Многие компании используют графики смен для круглосуточной . Они могут играть решающую роль в успехе или неудаче компаний во многих отраслях. Если вы хотите использовать графики смен в своей организации, вам, вероятно, интересно, как сделать это эффективно .

В этой статье мы подробно рассмотрим тему планирования смен сотрудников . Мы рассмотрим, как настроить его с помощью тайм-трекера, а также рассмотрим такие ключевые моменты, как различные типы смен.

Основы графиков смен сотрудников

Давайте начнём с основ. График смен сотрудников позволяет компании продолжать работу дольше обычного, как правило, даже круглосуточно. По сути, это планы того, как ваша компания будет работать в определённое время суток в будущем. Графики смен сотрудников могут даже играть важную роль в управлении временем вашей команды . Это особенно актуально при планировании совместных задач, таких как совещания.

Чтобы внедрить такие графики, вам необходимо учесть несколько факторов. Один из самых важных — наличие достаточного количества сотрудников для всех смен. Если вы впервые составляете графики смен, вам может потребоваться нанять больше сотрудников.

Прежде чем принять решение о расширении команды, важно определить, подходит ли вашей компании сменный график работы.

Кому больше всего подходят сменные графики работы сотрудников?

Хотя графики смен сотрудников можно использовать практически во всех профессиях, они лучше всего подходят тем, кто востребован постоянно. К ним относятся специалисты в сфере здравоохранения и поддержки клиентов . Компании, которым не нужно работать весь день, но которые получают выгоду от более продолжительного рабочего дня, также часто используют график смен. К ним относятся традиционные компании из самых разных отраслей, таких как розничная торговля, гостиничный бизнес и общественное питание.

Кроме того, компаниям, использующим традиционный график работы, иногда приходится расширять часы работы. Возможно, вам стоит сделать это в период высокого спроса . Типичный пример — праздничный сезон в начале года, когда люди по всему миру спешат за подарками. В таких случаях следует использовать сезонный график смен, о котором мы подробнее расскажем далее.

Настройка графика смен сотрудников с помощью тайм-трекера

Теперь давайте рассмотрим, как можно составить график смен сотрудников, используя популярный инструмент повышения производительности: программное обеспечение для учета рабочего времени .

Определите ваши потребности

Первый шаг к внедрению чего-либо в вашей компании — это определение ваших потребностей. В частности, при составлении графика смен сотрудников, вам следует определить, как долго и в какое время вы хотите обеспечить работу компании. Например, вам может потребоваться круглосуточная работа или лишь небольшое повышение производительности вашей команды в пик сезона . Ваши потребности повлияют на принятие множества важных решений при составлении графика смен, например, о необходимости найма дополнительного персонала.

Назначайте смены с помощью тайм-трекера

Определив цели, можно приступать к назначению смен. Для этого вам понадобится решение с соответствующей функцией, например, инструмент для планирования смен сотрудников WebWork . Просто создайте смены, которые вы хотите предложить своим сотрудникам, и начните их назначать. Вы можете создавать графики смен разными способами. Один из самых распространённых методов — назначение ротационных смен вашей команде, что означает, что сотрудники будут работать посменно изо дня в день.

Периодически пересматривайте и пересматривайте

После составления графика сменности для сотрудников следует проанализировать его влияние на ваш бизнес. Периодическое проведение этого анализа поможет вам убедиться, что ваша компания получает от него пользу. Если вы заметите какие-либо негативные изменения, важно как можно скорее пересмотреть стратегию, чтобы избежать долгосрочного ущерба для ваших сотрудников и организации. 

Различные типы смен сотрудников

График смен сотрудников может включать множество различных типов смен. Давайте кратко рассмотрим несколько самых популярных из них.

Дневные, вечерние и ночные смены

Эти три смены наиболее распространены во всем мире. Их названия говорят сами за себя, отражая временной интервал, который они охватывают. Стандартизированного времени начала и окончания нет, но дневные смены обычно начинаются примерно с 8:00 до 10:00 . Вечерние смены начинаются примерно с 16:00 до 18:00 , а ночные — в полночь или чуть позже.

Выходные смены

Смены по выходным также довольно распространены в различных отраслях. Как следует из названия, эти смены продлевают рабочий день сотрудников на субботы и воскресенья . Они не обязательно предполагают нестандартный график работы, такой как вечерние или ночные смены. Однако их можно комбинировать, если необходимо для обеспечения круглосуточной работы вашего бизнеса .

