Бывало ли так, что вы приходили на работу утром, полные решимости покорить мир, а день пролетал в мгновение ока? Уверен, что да. На самом деле, большинство компаний незаметно теряют время (и, как следствие, деньги), даже не замечая этого.

В погоне за эффективным масштабированием, повышением производительности и опережением конкурентов вы испытываете давление, требующее принимать более взвешенные решения быстрее. И все же время ускользает, и его уже не вернуть.

Есть ли способ повернуть время вспять?

К сожалению, мы пока не достигли этого уровня (с технологической точки зрения). Но мы достаточно умны, чтобы понимать, что нельзя оптимизировать то, что не измеряешь. 

Когда вы измеряете время, процессы замедляются, что открывает возможности для роста, оптимизирует операции и увеличивает прибыль. В этом руководстве по отслеживанию времени я объединил советы экспертов с реальными примерами, чтобы понять, почему и как отслеживание времени на основе данных может значительно ускорить развитие любого бизнеса.

Почему учет рабочего времени важен для роста бизнеса

Старая поговорка «время — деньги» как никогда актуальна в контексте бизнеса. Время — это самый ограниченный ресурс предприятия, оказывающий прямое влияние на прибыльность и масштабируемость. 

Когда вы не знаете, на что тратят время ваши сотрудники, вы рискуете неправильно распределять ресурсы, срывать сроки и терять прибыль. На помощь приходит отслеживание рабочего времени на основе данных с помощью инструментов, обеспечивающих необходимую прозрачность для оптимизации операций и стимулирования роста.

Вот как это сделать:

Выявляет неэффективность

С помощью инструментов отслеживания времени компания по разработке программного обеспечения обнаружила, что 20% проектного времени тратится на незапланированные доработки. Это показало необходимость пересмотра и реформирования этапа планирования проекта, а также более тщательного контроля за процессом разработки. 

После внедрения этих мер эффективность повысилась на 15%. На мой взгляд, это довольно существенный рост производительности! 

Это справедливо для любой компании. Правильный учет рабочего времени помогает выявлять закономерности, указывающие на неэффективное использование времени, и дает представление о том, где ресурсы расходуются нерационально.

Точное управление затратами 

Понимание распределения времени позволяет легко и с большей точностью рассчитать реальную стоимость любого проекта. Это предотвращает занижение стоимости или избыток персонала, а также помогает обосновать более высокие расценки на более сложные задачи. 

Способствует подотчетности

Когда мы знаем, что за нами следят или нас наблюдают, в нашем мозге происходят изменения. Мы становимся более ответственными и лучше концентрируемся. Более того, доказано, что отслеживание времени помогает людям сосредоточиться и погрузиться в глубокий рабочий процесс .

Нет, вам не нужно буквально следить за каждым сотрудником; достаточно сообщить им, что приложение отслеживает их рабочее время. Уже одно это помогает сотрудникам расставлять приоритеты в срочных задачах и уменьшать/избегать отвлекающих факторов.

Как отслеживание рабочего времени на основе данных помогает вам расти

Крис Обилук, руководитель отдела продаж и маркетинга в юридической фирме Osbornes Law, говорит: «При правильном подходе отслеживание рабочего времени на основе данных приносит реальные, измеримые улучшения вашему бизнесу. Это достигается за счет получения информации о таких важных показателях, как оплачиваемые часы , распределение времени по проектам и тенденции производительности труда сотрудников».

Сопоставив эти показатели, вы получите ясность, необходимую для принятия более взвешенных решений, уверенного управления ростом и, в конечном итоге, повышения прибыльности без переутомления сотрудников.

Итак, как всё это работает на практике? Давайте разберёмся.

Повышение производительности команды

Незаметные потери времени и несогласованные приоритеты создают те странные временные ускорения, когда вы погружаетесь в проект, а на следующий день… уже 5 вечера, и выполнена только половина работы. Если вы знаете, что ваша команда не перегружена задачами, пора искать виновника в другом месте.

