Гибридная или удаленная работа стала новой нормой в деловом мире. Однако многие менеджеры сталкиваются с одной и той же проблемой: как управлять удаленной командой?
Удалённые работники ценят гибкость и сокращение расходов на поездки на работу из дома. Похоже, что удалённая работа полезна для физического и психического здоровья сотрудников .
Это дает множество преимуществ, таких как возможность проводить больше времени с семьей, улучшение психического здоровья и повышение удовлетворенности работой. Однако раскрыть эти преимущества можно только с помощью эффективного удаленного управления. В этой статье мы рассмотрим ключевые компоненты и полезные инструменты для успешного лидерства в условиях удаленной работы.
Что такое удалённое управление командой?
Раньше команды состояли из коллег, сидящих в одной комнате или даже за одним столом и выполняющих свои задачи вместе. Удаленные команды по-прежнему выполняют свои задачи вместе. Однако они могут находиться в разных городах, странах или даже на разных континентах.
Суть управления удаленной командой заключается в координации повседневных задач и эффективной коммуникации. В случае удаленной работы общение происходит благодаря различным цифровым инструментам, которые объединяют членов удаленной команды.
Удаленные сотрудники гораздо чаще отвлекаются (дети, домашние животные, телевизор, перекусы…). Кроме того, выстраивать личные отношения в удаленной команде гораздо сложнее. Именно эти трудности порой делают управление удаленными командами таким сложным. Как мотивировать членов команды к совместной работе над сложными задачами, если они даже никогда не встречались?
Управление виртуальными командами требует грамотного лидерства, эффективной коммуникации и сильных навыков управления проектами . Кроме того, технологии — лучший друг современного менеджера, особенно в условиях удаленной работы. Различные инструменты могут вам помочь:
общаться
сотрудничать
монитор
привлекать
поощрять социальное взаимодействие и
Обмен информацией в удалённом режиме.
Создание сильной культуры удаленной команды
Опытные менеджеры и специалисты по управлению персоналом согласятся, что создание прочной командной культуры жизненно важно для удаленных команд. В то же время, ее построение является общей проблемой для всех удаленных команд. Вот почему командная культура важна и какую ценность она может принести вашей команде.
Формирование чувства общности
В условиях удалённой работы общение с другими людьми затруднено. Личные встречи и непринуждённые беседы у кулера стали редкостью.
Вместо этого, удаленная работа создает чувство общности благодаря взаимодействию во время видеоконференций и в онлайн-пространствах для совместной работы. Здесь очень полезны различные цифровые инструменты и даже аппаратные решения. Они обеспечат, чтобы члены вашей команды чувствовали, что знают друг друга, даже если им редко удается пожать друг другу руки.
Содействие инклюзивности и многообразию
Успешные руководители удаленных команд рассматривают инклюзивность и разнообразие как ключевые ценности. Если коллеги ценят друг друга, у них с большей вероятностью возникнет чувство принадлежности. В такой обстановке сотрудники будут чувствовать себя свободно, выражать себя, обмениваться идеями и проявлять творчество.
Вот несколько советов по поощрению обратной связи и разнообразия при управлении удаленными командами:
Предоставьте регулярные и анонимные варианты обратной связи, например, виртуальные ящики для предложений
организовывать регулярные встречи и проверки
При необходимости используйте инклюзивные средства коммуникации (например, для обеспечения доступности вы можете выбрать субтитры во время видеозвонков или программу чтения с экрана)
Практикуйте и поощряйте активное слушание и уважение к противоположным точкам зрения
поощряйте разнообразие в руководстве, а также среди самих сотрудников.
Управление удаленными сотрудниками
Когда и руководители, и члены команды работают из дома, при управлении виртуальными командами следует обратить особое внимание на несколько моментов.
Предоставление регулярной обратной связи и коучинга
В условиях удаленной работы руководителям необходимо регулярно предоставлять конструктивную обратную связь. В противном случае они рискуют тем, что сотрудники почувствуют себя обделенными вниманием и даже одинокими.
Описывая компоненты человеческого общения, профессор Альберт Мехрабиан из Калифорнийского университета сформулировал правило 7% – 38% – 55%. По его словам, только 7% сообщения — это то, что мы говорим. Поразительные 55% сообщения передается с помощью языка тела и 38% — с помощью тона нашего голоса.
Крайне важно помнить об этой формуле при предоставлении обратной связи удаленным командам. Помните, что ваши удаленные коллеги не имеют возможности видеть ваше выражение лица и осанку. Кроме того, они часто не слышат тон вашего голоса, когда вы что-то говорите.
Поэтому дружелюбное и открытое общение имеет первостепенное значение. Для обеспечения максимально полного общения настоятельно рекомендуется использовать видеозвонки. Особенно это актуально для решения более сложных задач или проведения обучающих сессий.
