Гибридный или полностью удалённый формат работы стал новой реальностью для бизнеса. При этом у большинства руководителей остаётся один и тот же вопрос: как управлять удалённой командой?

Удалённые сотрудники ценят гибкость и отсутствие необходимости тратить время и деньги на дорогу. И судя по всему, удалённая работа положительно влияет как на физическое, так и на психическое здоровье сотрудников.

Она даёт возможность больше времени проводить с семьёй, снижает уровень стресса и повышает удовлетворённость работой. Однако раскрыть весь этот потенциал можно только при грамотном управлении. В этой статье мы разберём ключевые составляющие успешного руководства распределённой командой и инструменты, которые в этом помогут.

Что такое управление удалённой командой?

Раньше команда — это были коллеги, которые сидели в одном офисе или даже за одним столом и работали над задачами вместе. Удалённые команды тоже работают вместе. Только находятся при этом в разных городах, странах или вовсе на разных континентах.

По сути, управление удалённой командой — это координация ежедневных задач и выстраивание эффективной коммуникации. В условиях удалёнки общение происходит с помощью цифровых инструментов, которые объединяют участников команды вне зависимости от их местонахождения.

Удалённые сотрудники гораздо легче отвлекаются — дети, домашние питомцы, телевизор, перекусы… Кроме того, выстраивать личные отношения в распределённой команде значительно сложнее. Именно эти факторы и делают управление удалёнными командами непростой задачей. Как мотивировать людей работать сообща над сложными проектами, если они ни разу не встречались лично?

Руководство виртуальными командами требует грамотного лидерства, выстроенной коммуникации и сильных навыков управления проектами. Технологии при этом становятся лучшим союзником современного руководителя — особенно в удалённой среде. Различные инструменты помогают:

  • общаться

  • совместно работать над задачами

  • отслеживать прогресс

  • поддерживать вовлечённость

  • развивать неформальные связи внутри команды

  • обмениваться информацией в распределённом формате.

Формирование сильной культуры удалённой команды

Опытные руководители и HR-специалисты единодушны: выстраивание здоровой командной культуры — это основа для любой удалённой команды. И одновременно — одна из самых распространённых трудностей. Разберёмся, почему командная культура так важна и что она реально даёт.

Создание ощущения причастности

Живое общение в удалённом формате — это нечто недостижимое по умолчанию. Случайные разговоры у кофемашины и неформальные встречи в коридоре остались в прошлом.

Вместо этого удалённые команды создают чувство общности через взаимодействие во время видеозвонков и в онлайн-пространствах для совместной работы. Здесь незаменимы как цифровые инструменты, так и технические решения, которые помогают участникам команды чувствовать себя знакомыми — даже если вживую они так и не встретились.

Поддержка инклюзивности и разнообразия

Сильные руководители удалённых команд делают ставку на инклюзивность и уважение к разнообразию. Когда коллеги ценят друг друга, у каждого формируется ощущение принадлежности к команде. В такой атмосфере люди свободно высказываются, делятся идеями и мыслят творчески.

Вот несколько практических советов по поддержке обратной связи и разнообразия в удалённых командах:

  • предоставьте сотрудникам возможность давать регулярную и анонимную обратную связь — например, через виртуальный ящик предложений

  • проводите регулярные встречи и короткие синхронизации

  • используйте инклюзивные инструменты коммуникации там, где это необходимо (например, субтитры во время видеозвонков или программы экранного доступа для поддержки доступности)

  • практикуйте и поощряйте активное слушание и уважение к альтернативным точкам зрения

  • поддерживайте разнообразие как на уровне рядовых сотрудников, так и на уровне руководства.

Управление удалёнными сотрудниками

Когда и руководители, и сотрудники работают из дома, в управлении виртуальными командами есть несколько моментов, которым стоит уделить особое внимание.

Регулярная обратная связь и наставничество

В условиях удалённой работы руководителю необходимо регулярно давать конструктивную обратную связь. Иначе сотрудники рискуют почувствовать себя оторванными от команды — и даже одинокими.

Описывая компоненты человеческого общения, профессор Альберт Мехрабиан из Калифорнийского университета сформулировал правило 7% — 38% — 55%. Согласно его исследованию, лишь 7% смысла передаётся словами. Целых 55% — это язык тела, а ещё 38% — интонация голоса.

Об этой формуле важно помнить, когда вы даёте обратную связь удалённой команде. Ваши сотрудники не видят выражения вашего лица и позы. И зачастую не слышат, каким тоном вы произносите те или иные слова.

Именно поэтому дружелюбное и открытое общение — это всё. Чтобы коммуникация была максимально полноценной, настоятельно рекомендуется использовать видеозвонки. Особенно это актуально для обсуждения сложных задач и проведения обучающих сессий.

