Многозадачность — это то, чем каждый из нас занимается практически каждый день. Будь то разговор по телефону за рулём или просмотр телевизора за обедом. Несмотря на это, многозадачность человека не так эффективна, как может показаться. На самом деле, в профессиональной среде она может принести больше вреда, чем пользы. Если вы руководите командой сотрудников, предотвращение многозадачности может быть для вас весьма приоритетной задачей. 

Прежде чем двигаться дальше, давайте быстро рассмотрим основы: что такое многозадачность?

Что такое многозадачность человека?

Многозадачность — это простая концепция: она заключается в том, что человек может выполнять несколько дел одновременно . Она подразумевает многократное переключение между различными задачами и, как уже упоминалось, мы делаем это каждый день. Однако её распространённость не означает, что это лучший способ справиться с обязанностями.

Эффективна ли многозадачность?

Короче говоря нет , многозадачность не поможет вам сделать больше за то же время. Главная причина этого в том, что переключение между задачами требует внимания, которое является ограниченным ресурсом человеческого мозга. Многозадачность неэффективно использует ваши умственные ресурсы. Вместо того, чтобы полностью сосредоточиться на задачах, вы будете тратить часть времени на жонглирование задачами. В результате ваша продуктивность снизится, и вы будете выполнять работу неэффективно.

Более того, негативные эффекты многозадачности усугубляются с возрастом. В исследовании, сравнивающем многозадачность во время симуляции вождения , пожилые люди показали гораздо худшие результаты, чем их молодые сверстники.

Учитывая все вышесказанное, вас может смутить один момент: как ощущается .

Почему многозадачность кажется эффективной?

Для многих людей одновременное выполнение нескольких задач может казаться более продуктивным, чем концентрация на одной. Переключаясь между задачами, вы будете чувствовать, что сделали больше, чем на самом деле. Чем больше вы переключаетесь, тем лучше вы себя чувствуете, создавая ложное впечатление эффективности многозадачности . Это может стать особенно проблемой после первых нескольких положительных опытов многозадачности. Со временем вы привыкнете к этому ощущению и будете стремиться к нему, когда будете решать, как сосредоточить внимание на своих задачах.

Хотя это может привести к снижению вашей продуктивности, многозадачность может быть особенно пагубна для команд. Давайте далее рассмотрим влияние многозадачности на команды и объясним, почему стоит выявлять и предотвращать .

Влияние многозадачности на команды

Негативных последствий многозадачности может быть множество, в зависимости от их тяжести. Наиболее значимыми из них являются:

• Снижение производительности
• Больше задержек
• Повышенный стресс
• Снижение вовлеченности в работу

Давайте теперь рассмотрим их более подробно, начав с производительности .

Снижение производительности и эффективности

Как уже упоминалось, переключение между задачами требует определённой концентрации внимания. Это также занимает время, которое на первый взгляд может показаться незначительным. Но в долгосрочной перспективе каждый такой период будет накапливаться, отнимая ощутимую часть рабочего времени вашей команды. Многозадачность может существенно сократить время, проводимое вашими сотрудниками на работе, что снизит их производительность.

Однако многозадачность также влияет на качество их работы. Непрерывное внимание — важный фактор предотвращения ошибок , чего сложно добиться, постоянно переключаясь между задачами.

Повышенная вероятность задержек

Поскольку ваши многозадачные сотрудники сталкиваются с низкой продуктивностью, выполнение их задач будет занимать больше времени. Это, в свою очередь, приведёт к задержкам в работе вашей команды, что может повлиять на ваш бизнес в целом. Это может быть особенно серьёзно, если ваши сотрудники работают над множеством взаимозависимых задач, а это значит, что им часто требуется помощь коллег, прежде чем они смогут продолжить. Следовательно, проекты и долгосрочные цели вашей компании могут быть отложены, если негативные последствия многозадачности не будут устранены.

Повышенный стресс и давление

Продолжая тему задержек, одним из основных последствий является стресс . По мере приближения дедлайнов ваши сотрудники будут испытывать давление, связанное с необходимостью выполнять задачи вовремя. У них может даже возникнуть соблазн делать несколько дел одновременно, что ещё больше снизит производительность и усугубит проблему.

