В каждом бизнесе есть свой рабочий процесс. Вопрос лишь в том, насколько хорошо он организован
На самом деле, не все рабочие процессы являются эффективными. Управление рабочими процессами помогает выявлять узкие места и вносить улучшения для достижения максимальной эффективности бизнеса. Оно фокусируется на документировании всего процесса для анализа рабочего процесса и принятия решений на основе данных.
Например, возьмем строительство дома. Оно проходит по четко определенному рабочему процессу, который начинается с подготовки грунта, затем следует возведение фундамента, каркаса дома, установка электропроводки, сантехники и теплоизоляции, и, наконец, отделочные работы.
По какой-то причине ваш строительный проект задерживается, что случается довольно часто, поскольку более 50% крупных строительных проектов терпят неудачу.
Причиной может быть плохо разработанный рабочий процесс, некачественное планирование проекта, недостаточное управление рисками или некачественное выполнение плана.
Какова бы ни была причина, управление рабочим процессом может помочь выявить причины провала проекта. Анализируя весь строительный процесс, вы легко сможете обнаружить узкие места и определить области, требующие улучшения.
В связи с этим, в этой статье я расскажу об управлении рабочими процессами, включая компоненты рабочего процесса, лучшие практики управления рабочими процессами и инструменты для управления рабочими процессами.
Что такое управление рабочими процессами?
Управление рабочими процессами — это процесс создания, выполнения, документирования, мониторинга и оптимизации рабочих процессов. Кроме того, за управление рабочими процессами отвечает менеджер проекта или менеджер рабочих процессов. Более того, для управления рабочими процессами в организации требуются сильные технические навыки, аналитическое и критическое мышление, а также деловая хватка.
Основная цель управления рабочими процессами — улучшение бизнес-процессов. Это означает обеспечение правильного, эффективного и последовательного выполнения задач. Управление рабочими процессами часто включает использование программного обеспечения для управления бизнесом , позволяющего оптимизировать и автоматизировать процессы, обеспечивая более эффективное отслеживание задач, распределение ресурсов и мониторинг производительности. Кроме того, его часто путают с управлением бизнес-процессами, поскольку оба процесса тесно связаны и направлены на улучшение бизнес-процессов, но различаются по масштабу.
С другой стороны, рабочий процесс привязан к конкретной задаче или бизнес-процессу в рамках крупного отдела бизнес-процессов. В то же время, управление бизнес-процессами фокусируется на сквозном улучшении процессов в отделе или организации. Аналогично, BPM может включать в себя множество бизнес-процессов, затрагивающих различные отделы внутри организации, для достижения желаемых целей.
Важность управления рабочим процессом
Управление рабочими процессами играет решающую роль в улучшении бизнес-процессов. Во-первых, вот некоторые важные преимущества управления рабочими процессами:
- Структурированные бизнес-процессы.
Прежде всего, управление рабочими процессами помогает создавать оптимизированные, структурированные и стандартизированные рабочие процессы, обеспечивающие согласованность бизнес-операций. Это крайне важно для повышения эффективности работы персонала и обеспечения стабильного качества. - Улучшенная прозрачность.
Кроме того, управление рабочими процессами обеспечивает улучшенную прозрачность ваших рабочих процессов, что помогает легко выявлять узкие места, устранять неэффективность и сокращать потери. Вы можете четко видеть, где необходимо внести улучшения. - Более эффективное управление работой.
Кроме того, при наличии стандартизированного рабочего процесса становится проще планировать проекты, распределять ресурсы, управлять рисками, отслеживать производительность и прогнозировать сроки выполнения. Это также снижает зависимость от одного человека, поскольку все стандартизировано, и люди могут следовать рабочему процессу. Благодаря этому повышается операционная устойчивость организации. - Повышение подотчетности.
Кроме того, управление рабочим процессом предполагает четкое определение ролей и обязанностей каждого сотрудника, а также деталей выполняемых задач. В результате такая прозрачность повышает подотчетность, поскольку вы можете видеть, кто отвечает за выполнение назначенной задачи. - Автоматизация рабочих процессов.
