Многие компании используют сменный график работы сотрудников для круглосуточной . Он может играть решающую роль в успехе или провале компаний во многих отраслях. Если вы хотите использовать сменный график работы персонала в своей организации, вас может заинтересовать вопрос, как сделать это эффективно .

В этой статье мы подробно рассмотрим тему составления графиков работы сотрудников . Мы посмотрим, как это можно настроить с помощью системы учета рабочего времени, и изучим ключевые моменты, такие как различные типы смен.

Основы составления графиков смен для сотрудников

Начнём с основ. График смен сотрудников позволяет бизнесу оставаться работоспособным дольше обычного, как правило, даже круглосуточно. По сути, это планы того, как вы будете обеспечивать работу вашей компании в определённое время суток в будущем. Графики смен сотрудников могут даже играть важную роль в управлении временем вашей команды . Это особенно актуально при планировании совместных задач, таких как совещания.

Для внедрения таких графиков вам потребуется учесть несколько моментов. Один из самых важных — наличие достаточного количества персонала для всех смен. Если вы впервые составляете графики смен для сотрудников, вам может потребоваться нанять больше людей.

Прежде чем принимать решение о расширении команды, важно определить, подходит ли для вашей компании график работы по сменам.

Кому больше всего подходят графики смен для сотрудников?

Хотя графики работы сотрудников посменно подходят практически для всех профессий, они наиболее эффективны для тех, кто постоянно востребован. К ним относятся специалисты в сфере здравоохранения и поддержки клиентов . Предприятия, которым не нужно работать весь день, но которые выигрывают от более длительного рабочего времени, также часто используют посменный график. Это касается как традиционных компаний в самых разных отраслях, таких как розничная торговля, гостиничный бизнес и общественное питание.

Помимо этого, компаниям, использующим традиционные графики работы, иногда также требуется расширять часы работы. Возможно, вам это понадобится в период высокого спроса . Типичный пример — праздничный сезон в начале года, когда люди по всему миру покупают подарки. В таких случаях следует использовать сезонный график смен для сотрудников, о котором мы подробнее поговорим чуть позже.

Составление графика смен сотрудников с помощью системы учета рабочего времени

Теперь давайте рассмотрим, как можно составить график смен сотрудников, используя популярный инструмент повышения производительности: программное обеспечение для учета рабочего времени .

Определите свои потребности

Первый шаг к внедрению чего-либо в вашем бизнесе — это определение ваших потребностей. В частности, в отношении планирования смен сотрудников вам следует определить, как долго и когда вы хотите, чтобы ваша компания работала. Например, вам может потребоваться круглосуточная работа или лишь небольшое увеличение производительности вашей команды в пиковый сезон . Ваши потребности будут определять множество важных решений в вашей стратегии планирования смен, например, потребуется ли вам нанимать дополнительный персонал.

Назначайте смены с помощью системы учета рабочего времени

После определения целей вы можете начать назначать смены. Для этого с помощью системы учета рабочего времени вам понадобится решение, предлагающее соответствующую функцию, например, система планирования смен для сотрудников WebWork . Просто создайте смены, которые вы хотите предложить своим сотрудникам, и начните их назначать. Вы можете создавать графики смен различными способами. Один из самых популярных способов — назначение вашей команде сменной работы, что означает, что сотрудники будут работать в разные смены изо дня в день.

Периодически пересматривайте и корректируйте

После составления графика смен для сотрудников следует оценить его влияние на ваш бизнес. Периодическая оценка поможет убедиться, что ваша компания получает выгоду от сменной работы. Если вы заметите какие-либо негативные изменения, важно своевременно пересмотреть свою стратегию, чтобы избежать долгосрочного вреда для ваших сотрудников и организации. 

Различные типы смен для сотрудников

Составление графика работы сотрудников может включать множество различных типов смен. Давайте кратко рассмотрим несколько наиболее распространенных из них.

Дневные, вечерние и ночные смены

Эти три типа рабочих смен наиболее распространены во всем мире. Их названия говорят сами за себя и описывают временной промежуток, который они охватывают. Стандартизированного времени начала и окончания смен нет, но дневные смены обычно начинаются примерно с 8:00 до 10:00 . Вечерние смены начинаются примерно с 16:00 до 18:00 , а ночные — в полночь или немного позже.

Смены в выходные дни

Сменная работа в выходные дни также довольно распространена в различных отраслях. Как следует из названия, такие смены продлевают рабочее время сотрудников на субботу и воскресенье . Они не обязательно включают нетрадиционные графики, такие как вечерние или ночные смены. Но их можно комбинировать, если вашему бизнесу это необходимо для круглосуточной работы.

