Многозадачность — это то, чем каждый из нас занимается практически ежедневно. Будь то разговор по телефону за рулем или просмотр телевизора во время обеда. Несмотря на это, многозадачность у людей не так эффективна, как может показаться. На самом деле, в профессиональной среде она может принести больше вреда, чем пользы. Если вы руководите командой сотрудников, предотвращение многозадачности может стать для вас первоочередной задачей. 

Прежде чем забегать вперед, давайте быстро разберемся с основами: что такое многозадачность?

Что такое многозадачность у человека?

Многозадачность — это простая концепция: человек может работать над несколькими делами одновременно . Она включает в себя частое переключение между различными задачами и, как уже упоминалось, это то, что мы делаем каждый день. Но то, что она широко распространена, не означает, что это лучший способ выполнения обязанностей.

Эффективна ли многозадачность?

Короче говоря, нет , многозадачность не поможет вам сделать больше за то же время. Главная причина в том, что переключение между задачами требует внимания, а это ограниченный ресурс человеческого мозга. При многозадачности вы будете неэффективно использовать свои умственные ресурсы. Вместо того чтобы сосредоточить все их на своих задачах, вы будете тратить часть на жонглирование заданиями. В результате ваша продуктивность снизится, и вы будете выполнять работу некачественно.

Более того, негативные последствия многозадачности усугубляются с возрастом. В исследовании, сравнивавшем многозадачность во время имитации вождения , пожилые люди показали гораздо худшие результаты, чем их более молодые сверстники.

Учитывая все вышесказанное, вас может смутить один момент: каково это — заниматься .

Почему многозадачность кажется эффективной?

Для многих людей одновременное выполнение нескольких задач кажется более продуктивным, чем сосредоточение на одной. Переключаясь между задачами, вы будете чувствовать, что сделали больше, чем на самом деле. Чем чаще вы переключаетесь, тем лучше себя чувствуете, создавая ложное впечатление эффективности многозадачности . Это может стать особенно проблемой после первых нескольких успешных опытов многозадачности. Затем вы привыкнете к этому ощущению и будете стремиться к нему снова и снова, решая, как распределить свое внимание между задачами.

Хотя это может привести к снижению вашей производительности, многозадачность особенно вредна для команд. Давайте рассмотрим влияние многозадачности на команды, а также почему вам может потребоваться выявлять и предотвращать её .

Влияние многозадачности на работу команд

Негативные последствия многозадачности могут быть бесчисленными в зависимости от степени её тяжести. К основным из них относятся:

• Снижение производительности
• Дальнейшие задержки
• Повышенный стресс
• Снижение вовлеченности в работу

Давайте теперь рассмотрим их более подробно, начиная с продуктивности .

Снижение производительности и эффективности

Как уже упоминалось, переключение между задачами требует определённого внимания. Это также отнимает время, которое поначалу может показаться незначительным. Но в долгосрочной перспективе каждый из этих периодов суммируется, занимая измеримую часть рабочего времени вашей команды. Многозадачность может эффективно сократить время, которое ваши сотрудники проводят на работе, замедляя их производительность.

Однако многозадачность также повлияет на качество их работы. Непрерывное внимание является важным фактором во избежание ошибок , чего трудно достичь при постоянном переключении между задачами.

Повышенная вероятность задержек

Поскольку ваши сотрудники, выполняющие несколько задач одновременно, испытывают низкую производительность, их работа будет занимать больше времени. В свою очередь, это приведет к задержкам в работе вашей команды, что может начать негативно сказываться на вашем бизнесе в целом. Это может быть особенно плохо, если ваши сотрудники работают над множеством взаимозависимых задач — то есть им часто требуется помощь коллеги, прежде чем они смогут продолжить работу. Следовательно, проекты и долгосрочные цели вашей компании могут быть отложены, если негативные последствия многозадачности останутся без контроля.

Повышенный уровень стресса и давления

Продолжая тему задержек, следует отметить, что одним из главных их последствий является стресс . По мере приближения сроков ваши сотрудники будут испытывать давление, стремясь выполнить свои задачи вовремя. У них даже может возникнуть соблазн выполнять несколько задач одновременно чаще, чем обычно, что еще больше снизит их производительность и усугубит проблему.