Управление результативностью и продуктивностью

Настоящее искусство удалённого управления — это баланс между активным участием и умением не переступать черту. Вашим сотрудникам необходимо сохранять автономию.

Регулярные синхронизации — это хорошо и даже желательно: они показывают, что вам важно, как идут дела у команды.

Однако слишком частые сообщения и звонки могут восприниматься как давление. Это похоже на микроменеджмент — а именно он чаще всего раздражает удалённых сотрудников. Чтобы команда работала эффективно и взаимодействовала в виртуальном пространстве, люди должны чувствовать, что вы им доверяете.

Но при этом вам самим нужно понимать, что работа движется в правильном направлении. Как управлять удалённой командой и при этом избежать микроменеджмента?

Именно здесь на помощь приходят цифровые инструменты — в частности, WebWork. Функционал WebWork сочетает привычные каналы коммуникации (командные чаты и видеозвонки) с широкими возможностями для отслеживания продуктивности. Например, вы можете использовать часть или все из перечисленных функций:

  • отслеживать продуктивность сотрудников на основе анализа их активности в сети

  • контролировать время работы: рабочие часы, графики, выходные и отпуска

  • следить за конкретными задачами каждого сотрудника и их прогрессом в режиме реального времени, получать отчёты и многое другое.

С WebWork вы сможете держать руку на пульсе команды, не нарушая при этом личных границ сотрудников. Кроме того, это удобный инструмент для отслеживания адаптации новых членов команды. Вы чётко формулируете ожидания, устраняете двусмысленность в коммуникации и предотвращаете возможные недопонимания.

«Дорогой, я снова дома»: эффективные стратегии коммуникации

Профессиональная коммуникация в целом должна строиться на чётких правилах. Такие правила, как правило, определяют, какие способы общения допустимы, а какие — нет. Но когда речь идёт об управлении удалёнными сотрудниками, важность ясности сложно переоценить.

Больше коммуникации в удалённой команде

Сотрудникам на удалёнке нужны чёткие, однозначные и конкретные инструкции от руководителя. Одна размытая фраза может породить целый ворох недопонимания. А разбираться с последствиями — дорого, и по времени, и по ресурсам. Поэтому лучше изначально не допускать таких ситуаций.

Помимо этого, удалённые команды нуждаются в регулярных обновлениях по всем важным вопросам. Это значит, что вам придётся постоянно обмениваться самой разной информацией — текстами, изображениями, видео. И делать это практически непрерывно.

Именно поэтому использование разных каналов коммуникации гарантирует, что все в команде находятся в одном информационном поле в любой момент. Регулярные командные чаты и видеовстречи — это не опция, а обязательное условие успеха любой удалённой команды.

Технологии как основа коммуникации

Именно технологии делают возможным полноценное взаимодействие там, где нет физического присутствия. Существует множество цифровых инструментов, которые обеспечивают самые разные аспекты работы удалённых сотрудников.

Командные встречи, открытые дискуссии, решение рабочих задач, обучение и развитие новых навыков — под каждую из этих активностей найдётся подходящий инструмент.

В их числе, но не ограничиваясь ими:

  • платформы для обмена файлами и совместной работы,

  • программы для видеоконференций и многое другое.

    • Поскольку удалённым командам важно как можно чаще видеть руководителя — это помогает оставаться на связи, — наличие удобного и интуитивно понятного инструмента для виртуальных встреч становится ключевым фактором.

    Решение проблем с производительностью

    Проблемы с производительностью случаются — это неизбежно, как бы нам ни хотелось обратного. Как с ними справляться?

    Прежде всего, нужно выявлять такие проблемы как можно раньше, до того как они выйдут из-под контроля. Для этого необходимо внимательно отслеживать показатели работы каждого члена команды. И снова цифровые инструменты оказываются наименее навязчивым и наиболее эффективным способом обнаружить узкие места.

    Такие инструменты также помогут разобраться с возникшими проблемами. Статистика и метрики, которые предоставляют подобные приложения, позволят понять суть проблемы. А поняв её, вы сможете реагировать с учётом индивидуальных рабочих предпочтений каждого сотрудника.

    Некоторые инструменты даже предлагают лучшие практики для решения проблем. Наконец, цифровые инструменты могут служить отличным каналом коммуникации для обучения и коучинга ваших удалённых сотрудников.

    Предоставление поддержки и ресурсов

    Удалённая работа бывает непростой, поскольку коллеги нередко находятся в разных часовых поясах. По этой причине они могут быть недоступны в критически важные моменты.

    Ресурсы и поддержка для удалённых сотрудников

    Асинхронная коммуникация — естественное условие удалённой работы. Поскольку люди живут и работают в разных часовых поясах, некоторые сообщения могут доходить до получателей с задержкой.

