Точный расчёт заработной платы важен для любой компании. Однако важность и сложность этого расчёта возрастают при работе с почасовыми сотрудниками. Если вы управляете командой таких специалистов, вам необходимо рассчитывать часы, затраченные на оплату труда. 

Есть несколько способов сделать это: вручную и с помощью автоматизированного решения. Большинство руководителей выбирают первый вариант, чтобы сэкономить на программном обеспечении для расчёта заработной платы. Но, как мы вскоре расскажем, качественный тайм-трекер с функцией расчёта заработной платы может помочь вам сэкономить массу времени.

Кому необходимо рассчитывать часы оплаты труда?

Прежде чем сравнивать ручной и автоматизированный способы расчёта часов заработной платы, давайте выясним, кому это необходимо. Большинство компаний нанимают специалистов с фиксированной периодической заработной платой. Это самый распространённый тип занятости во всём мире. Однако вам необходимо рассчитывать часы заработной платы, если у вас есть сотрудники с почасовой оплатой .

Как правило, это относится к фрилансерам и независимым подрядчикам. Вы можете нанять специалистов на таких условиях для разового проекта. Компании, предлагающие гибкий график работы постоянным сотрудникам, также могут использовать почасовую оплату. Таким образом, они могут выплачивать своим сотрудникам зарплату пропорционально объёму выполненной работы.

Если ваш бизнес соответствует одному из этих описаний, вам необходимо рассчитать количество рабочих часов, отработанных в расчёте заработной платы. Давайте рассмотрим этот процесс, начав с требований.

Что нужно для расчета часов оплаты труда?

Для расчета часов заработной платы вам понадобятся две основные вещи: данные о рабочем времени и почасовые ставки.

Данные о рабочем времени

На первый взгляд, сбор данных о рабочем времени прост. Но обеспечить их точность довольно сложно. Это особенно актуально для удалённых специалистов. Ваши сотрудники должны отслеживать, сколько времени они тратят на работу, и сообщать эту информацию вашим руководителям. Ручная работа вызывает опасения по двум ключевым вопросам: доверию и точности. Первый вопрос важен для новых сотрудников, которых вы, возможно, недостаточно хорошо знаете. Но второй вопрос может затронуть даже тех, кто работает в команде уже давно. Ручной учёт рабочего времени подвержен человеческим ошибкам. Это утомительная задача, которая быстро становится однообразной. Именно здесь качественный тайм-трекер, такой как WebWork , может помочь вам рассчитать часы, необходимые для оплаты труда.

Почасовые ставки

Определение почасовых ставок для ваших сотрудников — задача более простая. Однако это может стать непростой задачей, если вы хотите устанавливать разные ставки за разные проекты. Это может помочь вашим почасовым сотрудникам легче расставлять приоритеты в своих задачах. Для этого потребуются не только точные данные учёта времени, но и эффективное управление задачами.

Крупный план калькулятора, который можно использовать для расчета рабочего времени.

Как рассчитать заработную плату вручную: пошагово

Теперь давайте рассмотрим шаги расчета часов заработной платы вручную, начав с расчета времени.

1. Вычтите неоплаченное время

Чтобы рассчитать рабочее время, необходимо вычесть неоплачиваемые перерывы из отслеживаемого времени вашей команды. Или вы можете поручить сотрудникам сделать это самостоятельно и показать вам результаты своих расчётов. Таким образом, вам нужно будет только проверить данные сотрудников, что немного снизит нагрузку.

2. Время раунда

Чтобы упростить расчёт часов для расчёта заработной платы, можно округлить время. Обязательно ознакомьтесь с местными правилами, поскольку они могут различаться в зависимости от страны. Например, во многих штатах США округление допускается до ближайших 15 минут. Однако во многих других штатах округление запрещено.

3. Переведите часы и минуты в часы с десятичными дробями.

На этом этапе у вас будет отслеживаемое время в часах и минутах. Вам необходимо преобразовать это в одно число, представляющее отслеживаемое время, чтобы рассчитать часы для начисления заработной платы. Просто разделите количество минут на 60 и прибавьте это число к отслеживаемым часам.

Например: 30 / 60 = 0,5 часа.

4. Определить почасовую ставку

Определить почасовую ставку для ваших сотрудников должно быть просто. Исключением являются случаи, когда вы платите членам своей команды разные ставки за разные проекты. В этом случае вам необходимо разделить отслеживаемое время по проектам и рассчитать часы оплаты труда для каждого проекта с учётом назначенных ставок.

5. Рассчитайте количество часов, затраченных на оплату труда

Наконец, вы можете завершить расчёт. Просто умножьте количество рабочих часов на почасовую ставку вашей команды.

Например, если сотрудник отработал 31,5 часа по ставке 20 долларов в час и 9 часов по ставке 25 долларов в час :

  • 31.5 × 20 = 630 
  • 9 × 25 = 225 
  • 630 + 225 = 855

Как рассчитать заработную плату с помощью табеля учета рабочего времени: пошаговое руководство

Теперь давайте рассмотрим, как счетчик рабочего времени может помочь вам в расчете часов заработной платы.

1. Определите почасовые ставки

Во-первых, необходимо определить почасовые ставки вашей команды в трекере. Большинство приложений позволяют назначать ставки каждому сотруднику. Однако продвинутый трекер позволяет устанавливать разные ставки для участников рабочего пространства и проектов. Например, WebWork делает это с помощью функции выставления счетов за часы . Как упоминалось ранее, разные ставки помогают сотрудникам расставлять приоритеты в задачах.

2. Пусть ваша команда отслеживает время.

Установив почасовые ставки, ваша команда может начать отслеживать своё рабочее время. Это может быть так же просто, как нажать кнопку в начале дня. Если вы используете разные почасовые ставки для разных проектов, убедитесь, что ваши сотрудники отслеживают, над чем они работают.

3. Проверьте отчеты по заработной плате

После отслеживания времени система отслеживания времени будет периодически генерировать отчёты по заработной плате. Например, WebWork предоставит вам информацию о заработке каждого члена вашей команды. Также будет указано, сколько времени они проработали и какие задачи выполнили.

Как произвести оплату труда сотрудников после расчета часов работы?

Последний этап управления заработной платой — это выплата заработной платы сотрудникам. Если вы делаете это вручную, просто перечисляйте заработанные средства членам своей команды. Однако, если вы используете систему учета рабочего времени, многие из них предлагают встроенные платежи. Вы можете создавать счета на основе почасовой оплаты с помощью WebWork и производить оплату напрямую из системы учета рабочего времени, используя поддерживаемый способ оплаты. Это поможет вам ещё больше упростить процесс расчета заработной платы в вашей компании.

Заключительное слово

Расчёт рабочего времени — важная задача для компаний с почасовой оплатой труда. Вы можете сделать это вручную или использовать автоматизированный инструмент для ускорения процесса. Если вы используете учёт рабочего времени для повышения производительности своей команды, вам следует использовать его и для оптимизации расчёта заработной платы сотрудников вашей компании.