённости .

Улучшение концентрации и производительности

Одним из последствий асинхронной работы является то, что вам придётся общаться реже, но более вдумчиво. Ведь ваши электронные письма, безусловно, длиннее и подробнее, чем ваши разговоры в чате. Сообщения могут отвлекать многих специалистов, мешая им сосредоточиться. Следовательно, чем меньше сообщений в вашей команде, тем меньше вероятность, что сотрудники будут отвлекаться.

Сокращение отвлекающих факторов и улучшение концентрации внимания дадут один ключевой эффект: повышение производительности. Члены команды смогут поддерживать высокую производительность дольше, выполняя в результате больше задач. 

Повышенная гибкость и баланс между работой и личной жизнью

Отсутствие связи в режиме реального времени означает, что ваша команда может работать когда угодно. Они могут использовать часы пиковой продуктивности для выполнения задач в наиболее эффективные для них моменты. Следовательно, у ваших сотрудников также будет больше свободы для решения личных задач, что улучшит баланс между работой и личной жизнью.

Как и многое из того, что мы здесь рассмотрели, это имеет и свои положительные стороны. Узнайте о них в нашем руководстве о том, как баланс между работой и личной жизнью сотрудников может способствовать росту бизнеса .

Доступ к более широкому кругу талантов

Поскольку в асинхронной рабочей среде рабочее время не имеет особого значения, вы можете нанимать специалистов со всего мира. Это открывает перед вашим бизнесом целый мир возможностей — независимо от того, ищете ли вы высококвалифицированных или менее дорогих специалистов. Гибкость графика работы также сделает вашу компанию более привлекательной для лучших специалистов в вашей отрасли.

Проблемы реализации асинхронной работы

Несмотря на множество преимуществ, у этой концепции есть и недостатки. Давайте рассмотрим их далее, начав с очевидного, но в то же время запутанного: коммуникации.

Коммуникация

Хотя отсутствие коммуникации в реальном времени является основной особенностью синхронной работы, для некоторых команд . Асинхронная среда требует определённого уровня чёткости коммуникации, которого некоторым командам может быть сложно достичь. Нечёткая коммуникация приведёт к недопониманию , которое, в свою очередь, вызовет задержки . В результате эта стратегия может быть неподходящей для некоторых команд.

Управление и доверие

Управление командой специалистов без общения в режиме реального времени может быть непростой задачей. Ведь вы не сможете предоставить своей команде обратную связь или проверить, правильно ли они поняли ваш запрос, в режиме реального времени.

Другой тесно связанный с этим фактор — доверие. В конце концов, вам не придётся управлять сотрудниками, которым вы доверяете. Установление доверия обычно требует времени, но в асинхронной рабочей среде это может занять ещё больше времени.

Взаимозависимые задачи

заданиями с большим количеством взаимозависимых элементов будет сложнее при асинхронной коммуникации. В частности, такие задачи будут выполняться медленнее. К счастью, этот недостаток можно смягчить с помощью тщательного планирования. Заранее определив объём работы каждого специалиста, вы сможете избежать ненужных задержек.

Использование преимуществ асинхронной работы с помощью тайм-трекера

Изучив сложности асинхронной работы, мы теперь можем рассказать, как их преодолеть. Мы будем использовать инструмент повышения производительности, который вы, вероятно, уже используете в своей компании: программу для учёта времени .

Обеспечьте производительность с помощью отслеживания времени и уровня активности

Поскольку асинхронная работа выполняется удалённо, как удалённая, так и асинхронная работа имеют одинаковую ключевую проблему для руководителей: производительность . Точнее, многие руководители обеспокоены тем, что их сотрудники могут начать работать меньше, чем им положено. Однако предотвратить это легко с помощью приложений для отслеживания времени. В целом, они бесценны при любом гибком графике работы — независимо от стиля общения. Разнообразные отслеживаемые данные, такие как время и уровень активности, также помогут вам укрепить доверие сотрудников.

Управляйте проектами и задачами в одном месте

Многие качественные приложения позволяют управлять проектами и задачами там же, где вы отслеживаете время. Это может быть отличным решением для обеспечения того, чтобы участники вашего рабочего пространства были в курсе того, над чем работают остальные. В результате они смогут правильно расставлять приоритеты для своих задач, чтобы максимально повысить эффективность.