    Обеспечить команде постоянный доступ к необходимым ресурсам, качественному обучению и удобным инструментам — в любое время — это важная составляющая управления удалёнными командами.

    Например, инструменты на базе AI могут обеспечивать круглосуточную поддержку при решении типовых проблем. Кроме того, размещение ресурсов с FAQ и инструкциями позволяет оказывать помощь даже тогда, когда сотрудники офлайн. Таким образом, создание комплексной системы поддержки для всех удалённых сотрудников критически важно для любой распределённой команды.

    Формирование культуры благополучия

    При управлении удалёнными командами забота о благополучии сотрудников должна быть одним из главных приоритетов руководителя. От переработавшего, выгоревшего и подавленного сотрудника не добиться никакой отдачи. В конце концов, мы все прежде всего люди — и это важнее всего остального.

    Забота о ментальном и физическом здоровье ваших подчинённых — это не только этично, но и оправданно с точки зрения бизнеса. По данным Harvard Business Review, компании ежегодно теряют до $190 миллиардов из-за профессионального выгорания. Поэтому быть хорошим удалённым руководителем — значит своевременно замечать симптомы выгорания и правильно на них реагировать. Такой подход выгоден как для сотрудников, так и для компании в целом.

    Вот основные причины, по которым люди выгорают на работе:

    • Слишком много отработанных часов

    • Руководитель не сформулировал чёткие ожидания относительно задач сотрудника и критериев карьерного роста

    • Недостаток коммуникации и дисфункциональная рабочая атмосфера

    • Отсутствие совместной работы или социальной поддержки

    • Отказ от отпуска

    И снова цифровые инструменты нередко имеют функции, которые помогают выявлять подобные проблемы и предупреждать о них. Например, упомянутое ранее приложение WebWork поддерживает функции work-life balance. Это полезно как для сотрудников, так и для руководителей. Как именно WebWork поддерживает благополучие вашей распределённой команды? WebWork позволяет настраивать различные напоминания — выпить воды, сделать разминку или просто сделать перерыв.

    С другой стороны, любой ответственный руководитель опирается на фактические данные и отчёты. Обязательно отслеживайте сотрудников, которые перерабатывают или недорабатывают. Разработайте план действий для устранения причин выгорания или неудовлетворённости в команде.

    Например, стоит организовывать виртуальные сессии по wellbeing или запускать информационные кампании по вопросам ментального здоровья. Такие активности способствуют общему благополучию команды. Уделять внимание недостаточно загруженным сотрудникам не менее важно, чем бороться с выгоранием. Создайте безопасное пространство для открытого диалога, чтобы понять, что мешает вашим сотрудникам работать в полную силу.

    Измерение результатов и оценка производительности

    Чтобы принимать взвешенные решения и достигать поставленных целей, удалённым руководителям необходимо постоянно оценивать эффективность работы команды.

    Метрики для оценки успеха

    Эффективное управление удалёнными командами подразумевает определение чётких ключевых показателей эффективности (KPI). Регулярный контроль прогресса каждого члена команды — обязательное условие.

    WebWork предоставляет аналитику продуктивности, которая помогает отслеживать прогресс команды по различным проектам.

    Оценка эффективности удалённой команды

    Опытные удалённые руководители знают: ничто не заменит личные разговоры один на один. Поэтому регулярные performance review и циклы обратной связи незаменимы для здоровой рабочей атмосферы. Они особенно ценны для новых сотрудников и их профессионального и личностного развития. Чтобы получать актуальные данные о продуктивности, отслеживать прогресс и своевременно выявлять потенциальные препятствия, многие компании внедряют software для мониторинга удалённых сотрудников от Intelogos или WebWork. Эти инструменты помогают руководителям принимать решения на основе данных, сохраняя при этом прозрачность и доверие внутри команды. При грамотном использовании они повышают ответственность сотрудников, не создавая ощущения слежки, и гарантируют, что каждый получает необходимую поддержку для успешной работы.

    Заключение

    Научиться управлять удалённой командой — задача непростая. Руководителям необходимо выстраивать стиль управления, основанный на гибкости и эмпатии, одновременно устанавливая чёткие базовые правила.

    С одной стороны, подчинённым нужна автономия. С другой — руководители должны отслеживать прогресс своих сотрудников. При этом нельзя забывать про асинхронную коммуникацию: руководители обязаны уважать предпочтения всех членов команды в части общения.

    К счастью, у руководителей есть технологии и разнообразные инструменты для удалённой работы. Они обеспечивают аналитику и широкий спектр каналов коммуникации — всё это критически важно для оптимизации работы любой удалённой команды.

    Зарегистрируйтесь на бесплатный trial WebWork и убедитесь, как этот инструмент может повысить производительность вашей команды и улучшить цифровое благополучие.

    В категории:

    Удалёнка,