Управление производительностью и эффективностью
Истинное искусство удалённого управления заключается в балансе между активным участием и умением устанавливать границы. Члены вашей команды должны сохранять свою автономию.
Регулярные проверки — это хорошо и даже желательно, поскольку они демонстрируют ваш интерес и поддержку.
Однако слишком частые сообщения или звонки могут восприниматься как навязчивость. Это может быть расценено как микроменеджмент, что может раздражать людей, работающих удаленно. Для того чтобы ваша команда могла эффективно работать и сотрудничать в виртуальном режиме, ей необходимо знать, что вы ей доверяете.
Но в то же время нужно знать, что они хорошо справляются со своей работой. Как управлять удаленной командой и избегать микроменеджмента?
Использование цифровых инструментов, таких как WebWork, может оказаться очень полезным для достижения этой цели. Функции WebWork сочетают в себе классические связи (командные чаты и видеоконференции) с различными функциями отслеживания производительности. Например, вы можете выбрать некоторые или все из следующих опций:
продуктивность членов вашей команды, анализируя их действия в сети.
Отслеживайте их расписание : рабочие часы, графики, выходные дни и т. д.
Отслеживайте выполнение конкретных задач каждого сотрудника и его прогресс в режиме реального времени , получайте отчеты и многое другое.
С помощью WebWork вы сможете отслеживать прогресс вашей команды, не нарушая их конфиденциальность. Более того, это удобный инструмент для отслеживания успехов новых сотрудников. Установите четкие ожидания, устраните двусмысленность в общении и избегайте потенциальных недоразумений.
«Дорогая, я всегда дома!»: Эффективные стратегии общения
В целом, профессиональное общение должно основываться на четких правилах. Такие правила обычно определяют, какие методы общения приемлемы, а какие нет. Однако в случае управления удаленными сотрудниками важность ясности невозможно переоценить.
Избыточное общение в удаленной команде
Сотрудникам, работающим удаленно, необходимы от вас точные, недвусмысленные и прямые инструкции. Плохо составленное предложение может привести к множеству недоразумений. Разрешение этих недоразумений может обойтись дорого – как по времени, так и по ресурсам. Поэтому лучше их избегать.
Кроме того, командам, управляемым удаленно, необходимо постоянно получать актуальную информацию. Это означает, что вам потребуется обмениваться разнообразной информацией — текстами, изображениями и видео. И вам нужно будет постоянно .
Таким образом, использование различных каналов связи гарантирует, что все участники в любой момент времени будут в курсе происходящего. Регулярные командные чаты и видеоконференции являются необходимым условием успеха любой удаленной команды.
Использование технологий для облегчения коммуникации
Очевидно, что именно технологии обеспечивают возможность сотрудничества там, где нет физической близости. Существует множество цифровых инструментов, позволяющих сотрудникам, работающим удаленно, выполнять самые разные задачи.
Командные встречи, открытые дискуссии, решение проблем и даже обучение и приобретение новых навыков — для каждого из этих видов деятельности существует приложение.
К таким инструментам могут относиться, помимо прочего:
инструменты управления проектами,
приложения для мгновенного обмена сообщениями,
Платформы для обмена файлами и совместной работы
Программное обеспечение для видеоконференций и многое другое.
Поскольку удаленным командам необходимо как можно чаще видеться с вами, чтобы оставаться на связи, наличие функционального и интуитивно понятного инструмента для виртуальных встреч имеет решающее значение.
Устранение проблем с производительностью
К сожалению, проблемы с производительностью неизбежны. Как с этим бороться?
Прежде всего, необходимо выявлять подобные проблемы как можно раньше, до того, как они обострятся. Для этого нужно внимательно отслеживать (не)эффективность членов вашей команды. И снова, цифровые инструменты — это наименее инвазивный и наиболее эффективный способ выявления узких мест.
Подобные инструменты также помогут вам решать проблемы. Статистика и показатели, предоставляемые такими приложениями, позволят вам понять суть проблемы. Поняв её, вы сможете реагировать в соответствии с рабочими предпочтениями членов вашей команды.
Некоторые инструменты могут даже предлагать лучшие практики для решения проблем. Наконец, цифровые инструменты могут даже предоставлять отличные каналы связи для обучения и наставничества ваших подчиненных, работающих удаленно.
Оказание поддержки и предоставление ресурсов
Удалённая работа может быть сложной, потому что удалённые коллеги часто находятся в разных часовых поясах. По этой причине они могут быть недоступны в экстренных ситуациях.
Предоставление ресурсов и поддержки удаленным работникам
Асинхронная коммуникация — естественное условие удаленной работы. Поскольку люди живут и работают в разных часовых поясах, некоторым сообщениям может потребоваться время, чтобы дойти до получателей.
постоянного доступа вашей команды к необходимым ресурсам, адекватному обучению и интеллектуальным инструментам является важным элементом управления удаленными командами.
