Внедрение системы учета рабочего времени для сотрудников может быть сложной задачей, поскольку они могут воспринимать это как микроменеджмент, что не является лучшим подходом для удержания персонала в долгосрочной перспективе. Однако учет рабочего времени важен не только для бизнеса, но и для самих сотрудников. Он помогает им оставаться сосредоточенными на задачах и быть более продуктивными в течение дня. А для бизнеса менеджеры теперь могут определить, какой проект принес наибольший доход, несмотря на значительные затраты времени на обработку.
В результате, в последнее время, особенно после начала пандемии, активно обсуждается вопрос учета рабочего времени с помощью специальных инструментов. Поскольку у людей нет другого выбора, кроме как работать из дома, контролировать выполнение задач при минимальном или полном отсутствии контроля может быть непросто. Компаниям, которые никогда не работали в режиме удаленной работы, может быть сложно адаптироваться к этой новой политике.
Именно поэтому во время этой вспышки наблюдается рост популярности программного обеспечения для учета рабочего времени, поскольку число удаленных сотрудников резко возросло.
Внедряя систему учета рабочего времени в вашей команде, крайне важно, чтобы обе стороны понимали назначение этого инструмента для своей работы. Внезапная установка приложения для отслеживания рабочего времени членами вашей команды может привести к недоверию, чего следует избегать в командной работе.
Итак, вот десять лучших практик, которые вы можете использовать для правильного внедрения приложений для учета рабочего времени в вашей команде.
1. Провести внутреннее совещание
Вы не связываетесь с каждым членом команды по отдельности, чтобы познакомить его с инструментом учета рабочего времени. Хотя персонализированные встречи с каждым сотрудником — это здорово, такой подход неэффективен, поскольку приходится повторять одну и ту же информацию снова и снова.
Кроме того, в крупной компании с более чем 50 сотрудниками наладить контакт с каждым членом команды не представляется возможным. В этом случае более эффективным будет организация внутреннего собрания, специально посвященного ознакомлению с новыми инструментами.
Даже если встреча проходит в более широком масштабе, постарайтесь сделать её максимально личной. Вы сможете более подробно обсудить проблему, если будете говорить, понимая точку зрения членов команды. Таким образом, они с большей вероятностью будут вовлечены и выслушают ваше предложение.
2. Сообщите им о проблемах компании
Прежде чем просить сотрудников установить на свои компьютеры программное обеспечение для учета рабочего времени, следует объяснить несколько причин, по которым компании необходим этот инструмент. Учет рабочего времени обычно внедряется для повышения производительности, но его также можно использовать для выставления счетов, составления бюджета и многого другого. Также следует подчеркнуть, что учет рабочего времени — это не способ микроменеджмента сотрудников, а способ повышения эффективности бизнеса.
3. Объясните преимущества для ваших сотрудников
Теперь, когда вы ответили на опасения компании, вы можете объяснить преимущества учета рабочего времени для ваших сотрудников.
Отслеживание времени поможет им оставаться сосредоточенными на задачах и более продуктивно использовать свое время. С помощью программного обеспечения они смогут видеть, сколько времени занимают задачи, чтобы лучше планировать свой день. Кроме того, отслеживание времени может помочь предотвратить выгорание, поскольку сотрудники смогут лучше управлять своим временем.
4. Получите их обратную связь
После объяснения причин внедрения системы учета рабочего времени, выясните мнение членов вашей команды по этому вопросу. Спросите их, видят ли они какие-либо преимущества использования этого программного обеспечения или у них есть какие-либо опасения по этому поводу.
Это покажет, что вам интересно их мнение и вы цените их точку зрения. Это также поможет вам понять их позицию, прежде чем переходить к следующим шагам.
5. Выберите подходящий инструмент
На рынке представлено множество программ для учета рабочего времени, поэтому вам нужно выбрать ту, которая соответствует потребностям вашей компании. Если вы не уверены, какой инструмент выбрать, попросите коллег по команде посоветовать вам.
После того, как вы выбрали инструмент, обязательно протестируйте его самостоятельно, прежде чем внедрять его во всей компании . Таким образом, вы сможете выявить любые потенциальные проблемы и устранить их до того, как они станут серьезной проблемой.
