Когда -нибудь приходилось работать утром, готовый победить мир, только в течение дня, чтобы проскользнуть в мгновение ока? Я уверен, что у вас есть. На самом деле, большинство предприятий тихо протекают время (и, соответственно, деньги), даже не замечая.

В гонке, чтобы эффективно масштабироваться, повысить производительность и оставаться впереди конкуренции, вы находитесь под давлением, чтобы принимать более умные решения, быстрее. И все же время ускользает, никогда не возвращается.

Есть ли способ повернуть время назад?

К сожалению, мы еще не там (технологически говоря). Но мы достаточно умны, чтобы знать, что вы не можете оптимизировать то, что не измеряете. 

Когда вы измеряете время, все замедляется, и вы разблокируете рост, оптимизируйте операции и увеличиваете прибыль. Для этого руководства по отслеживанию времени я объединил советы экспертов с реальными примерами, чтобы понять, почему и как отслеживание времени, управляемое данными, может перегружать любой бизнес.

Почему отслеживание времени имеет значение для роста бизнеса

Старая поговорка «время - это деньги» никогда не бывает более верной, чем в деловом контексте. Время является самым конечным ресурсом бизнеса, непосредственно влияющим на прибыльность и масштабируемость. 

Когда вы не знаете, на чем ваши люди тратят время, вы рискуете неправильно распределять ресурсы, пропустить сроки и терять доход. Введите отслеживание времени, управляемое данными, с инструментами, которые обеспечивают прозрачность, необходимую для оптимизации операций и роста.

Вот как:

Раскрывает неэффективность

С помощью инструментов отслеживания во времени, фирма по разработке программного обеспечения обнаружила, что 20% часов проекта тратится на незапланированные изменения. Это показало, что необходимо пересмотреть и реформировать этап планирования проекта, а также лучше следить за процессом разработки. 

Как только эти меры были внедрены, эффективность увеличилась до 15%. Если вы спросите меня, это довольно хороший рост производительности! 

Это верно в любой компании. Правильное отслеживание во времени помогает вам определить закономерности, которые указывают потраченное время и дают вам представление о том, где неправильно используются ресурсы.

Точное управление затратами 

Когда вы понимаете распределение времени, легко рассчитать реальную стоимость любого проекта с повышенной точностью. Это предотвращает недостаточную боль или переустановку, но также помогает вам оправдать более высокие показатели для более сложных задач. 

Способствует ответственности

Что -то меняется в нашем мозге, когда мы знаем, что нас отслеживают или наблюдают. Мы становимся более ответственными и сосредоточены лучше. На самом деле, проверка времени помогает людям сосредоточиться и вступить в глубокий рабочий процесс .

Нет, вам буквально не нужно следить за каждым сотрудником; Этого достаточно, чтобы сообщить им, что приложение контролирует их время. Только этот акт помогает сотрудникам расставить приоритеты срочных задач и уменьшать/избежать отвлечения.

Как управляемое данные отслеживание времени помогает вам расти

Крис Обилак, руководитель отдела продаж и маркетинга в Law Osbornes, говорит: «Когда все сделано правильно, отслеживание времени, управляемое данными, вносит реальные, измеримые улучшения в ваш бизнес. Вы делаете это, разблокируя видимость в мощные показатели, такие как оплачиваемые часы , распределение времени проекта и тенденции производительности сотрудников».

Подключите точки между этими метриками, и вы получаете ясность, чтобы принимать более умные решения, с уверенностью управлять ростом и в конечном итоге повысить прибыльность, не сжигая своих людей.

Итак, как все это работает на практике? Давайте разберем это.

Повысить производительность команды

Невидимые временные стоки и смещенные приоритеты создают те странные ускорения времени, когда вы погружаетесь в проект, а в следующий раз ... это 5 часов вечера, и только половина работы выполняется. Если вы знаете, что ваша команда не перегружена задачами, пришло время искать виновника в другом месте.