Наконец, управление рабочими процессами упрощает автоматизацию рабочих процессов за счет выявления повторяющихся задач. Это помогает членам вашей команды экономить время, повышать производительность и уделять больше времени важным задачам.
Элементы рабочего процесса
В первую очередь, чтобы рабочий процесс назывался рабочим процессом, он должен содержать определенные элементы. Рассмотрим пять основных элементов, из которых состоит рабочий процесс:
1. Заинтересованные стороны
Для начала, речь идет о людях, участвующих в выполнении задачи. Например, вы проводите SEO-маркетинговую кампанию.
Поэтому вам нужны специалисты по SEO для проведения исследования ключевых слов, авторы контента для создания контента и команда по генерации лидов для обработки заявок и предоставления обратной связи. Все они являются заинтересованными сторонами.
2. Трансформация
В нем описываются шаги, необходимые для выполнения задачи или рабочего процесса. Существует два типа рабочих процессов: последовательный рабочий процесс и параллельный рабочий процесс.
Последовательный рабочий процесс включает в себя ряд шагов, которые необходимо выполнить один за другим для завершения задачи.
Параллельный рабочий процесс включает в себя последовательность шагов, которые могут выполняться одновременно, не завися друг от друга. Однако каждая последовательность шагов имеет свою собственную последовательность.
Рабочий процесс, управляемый правилами, — это еще один тип рабочего процесса, который представляет собой, в основном, последовательный процесс, основанный на триггерах, срабатывающих по правилам, для продвижения задачи к завершению.
3. Информация
Кроме того, в документе описывается информация или материалы, необходимые для выполнения каждого этапа задачи. Без этого заинтересованные стороны не знают, над чем им нужно работать, или не располагают необходимой информацией для выполнения задачи.
4. Вывод
В нем описывается конечный результат рабочего процесса. Также определяются условия для каждого шага рабочего процесса, необходимые для продвижения задачи вперед. Результат или выход одного шага становится входными данными для следующего шага в рамках рабочего процесса. Если результат предыдущего шага не достигнут, задача не будет продвигаться дальше в рабочем процессе.
Этапы процесса управления рабочим процессом
Эффективное управление рабочими процессами — это искусство. Вот пошаговый процесс управления рабочими процессами:
1. Определите и составьте схему вашего рабочего процесса
Первым шагом к успешному управлению рабочими процессами является выявление и составление карты всех рабочих процессов в вашей организации. Это даст вам достаточно четкое представление о том, над чем вам нужно работать.
Для последовательных рабочих процессов можно создать простой список, а для сложных рабочих процессов можно использовать блок-схему для создания диаграмм рабочих процессов.
2. Документооборот
После составления схемы рабочего процесса следующим шагом является детальное определение и документирование каждого его этапа. Это может включать роли и обязанности каждого участника, необходимые действия, требуемые входные данные и желаемые результаты.
В целом, это помогает создать централизованный источник достоверной информации для всех сотрудников вашей организации и позволяет каждому понимать этапы каждого рабочего процесса.
3. Внедрить рабочий процесс
После этого следующим шагом является внедрение рабочего процесса. Для этого можно использовать программное обеспечение для управления рабочими процессами. Программа объединяет все ваши рабочие процессы в централизованном месте, документирует их, упрощает их мониторинг и позволяет внедрить их в масштабах всей организации.
4. Отслеживайте свои рабочие процессы
Рабочий процесс может отлично выглядеть на бумаге, но при его фактической реализации вы обнаружите проблемы, связанные с ним. Отслеживайте свой рабочий процесс и оценивайте его эффективность в соответствии с поставленными целями и задачами, чтобы получать аналитические данные.
