Гибридная или удалённая работа стала новой нормой в деловом мире. Однако многие руководители сталкиваются с одной и той же проблемой: как управлять удалённой командой?
Удалённые работники ценят гибкость и сокращение расходов на дорогу из дома. Похоже, удалённая работа полезна как для физического, так и для психического здоровья сотрудников .
Это даёт ряд преимуществ, таких как возможность проводить больше времени с семьёй, улучшить психическое здоровье и повысить удовлетворенность работой. Однако только эффективное удалённое управление может раскрыть эти преимущества. В этой статье мы рассмотрим ключевые компоненты и полезные инструменты для успешного руководства в удалённой среде.
Что такое удаленное управление командой?
Раньше команды представляли собой группу коллег, сидящих в одной комнате или даже за одним столом и выполняющих свои задачи вместе. Удалённые команды по-прежнему выполняют свои задачи вместе. Однако они могут находиться в разных городах, странах или даже на разных континентах.
Суть управления удалённой командой заключается в координации ежедневных задач и эффективной коммуникации. В случае удалённой работы общение осуществляется благодаря различным цифровым инструментам, объединяющим членов удалённой команды.
Удалённые сотрудники гораздо чаще отвлекаются (дети, домашние животные, телевизор, перекусы…). Кроме того, выстраивать личные отношения в удалённой команде гораздо сложнее. Именно эти трудности порой делают управление удалёнными командами таким сложным. Как мотивировать членов команды работать вместе над сложными задачами, если они даже не знакомы?
Управление виртуальными командами требует умного лидерства, эффективной коммуникации и отличных навыков управления проектами . Кроме того, технологии — лучший друг современного руководителя, особенно в удалённой среде. Различные инструменты могут вам помочь:
общаться
сотрудничать
монитор
привлекать
поощрять социальные взаимодействия и
обмениваться информацией в удаленном режиме.
Создание сильной культуры удаленной работы в команде
Опытные менеджеры и специалисты по кадрам согласятся, что создание прочной командной культуры жизненно важно для удалённых команд. В то же время, её формирование — общая задача для всех удалённых команд. Вот почему командная культура важна и какую пользу она может принести вашей команде.
Развитие чувства общности
Социальное взаимодействие в удалённой среде — задача не из лёгких. Личное общение и светские беседы у кулера с водой стали редкостью.
Вместо этого удалённая работа создаёт ощущение общности благодаря взаимодействию, которое происходит во время видеоконференций и в онлайн-пространствах для совместной работы. Различные цифровые инструменты и даже аппаратные решения здесь очень полезны. Они создадут у членов вашей команды ощущение, что они знают друг друга, даже если им редко удаётся пожать друг другу руки.
Содействие инклюзивности и разнообразию
Эффективные удалённые менеджеры считают инклюзивность и разнообразие ключевыми ценностями для своих распределённых команд. Если члены команды ценят друг друга, у них с большей вероятностью разовьётся чувство принадлежности. В такой атмосфере сотрудники будут чувствовать себя свободно, обмениваться идеями и проявлять творческий подход.
Вот несколько советов по поощрению обратной связи и разнообразия при управлении удаленными командами:
предоставлять регулярные и анонимные варианты обратной связи, такие как виртуальные ящики для предложений
организовывать регулярные встречи и проверки
при необходимости использовать инклюзивные средства коммуникации (например, для поддержки доступности вы можете выбрать субтитры во время видеозвонков или программу чтения с экрана)
практиковать и поощрять активное слушание и оценку противоположных точек зрения
поощрять разнообразие в руководстве, как и среди самих сотрудников.
Управление удаленными сотрудниками
Когда и менеджеры, и члены команды работают из дома, есть несколько моментов, на которые следует обратить особое внимание при управлении виртуальными командами.
Предоставление регулярной обратной связи и коучинга
В условиях удалённой работы руководителям необходимо регулярно предоставлять конструктивную обратную связь. В противном случае они рискуют, что их сотрудники будут чувствовать себя обделёнными и даже одинокими.
Описывая составляющие человеческого общения, профессор Альберт Мехрабиан из Калифорнийского университета вывел правило 7% – 38% – 55%. По его словам, лишь 7% информации передаётся словами. Целых 55% информации передаётся языком тела, а 38% – тоном голоса.
Крайне важно помнить об этой формуле, предоставляя обратную связь удалённым командам. Помните, что ваши удалённые коллеги не видят выражение вашего лица и позу. Кроме того, они часто не слышат интонации вашего голоса, когда вы что-то говорите.
Поэтому дружелюбное и открытое общение — это самое главное. Для максимально полного общения настоятельно рекомендуется использовать видеозвонки. Особенно это актуально для более сложных задач или обучающих мероприятий.