Установите инструмент для отслеживания времени, такой как Time, такой как Time Tracker WebWork, который автоматически регистрирует часы и действия всех. Если вы проверете журналы после недели работы, вы уже увидите некоторые шаблоны.

Возможно, лучшие творческие часы команды дизайнеров постоянно прерываются Slack Pings. Или ваши торговые представители тратят больше времени на обновление CRM, чем на самом деле продав. Это те виды неэффективности, которые вы можете легко исправить, как только узнаете, что они существуют.

Правильный инструмент отслеживания времени покажет вам:

• Какие приложения и веб -сайты съедают время (привет, входящие входящие по электронной почте и «быстрые» звонки с Zoom)
• Когда ваша команда наиболее продуктивна (у всех нас есть пиковое время производительности дня)
• Сколько времени уходит в каждую задачу или доставку

Вооружившись этим пониманием, вы можете начать устранение отвлекающих факторов, реструктуризации рабочих процессов и даже смещения рабочих часов в соответствии с пиками натуральной производительности.

После установки инструмента отслеживания во времени маркетинговое агентство обнаружило, что его креативщики потратили слишком много времени на собрание ежемесячной рассылки. Всегда были споры о формате и информации, что привело к значительному утечению времени. 

Чтобы решить эту проблему, агентство начало использовать шаблоны рассылки по электронной почте. В результате у креативщиков было больше времени, чтобы сосредоточиться на настройке кампании и удовлетворенности клиентов, что оказало непосредственное влияние на производительность и прибыльность.

Лучшее управление удаленными командами

Управление удаленной или гибридной командой немного похоже на попытку провести оркестр через замочную скважину. Вы знаете, что все работают, вы просто не всегда можете видеть, как дела.

Без видимости вы можете быть склонны прибегать к микроуправлению, что не идеально . Но с правильными инструментами отслеживания вы получаете четкое, уважительное представление о том, как время используется без пары через чье -либо плечо (физически или практически).

Помимо подотчётности, вы также получаете асинхронную аналитику. Вы можете просто войти в систему и увидеть, чего каждый достиг, когда работал и сколько времени это заняло, независимо от часового пояса. А конвертер военного времени упростит согласование графиков в разных регионах.

Это также способствует здоровому подходу, ориентированному на цели, вместо того, чтобы отслеживать время, которое люди проводят за столами. Это особенно ценно для команд, которые не следуют традиционному графику 9-5.

Кэтрин Макдонелл, генеральный директор юридической компании Trilby Misso Lawyers, отмечает: «С другой стороны, если кто-то падает в активности или проводит много времени в бездействии или переключается между нерабочими приложениями, это может быть признаком того, что он застрял, выгорел или потерял связь. Поскольку вы не видите своих сотрудников лично, вам приходится полагаться на данные, чтобы выявлять проблемы и решать их, прежде чем они перерастут во что-то более серьёзное».

Информированное принятие решений

Принятие решений раньше было интуицией и опытом в этой области, но в настоящее время данные-новый король. Конечно, все еще бывают моменты, когда вы можете позволить инстинкту инстинкта сиять, но это данные, которые мешают вам летать слепых, когда все станет сложным.

Вот почему вам нужны инструменты отслеживания времени, управляемые данными. Они дают вам конкретное, беспристрастное понимание того, как ваш бизнес работает на уровне земли. В результате вы сможете принимать более умные, более быстрые решения наверху.

• Должны ли вы нанять другого менеджера проекта, или один человек просто жонглирует слишком многими перекрывающимися обязанностями?
• На самом деле ваш новейший клиент прибыльен, или они едят гораздо больше часов, чем стоит?
• Неудача ли определенные департаменты неэффективны, или они просто смещены с деловыми приоритетами?

Ответ на все эти вопросы и многие другие лежит скрытым в журналах времени обучения вашего времени. 

