Управление проектами в бизнесе может быть непростой задачей. Для обеспечения успеха проекта необходимо отслеживать множество факторов, включая тему этой статьи: результаты . Результаты управления проектами бывают разных типов и видов, которые мы рассмотрим сегодня. Но сначала давайте рассмотрим основы этой концепции.
Каковы результаты управления проектами?
Результаты – это результаты, которые необходимо получить на разных этапах жизненного цикла проекта . Эти результаты могут принимать самые разные формы, во многом зависящие от типа продукта, над которым вы работаете. Каждый проект, который вы начинаете в своей компании, должен иметь как минимум один результат. Однако, особенно в случае долгосрочных проектов, ожидаемых результатов может быть гораздо больше.
Например, вы работаете над веб-сайтом. В этом случае результаты вашего проекта могут включать в себя макет дизайна, отдельные страницы и элемент заголовка.
Результаты управления проектами позволяют вам быть более организованными на протяжении всего процесса. Это, в свою очередь, поможет вам эффективнее достигать своих целей. Кстати, цели и результаты — это два очень похожих понятия. Поэтому специалисты часто путают их. Давайте теперь рассмотрим различия между ними.
Результаты и цели управления проектами
Главное различие между целями и результатами проекта заключается в сроках их достижения. Как правило, цели достигаются ближе к завершению проекта. В результате это довольно значимые достижения. Результаты же могут находиться на любой стадии жизненного цикла проекта — от начала до конца. Это плавно подводит нас к следующей теме обсуждения: различным типам результатов в управлении проектами.
Типы результатов управления проектами
Результаты управления проектами могут быть самыми разными. Мы рассмотрим три способа их классификации:
- Внутренний против внешнего
- Материальное против нематериального
- Процесс против продукта
Внутренние и внешние результаты
Внутренние и внешние результаты проекта просто указывают на то, для кого предназначен ожидаемый результат. Эти два понятия названы интуитивно: внутренние предназначены для внутреннего использования, а внешние — для клиента. Примером внутреннего результата являются конкретные рекомендации по поддержке продукта. Внешние результаты, в свою очередь, могут быть чем угодно: от программного обеспечения до материальных продуктов. Говоря о материальных результатах, это наш следующий пункт обсуждения.
Материальные и нематериальные результаты
Существует несколько способов определения материальных и нематериальных результатов в управлении проектами. Более распространённый подход следует изначальному значению слова «материальный»: то, что можно потрогать. Следуя этой логике, физический прототип можно считать материальным результатом. Программное обеспечение, в свою очередь, считается нематериальным.
Другие определения материальных и нематериальных результатов относят неизмеримые результаты к материальным. Это конечные продукты различных этапов проекта. Нематериальные же результаты, с другой стороны, позволяют измерять прогресс в достижении конкретной цели, например, увеличения дохода.
Процесс против результатов продукта
Как и внутренние и внешние результаты, результаты процесса и продукта не требуют объяснений. Результат процесса — это то, что может потребоваться на протяжении всего жизненного цикла проекта. Результат продукта, с другой стороны, обычно достигается в конце проекта, когда вы готовы предоставить конечный продукт.
Почему следует определять результаты в управлении проектами
Чёткое определение ожидаемых результатов поможет вашим сотрудникам оставаться организованными. Это, в свою очередь, поможет вам на следующих важных этапах работы над проектом:
- Отслеживание прогресса в работе вашей команды над проектом
- Повышение прозрачности в отношениях с клиентами и партнерами
- Обеспечение окончательных стандартов качества и устранение любых недостатков
Отслеживание прогресса
Мониторинг хода реализации проектов критически важен для обеспечения их успеха. Независимо от того, будете ли вы делать это вручную или с помощью инструмента управления проектами , определение чётких результатов упростит вашу работу. Вы можете устанавливать сроки для различных ожидаемых результатов и отслеживать даты их получения. Делайте это на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы своевременно выявлять узкие места в производительности. Следовательно, ваши проекты с большей вероятностью будут завершены задолго до наступления сроков.