Стресс, вызванный приближающимися сроками, повлечет за собой множество негативных последствий. Ваши сотрудники будут чаще переутомляться, пытаясь выполнить задачи вовремя, что приведет к нарушению баланса между работой и личной жизнью и выгоранию . Если вы не знаете, выгорание — это еще одно явление, которого следует избегать, чтобы ваша команда могла работать с максимальной эффективностью. Одним из его основных последствий является снижение вовлеченности в работу, что также является предметом нашего следующего обсуждения.

Снижение вовлеченности в профессиональную деятельность

По мере того, как ваши сотрудники, выполняющие несколько задач одновременно, переутомляются и выгорают, их преданность работе снижается. В результате они прилагают меньше усилий для правильного выполнения задач, что приводит к снижению качества работы. Низкий уровень вовлеченности персонала также приводит к высокой текучести кадров — ваши сотрудники начнут искать новые возможности. Это дорого обойдется вашему бизнесу, поскольку замена персонала может быть длительным процессом.

Все эти моменты подчеркивают важность управления многозадачностью в вашей компании — задача непростая. Однако выявить ее довольно просто с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени , о котором мы поговорим далее.

Как определить многозадачность с помощью устройства для отслеживания времени

Первый шаг к решению проблемы многозадачности в вашей команде — это выявление . К счастью, это довольно просто сделать с помощью качественных систем учёта времени, которые мы сейчас и рассмотрим.

Отслеживание использования приложений и веб-сайтов

Отслеживание использования приложений и веб-сайтов вашими сотрудниками поможет вам увидеть, когда кто-то использует более одной платформы одновременно. Конечно, некоторые задачи могут включать в себя несколько приложений или веб-сайтов, но большинство — нет. Следовательно, если вы обнаружите, что сотрудник постоянно переключается между несколькими платформами, он может пытаться выполнять несколько задач одновременно . Однако многозадачность может происходить и менее продуктивным способом — из-за отвлечений.

Выявляйте отвлекающие факторы и периодически делайте снимки экрана

Выявление отвлекающих факторов может быть очень простым с помощью качественных систем учета рабочего времени. Например, WebWork позволяет устанавливать для различных приложений и веб-сайтов статусы: продуктивные, нейтральные или непродуктивные. По мере того, как ваши сотрудники отслеживают свое рабочее время, приложение будет контролировать, сколько времени они проводят на каждом из этих типов приложений.

Помимо автоматического отслеживания, вы можете даже выявлять отвлекающие факторы в продуктивных приложениях с помощью периодических скриншотов . Это поможет вам убедиться, что ваши сотрудники работают над своими задачами, а не бесцельно кликают или печатают из-за недостатка концентрации.

Управление проектами и задачами

Управление проектами и задачами вашей компании может облегчить вашим сотрудникам выполнение работы в срок. Такие системы могут даже упростить начало работы над крупными задачами, разбив их на более мелкие. Некоторые масштабные задачи могут поначалу казаться сложными, что может привести к тому, что ваши сотрудники начнут заниматься многозадачностью, откладывая дела . Это подчеркивает важность эффективных систем управления задачами.

Используйте методы управления временем

Различные методы управления временем в команде могут помочь вашим сотрудникам работать с максимальной эффективностью. Популярный пример — это тайм-боксинг, при котором рабочие дни сотрудников делятся на заранее спланированные сессии. Обычно они также включают перерывы, помогая команде восстановить силы после напряженной работы.

Заключительные мысли

Хотя современные компьютеры отлично справляются с многозадачностью, у человека это далеко не идеально. Несмотря на то, что это может казаться продуктивным, многозадачность имеет множество негативных последствий, способных замедлить рост вашей компании. К счастью, выявить это довольно просто с помощью популярного инструмента повышения производительности: программного обеспечения для учета рабочего времени. Имея качественный пример, вы сможете убедиться, что ваши сотрудники занимаются только одной важной задачей, полностью сосредотачиваясь на ней.