Хотя у каждого человека в сутках 24 часа, мы все распоряжаемся ими по-разному. Выбранная вами стратегия может стать решающим фактором между достижением всех целей и управлением лишь малой их частью. Следовательно, эффективное важно, особенно для тех, у кого много обязанностей, например, владельцев бизнеса и руководителей команд. Несколько важных навыков управления временем помогут вам максимально эффективно работать и вашим сотрудникам делать то же самое.

В этом руководстве мы рассмотрим именно это: несколько важных навыков управления временем для руководителей, владельцев бизнеса и всех, у кого плотный график. Прежде чем перейти к основной теме, давайте рассмотрим, почему эти навыки так важны.

Почему важны основные навыки управления временем

В отличие от многих других ресурсов, время невозможно заменить. Если оно ушло, его уже не вернуть. Поэтому его эффективное использование крайне важно.

Грамотное управление временем позволит вам успевать больше за тот же период. Вы сможете выполнять больше задач или выполнять работу более высокого качества. Это важно для любого профессионала, но особенно важно при принятии решений, касающихся вашего бизнеса и ваших сотрудников.

Каждый ваш выбор так или иначе повлияет на ваших сотрудников. Иногда эти последствия будут кратковременными, но в других случаях — долгосрочными. Это подчёркивает важность принятия правильных решений, что можно сделать, используя такую ​​стратегию, как принятие решений на основе данных . Для эффективного применения этих стратегий требуется значительное количество времени, что подчёркивает важность навыков тайм-менеджмента.

Основные навыки управления временем для лидеров и не только

Освоение тайм-менеджмента требует ряда навыков. В этом руководстве мы рассмотрим следующие основные навыки тайм-менеджмента:

• Приоритизация
• Планирование
• Организация
• Делегация
• Избегание отвлекающих факторов
• Установление границ
• Умение говорить «нет»

Давайте теперь подробно рассмотрим каждый из них, начиная с первого: приоритизация задач .

Приоритизация

Не все задачи одинаковы. Некоторые важнее других, и умение отличать их друг от друга — важный навык. Правильная расстановка приоритетов позволит вам быстро выполнять самые важные задачи и выполнять работу более качественно.

Есть множество способов развить этот навык. Некоторые стратегии управления задачами, такие как матрица Эйзенхауэра, помогут вам заранее расставить приоритеты в работе. Кстати, планирование — это следующий важный навык управления временем, который мы рассмотрим.

Планирование

Планируя заранее, какие задачи вы будете выполнять, вы придадите своему дню чёткую структуру. Без этого вы легко можете потерять много времени, размышляя над тем, над чем работать дальше. Представьте себе хороший план как карту — он будет направлять вас в течение дня.

Помимо планирования дня, вы можете пойти ещё дальше и спланировать целую неделю заранее. Существует множество методов управления временем, которые можно использовать для этого, например, система тем дня, которая назначает определённые типы задач определённым дням в календаре. Это может быть особенно эффективно для вашей команды. Стратегия заключается в группировке схожих задач, чтобы избежать переключения между разными типами заданий. Однако старайтесь не группировать слишком много повторяющихся задач, так как такой подход может быстро наскучить вашим сотрудникам.

Организация

Поддержание порядка — один из основополагающих элементов эффективного тайм-менеджмента. Это касается всех аспектов вашей работы: физического рабочего пространства, проектов и задач, долгосрочных целей и многого другого. Если вы и ваша команда неорганизованны, вы будете тратить много времени на поиски. Вы будете тратить не только время, но и ценную энергию вашей команды, которую можно было бы использовать для более важных задач.

К счастью, поддерживать порядок не так уж сложно. Однако это требует постоянных усилий. Поддерживайте порядок на своём физическом рабочем месте и следите за тем же от своих сотрудников. Для цифрового рабочего места используйте инструмент повышения производительности с функциями управления. Например, вы можете использовать функцию управления проектами и задачами в WebWork, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашей команды.