Стресс, возникающий из-за приближающихся дедлайнов, сам по себе влечет за собой ряд негативных последствий. Ваши сотрудники с большей вероятностью будут перегружать себя, пытаясь выполнить задачи вовремя, что приведет к нарушению баланса между работой и личной жизнью и выгоранию . Если вы не знаете, выгорание — это еще одно явление, которого следует избегать, чтобы ваша команда могла работать максимально эффективно. Одним из его основных последствий является снижение профессиональной вовлеченности, что также является следующей темой нашего обсуждения.

Снижение профессиональной активности

По мере того, как ваши сотрудники, работающие в режиме многозадачности, перегружаются и выгорают, они теряют преданность своей работе. Следовательно, они прилагают меньше усилий для правильного выполнения своих задач, что приводит к снижению качества работы. Низкий уровень профессиональной вовлеченности также приводит к высокой текучести кадров — ваши сотрудники начинают искать новые возможности. Это дорого обойдется вашему бизнесу, поскольку замена персонала может занять много времени.

Всё это подчёркивает важность управления многозадачностью в вашей компании, что может быть непросто. Однако обнаружить её довольно просто с помощью программ для учёта времени , о которых мы и поговорим далее.

Как обнаружить многозадачность с помощью тайм-трекера

Первый шаг к борьбе с многозадачностью в вашей команде — это выявление . К счастью, с помощью качественных тайм-трекеров это довольно просто, и именно это мы сейчас и рассмотрим.

Отслеживайте использование приложений и веб-сайтов

Отслеживание использования приложений и веб-сайтов вашими сотрудниками поможет вам определить, когда кто-то использует более одной платформы одновременно. Конечно, некоторые задачи могут включать несколько приложений или веб-сайтов, но большинство — нет. Следовательно, если вы заметили, что сотрудник постоянно переключается между несколькими платформами, возможно, он пытается выполнять несколько задач одновременно . Однако многозадачность может проявляться и менее продуктивно — отвлекать.

Выявляйте отвлекающие факторы и периодически делайте снимки экрана

Обнаружение отвлекающих факторов может быть очень простым с помощью качественных тайм-трекеров. Например, WebWork позволяет классифицировать различные приложения и веб-сайты как продуктивные, нейтральные или непродуктивные. Когда ваши сотрудники отслеживают своё рабочее время, приложение будет отслеживать, сколько времени они тратят на каждую метку.

Помимо автоматического отслеживания, вы можете даже выявлять отвлекающие факторы в продуктивных приложениях с помощью периодических снимков экрана . Это поможет вам убедиться, что ваши сотрудники работают над своими задачами, а не бесцельно нажимают или печатают из-за отсутствия концентрации.

Управление проектами и задачами

Управление проектами и задачами вашей компании может помочь вашим сотрудникам не сбиться с пути. Такие системы даже облегчают начало работы над крупными задачами, разбивая их на более мелкие. Некоторые крупные задания поначалу могут показаться сложными, что может привести к тому, что ваши сотрудники начнут заниматься несколькими делами одновременно, что станет одной из форм прокрастинации . Это подчёркивает важность эффективных систем управления задачами.

Используйте методы управления временем

Различные методы управления временем в команде могут помочь вашим сотрудникам работать максимально эффективно. Популярный пример — блокирование времени и тайм-боксинг, которые делят рабочий день ваших сотрудников на заранее спланированные сессии. Они обычно включают в себя перерывы, помогая вашей команде восстановить силы после интенсивной работы.

Заключительные мысли

Современные компьютеры справляются с этим превосходно, но многозадачность человека далека от идеала. Хотя она может казаться продуктивной, она имеет ряд негативных последствий, которые могут замедлить рост вашей компании. К счастью, обнаружить её довольно просто с помощью популярного инструмента для повышения производительности: программы для отслеживания времени. Имея качественный пример, вы сможете убедиться, что ваши сотрудники занимаются только одной задачей, полностью сосредоточившись на одном важном задании.