Отслеживайте выполненную работу

Продолжая тему заданий, система управления задачами также поможет вам отслеживать выполненную работу. Используя качественное приложение с настраиваемыми статусами , вы даже можете упорядочить выполненные задачи. Например, в WebWork вы можете создавать отдельные статусы для заданий, которые:

• Полностью завершено
• Жду дальнейшей информации.
• Ожидание работы другого человека
• Ожидает рассмотрения

Помимо задач, ещё один отличный способ следить за прогрессом — это ежедневные стендапы . Если вы не знаете, стендап — это короткое собрание, преследующее одну конкретную цель: обсудить достигнутые результаты . Стендап же — это виртуальная версия таких встреч. Некоторые качественные тайм-трекеры предлагают автоматические стендапы, которые можно настроить всего за несколько кликов. Например, WebWork может отправлять несколько стендапов в каждое подразделение вашей компании в WebWork Chat или Slack. Узнайте больше о нашей интеграции со Slack .

Выявляйте и устраняйте отвлекающие факторы

Одно из главных преимуществ асинхронной работы заключается в том, что она помогает сократить количество отвлекающих факторов . Качественный тайм-трекер поможет вам вывести этот процесс на новый уровень. Например, WebWork позволяет вам классифицировать различные приложения и веб-сайты как продуктивные , нейтральные или непродуктивные . Когда ваши сотрудники работают за компьютерами с включённым тайм-трекером, он будет определять непродуктивные платформы. WebWork будет предупреждать вашу команду о необходимости не тратить время на такие веб-сайты и приложения, помогая избежать негативных последствий отвлекающих факторов.

Улучшить связь и организовать каналы экстренной связи

Возможно, вы об этом не задумывались, но тайм-трекеры могут быть отличным инструментом для улучшения совместной работы . Некоторые более качественные версии предлагают встроенные инструменты общения, такие как чат и видеоконференции. Но некоторые из лучших тайм-трекеров, такие как WebWork, предлагают ещё больше функций благодаря нескольким каналам .

Основная причина, по которой вам нужны отдельные каналы чата, — это готовность к чрезвычайным ситуациям . В таких ситуациях ваша команда должна уметь быстро реагировать. Это подводит нас к следующему пункту обсуждения — случаям, когда асинхронная работа неэффективна.

Когда асинхронная работа не лучший вариант?

В некоторых случаях общение в реальном времени ничем заменить невозможно. К счастью, таких примеров немного. Вот те, которые мы сейчас рассмотрим:

• Чрезвычайные ситуации
• Трудные разговоры

Чрезвычайные ситуации

Если на вашем предприятии произошла чрезвычайная ситуация, вам потребуется персонал, готовый действовать немедленно . В отличие от большинства других задач, чрезвычайные ситуации невозможно спланировать заранее. Это подчёркивает важность выделенных синхронных каналов связи, хотя пользоваться ими следует лишь изредка.

Трудные разговоры

Если вам нужно поговорить с сотрудником на сложную тему, личный разговор, вероятно, будет лучшим вариантом. Речь может идти о низкой производительности труда, поведении или другой сложной ситуации. В таких случаях обратная связь в режиме реального времени, особенно в плане эмоций , при синхронном общении просто бесценна.

Установление правил для обеспечения эффективной асинхронной коммуникации

Прежде чем закончить статью, давайте рассмотрим еще одну последнюю вещь, которая может помочь улучшить асинхронную коммуникацию: рекомендации .

Рекомендации по времени ответа

Хотя асинхронная работа не требует немедленного выполнения, её не следует откладывать слишком надолго . Внедряя эту стратегию в своей компании, установите приемлемые сроки ответа. Конечно, это будет во многом зависеть от того, насколько разбросаны графики вашей команды. Если ваши сотрудники работают в разных частях света, неплохо начать с 8–12 часов. Если все ваши сотрудники находятся в одном часовом поясе, можно попробовать 4–6 часов или меньше.

Контекстные рекомендации

Как уже упоминалось, асинхронная работа предполагает меньшее количество сообщений, но более содержательную. Если вы забудете какие-либо важные детали в своих сообщениях, это может привести к серьёзным проблемам . Степень серьёзности этих проблем, конечно же, будет зависеть от ваших рекомендаций по времени ответа, что ещё больше подчёркивает их важность. Поэтому разумно установить правила относительно объёма информации, которую каждый должен включать в свои сообщения. Однако, как правило, предпочтительным вариантом является избыточная коммуникация

Заключительные мысли

Хотя синхронная работа широко распространена по всему миру, асинхронная коммуникация обладает огромным потенциалом . Для многих компаний она может дать ряд преимуществ, способствуя ускорению их роста.

Однако эта концепция не лишена недостатков. Интеграция может быть сложной, а управление персоналом — одна из самых сложных частей перехода.

Но, используя правильные инструменты и эффективный подход, вы сможете извлечь из этого пользу для своего бизнеса. Высококачественные приложения для отслеживания времени окажутся бесценными, если вы решите перейти на них. Они одновременно предоставят вам множество дополнительных преимуществ, что делает их выгодной инвестицией — независимо от того, как ваша команда будет взаимодействовать в долгосрочной перспективе.