Время — один из важнейших ресурсов, которыми мы располагаем. Тем не менее, многим специалистам сложно использовать его эффективно. Существует множество распространённых проблем с управлением временем, с которыми вы можете сталкиваться каждый день. Они могут повлиять не только на вашу производительность, но и на производительность вашего бизнеса и его сотрудников.

К счастью, эти проблемы вполне решаемы. В этом руководстве мы рассмотрим, как преодолеть самые серьёзные трудности тайм-менеджмента — как для себя, так и для своей команды. Мы также расскажем, как высококачественный инструмент для повышения производительности — программа для учёта времени — поможет вам в этом.

Наиболее распространенные проблемы управления временем

Давайте начнём с рассмотрения некоторых наиболее распространённых проблем тайм-менеджмента, с которыми вы можете столкнуться в своей профессиональной карьере. Сегодня мы рассмотрим следующие:

• Прокрастинация
• Плохая приоритизация задач
• Неэффективное делегирование
• Перфекционизм
• Отвлечения
• Отсутствие организации
• Многозадачность
• Переутомление и выгорание

Начнем с подробного изучения этой темы с одной из самых распространенных, если не самой распространенной, проблем управления временем — прокрастинации.

Одна из самых распространенных проблем управления временем: прокрастинация

Мы все хорошо знакомы с понятием прокрастинации. Многим профессионалам бывает сложно избавиться от этой привычки, поскольку она возникает по самым разным причинам. Вам может быть трудно начать задачу, потому что она кажется слишком пугающей. Ваш прогресс в текущем проекте может остановиться из-за высокого уровня стресса. Или, может быть, вы испытываете трудности с задачей, потому что она слишком скучна. Какая бы причина ни затронула вас и вашу команду, прокрастинация может привести к низкой производительности и задержкам в работе.

Плохая приоритизация задач

Правильная расстановка приоритетов в задачах — ключ к своевременному выполнению важных задач. Если вы тратите всё своё время на второстепенные задачи, важные могут быстро отставать. В таком случае вам придётся перерабатывать, чтобы выполнить эти задачи вовремя. Это не только создаёт сильный стресс для вас и вашей команды, но и приводит к нарушению баланса между работой и личной жизнью. Если вы не знаете, здоровый баланс между работой и личной жизнью — важнейший фактор для достижения успеха в долгосрочной перспективе. Ознакомьтесь с нашим руководством по балансу между работой и личной жизнью сотрудников, чтобы узнать больше об этой теме.

Неэффективное делегирование

Правильное делегирование задач важно для руководителей. Но также крайне важно, чтобы оно было выполнено правильно для вашей управленческой команды. Эта распространённая проблема управления временем тесно связана с нашей предыдущей темой. Если вы не делегируете менее важную задачу, вам придётся тратить время на её выполнение вместо чего-то более важного. Ещё один способ, которым неэффективное делегирование может негативно сказаться на производительности вашей команды, — это делегирование не тем людям. Если вы поручите задачу тому, кто не знает, как её выполнить, результаты будут неудовлетворительными.

Перфекционизм

Говоря о неудовлетворительных результатах, иногда их может быть достаточно, чтобы двигаться вперёд. Стремление к идеальному результату может сильно сдерживать вашу команду. Вы будете тратить больше времени, чем необходимо, на одни задачи, отнимая его от других, потенциально более важных. Как и в предыдущем пункте, перфекционизм — ещё одна распространённая проблема тайм-менеджмента, связанная с расстановкой приоритетов.

Отвлечения

Отвлекающие факторы — одна из самых распространённых проблем тайм-менеджмента для всех профессионалов. В современной рабочей среде отвлекающие факторы повсюду: электронная почта, уведомления в социальных сетях и многое другое. Эти проблемы могут стать ещё серьёзнее при удалённой работе . Отвлекающие факторы будут постоянно мешать вашей команде работать максимально эффективно. К счастью, эта проблема тайм-менеджмента, как правило, меньше влияет на ваш бизнес. Однако это не значит, что её следует игнорировать.

Отсутствие организации

Поддержание порядка — один из важнейших факторов эффективной работы. Наиболее важными областями, где это имеет значение, являются задачи, проекты и долгосрочные цели вашей компании. Организация этих процессов таким образом, чтобы ваши сотрудники были в курсе событий, поможет им принимать более обоснованные решения. Они будут знать, над какими задачами им следует работать дальше, что повысит самостоятельность сотрудников в вашей компании. Добиться этого можно с помощью качественного решения для повышения производительности, такого как система управления проектами и задачами .

Многозадачность

Хотя компьютеры отлично справляются с несколькими задачами одновременно, многозадачность человека может быть весьма неэффективной. Попытка совмещать несколько заданий одновременно не позволит вам полностью сосредоточиться ни на одном из них. В результате вы не только будете выполнять работу медленнее, но и будете совершать больше ошибок. Хотя многозадачность может казаться более продуктивной, вам следует всегда избегать её.