Например, инструменты на основе искусственного интеллекта могут обеспечивать круглосуточную поддержку при часто возникающих проблемах. Кроме того, загрузка ресурсов с часто задаваемыми вопросами и инструкциями может обеспечить поддержку даже в отсутствие сотрудников в сети. Таким образом, создание комплексной системы поддержки для всех удаленных сотрудников имеет жизненно важное значение для всех команд, работающих удаленно.
Формирование культуры благополучия
При управлении удаленными командами забота о благополучии удаленных сотрудников должна быть одной из главных задач руководителя. От перегруженного работой, расстроенного и подавленного сотрудника ничего не добьешься. В конце концов, все мы люди, и это должно быть на первом месте.
Приоритетное внимание к психическому и физическому здоровью ваших подчиненных не только этично, но и выгодно с точки зрения бизнеса. По данным Harvard Business Review , компании ежегодно теряют до 190 миллиардов долларов из-за профессионального выгорания. Таким образом, быть эффективным удаленным менеджером означает быстро распознавать симптомы выгорания и адекватно на них реагировать. Такие действия принесут пользу как сотрудникам, так и компании.
Вот некоторые причины, по которым люди испытывают профессиональное выгорание:
Слишком много отработанных часов
Руководитель не сформулировал четких ожиданий относительно того, что ожидается от сотрудника и каковы критерии для карьерного роста
Отсутствие коммуникации и неблагоприятная рабочая атмосфера
Отсутствие сотрудничества и социальной поддержки
Пропуск отпуска
Опять же, цифровые инструменты часто обладают функциями, которые могут обнаруживать подобные проблемы и предупреждать о них. Например, упомянутое ранее приложение WebWork поддерживает функции баланса между работой и личной жизнью. Это может быть полезно как для сотрудников, так и для менеджеров. Как же WebWork поддерживает благополучие вашей распределенной команды, спросите вы? WebWork позволяет им устанавливать различные напоминания — выпить воды, сделать разминку или просто отдохнуть.
С другой стороны, любой ответственный руководитель доверяет фактическим данным и отчетам. Обязательно отслеживайте сотрудников, которые перерабатывают или недорабатывают. Разработайте план действий для решения проблем, вызывающих выгорание или неудовлетворенность среди сотрудников.
Например, следует организовывать виртуальные оздоровительные сессии или кампании по повышению осведомленности о психическом здоровье. Эти мероприятия способствуют общему благополучию. Поддержание связи с недогруженными сотрудниками так же важно, как и предотвращение выгорания. Создайте безопасное пространство для открытого диалога, чтобы понять, что мешает вашим сотрудникам двигаться вперед.
Измерение успеха и оценка результатов работы
Для принятия обоснованных решений и достижения целей удаленным руководителям необходимо постоянно оценивать эффективность работы команды.
Установление критериев успеха
Успешное управление удаленными командами предполагает определение четких ключевых показателей эффективности (KPI) . Регулярная проверка того, насколько хорошо продвигается работа каждого члена команды, является обязательной.
WebWork предоставляет инструменты аналитики производительности, которые помогают отслеживать прогресс команды в различных проектах.
Оценка эффективности работы удаленных команд
Успешные менеджеры, работающие удаленно, знают, что ничто не заменит личных бесед. Поэтому регулярные оценки эффективности и обратная связь незаменимы для создания здоровой рабочей атмосферы. Они особенно ценны для новых сотрудников и их профессионального и личностного развития. Для получения информации о производительности в режиме реального времени, отслеживания прогресса и выявления потенциальных препятствий многие компании внедряют программное обеспечение для удаленного мониторинга сотрудников от Intelogos или WebWork . Эти инструменты помогают менеджерам принимать решения на основе данных, сохраняя при этом прозрачность и доверие внутри команды. При правильном использовании они могут повысить подотчетность, не создавая ощущения навязчивости, и обеспечить сотрудникам необходимую поддержку для достижения успеха.
Заключение
Научиться управлять удаленной командой — непростая задача. Менеджерам необходимо выстроить стиль управления, основанный на гибкости и сострадании, а также установить четкие правила работы.
С одной стороны, подчиненным необходима автономия. С другой стороны, руководителям необходимо отслеживать прогресс своих сотрудников. Кроме того, существует контекст асинхронной коммуникации. Это означает, что руководителям необходимо уважать предпочтения всех членов команды в общении.
К счастью, у руководителей есть доступ к технологиям и различным инструментам для удаленной работы. Эти инструменты предоставляют аналитические данные и разнообразные каналы связи. Эти функции жизненно важны для оптимизации производительности всей удаленной команды.
Зарегистрируйтесь для бесплатной пробной версии WebWork и убедитесь сами, как это может улучшить производительность вашей команды и цифровое благополучие.
