Если вы владелец малого бизнеса с большими амбициями, вы, вероятно, знаете, насколько важно уметь эффективно временем . Но это может быть непросто, когда у вас много задач. К ним относятся отслеживание последних тенденций, продвижение вашего веб-сайта, управление сотрудниками и общение с клиентами. Другими словами, всё, что нужно делать бизнесу в XXI веке. Мы знаем, как это сложно! Вот 4 стратегии управления временем, которые помогут вам справиться с напряженным графиком.
1. Расставьте задачи по приоритетам: срочности и важности
Слышали ли вы знаменитую историю об использовании светофоров в офисе? Алан Мулалли, бывший генеральный директор Ford Motor Company, внедрил этот метод во время своей работы в автомобильной компании. Это прекрасный пример того, как простые стратегии управления временем могут повысить производительность.
Распределите задачи вашей команды по категориям: зеленые, желтые и красные в зависимости от их важности .
Начните с красных, перейдите к желтым и завершите зелеными.
Расстановка приоритетов задач по степени срочности позволит вам неизменно соблюдать сроки. Поэтому помните о системе светофора для управления временем. При правильном использовании она может творить чудеса.
2. Используйте правило 80/20 для максимальной эффективности использования времени
Доказано, что 20% нашей работы в течение дня приносит 80% результатов. Поэтому важно определить эти задачи и расставить приоритеты.
Расстановка приоритетов в задачах, которые могут принести вам 80% результатов за день, поможет вам сделать больше за день. Этот совет по управлению временем принесет много пользы вашей команде, приведя к повышению производительности .
3. Делегируйте задачи, чтобы сэкономить время и повысить производительность
Делегирование задач — одна из главных проблем управления временем в малом бизнесе . У вас может возникнуть множество вопросов по этому поводу, например:
Что мне следует делегировать? Кому мне следует делегировать? Стоит ли тратить время на проверку задачи?
Для упрощения процесса классифицируйте задачи по уровню сложности и сгруппируйте их по следующим критериям:
- Задачи, которые можете выполнить только вы
- То, что другой человек может сделать с вашей помощью
- Задачи, которые другой человек может выполнить самостоятельно
Это поможет вам определить задачи, которые можно вычеркнуть из своего ежедневника и тем самым снизить нагрузку.
Помните, что вам потребуется некоторое время на обучение сотрудников . Но если вы найдете подходящего человека, в долгосрочной перспективе это окупится. Нанимайте людей, которым вы можете доверять, и делегируйте задачи с уверенностью.
4. Используйте инструменты для отслеживания времени и командной работы
Даже если ваша команда небольшая, вам все равно необходимо поддерживать эффективность совместной работы. Поэтому будьте внимательны при выборе подходящих инструментов.
Какой основной инструмент для совместной работы использует ваш малый бизнес? Это email-маркетинг ? Социальная сеть, например, Facebook ? Или, может быть, мессенджер, такой как Slack? Вы регулярно отслеживаете рабочее время ? Вам нужно отдельное программное обеспечение для повышения производительности ?
Такие инструменты, как WebWork Time Tracker, объединяют в одном месте отслеживание времени, мониторинг производительности и функции коммуникации — идеально подходят для небольших команд, стремящихся к повышению эффективности.
Подумайте над этими вопросами и сформулируйте для себя конкретные ответы. Это поможет вам извлечь максимальную пользу из любых советов по управлению временем, которые вы решите внедрить в будущем.
В заключение
После того, как вы некоторое время будете следовать этим советам по управлению временем , проанализируйте результаты в конце. Вы выявите основные факторы, отнимающие время, отвлекающие внимание и мешающие развитию вашего бизнеса. Никогда не сдавайтесь и оптимизируйте свой рабочий график до предела.
Готовы применить эти советы на практике? Попробуйте WebWork Time Tracker бесплатно и управляйте временем вашей команды эффективнее, чем когда-либо.