Переутомление и выгорание

Как уже упоминалось, переработка приводит к значительному избыточному стрессу. Причиной этого является профессиональное выгорание – неконтролируемый стресс, вызванный выполнением рабочих обязанностей. Если вы не знаете, профессиональное выгорание имеет множество негативных последствий, таких как низкая профессиональная вовлеченность . Выгоревшие сотрудники работают гораздо хуже, выполняют работу низкого качества и допускают больше ошибок. Кроме того, они с большей вероятностью будут искать новые возможности для повышения своей профессиональной удовлетворенности. Это приведёт к неоправданным расходам для вашего бизнеса, поскольку подбор персонала – это не бесплатный процесс.

Преодоление распространенных проблем управления временем с помощью тайм-трекера

Рассмотрев несколько распространённых проблем с управлением временем, давайте теперь рассмотрим, как их преодолеть. Мы будем использовать программное обеспечение для отслеживания времени, которое может значительно упростить преодоление этих трудностей. Вот несколько советов, которые мы рассмотрим:

• Мониторинг производительности и выявление распространенных проблем управления временем
• Воспользуйтесь преимуществами часов пиковой производительности
• Организация и управление задачами

Мониторинг производительности и выявление распространенных проблем управления временем

Первый шаг к преодолению любой проблемы — её выявление. Приложения для отслеживания времени упрощают эту задачу благодаря функциям отслеживания продуктивности. Конечно, вам понадобится приложение с такой функцией, например, WebWork . Но если оно у вас есть, оно поможет вам оценить эффективность работы членов вашей команды. Затем вы сможете проанализировать их эффективность за определённый период и сравнить эти данные с текущим состоянием. Если вы заметите снижение продуктивности, возможно, они столкнулись с одной из распространённых проблем управления временем, которые мы рассмотрели выше.

Воспользуйтесь преимуществами часов пиковой производительности

В идеальном мире профессионалы работали бы максимально эффективно в течение всего дня. Однако в реальном мире это не так. Вместо этого у каждого есть определённые часы, когда он работает максимально эффективно. Именно в эти часы пик продуктивности ваша команда может максимально сосредоточиться и выполнить работу максимально качественно. Воспользоваться этим преимуществом с помощью качественного тайм-трекера легко. Просто отслеживайте продуктивность своей команды в течение дня и определите, когда они работают лучше всего. Возможно, вам придётся поэкспериментировать с различными графиками, например, с гибким рабочим графиком , чтобы добиться наилучших результатов от этой стратегии.

Организация и управление задачами

Многие из лучших тайм-трекеров предлагают функции управления задачами. Они помогут вашей команде оставаться организованной и эффективнее выполнять свои задачи. Системы управления задачами жизненно важны для правильной расстановки приоритетов и делегирования задач. Без них вашим сотрудникам будет сложно переключаться на новые задания после завершения текущей задачи. Это добавит ненужных задержек в рабочие процессы вашей компании, чего следует избегать всегда.

На что обратить внимание при выборе тайм-трекера, чтобы преодолеть распространенные проблемы управления временем в вашей команде

Прежде чем закрыть это руководство, давайте кратко рассмотрим, на что следует обращать внимание при выборе тайм-трекера, чтобы преодолеть проблемы, которые мы обсудили выше.

Функции управления

Как уже упоминалось, такие функции, как управление задачами, крайне важны для поддержания организованности. Однако другие функции управления могут помочь вашей команде поддерживать порядок и другими способами. Например, управление отпусками и праздничными днями поможет вашим сотрудникам правильно расставить приоритеты в задачах. Они смогут планировать отсутствие коллег, а также предстоящие выходные, которые могут совпадать со сроками выполнения задач.

Функции отслеживания

Отслеживание важно для обеспечения эффективности ваших усилий по решению распространённых проблем с управлением временем. Без него вы не сможете оценить влияние изменений на ваш бизнес. Функциональность отслеживания может помочь вашей команде и во многих других аспектах управления компанией. Поэтому выбор трекера с большим количеством этих функций может дать вам лучшие результаты.

Заключительные мысли

Различные распространённые проблемы с управлением временем затрагивают каждого из нас в какой-то момент. Такие проблемы, как прокрастинация и отвлекающие факторы, могут помешать вам и вашей команде работать максимально эффективно. Однако правильная стратегия и инструмент помогут вам легко преодолеть эти трудности. Использование тайм-трекера для поддержания организованности и контроля продуктивности окажет вам огромную помощь. Со временем вы увидите значительные улучшения в работе вашей команды, что позволит вашему бизнесу ускорить рост.