5. Внесите улучшения
Большинство программ для управления рабочими процессами помогают визуализировать рабочие процессы и создавать подробные отчеты по проектам. Чаще всего они помогают выявлять узкие места, обнаруживать неэффективность, выявлять дублирование в рабочем процессе и вносить улучшения на основе анализа данных.
Кроме того, учитывайте отзывы заинтересованных сторон о рабочем процессе для внесения улучшений.
Лучшие практики управления рабочими процессами
Профессиональное управление рабочими процессами сопряжено с многочисленными трудностями. Во-первых, вот несколько методов, которые вы можете использовать для эффективного управления рабочими процессами:
1. Документируйте всё
Единственный способ отслеживать прогресс — это документировать все детали работы. Поэтому убедитесь, что все ключевые детали задачи задокументированы, такие как ответственный за задачу, сроки выполнения, подробности задачи, прикрепленные файлы и переписка, связанная с задачей. Это поможет вам установить истину.
2. Определите цели и ключевые результаты
Без знания целей и ключевых результатов сложно выбрать правильный рабочий процесс и оптимизировать его. Поэтому необходимо провести встречу с заинтересованными сторонами, чтобы определить основные проблемы, найти решения и установить SMART-цели, которых вы хотите достичь.
3. Используйте технологии
Инвестируйте в инструменты управления рабочими процессами, чтобы внедрить их в масштабах всей организации. Кроме того, эти технологии упрощают создание, выполнение, мониторинг, документирование и управление рабочими процессами.
4. Автоматизируйте свой рабочий процесс
86% сотрудников утверждают, что автоматизация рабочих процессов поможет им выполнять свою работу более эффективно. Кроме того, старайтесь автоматизировать рабочие процессы везде, где это возможно. Это поможет вам сэкономить драгоценное время, которое вы сможете инвестировать в более важные для бизнеса задачи.
5. Сбор отзывов
Наконец, всегда лучше всего собирать отзывы от людей, которые непосредственно используют этот рабочий процесс. Это даст вам непосредственное представление о тех областях, которые нуждаются в улучшении, что, безусловно, поможет вам в долгосрочной перспективе.
Пять лучших инструментов для управления рабочими процессами
Инструмент управления рабочими процессами, позволяющий централизованно управлять повторяющимися бизнес-процессами. На рынке представлено большое количество инструментов управления рабочими процессами. Я выбрал пять лучших инструментов на основе своих исследований, отзывов пользователей и уникальных преимуществ, которые они предлагают.
1. Webwork
Webwork — это отличное решение для управления проектами и учета рабочего времени, которое позволяет не только управлять рабочими процессами, но и отслеживать результаты. Вы можете создавать задачи и подзадачи, устанавливать даты начала, сроки и приоритеты, а также добавлять все остальное, необходимое для завершения проекта.
Возможности отслеживания времени в WebWork отличают его от других инструментов управления проектами . Мощное программное обеспечение для учета рабочего времени со скриншотами позволяет отслеживать активность сотрудников на настольных компьютерах, в приложениях и веб-браузере, а также посещаемость с высокой точностью. Это дает вам возможность улучшить производительность и эффективность вашей команды.
Уникальное торговое предложение: Мощное программное обеспечение для учета рабочего времени со скриншотами.
2. ProofHub
ProofHub — это потрясающее программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое позволяет создавать, выполнять, отслеживать и управлять рабочими процессами. Вы можете не только оптимизировать все свои бизнес-процессы, создавая пользовательские рабочие процессы.
ProofHub позволяет создавать задачи, добавлять все необходимые детали для их выполнения, а также различные этапы, необходимые для завершения задачи. Таким образом, он оптимизирует ваш рабочий процесс и создает стандартизированную процедуру.
Ваша команда может напрямую делиться файлами с задачами и общаться друг с другом, используя комментарии к задачам и встроенный командный чат.
Менеджеры проектов могут эффективно управлять ходом работ, отслеживая прогресс в режиме реального времени и анализируя результаты проекта с помощью отчетов.
