Внедрение учёта рабочего времени для сотрудников может быть непростой задачей, поскольку они могут воспринимать это как микроменеджмент, что не является лучшим подходом к их удержанию в долгосрочной перспективе. Однако учёт рабочего времени важен не только для компаний, но и для самих сотрудников. Они могут сосредоточиться на задачах и работать продуктивнее в течение дня. А руководители компаний теперь могут узнать, какой проект принёс наибольшую прибыль, хотя на его выполнение ушло много времени.
В результате в последнее время, особенно сразу после начала пандемии, всё чаще заходит речь об отслеживании рабочего времени с помощью инструментов. Поскольку у людей нет другого выбора, кроме как работать из дома, поддерживать сотрудников в рабочем режиме практически без надзора может быть непросто. Тем компаниям, которые никогда не сталкивались с удалённой работой её, будет сложно адаптироваться к новой политике.
Вот почему во время этой вспышки резко возросла популярность программного обеспечения для учета рабочего времени, поскольку резко возросло число удаленных сотрудников.
Внедряя систему учёта времени в своей команде, важно, чтобы обе стороны понимали, для чего предназначен этот инструмент. Внезапная установка приложения для отслеживания времени членами вашей команды может привести к недоверию, чего следует избегать в командной работе.
Итак, вот десять лучших рекомендаций, которые вы можете использовать для правильного внедрения приложений для отслеживания времени в своей команде.
1. Проведите внутреннее совещание
Вы не связываетесь с членами команды по одному, чтобы рассказать им о системе учёта рабочего времени. Персонализация встреч с каждым участником — это, конечно, здорово, но неэффективно, поскольку приходится повторять одну и ту же информацию снова и снова.
Не говоря уже о том, что в крупной компании с численностью сотрудников более 50 человек наладить контакт с каждым сотрудником не представляется возможным. В этом случае организация внутреннего совещания, специально посвященного представлению новых инструментов, будет более эффективным решением.
Постарайтесь, чтобы эта встреча была максимально личной, даже если она проводится в более широком формате. Вы сможете донести проблему более точно, если будете говорить, понимая точку зрения членов команды. Так они с большей вероятностью будут вовлечены и выслушают ваше предложение.
2. Сообщите им о проблемах компании.
Прежде чем просить членов своей команды установить программное обеспечение для учёта времени на свои компьютеры, следует определить несколько причин, по которым компании необходим этот инструмент. Учёт времени обычно внедряется для повышения производительности, но его также можно использовать для выставления счетов, составления бюджета и других целей. Также следует подчеркнуть, что учёт времени — это не способ микроменеджмента сотрудников, а способ повышения эффективности бизнеса.
3. Объясните преимущества для ваших сотрудников.
Теперь, когда вы рассмотрели вопросы, волнующие компанию, вы можете объяснить, какие преимущества учет рабочего времени принесет вашим сотрудникам.
Учёт времени поможет им сосредоточиться на задачах и эффективнее использовать своё время. С помощью программы они смогут отслеживать время, необходимое для выполнения задач, и лучше планировать свой день. Кроме того, учёт времени поможет предотвратить выгорание, поскольку сотрудники смогут эффективнее управлять своим временем.
4. Получите их отзывы
Объяснив причины внедрения компанией системы учёта рабочего времени, выслушайте мнение членов вашей команды по этому вопросу. Спросите, видят ли они какие-либо преимущества использования этой программы или есть ли у них какие-либо опасения по её поводу.
Это покажет, что вам интересно их мнение и что вы цените его. Это также поможет вам понять их точку зрения, прежде чем перейти к следующим шагам.
5. Выберите правильный инструмент
На рынке представлено множество программ для учёта рабочего времени, поэтому вам нужно выбрать то, которое соответствует потребностям вашей компании. Если вы не уверены, какой инструмент выбрать, обратитесь за советом к членам своей команды.
Выбрав инструмент, обязательно протестируйте его самостоятельно, прежде чем внедрять в масштабах всей компании . Это позволит выявить потенциальные проблемы и устранить их до того, как они станут серьёзными.