После выбора и тестирования программного обеспечения для учета рабочего времени настало время настроить его для вашей команды. Это включает в себя создание учетных записей для каждого члена команды, настройку прав доступа и многое другое.
6. Обучите членов вашей команды работе с новым инструментом
Теперь, когда инструмент настроен, пришло время обучить вашу команду его использованию. Это включает в себя демонстрацию того, как запускать и останавливать таймер, делать снимки экрана, добавлять заметки и многое другое. Вы можете сделать это самостоятельно или поручить это сотруднику службы поддержки .
Или же используйте обучающие видеоролики , чтобы помочь членам вашей команды понять, как эффективно использовать приложение для учета рабочего времени. В любом случае, убедитесь, что все понимают, как пользоваться инструментом, прежде чем переходить к следующему шагу.
7. Объясните правила
Разъяснение правил использования этого программного обеспечения для учета рабочего времени может свести к минимуму недопонимания между членами команды и руководителями. Поскольку все работают, не видя физически своих коллег за работой, у людей могут быть разные интерпретации правил.
Например, некоторые члены команды могут считать, что более длительные обеденные перерывы допустимы, если они компенсируют это работой допоздна. Однако это не всегда так, и в дальнейшем это может привести к конфликтам.
Прежде чем использовать программное обеспечение для учета рабочего времени, обсудите с вашей командой правила компании, касающиеся рабочего времени и перерывов. Убедитесь, что все понимают ситуацию одинаково, чтобы избежать путаницы и недоразумений.
8. Запустить пилотную программу
Пилотная программа — отличный способ протестировать новое программное обеспечение для учета рабочего времени перед его внедрением в масштабах всей компании. Это позволит выявить и устранить любые возникающие проблемы и убедиться, что инструмент хорошо работает для вашей команды.
Для запуска пилотной программы выберите небольшую группу сотрудников для тестирования программного обеспечения. Это можно сделать по отделам или по местоположению. После выбора группы обучите их использованию инструмента и дайте им поработать с ним в течение нескольких недель.
После завершения пилотной программы соберите отзывы участников. Используйте эти отзывы для улучшения программного обеспечения для учета рабочего времени, прежде чем внедрять его в остальной части компании.
9. Оценить и скорректировать программу
После внедрения системы учета рабочего времени в вашей команде, уделите время оценке ее эффективности. Это можно сделать, проанализировав такие показатели, как производительность, процент завершения проектов и многое другое.
Если вы видите, что есть возможности для улучшения, внесите необходимые корректировки. Это включает в себя изменение способа использования инструмента, модификацию правил компании и многое другое.
10. Придерживайтесь политики открытых дверей
И наконец, что не менее важно, необходимо придерживаться политики открытых дверей в отношении учета рабочего времени. Это означает, что сотрудники должны чувствовать себя комфортно, обращаясь к вам с любыми вопросами или проблемами, касающимися программного обеспечения.
Кроме того, они должны знать, что могут обратиться к вам, если у них возникнут какие-либо проблемы с использованием инструмента. Политика открытых дверей поможет укрепить доверие и улучшить коммуникацию внутри вашей команды.
Подведение итогов
Внедрение системы учета рабочего времени в вашей компании может быть непростой задачей. Сотрудники могут воспринять это как недостаток доверия со стороны руководства или как вторжение в частную жизнь.
На начальном этапе отслеживания времени могут возникнуть недоразумения, поскольку не все привыкли к постоянному наблюдению, особенно при работе из дома.
Чтобы избежать негативной реакции, важно правильно внедрить программное обеспечение для учета рабочего времени в работу вашей команды. Следуя этим рекомендациям, вы сможете обеспечить успех вашей команды и гарантировать плавный переход.
Автор биография:
Андре Оэнторо — основатель компании Breadnbeyond , отмеченной наградами по производству пояснительных видеороликов . Он помогает компаниям повышать коэффициент конверсии, заключать больше сделок и получать положительную рентабельность инвестиций от пояснительных видеороликов (в указанном порядке).
Твиттер: @breadnbeyond
Электронная почта/граватар: andre@breadnbeyond.com
LinkedIn: Андре Оэнторо