Кроме того, ProofHub можно использовать для управления рабочими процессами в различных отраслях, таких как маркетинг, продажи, операционная деятельность, разработка продуктов и многое другое.
Уникальное преимущество: командная работа и управление рабочим процессом.
3. Запьер
Zapier — это известное программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, славящееся своей простотой в использовании и отсутствием необходимости написания кода. Оно помогает объединять различные бизнес-приложения в рабочие процессы.
С помощью Zaps можно создавать рабочие процессы на основе правил, которые выполняют различные действия в зависимости от логики «если/то». Это помогает экономить время на повторяющихся задачах и работать эффективнее.
Кроме того, Zapier интегрируется с более чем 5000 приложениями для автоматизации рабочих процессов.
Уникальное торговое предложение: Автоматизация без использования кода.
4. Trello
Trello — это популярное специализированное программное обеспечение для управления рабочими процессами на основе Kanban, позволяющее создавать эффективные рабочие процессы для управления проектами любого масштаба. Оно предоставляет широкий спектр простых в использовании готовых шаблонов, которые помогут вам быстро начать работу.
Кроме того, Trello предоставляет пользователям мощные инструменты автоматизации Butler для автоматизации задач и рабочих процессов.
Уникальное торговое предложение: готовые шаблоны.
5. СоциалБи
Social Bee — одна из лучших программ для управления рабочими процессами в социальных сетях, позволяющая управлять всеми профилями в социальных сетях из одного места. Она позволяет создавать рабочие процессы для создания контента для социальных сетей, планирования публикаций, публикации контента, анализа данных и управления учетными записями в социальных сетях.
Более того, Social Bee объединяет рабочие процессы для комплексного управления социальными сетями. Аналогичным образом, он помогает экономить время и повышать эффективность за счет оптимизации рабочих процессов.
Уникальное торговое предложение: Комплексное управление социальными сетями.
6. Финансовые центы
Financial Cents — это комплексное программное обеспечение для управления бухгалтерской практикой, разработанное для того, чтобы помочь бухгалтерским фирмам оптимизировать рабочие процессы, упростить взаимодействие и эффективно отслеживать проекты. Автоматизированное управление задачами, отслеживание сроков и командная работа в режиме реального времени гарантируют, что ничто не будет упущено.
В отличие от стандартных инструментов управления проектами, Financial Cents разработан специально для бухгалтеров и предлагает такие функции, как повторяющиеся задачи, автоматизация рабочих процессов, управление документами и интеграция с CRM-системами клиентов. Компании могут легко назначать задачи, отслеживать прогресс и контролировать производительность — все в одном месте.
Кроме того, Financial Cents предоставляет мощные инструменты отчетности и аналитики, позволяющие получить глубокое понимание производительности команды и сроков выполнения проектов, гарантируя, что ваша компания уложится в сроки, установленные для каждого клиента.
Уникальное торговое предложение : Автоматизация рабочих процессов, разработанная специально для бухгалтерского учета, с бесперебойным взаимодействием в команде.
Подводя итоги
Методология Кайдзен утверждает, что всегда есть место для улучшений . Она фокусируется на небольших, но непрерывных улучшениях для достижения больших результатов.
Аналогичным образом, управление рабочими процессами также фокусируется на внесении улучшений для достижения благоприятных бизнес-результатов.
В заключение, используя правильные методы, инструменты и системы, вы можете создать стандартизированные рабочие процессы для оптимизации бизнес-операций, разработать систему выполнения рабочих процессов и внести улучшения для достижения максимальной эффективности бизнеса.
Автор статьи: Вартика Кашьяп — директор по маркетингу в ProofHub, мощной альтернативе Wrike . Она — целеустремленная женщина, которая всегда вносит свой новаторский вклад в управление проектами, сотрудничество, баланс между работой и личной жизнью с использованием технологий и многое другое. Она активно делится своим опытом на различных платформах, включая LinkedIn, индустрию электронного обучения и другие. В свободное время она наслаждается материнством и чтением книг о психическом здоровье.