Управление производительностью и продуктивностью
Настоящее искусство удалённого управления заключается в балансе между проактивным участием и умением устанавливать границы. Члены вашей команды должны сохранять свою автономию.
Регулярные проверки полезны и даже желательны, поскольку они показывают ваш интерес и поддержку.
Однако слишком частые сообщения или звонки могут показаться навязчивыми. Это может быть воспринято как микроменеджмент, что может раздражать людей, работающих удалённо. Чтобы ваша команда могла эффективно работать и сотрудничать виртуально, ей нужно знать, что вы ей доверяете.
Но в то же время важно знать, что они хорошо справляются со своей работой. Как управлять удалённой командой, избегая микроменеджмента?
Использование цифровых инструментов, таких как WebWork, может оказаться очень полезным для достижения этой цели. Функции WebWork сочетают в себе классические общения (командные чаты и видеоконференции) с различными функциями отслеживания продуктивности. Например, вы можете выбрать некоторые или все из следующих вариантов:
производительность членов вашей команды, анализируя их активность в Интернете
отслеживайте свое время : рабочее время, графики, выходные и т. д.
контролировать конкретные задачи каждого сотрудника и прогресс в режиме реального времени , получать отчеты и многое другое.
С WebWork вы сможете отслеживать прогресс своей команды, не нарушая конфиденциальность. Более того, это удобный инструмент для отслеживания успехов новых сотрудников. Чётко формулируйте ожидания, устраняйте двусмысленность в общении и избегайте возможных недопониманий.
«Дорогая, я всегда дома!»: эффективные стратегии общения
В целом, профессиональное общение должно основываться на чётких правилах. Эти правила обычно определяют, какие методы общения приемлемы, а какие нет. Однако в случае управления удалёнными сотрудниками важность ясности трудно переоценить.
Избыточное общение в удаленной команде
Сотрудникам, работающим удалённо, нужны точные, недвусмысленные и прямые указания. Неправильно написанное предложение может стать причиной множества недоразумений. Разрешение этих недоразумений может потребовать больших затрат времени и ресурсов. Поэтому лучше избегать их.
Кроме того, командам, работающим удалённо, необходимо постоянно получать актуальную информацию обо всех важных новостях. Это означает, что вам придётся обмениваться разнообразной информацией — текстами, изображениями и видео. И делать это нужно будет постоянно .
Таким образом, использование различных каналов коммуникации гарантирует, что все участники будут в курсе событий в любой момент. Регулярные чаты и видеовстречи — залог успеха любой удалённой команды.
Использование технологий для облегчения общения
Очевидно, что именно технологии обеспечивают совместную работу там, где нет физического контакта. Существует множество цифровых инструментов, которые позволяют удалённым сотрудникам выполнять различные задачи.
Командные совещания, открытые дискуссии, решение проблем и даже обучение и приобретение новых навыков — существуют приложения, облегчающие каждое из этих занятий.
Эти инструменты могут включать, помимо прочего:
инструменты управления проектами,
приложения для обмена мгновенными сообщениями,
платформы для обмена файлами и совместной работы,
программное обеспечение для видеоконференций и многое другое.
Поскольку удаленным командам необходимо видеть вас как можно чаще, чтобы оставаться на связи, наличие функционального и интуитивно понятного инструмента для виртуальных встреч имеет решающее значение.
Решение проблем производительности
К сожалению, проблемы с производительностью неизбежны. Как их устранить?
Прежде всего, необходимо выявлять такие проблемы как можно раньше, до того, как они перейдут в стадию обострения. Для этого необходимо внимательно отслеживать (не)эффективность работы членов вашей команды. Опять же, цифровые инструменты — это наименее инвазивный и наиболее эффективный способ выявления узких мест.
Такие инструменты также помогут вам решать проблемы. Статистика и метрики, предоставляемые такими приложениями, позволят вам понять проблему. Поняв её, вы сможете реагировать в соответствии с предпочтениями вашей команды.
Некоторые инструменты могут даже подсказать лучшие методы решения проблем. Наконец, цифровые инструменты могут стать отличными каналами коммуникации для обучения и подготовки ваших непосредственных подчиненных, работающих удаленно.
Предоставление поддержки и ресурсов
Удалённая работа может быть сложной, поскольку удалённые коллеги часто находятся в разных часовых поясах. По этой причине они могут быть недоступны в экстренных случаях.
Предоставление ресурсов и поддержки удаленным работникам
Асинхронная коммуникация — естественное условие удалённой работы. Поскольку люди живут и работают в разных часовых поясах, некоторым сообщениям может потребоваться время, чтобы дойти до получателей.
постоянного доступа вашей команды к необходимым ресурсам, соответствующему обучению и интеллектуальным инструментам является важным элементом управления удаленными командами.
