Чем вы занимались всю неделю?

Этот вопрос волнует многих сотрудников в конце каждой рабочей недели, когда они открывают свои табели учета рабочего времени.

Изначально табели учета рабочего времени были разработаны для более простой цели: регистрации посещаемости, расчета заработной платы и соблюдения трудового законодательства. Некоторые компании до сих пор используют табели учета рабочего времени именно таким образом. Сотрудники отмечают начало и конец рабочего дня, регистрируют восемь часов работы в день и добавляют сверхурочную работу или отсутствия по мере необходимости. Затем эта информация передается в отдел кадров в конце расчетного периода.

В этом случае в табелях учета рабочего времени задается вопрос: Где вы были?

Но в случае с рабочими местами, ориентированными на знания, проектную работу и удаленную работу, вопрос сводится к следующему: как вы провели свое время?

Ответ зависит от каждого члена команды, у каждого из которых свой стиль работы, роль и задачи. А когда компания полагается на ручное или полуавтоматическое ведение табелей учета рабочего времени, особенно при работе над проектами или задачами, сотрудникам приходится отслеживать время по-своему, в том числе:

• Анализ истории браузера, электронной почты, журналов чатов и других цифровых временных меток
• Использование рабочих календарей не только для проведения встреч, но и для планирования задач, включая «блокировку времени», для сохранения концентрации внимания
• Документирование работы сразу после ее завершения, либо непосредственно в табель учета рабочего времени, либо в собственные заметки
• Выделение полдня или целого дня на один проект упрощает учет рабочего времени
• Оценка затраченного времени на основе памяти или результатов работы, особенно для тех, кто склонен к прокрастинации и задерживает заполнение табелей учета рабочего времени

Некоторые из этих методов более подвержены ошибкам. При заполнении табелей учета рабочего времени сотрудники склонны округлять рабочие часы, переоценивать задачи или недооценивать перерывы — не обязательно из-за нечестности, а в ответ на систему, в которой учет рабочего времени не интегрирован в рабочий процесс.

Если умножить это на показатели отдельных лиц, команд и бюджетов, неточность станет очевидной. 

Это первая и самая распространенная ошибка при заполнении табелей учета рабочего времени: просьба к сотрудникам восстановить свою рабочую деятельность по памяти.

Ошибка № 1: Восприятие памяти как данных

Многие сотрудники склонны откладывать заполнение табелей учета рабочего времени в сторону, отдавая предпочтение более важной работе.

Они просматривают документы, отвечают на сообщения, переключаются между инструментами и меняют направление своей работы в течение дня, а иногда даже в течение одного часа. 

Затем, из соображений соблюдения формальностей, они заполняют табели учета рабочего времени, уже не помня, чем занимались после напряженной рабочей недели.

Как они оценивают большую часть проделанной работы по временным блокам? Как они количественно определяют срочное электронное письмо, внезапно пришедшее в середине работы, рабочий кризис, который нужно было решить как можно быстрее, или коллегу, внезапно попросившего о помощи?

Ручной и полуавтоматический учет рабочего времени требует от сотрудников отчитываться о производительности именно таким образом, без надлежащей системы, которая могла бы делать это за них.

Некоторые сотрудники также склонны переоценивать свою производительность. Они помнят, что за день сделали много, но многие из этих задач могут быть поверхностной работой — ответы на электронные письма, организация файлов или участие в совещаниях. Бывают случаи, когда некоторые члены команды не выполняют необходимую глубокую работу для завершения этапов и продвижения проекта.

Ошибка № 2: Приоритет оптики над точностью

Сотрудники узнают, что допустимо указывать в табеле учета рабочего времени, а что следует опускать.

Например, некоторые сотрудники предпочитают не сообщать о сверхурочных часах или чрезмерном времени, затраченном на выполнение одной задачи, опасаясь, что руководители сочтут их неэффективными. Это может привести к тому, что руководители не будут знать о том, что члены их команды уже испытывают проблемы с выгоранием или чрезмерной рабочей нагрузкой.

С другой стороны, некоторые сотрудники могут завышать количество отработанных часов. Такое поведение характерно для проектов с высокой оплатой и высокой степенью видимости. Табели учета рабочего времени становятся способом продемонстрировать приложенные усилия или согласовать ожидания, даже если фактическая работа этого не отражает или если большая часть заслуг должна принадлежать другим членам команды. 

В таком случае данные становятся ненадежными для таких оценок, как аттестация сотрудников и продвижение по службе.

Ложные отчеты также могут иметь место, когда сотрудники недорабатывают, указывая два часа работы с клиентами, хотя ушли из офиса на 20 минут раньше. По их мнению, это было всего 20 минут, и не было необходимости сообщать об этом перерыве.

Устаревшие табели учета рабочего времени отражают социально приемлемую золотую середину , которая привлекает наименьшее внимание со стороны руководителей, даже если есть основания для беспокойства.

Ошибка № 3: Восприятие табелей учета рабочего времени как простого подтверждения соответствия требованиям

Для многих компаний табели учета рабочего времени существуют в основном для соблюдения нормативных требований, таких как обработка заработной платы, выставление счетов клиентам, аудиты или внутренний контроль. Табели учета рабочего времени становятся не более чем формальностью. 

Многие сотрудники могут даже не осознавать, зачем вообще нужны табели учета рабочего времени. Они округляют часы, сжимают задачи или сглаживают несоответствия, полагая, что мелкие неточности не имеют реальных последствий. Для них табели учета рабочего времени — это просто еще одно административное требование.

Рассматривая табели учета рабочего времени лишь как формальность, организации упускают из виду огромный объем данных и ценную информацию о том, как работают люди и как функционируют команды.

Платформы для учета рабочего времени, такие как WebWork, позволяют компаниям отвечать на вопросы, на которые большинство ручных табелей учета рабочего времени ответить не могут: Что происходит в течение одного рабочего дня? Возникают ли задержки и узкие места? Какие команды перегружены, а какие недоиспользованы?

Эти вопросы дают более глубокое понимание ситуации, чем вопрос о том, работала ли вся команда все восемь часов.

Более эффективный учет рабочего времени решает основную проблему: большая часть работы носит гибкий, нелинейный характер и подвержена перерывам. 

Вместо того чтобы просить сотрудников запоминать произошедшее, компаниям необходимо инвестировать в систему, которая отслеживает рабочую деятельность в режиме реального времени – тихо, пассивно и без постоянного требования обратную связь.

WebWork для учета рабочего времени сотрудников делает это автоматически для компаний. Оно может предоставить все необходимые данные для табеля учета рабочего времени, такие как смены с 8 до 17, перерывы и периоды простоя. В результате табели заполняются гораздо быстрее. Компаниям не нужно ждать, пока каждый сотрудник отправит свой табель в конце расчетного периода.

Но WebWork позволяет организациям не только отслеживать время, но и контролировать задачи и сроки их выполнения с помощью системы управления задачами для сотрудников . Она автоматически записывает время, как только сотрудники начинают работать над задачей. Это особенно полезно для удаленных команд , чтобы следить за ходом выполнения.

А для тех, кто хочет получить анализ или представление о цифрах, WebWork предлагает нечто большее, чем просто отслеживание рабочей активности — платформа имеет инструмент на основе искусственного интеллекта , который интерпретирует данные. Руководители могут просто задавать вопросы, чтобы получать мгновенные и персонализированные ответы о производительности своей команды.

С WebWork сотрудникам больше не нужно объяснять, сколько времени они проводят за работой. Компании и так об этом знают.