Если вы владелец малого бизнеса с большими амбициями, вы, вероятно, знаете, насколько важно грамотное управление временем . Но это может быть непросто, когда у вас много дел. К ним относятся отслеживание последних тенденций, продвижение своего присутствия в интернете, управление сотрудниками и общение с клиентами. Другими словами, всё, что бизнес должен делать в XXI веке. Мы знаем, как это сложно! Вот 4 стратегии управления временем, которые помогут вам в вашем плотном графике.
1. Расставьте приоритеты задач по срочности и важности
Слышали ли вы знаменитую историю о светофорах в офисе? Алан Малалли, бывший генеральный директор Ford Motor Company, применил её во время своей работы в автопроизводителе. Это прекрасный пример того, как простые стратегии управления временем могут повысить производительность.
Разделите задачи вашей команды на зеленые, желтые и красные в соответствии с их важностью .
Начните с красных, переходите к желтым и заканчивайте зелеными.
Расстановка приоритетов по степени срочности позволит вам стабильно соблюдать сроки. Поэтому помните о системе светофора для управления временем. При правильном использовании она творит чудеса.
2. Используйте правило 80/20 для максимальной эффективности времени
Доказано, что 20% наших действий в течение дня обеспечивают 80% результата. Поэтому важно определить эти задачи и расставить их по приоритетам.
Расстановка приоритетов в задачах, которые могут обеспечить 80% результатов вашего дня, поможет вам успевать больше. Этот совет по тайм-менеджменту принесёт огромную пользу вашей команде, способствуя повышению производительности .
3. Делегируйте задачи, чтобы сэкономить время и повысить производительность
Делегирование — одна из основных проблем управления временем в малом бизнесе . У вас может возникнуть множество вопросов по этому поводу, например:
Что делегировать? Кому делегировать? Стоит ли тратить время на проверку задачи?
Чтобы упростить процесс, классифицируйте задачи по степени сложности и сгруппируйте их по:
- Задачи, которые можете выполнить только вы
- Те, которые другой человек может сделать с вашей помощью
- Задачи, которые другой человек может выполнить самостоятельно
Это поможет вам определить задачи, которые вы можете вычеркнуть из своего планировщика и облегчить себе работу.
Имейте в виду, что вам потребуется потратить некоторое время на обучение сотрудников . Но если вы найдёте подходящего человека, это окупится в долгосрочной перспективе. Нанимайте людей, которым вы можете доверять, и с уверенностью делегируйте полномочия.
4. Используйте инструменты отслеживания времени и совместной работы в команде
Даже если ваша команда небольшая, вам всё равно необходимо поддерживать эффективность совместной работы. Поэтому будьте внимательны при выборе подходящих инструментов.
Какой основной инструмент совместной работы используется в вашем малом бизнесе? Инструмент email-маркетинга ? Социальная сеть, например, Facebook ? Или, может быть, приложение для обмена сообщениями, например, Slack? Регулярно ли вы отслеживаете время ? Нужно ли вам отдельное программное обеспечение для повышения производительности ?
Такие инструменты, как WebWork Time Tracker, объединяют функции отслеживания времени, мониторинга производительности и коммуникации в одном месте — идеально подходят для небольших команд, стремящихся к эффективности.
Подумайте над этими вопросами и дайте себе чёткие ответы. Это поможет вам извлечь максимальную пользу из любых советов по управлению временем, которые вы решите применить в будущем.
В заключение
После того, как вы будете следовать этим советам по управлению временем в течение определённого периода, проанализируйте результаты. Вы определите основные причины потери времени, отвлекающие факторы и факторы, мешающие развитию вашего бизнеса. Никогда не сдавайтесь и максимально оптимизируйте свой рабочий график
Готовы применить эти советы на практике? Попробуйте WebWork Time Tracker бесплатно и управляйте временем своей команды эффективнее, чем когда-либо.