После выбора и тестирования программы для учёта времени пришло время настроить её для вашей команды. Это включает в себя создание учётных записей для каждого участника, настройку прав доступа и многое другое.
6. Обучите членов своей команды работе с новым инструментом.
Теперь, когда инструмент настроен, пора обучить вашу команду работе с ним. В частности, вы научите их запускать и останавливать таймер, делать скриншоты, добавлять заметки и многое другое. Вы можете сделать это самостоятельно или поручить это специалисту службы поддержки клиентов
Или используйте обучающие видео , чтобы помочь членам вашей команды понять, как эффективно использовать приложение для отслеживания времени. В любом случае, убедитесь, что все понимают, как пользоваться инструментом, прежде чем двигаться дальше.
7. Объясните правила.
Соблюдение правил при использовании этого программного обеспечения для учёта времени может минимизировать недопонимание между членами команды и руководителями. Поскольку все работают, не видя своих коллег, выполняющих работу, люди могут по-разному интерпретировать правила.
Например, некоторые члены команды могут считать, что брать более продолжительные обеденные перерывы — это нормально, если компенсировать это более поздним временем работы. Однако это не всегда так и может привести к конфликтам в будущем.
Прежде чем использовать программу для учёта времени, обсудите с членами своей команды правила компании, касающиеся рабочего времени и перерывов. Убедитесь, что все понимают ситуацию одинаково, чтобы избежать недопонимания.
8. Создайте пилотную программу
Пилотная программа — отличный способ протестировать новое программное обеспечение для учёта рабочего времени перед его внедрением в масштабах всей компании. Это позволит вам устранить любые возникающие проблемы и убедиться, что инструмент подходит вашей команде.
Чтобы запустить пилотную программу, выберите небольшую группу сотрудников для тестирования программного обеспечения. Это можно сделать по отделам или по месту работы. После того, как вы выбрали группу, обучите их работе с инструментом и дайте им попользоваться им в течение нескольких недель.
После завершения пилотной программы соберите отзывы участников. Используйте их для улучшения системы учёта рабочего времени перед её внедрением в остальных подразделениях компании.
9. Оцените и скорректируйте программу
После того, как вы внедрили систему учёта времени в своей команде, уделите время оценке её эффективности. Это можно сделать, проанализировав такие показатели, как производительность, скорость выполнения проектов и другие.
Если вы видите, что есть возможности для улучшения, внесите необходимые изменения. Это может включать изменение способа использования инструмента, корректировку правил компании и многое другое.
10. Проводите политику открытых дверей.
И наконец, что не менее важно, важно придерживаться политики открытых дверей в вопросах учёта рабочего времени. Это означает, что сотрудники должны спокойно обращаться к вам с любыми вопросами или проблемами, связанными с программным обеспечением.
Кроме того, они должны знать, что могут обратиться к вам, если у них возникнут какие-либо проблемы с использованием инструмента. Политика открытых дверей поможет вам укрепить доверие и улучшить коммуникацию в команде.
Подведение итогов
Внедрение системы учёта рабочего времени в вашей компании может оказаться непростой задачей. Сотрудники могут воспринять это как недостаток доверия со стороны руководства или вторжение в личную жизнь.
Может возникнуть недопонимание, когда вы начнете отслеживать время, поскольку не все привыкли к постоянному контролю, особенно если они работают из дома.
Чтобы избежать негативной реакции, важно правильно внедрить систему учёта времени в своей команде. Следуя этим рекомендациям, вы сможете подготовить свою команду к успеху и обеспечить плавный переход.
Автор биография:
Андре Оенторо — основатель Breadnbeyond , удостоенной наград по производству объясняющих видеороликов . Он помогает компаниям повышать конверсию, увеличивать продажи и получать положительную рентабельность инвестиций в объясняющие видеоролики (именно в таком порядке).
Твиттер: @breadnbeyond
Электронная почта/граватар: andre@breadnbeyond.com
LinkedIn: Андре Оенторо