Временные смены

Временные изменения в графике работы довольно просты. Они используются для удовлетворения возросшего спроса, как правило, в сезонный период. Как уже упоминалось, распространенный пример — это праздничный сезон в начале года. Розничные предприятия смогут извлечь из этого наибольшую выгоду.

Другие типы графиков работы

Помимо упомянутых выше смен, ваша компания может использовать несколько других графиков работы для достижения целевых показателей производительности.

Гибкий рабочий график

Гибкий график работы позволяет вашим сотрудникам работать тогда, когда им удобно. Это помогает им выполнять свои задачи в то время, когда они наиболее продуктивны в течение дня, что для разных людей может быть разным.

График работы на неполный рабочий день

Наём сотрудников на неполный рабочий день может стать отличным способом повышения общей производительности вашей компании. Вы можете назначать нестандартные смены своим сотрудникам, работающим неполный рабочий день, что значительно упростит продление рабочего времени вашего предприятия.

Двойная смена

Концепция двойной смены довольно проста. Она подразумевает, что сотрудники работают в две смены подряд, например, дневную и вечернюю. Такие графики также могут способствовать достижению целей по повышению производительности, но они сопряжены с рядом проблем.

Типичные проблемы, связанные с составлением графиков смен для сотрудников

Внедрение любой новой стратегии в вашем бизнесе сопряжено с трудностями. Это касается и составления графиков работы сотрудников, где одной из главных проблем является здоровье персонала.

проблемы со здоровьем сотрудников

Проблемы со здоровьем обычно возникают, когда сотрудникам приходится работать в ночное время. Это нарушает цикл сна и бодрствования человека, известный как циркадный ритм. Помимо негативного влияния на сон, такой сменный график работы может нанести вред здоровью и другими способами.

Чтобы свести к минимуму эти последствия, постарайтесь сократить количество рабочих дней в ночную смену для каждого члена вашей команды. Кроме того, следует предоставить сотрудникам ночной смены большую гибкость в графике работы.

Учет предпочтений и потребностей

Сбалансировать потребности вашей компании с предпочтениями сотрудников может быть непросто. Многие специалисты предпочитают работать днем ​​по разным причинам, одна из которых – упомянутые выше проблемы со здоровьем . Это, в свою очередь, может привести к трудностям в выполнении определенных смен, которые следует планировать заранее. К счастью, это не должно быть слишком сложно. Большинство предприятий испытывают наибольший спрос на свои услуги в обычные рабочие часы. Это означает, что нехватка персонала в ночное время в большинстве случаев не должна повлиять на вашу работу.

Изменения в последнюю минуту

Еще одна распространенная проблема при составлении графика смен — это необходимость справляться с изменениями в последнюю минуту. Например, сотрудники могут заболеть , поэтому крайне важны резервные планы для обеспечения круглосуточной работы. Всегда следует иметь список людей, готовых заменить отсутствующих сотрудников в определенные часы дня.

Управление заработной платой

Если ваши сотрудники работают посменно, управление заработной платой может стать довольно сложной задачей. Особенно это касается случаев, когда вы сочетаете сменную работу с гибким графиком. В таких случаях вам потребуется рассчитывать отработанные часы , чтобы выплачивать сотрудникам заработную плату. К счастью, это можно сделать и с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени.

Преимущества эффективного планирования смен для сотрудников

Прежде чем завершить эту статью, давайте рассмотрим преимущества эффективной стратегии составления графика работы сотрудников.

Улучшение показателей эффективности бизнеса

Очевидным преимуществом эффективного графика работы сотрудников является повышение общей производительности . Благодаря более длительной работе вы сможете продать больше своей продукции. Ваша команда будет работать с большим количеством клиентов, что приведет к ощутимому увеличению выручки вашей компании.

Повышение удовлетворенности сотрудников

Хотя на первый взгляд это может показаться нелогичным, некоторые специалисты могут предпочитать нетрадиционные условия работы. В конце концов, возможность отдохнуть, пока большинство других работают, безусловно, имеет свои преимущества. Повышение удовлетворенности также положительно скажется на вовлеченности сотрудников , что, в свою очередь, принесет вашему бизнесу множество других преимуществ.

Заключительные мысли

Графики смен сотрудников могут играть важную роль в некоторых компаниях. Они позволяют оставаться работоспособными круглосуточно или в течение любого другого длительного периода времени. В свою очередь, ваша организация сможет воспользоваться большим количеством возможностей, увеличить продажи и прибыль. Хотя использование графиков смен сотрудников сопряжено с некоторыми трудностями, его преимущества оправдывают себя в долгосрочной перспективе.