Делегация

Будучи руководителем, вы не можете делать всё самостоятельно. Скорее всего, каждый день вам придётся сталкиваться с множеством задач, многие из которых придётся делегировать. Хотя это один из важнейших навыков управления временем, которым должен обладать каждый руководитель, он может быть полезен и для остальных членов вашей команды. В частности, если ваши менеджеры и руководители умеют эффективно делегировать полномочия, они смогут выполнять свою работу лучше.

Первый шаг к делегированию — расстановка приоритетов. После того, как вы определили менее приоритетные задачи, вам следует начать искать, кому их делегировать. Это будет во многом зависеть от навыков и нагрузки ваших сотрудников, поэтому каждый случай будет индивидуальным.

Избегание отвлекающих факторов

В современном мире отвлекающие факторы присутствуют повсюду. Будь то рабочие, такие как электронная почта и другие задачи, или личные дела, они могут снизить вашу продуктивность. Эта проблема может быть ещё более серьёзной при удалённой работе или дистанционном режиме. В таких случаях вы не можете гарантировать, что члены вашей команды будут работать в условиях, свободных от отвлекающих факторов.

Этот важнейший навык управления временем требует немалой дисциплины. Вам и вашей команде понадобится сила воли, чтобы не поддаваться соблазну отвлекаться и сохранять концентрацию на текущих задачах. Но есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы облегчить развитие этого навыка, например, установить границы между личной и рабочей жизнью. Хотя это поможет вам избежать отвлекающих факторов, не связанных с работой, это всё равно окажет ощутимое влияние на вашу продуктивность.

Установление границ

Установление четких границ между работой и личной жизнью крайне важно для достижения здорового баланса между работой и личной жизнью . Если вы не знаете, здоровый баланс между работой и личной жизнью играет важную роль в вашей продуктивности в долгосрочной перспективе. Неспособность поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью быстро приведет к переутомлению и профессиональному выгоранию. Если это произойдет с вашими сотрудниками, ваш бизнес может столкнуться с множеством негативных последствий, таких как повышенная текучесть кадров.

К счастью, установить границы, особенно для вашей команды, довольно просто. Избегайте работы за пределами установленного времени и поощряйте своих сотрудников делать то же самое. Если вы работаете сверхурочно, не общайтесь с коллегами вне их графика. Так у них не возникнет соблазна начать работать, когда им положено отдыхать.

Умение говорить «нет»

Этот важный навык управления временем тесно связан с нашим последним пунктом обсуждения. Умение говорить «нет» — это своего рода барьер, но он вам часто понадобится в работе, особенно при общении с партнёрами и клиентами. Научитесь отклонять запросы, которые не соответствуют вашим приоритетам. Стремитесь быть твёрдыми, но вежливыми. Убедитесь, что ваши сотрудники умеют делать то же самое, особенно если в их обязанности входит взаимодействие с различными третьими лицами.

Улучшите свои основные навыки управления временем с помощью отслеживания времени

Учёт времени — мощный способ улучшить управление временем. Он помогает увидеть, куда уходит ваше время, и определить области для улучшения. Высококачественные приложения, такие как WebWork , помогут вам эффективно использовать свои важные навыки тайм-менеджмента для достижения наилучших результатов. Однако такие приложения особенно полезны для вашей команды.

Приложения для отслеживания времени помогут вашей команде не только развить навыки тайм-менеджмента, но и повысить её производительность. Вы также сможете легко управлять персоналом, освобождая больше ценного рабочего времени для важных задач.

Заключительные мысли

Базовые навыки управления временем — это инструменты, которые помогут вам взять свой день под контроль. Они позволят вам сосредоточиться на важном и работать эффективнее.

Для лидеров эти навыки особенно важны. Они помогут вам направлять команду к достижению целей и избегать профессионального выгорания. Но вам не обязательно быть руководителем команды, чтобы воспользоваться преимуществами эффективного тайм-менеджмента. Любой может освоить эти навыки и использовать их для улучшения своей жизни — как на работе, так и за её пределами.

Начните с простых шагов, таких как расстановка приоритетов в задачах, поддержание порядка и установление границ между работой и личной жизнью. Включите в свои рабочие процессы программное обеспечение для отслеживания времени, чтобы отслеживать прогресс и вносить необходимые коррективы.