Управление временем важно в любой профессиональной сфере. Но особенно важно оно в командах. Грамотное управление временем в вашей команде может способствовать ускорению роста вашего бизнеса.

В этой статье мы рассмотрим несколько лучших методов управления временем для команд. Мы расскажем, как они помогут вам повысить производительность труда и получить максимальную отдачу от ваших сотрудников.

Лучшие методы управления временем для команд

Давайте сразу перейдем к нашей основной теме и рассмотрим несколько методов управления временем, которые вы можете использовать в своей команде.

Тайм-боксинг/Тайм-блокинг

Time Boxing и Time Blocking — две очень похожие стратегии. Обе они делят время вашей команды на небольшие отрезки. Затем вам нужно назначить задачи или группы задач каждому подразделению. Это позволит вам организовать обязанности сотрудников и ускорить прогресс. Обычно специалисты используют Time Boxing для разделения более длительных периодов , например, недель. Time Blocking, с другой стороны, обычно используется для более коротких периодов и групп задач, а не для отдельных задач.

Оба этих метода управления временем помогут вашей команде расставить приоритеты в задачах . Это позволит не тратить слишком много времени на второстепенные задачи, оставляя достаточно времени для срочных. В результате ваши сотрудники смогут избежать стрессовых ситуаций и переработок.

Тематика дня

Тематическое планирование дня — ещё один популярный метод управления временем. Он подразумевает распределение времени по темам для работы над одним типом задач за раз. Это могут быть однотипные задачи, например, встречи, так и задачи, связанные с конкретным проектом . Эта стратегия поможет вашим сотрудникам лучше сосредоточиться и эффективнее выполнять задачи. Её также легко интегрировать в свой график, поскольку распределение времени по темам довольно просто.

При планировании дня важно учитывать повторяющуюся работу. Группировка очень похожих задач может стать утомительной для вашей команды. Избегайте этого, так как подобные задачи могут привести к низкой вовлеченности сотрудников .

Техника Помодоро

Многие профессионалы по всему миру используют технику «Помидора». Она предполагает разделение дня на циклы работы и перерывов, называемые «помидорами». Типичный «помидор» включает 25 минут работы с последующим 5-минутным перерывом. Более того, техника тайм-менеджмента также предполагает более длительный перерыв после завершения четырёх циклов.

Основная цель техники «Помидора» — улучшить концентрацию внимания . Эта стратегия поможет вашей команде повысить качество работы и общую производительность. Кроме того, её довольно легко освоить: для этого не потребуется ничего, кроме таймера.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это, скорее, стратегия управления задачами , но она также положительно повлияет на управление временем вашей команды. Её часто называют матрицей приоритетов. Она предполагает разделение задач на четыре группы: важные и срочные , важные, но не срочные , неважные и срочные , и неважные и не срочные . Затем необходимо выполнить задачи из первой группы, запланировать вторую, делегировать третью и избавиться от задач из четвёртой.

Матрица приоритетов поможет вашей команде сосредоточить время на важных задачах . Как и другие методы управления временем, она поможет вашим сотрудникам избегать стрессовых ситуаций. Это окажет огромное положительное влияние на вашу компанию и её развитие.

Как использовать методы управления временем с помощью тайм-трекера?

Программное обеспечение для учёта рабочего времени может быть очень полезным, если вы хотите использовать методы управления временем в своей компании. Оно поможет вам планировать графики и разрабатывать конкретные шаги для ваших сотрудников. Это поможет повысить эффективность производительность вашего бизнеса .

Помимо планирования, тайм-трекер поможет вам гарантировать, что члены вашей команды придерживаются выбранной вами методики. Это особенно важно для такой методики управления временем, как « Помодоро» , где периодические перерывы имеют решающее значение. Многофункциональный тайм-трекер, такой как WebWork, также может помочь в управлении задачами для такой стратегии, как «Тема дня» .

На что обратить внимание при выборе тайм-трекера, чтобы использовать методы управления временем?

Давайте теперь рассмотрим, на что следует обращать внимание при выборе тайм-трекера, чтобы внедрить методы управления временем в своей компании.

Функциональность

Функциональность — всегда важный фактор при выборе системы учёта времени. Наличие множества отслеживания поможет вам максимально эффективно использовать ресурсы вашей команды. Трекеры, которые также могут отображать собранные данные в различных отчётах, помогут вашему бизнесу работать ещё эффективнее. Например, WebWork предлагает более десятка подробных отчётов. С их помощью вы сможете получить чёткое представление о том, куда движется ваша команда и насколько эффективно она работает.

Цена

Хотя многие системы отслеживания времени предлагают широкий функционал, лишь немногие предлагают его по доступной цене . Поэтому стоит рассмотреть систему с несколькими ценовыми категориями. Например, WebWork предлагает три тарифных плана, начиная всего с 3,99 доллара США за пользователя в месяц. Это делает его доступным для множества команд, независимо от их отрасли и размера.

Масштабируемость

По мере того, как вы начнёте использовать методы тайм-менеджмента в своей компании, вашей команде будет расти . Поэтому масштабируемость — ещё один важный фактор при выборе тайм-трекера. Большинство приложений для отслеживания без проблем подойдут для больших команд с большим количеством задач. Тем не менее, перед покупкой приложения всё же стоит перепроверить этот вопрос.

Заключительные мысли

Оптимальное управление временем важно для команд, стремящихся к росту. Внедрение эффективной методики тайм-менеджмента может принести вашей команде множество преимуществ, включая повышение производительности, улучшение качества и многое другое. Внедрить эти стратегии довольно просто, особенно если вы используете тайм-трекер. Программное обеспечение для отслеживания времени может дать вам множество других положительных эффектов, что делает его выгодной инвестицией в долгосрочной перспективе.