Установите инструмент для отслеживания рабочего времени на основе искусственного интеллекта, например WebWork Time Tracker , который автоматически регистрирует отработанные часы и действия каждого сотрудника. Если вы проверите журналы через неделю работы, вы уже должны заметить некоторые закономерности.

Возможно, творческий процесс команды дизайнеров постоянно прерывается уведомлениями в Slack. Или ваши менеджеры по продажам тратят больше времени на обновление CRM, чем на сами продажи. Такие неэффективности легко устранить, как только вы узнаете об их существовании.

Правильный инструмент для учета рабочего времени покажет вам:

• Какие приложения и веб-сайты отнимают много времени (привет, почтовые ящики и «быстрые» видеозвонки в Zoom)?
• Когда ваша команда наиболее продуктивна (у всех нас есть пиковое время продуктивности в течение дня)
• Сколько времени уходит на выполнение каждой задачи или подготовку конечного результата?

Обладая этими знаниями, вы можете начать устранять отвлекающие факторы, реструктурировать рабочие процессы и даже корректировать рабочее время в соответствии с естественными пиками продуктивности.

После внедрения инструмента для отслеживания времени маркетинговое агентство обнаружило, что его креативщики тратили слишком много времени на подготовку ежемесячной рассылки. Постоянно возникали споры о формате и содержании, что приводило к значительной потере времени. 

Для решения этой проблемы агентство начало использовать шаблоны электронных рассылок. В результате у креативщиков появилось больше времени для персонализации кампаний и повышения удовлетворенности клиентов, что напрямую повлияло на производительность и прибыльность.

Улучшенное управление удаленными командами

Управление удаленной или гибридной командой чем-то похоже на попытку дирижировать оркестром через замочную скважину. Вы знаете, что все работают, но не всегда можете видеть, как идет дело.

Без прозрачности вы можете склониться к микроменеджменту, что нежелательно . Но с помощью правильных инструментов отслеживания вы получаете четкое и уважительное представление о том, как используется время, не навязывая никому свою точку зрения (физически или виртуально).

Помимо подотчетности, вы также получаете асинхронный анализ данных. Вы можете просто войти в систему и увидеть, чего добился каждый, когда он работал и сколько времени это заняло, независимо от часового пояса, а конвертер военного времени может упростить согласование расписаний между регионами.

Это также способствует формированию здорового подхода, ориентированного на достижение целей, вместо отслеживания времени, которое люди проводят за своими рабочими столами. Это особенно ценно для команд, которые не придерживаются традиционного графика работы с 9 до 5.

Кэтрин Макдонелл, генеральный директор Trilby Misso Lawyers, говорит: «С другой стороны, если активность сотрудника снижается, или он проводит много времени в режиме ожидания или переключается между приложениями, не связанными с работой, это может быть признаком того, что он застрял на месте, выгорел или отдалился от работы. Поскольку вы не видите своих сотрудников лично, вы должны полагаться на данные, чтобы выявлять трудности и решать их до того, как они перерастут в нечто более серьезное».

Принятие обоснованных решений

Раньше принятие решений основывалось исключительно на интуиции и опыте в данной области, но сегодня данные стали главными. Конечно, бывают ситуации, когда можно позволить себе полагаться на интуицию, но именно данные не позволяют действовать вслепую, когда ситуация становится сложной.

Вот почему вам необходимы инструменты для отслеживания рабочего времени на основе данных. Они предоставляют вам конкретную, непредвзятую информацию о том, как работает ваш бизнес на самом базовом уровне. В результате вы сможете принимать более взвешенные и быстрые решения на высшем уровне.

• Стоит ли нанимать еще одного менеджера проекта, или же один человек просто слишком сильно дублирует обязанности?
• Ваш новый клиент действительно приносит прибыль, или же он отнимает у вас гораздо больше времени, чем приносит пользы?
• Некоторые отделы работают неэффективно, или же их работа просто не соответствует приоритетам бизнеса?

Ответы на все эти и многие другие вопросы скрыты в журналах учета рабочего времени вашего инструмента. 