Давайте возьмем пример авторитетной компании по освобождению задолженности, пытающейся масштабироваться. Несмотря на увеличение потребления клиентов, удовлетворенность клиентов была в упадке, а оборот сотрудников был высоким.

Лидерство предположило, что проблема была персоналом, поэтому они планировали нанять больше повторений. Тем не менее, быстрый анализ данных отслеживания времени показал, что менеджеры случаев тратят более 40% своего времени на задачи администратора, такие как ввод данных, последующие действия и планирование, а не на фактическое разрешение клиента.

Таким образом, вместо того, чтобы нанимать больше людей и накапливать проблему, они упростили свой процесс потребления, внедрили облачную связь для автоматизации и централизации клиентских взаимодействий и переназначной работы администратора на поддержку. В результате удовлетворенность клиента также прыгнула, а выгорание сотрудников упало.

Лучшее распределение ресурсов

Отслеживание времени, управляемое данными, дает вам полную картину того, кто что делает и как долго. Вместо того, чтобы предположить, что у ваших разработчиков есть «много времени», или угадать, является ли ваш менеджер проекта перебронирован, у вас будут фактические данные, чтобы подтвердить их.

С помощью правильного инструмента отслеживания вы можете быстро идентифицировать:

• Перегруженные члены команды, которые регистрируют чрезмерные часы или прыгают между слишком многими проектами
• Недостаточно используемые сотрудники, у которых есть полоса пропускания, чтобы взять на себя больше
• Труто-потребляющие задачи, которые могут быть автоматизированы, делегированы или полностью устранены

Это означает, что вы можете переназначить работу, сбалансировать рабочие нагрузки и гарантировать, что никто не направляется к выгоранию, пока кто -то другой прокручивает LinkedIn, ожидая, что что -то делает.

Бонус: вы также можете определить, что дренированное время, вызванное вашей цепочкой поставок. Вот как индивидуальный дизайнер футболок узнал, что у них была проблема с временем, мешающая их деятельности. Анализировав журналы, они поняли, что команда дизайнеров потратила слишком много времени на поиск высококачественной пустой одежды при разработке новой коллекции.

Решение? Они нашли надежного поставщика пустых футболок и других нарядов, который может предоставить широкий спектр цветов, тканей и дизайнов с доставкой на следующий день и конкурентоспособными ценами. 

Повышенная прибыльность

Все настройки производительности и настройки рабочего процесса в мире ничего не значат, если они не влияют на вашу прибыль.

Вот как помогает отслеживание времени, управляемое данными:

• Точные затраты на проект: вы точно знаете, сколько времени ваша команда тратит на каждого клиента, кампанию или задачу.
• Оптимизированный биллинг: Автоматизированное отслеживание времени позволяет вам захватывать каждую минуту работы - нет забытых часов, нет недооцененных расписаний, никаких неловких клиентских споров.
• Ясность маржи прибыли: Когда вы соответствуете трудовым доходам, вы можете увидеть, какие клиенты, услуги или отделы являются вашими реальными работниками.

Возьмите пример консалтинговой фирмы в бутике, которая использовала The WebWork Tracker для анализа оплачиваемых и нежилых часов на их клиентской базе. 

Они обнаружили, что один долгосрочный клиент постоянно тянет вдвое часы за ту же фиксированную плату. С помощью данных они пересмотрели контракт и увеличили прибыльность на этом счете на 25%.

Заворачивать

Отслеживание времени, управляемого данными, не только о просмотре часов, а о разблокировке более разумных решений, лучшей производительности и устойчивом росте. Независимо от того, управляете ли вы гибридной командой или масштабируете быстро движущийся бизнес, правильная идея превращает время в ваш самый стратегический актив. 

Начните отслеживать с намерением, и вы перестанете догадываться и начнете расти!

Автор биография:

Дилан Майерс - финансовый консультант с более чем 20 -летним опытом. Дилан помогает отдельным лицам и предприятиям достигать финансовой ясности и роста.