Повышение прозрачности в отношениях с клиентами
Если вы работаете над проектом для конкретного клиента, крайне важно установить чёткие сроки выполнения. Это придаст вашему клиенту больше уверенности на протяжении всего процесса. Он сможет запросить любые корректировки, прежде чем станет слишком поздно, что также будет весьма полезно для вашей команды. Чёткий график выполнения результатов обеспечит более качественное взаимодействие с клиентами и повысит их лояльность к вашей компании.
Обеспечение окончательных стандартов качества
Определение результатов на разных этапах проекта упростит оценку качества его итоговых результатов. Анализируя качество каждого из этих результатов, вы сможете разделить работу вашей команды по контролю качества на более мелкие этапы. Помимо упрощения работы ваших сотрудников, проверка качества на нескольких этапах поможет вам своевременно выявлять и устранять любые недостатки.
Распространенные проблемы с результатами работы в управлении проектами
Разобравшись, почему следует определить результаты, давайте теперь рассмотрим несколько проблем, с которыми вы можете столкнуться при этом. Вот некоторые из них:
- Нечетко сформулированные ожидания : клиенты часто не могут четко обозначить свои ожидания от проекта. Это может привести к дублированию работы вашей команды и замедлению ее работы.
- Отсутствие коммуникации со стороны клиента : продолжая тему коммуникации, стоит отметить, что некоторые клиенты не справляются с ней как на начальном этапе, так и на протяжении всего жизненного цикла своих проектов. Как и в предыдущем пункте, это может замедлить работу вашей команды.
- Расползание масштабов проекта : вы, вероятно, знакомы с концепцией расползания масштабов проекта. То, что начинается как относительно небольшой проект, может быстро перерасти в нечто гораздо более масштабное.
К счастью, минимизировать последствия этих проблем довольно просто с помощью определенных инструментов повышения производительности: программного обеспечения для отслеживания времени .
Настройка результатов управления проектами с помощью отслеживания времени
Тайм-трекеры в решениях для управления проектами могут значительно упростить определение результатов. Вот несколько этапов управления проектами, где отслеживание времени может быть полезным:
- Выявление и определение результатов
- Установление сроков и ожиданий
- Назначение сотрудников, ответственных за результаты
Выявление и определение результатов
Первый шаг к достижению результатов проекта — это их определение. Это подразумевает разделение проекта на более мелкие части и определение конечных целей для каждой из них. Вам также следует определить ключевые детали каждого ожидаемого результата. Они будут существенно различаться для разных типов результатов. Например, вы можете установить целевой объём и формат для отчёта или плана действий. С другой стороны, вы можете установить только крайний срок для конкретной функции программного обеспечения. Сроки, как удобно, станут нашей следующей темой для обсуждения.
Установление сроков и ожиданий
Определив, чего вы хотите достичь и как, приступайте к установке сроков. Это позволит вам установить сроки выполнения проекта, которые затем можно будет использовать для отслеживания прогресса вашей команды. Важно, чтобы все члены вашей команды знали о сроках. Это поможет им понимать, чего ожидать в своей повседневной работе, чтобы обеспечить успешное завершение проекта.
Назначение сотрудников, ответственных за результаты.
Во многих самых успешных компаниях мира за результаты управления проектами часто отвечает ответственный. Этим сотрудникам назначается роль владельца. Это означает, что они координируют работу по достижению конкретного результата. Однако владелец не обязательно должен работать над достижением своих целей напрямую.
Заключительные мысли
Чётко определённые результаты в управлении проектами помогут вашей команде оставаться организованной. Они помогут вам отслеживать ход выполнения проектов в вашей компании и гарантировать своевременное достижение поставленных целей. Вы можете ещё больше упростить свою работу, используя тайм-трекер с мощными функциями управления проектами и задачами, например, WebWork. Это поможет вам завершать проекты вовремя и ускорить рост вашей организации.