Например, инструменты на основе искусственного интеллекта могут обеспечить круглосуточную поддержку для решения частых проблем. Более того, загрузка ресурсов с ответами на часто задаваемые вопросы и инструкциями может обеспечить поддержку даже при отсутствии пользователей в сети. Таким образом, создание комплексной системы поддержки для всех удалённых сотрудников жизненно важно для всех команд, работающих удалённо.
Развитие культуры благополучия
При управлении удалёнными командами забота о благополучии удалённых сотрудников должна быть одной из главных забот руководителя. С перегруженного работой, раздражённого и подавленного сотрудника ничего не получишь. В конце концов, мы все люди, и это должно быть превыше всего.
Уделять первостепенное внимание психическому и физическому здоровью своих непосредственных подчиненных не только этично, но и разумно с точки зрения бизнеса. По данным Harvard Business Review , компании ежегодно теряют до 190 миллиардов долларов из-за профессионального выгорания. Поэтому быть хорошим удаленным менеджером означает быстро выявлять симптомы выгорания и правильно реагировать. Такой подход пойдет на пользу как сотрудникам, так и компании.
Вот некоторые причины, по которым люди выгорают на работе:
Слишком много отработанных часов
Менеджер не установил четких ожиданий относительно того, чего ожидают от сотрудника и каковы критерии карьерного роста.
Отсутствие коммуникации и неблагополучная атмосфера на рабочем месте
Никакого сотрудничества или социальной поддержки
Пропуск отпуска
Опять же, цифровые инструменты часто обладают функциями, которые могут обнаруживать и предупреждать о подобных проблемах. Например, ранее упомянутое приложение WebWork поддерживает функции баланса между работой и личной жизнью. Это может быть полезно как сотрудникам, так и руководителям. Вы спросите, как WebWork поддерживает благополучие вашей удалённой команды? WebWork позволяет им устанавливать различные напоминания — выпить воды, сделать растяжку или просто сделать перерыв.
С другой стороны, любой преданный своему делу руководитель доверяет фактическим данным и отчётам. Обязательно отслеживайте сотрудников, которые перерабатывают или недорабатывают. Разработайте план действий по решению проблем, вызывающих выгорание или недовольство сотрудников.
Например, стоит организовать виртуальные сеансы оздоровления или кампании по повышению осведомленности о психическом здоровье. Эти мероприятия способствуют общему благополучию. Общение с недорабатывающими сотрудниками так же важно, как и борьба с выгоранием. Создайте безопасную площадку для открытого диалога, чтобы понять, что мешает вашим сотрудникам работать.
Измерение успеха и оценка эффективности
Чтобы принимать обоснованные решения и достигать целей, удаленным менеджерам необходимо постоянно оценивать эффективность работы команды.
Установка показателей успеха
Успешное управление удалёнными командами подразумевает чёткое определение ключевых показателей эффективности (KPI) . Регулярная проверка эффективности работы каждого члена команды — обязательное условие.
WebWork предлагает аналитику производительности, которая помогает отслеживать прогресс команды по различным проектам.
Оценка эффективности удаленной команды
Хорошие удалённые менеджеры знают, что ничто не заменит личных бесед. Поэтому регулярные оценки эффективности работы и обратная связь необходимы для здоровой рабочей атмосферы. Они особенно ценны для новых сотрудников и их профессионального и личностного развития. Чтобы получать информацию о производительности в режиме реального времени, отслеживать прогресс и выявлять потенциальные препятствия, многие компании внедряют программное обеспечение для удалённого мониторинга сотрудников от Intelogos или WebWork . Эти инструменты помогают руководителям принимать решения на основе данных, сохраняя при этом прозрачность и доверие в команде. При правильном использовании они могут повысить ответственность, не создавая ощущения навязчивости, гарантируя сотрудникам необходимую поддержку для достижения успеха.
Заключение
Научиться управлять удалённой командой — непростая задача. Руководителям необходимо выстроить стиль управления, основанный на гибкости и сострадании, а также установить чёткие правила.
С одной стороны, непосредственным подчиненным нужна автономия. С другой стороны, руководителям необходимо отслеживать прогресс своих сотрудников. Более того, существует также контекст асинхронной коммуникации. Это означает, что руководителям необходимо уважать коммуникационные предпочтения всех членов команды.
К счастью, в распоряжении руководителей есть технологии и различные инструменты для удалённой работы. Эти инструменты предоставляют аналитику и разнообразные каналы коммуникации. Эти функции жизненно важны для оптимизации производительности всей удалённой команды.
Зарегистрируйтесь для получения бесплатной пробной версии WebWork и узнайте, как она может повлиять на производительность и цифровое благополучие вашей команды.