Рассмотрим пример уважаемой компании по облегчению долгового бремени, которая испытывает трудности с масштабированием. Несмотря на увеличение числа клиентов, удовлетворенность клиентов снижалась, а текучесть кадров была высокой.

Руководство предположило, что проблема заключается в нехватке персонала, поэтому планировало нанять больше сотрудников. Однако быстрый анализ данных показал, что менеджеры по работе с клиентами тратили более 40% своего времени на административные задачи, такие как ввод данных, отслеживание и составление графиков, а не на непосредственное решение проблем клиентов.

Таким образом, вместо того чтобы нанимать больше людей и усугублять проблему, они оптимизировали процесс приема заявок, внедрили облачные коммуникации для автоматизации и централизации взаимодействия с клиентами, а также перевели административную работу в отдел поддержки. В результате удовлетворенность клиентов также возросла, а уровень профессионального выгорания сотрудников снизился.

Более эффективное распределение ресурсов

Учет рабочего времени на основе данных дает вам полную картину того, кто чем занимается и как долго. Вместо того чтобы предполагать, что у ваших разработчиков «много времени», или гадать, не перегружен ли ваш руководитель проекта, вы будете иметь реальные данные, подтверждающие это.

С помощью подходящего инструмента отслеживания вы сможете быстро определить:

• Перегруженные члены команды, которые работают сверхурочно или переключаются между слишком большим количеством проектов
• Недооцененные сотрудники, у которых есть возможность взять на себя больше обязанностей
• Трудоемкие задачи, которые можно автоматизировать, делегировать или вовсе исключить

Это значит, что вы можете разумно перераспределять работу, балансировать нагрузку и гарантировать, что никто не будет испытывать выгорание, пока кто-то другой листает LinkedIn, ожидая, когда же ему чем-нибудь заняться.

Бонус: Вы также можете выявить временные потери, вызванные проблемами в цепочке поставок. Именно так дизайнер футболок на заказ обнаружил, что у него были проблемы со временем, которые мешали его работе. Проанализировав журналы, он понял, что команда дизайнеров тратила слишком много времени на поиск высококачественных заготовок для одежды при разработке новой коллекции.

Решение? Они нашли надежного поставщика футболок и другой одежды без рисунка, который может предложить широкий выбор цветов, тканей и дизайнов с доставкой на следующий день и по конкурентоспособным ценам. 

Повышение прибыльности

Все возможные лайфхаки по повышению производительности и оптимизации рабочих процессов ничего не значат, если они не влияют на вашу прибыль.

Вот как в этом помогает отслеживание рабочего времени на основе данных:

• Точная оценка стоимости проекта: вы будете точно знать, сколько времени ваша команда тратит на каждого клиента, кампанию или задачу.
• Оптимизированное выставление счетов: функции автоматического учета рабочего времени позволяют фиксировать каждую минуту работы — никаких забытых часов, никаких заниженных данных в табелях учета рабочего времени, никаких неловких споров с клиентами.
• Четкое понимание рентабельности: сопоставляя рабочее время с полученной выручкой, вы можете увидеть, какие клиенты, услуги или отделы приносят вам реальную прибыль.

Рассмотрим пример небольшой консалтинговой фирмы, которая использовала WebWork Tracker для анализа оплачиваемых и неоплачиваемых часов работы своих клиентов. 

Они обнаружили, что один из их давних клиентов постоянно работал вдвое больше часов за ту же фиксированную плату. Имея на руках данные, они пересмотрели контракт и увеличили прибыльность по этому счету на 25%.

Заворачивать

Отслеживание рабочего времени на основе данных — это не просто наблюдение за часами, это возможность принимать более взвешенные решения, повышать производительность и обеспечивать устойчивый рост. Независимо от того, управляете ли вы гибридной командой или масштабируете быстрорастущий бизнес, правильные аналитические данные превращают время в ваш самый стратегический актив. 

Начните отслеживать свои результаты целенаправленно, и вы перестанете гадать и начнете расти!

(Авторская информация:)

Дилан Майерс — финансовый консультант с более чем 20-летним опытом работы. Дилан помогает частным лицам и предприятиям достичь финансовой ясности и роста.