Временные смены

Временные смены довольно просты. Они используются для удовлетворения возросшего спроса, как правило, сезонного. Как уже упоминалось, типичный пример — праздничный сезон в начале года. Розничные компании смогут воспользоваться этим преимуществом в наибольшей степени.

Другие типы графиков работы

Помимо смен, упомянутых выше, ваша компания может использовать несколько других графиков работы для достижения своих целевых показателей производительности.

Гибкий рабочий график

Гибкий рабочий график позволяет вашим сотрудникам работать тогда, когда им удобно. Это помогает им выполнять задачи в то время, когда они наиболее продуктивны в течение дня, что у разных людей может быть по-разному.

Неполный рабочий день

Наём сотрудников на неполный рабочий день может стать отличным способом повысить общую производительность вашей компании. Вы можете легко назначать им нестандартные смены, чтобы увеличить продолжительность рабочего дня вашей компании.

Двойные смены

Концепция двухсменного режима довольно проста. Она предполагает работу сотрудников в две смены подряд, например, в дневную и вечернюю. Такой график также может помочь вам достичь целей по производительности, но он сопряжен с рядом проблем.

Распространенные проблемы, связанные с графиками смен сотрудников

Внедрение любой новой стратегии в вашей компании сопряжено с определенными сложностями. Это касается и графика смен сотрудников, поскольку одна из самых серьёзных проблем связана со здоровьем сотрудников.

Проблемы со здоровьем сотрудников

Проблемы со здоровьем обычно возникают, когда сотрудникам приходится работать по ночам. Это нарушает цикл сна и бодрствования, также известный как циркадный ритм. Помимо негативного влияния на сон, такая сменная работа может нанести вред здоровью и другими способами.

Чтобы минимизировать эти последствия, постарайтесь сократить количество дней, когда каждый из членов вашей команды работает по ночам. Кроме того, вам следует предоставить работникам ночной смены большую гибкость.

Баланс предпочтений и потребностей

Найти баланс между потребностями компании и предпочтениями сотрудников может быть непросто. Многие специалисты предпочитают работать днём по многим причинам, одной из которых является вышеупомянутое состояние здоровья . Это может привести к трудностям с выполнением некоторых смен, которые следует планировать заранее. К счастью, это не должно быть слишком сложно. Большинство компаний испытывают наибольший спрос на свои услуги в обычные рабочие часы. Это означает, что нехватка персонала в ночное время в большинстве случаев не должна повлиять на вашу деятельность.

Изменения в последнюю минуту

Ещё одна распространённая проблема при составлении графика смен — необходимость вносить изменения в последнюю минуту. Распространенным примером этого являются больничные , поэтому для обеспечения круглосуточной работы крайне важно иметь резервные планы. Всегда имейте список сотрудников, готовых подменить сотрудников, находящихся не на дежурстве, в определённое время суток.

Управление заработной платой

Если ваши сотрудники работают по сменной схеме, управление заработной платой может быть довольно сложным. Это особенно актуально, если вы комбинируете смены с гибким графиком работы. В таких случаях вам потребуется рассчитать часы работы , чтобы выплачивать сотрудникам точную сумму. К счастью, это можно сделать с помощью программ для учёта рабочего времени.

Преимущества эффективного планирования смен сотрудников

Прежде чем закончить статью, давайте рассмотрим преимущества эффективной стратегии составления графика смен сотрудников.

Повышение эффективности бизнеса

Очевидным преимуществом эффективного графика смен сотрудников является повышение общей производительности . Работая дольше, вы сможете продавать больше продукции. Ваша команда будет работать с большим количеством клиентов и значительно увеличит доход вашей компании.

Повышение удовлетворенности сотрудников

Хотя на первый взгляд это кажется нелогичным, некоторые специалисты могут предпочесть нестандартные условия труда. В конце концов, отсутствие работы, когда большинство других работает, безусловно, имеет свои преимущества. Повышение удовлетворённости также положительно скажется на вовлечённости сотрудников , что в свою очередь обеспечит вашему бизнесу множество других преимуществ.

Заключительные мысли

Графики смен сотрудников могут играть важную роль в некоторых компаниях. Они позволяют вам работать круглосуточно или в течение любого продолжительного периода. В свою очередь, ваша организация сможет воспользоваться большим количеством возможностей, увеличивая продажи и доход. Несмотря на некоторые сложности, связанные с использованием графика смен сотрудников, его преимущества делают его выгодным в долгосрочной перспективе.