Эффективное управление временем — основа продуктивной рабочей среды с политикой удалённой или гибридной работы. Оно способствует улучшению управления командой и удержанию сотрудников, одновременно способствуя формированию здоровой корпоративной культуры.
В этой статье мы рассмотрим преимущества программного обеспечения для учёта рабочего времени. Вы также узнаете, как учитывать оплачиваемые часы и на что обращать внимание при выборе программного обеспечения для учёта рабочего времени для вашего бизнеса.
Давайте начнем.
Что такое программное обеспечение для отслеживания времени?
Программное обеспечение для учёта времени — это цифровой инструмент, позволяющий компаниям отслеживать время сотрудников, затрачиваемое на различные задачи и проекты. Оно помогает как работодателю, так и сотруднику отслеживать и регистрировать время, затраченное на каждый проект, ежедневно, еженедельно и ежемесячно.
Основные преимущества внедрения программного обеспечения для учета рабочего времени в вашем бизнесе:
Повышение производительности — автоматизация учета рабочего времени помогает выявить узкие места и улучшить рабочие процессы, повышая производительность труда сотрудников .
Точный расчет — точный учет оплачиваемых часов гарантирует правильность выставления счетов, сводя к минимуму потерю дохода.
Более эффективное управление расходами — сокращайте расходы и управляйте бюджетом, отслеживая все оплачиваемые часы и расходы в одной базе данных.
Источник: Freepik
Отслеживание оплачиваемых часов с помощью программного обеспечения для отслеживания времени
Вкратце, оплачиваемые часы — это количество времени, потраченное на задачи и проекты, за которое ваши сотрудники могут выставить вам счёт. Инструменты учёта времени позволяют вам отслеживать время и гарантировать точность выставления счёта, обеспечивая прозрачность как для вас, так и для ваших сотрудников.
В противоположность этому, неоплачиваемые часы — это время, которое сотрудник тратит на выполнение других задач компании, не оплачивая их. К таким задачам может относиться административная работа, работа с документами, обучение сотрудников, участие в совещаниях, участие в корпоративных мероприятиях или налаживании деловых связей и т. д.
Отслеживая оплачиваемые часы, ваше руководство может контролировать время и деньги, вложенные в проект. Эта информация позволяет оптимизировать процессы и улучшить финансовое управление будущими проектами.
Источник: Freepik
Основные характеристики программного обеспечения для учета рабочего времени в оплачиваемых часах
Готовы ли вы внедрить инструмент учёта рабочего времени для вашей компании? Вот самые важные функции, на которые стоит обратить внимание.
Учет рабочего времени и посещаемости
Прежде всего, ваш инструмент учёта времени должен обеспечивать отслеживание посещаемости и оплачиваемых часов в режиме реального времени. Помимо возможности автоматического учёта времени, у вас должны быть возможности ручного ввода и редактирования времени. Например, вы можете вручную разделять оплачиваемые и неоплачиваемые часы.
Источник: Freepik
Бюджетирование и управление затратами
Помимо возможности учёта рабочего времени, идеальное программное решение включает в себя возможность отслеживать статус проекта и общий бюджет. Это позволит вам отслеживать расходы и издержки, связанные с проектом. На основе этих отчётов сотрудники могут выставлять счета за отработанные часы, соответствующие ожидаемому количеству часов.
Планирование и составление расписаний
Мониторинг проекта в режиме реального времени позволяет вам управлять ресурсами и мощностями. Более того, он улучшает координацию и способствует эффективному планированию и составлению расписаний задач.
Чем полезна эта функция? С её помощью хороший менеджер проектов может оптимально делегировать задачи, гарантируя, что ни один сотрудник не будет перегружен. При этом вы сможете гарантировать, что все сотрудники получат желаемый уровень заработной платы за месяц.
Источник: Freepik
Отчетность и аналитика
Отчётность и комплексная аналитика — это функции, которые помогут вам заглянуть в будущее и оптимизировать стратегическое планирование. Используйте цифры, чтобы определить области для улучшения и распределить бюджет для повышения рентабельности.
Источник: Freepik
Интеграция расчета заработной платы и выставления счетов
Комплексное программное обеспечение для учёта рабочего времени легко интегрируется с вашим программным обеспечением для расчёта заработной платы и выставления счетов. Сотрудники могут формировать счета на основе информации из приложения, а вы можете автоматизировать расчёт заработной платы по всем счетам, сумма которых соответствует ожидаемой.
Выбор правильного программного обеспечения для отслеживания времени
Как среди множества инструментов, которые можно использовать для отслеживания времени и регистрации оплачиваемых часов, выбрать приложение для учета рабочего времени, которое будет соответствовать потребностям вашего бизнеса?
Вот ключевые факторы, которые следует оценить и определить, нужен ли вам базовый инструмент для отслеживания времени или что-то более сложное:
Оцените свой текущий рабочий процесс — определите области для улучшения рабочих процессов вашего проекта. Иногда всё, что вам нужно, — это более эффективный инструмент управления проектами.
Подумайте, какие функции отслеживания времени вам нужны . Понимание конкретных функций, которые вам нужны, поможет вам выбрать наиболее подходящий инструмент.
Попросите рекомендации – обратитесь к своим менеджерам. Возможно, у них есть опыт, который может быть вам полезен.
Определившись с выбором, изучите и сравните различные программы для учёта времени. Рекомендуем изучить пробные версии, почитать обзоры и оценить функции и возможности интеграции инструментов, доступных на рынке.
Мы сделали именно это. Ниже представлена наша подборка из 5 лучших программ для учёта рабочего времени, которые помогут вам отслеживать оплачиваемое время и оптимизировать процесс выставления счетов.
Пять лучших программ для учета рабочего времени для оплачиваемых часов
Давайте рассмотрим 5 лучших приложений для учета рабочего времени и поможем вам найти лучшее решение для учета рабочего времени для вашего бизнеса.
#1 Веб-работа
WebWork — это приложение для учёта рабочего времени с исчерпывающим набором функций, которое подходит компаниям любого размера. Благодаря функции учёта рабочего времени с оплатой вы можете устанавливать тарифы для членов вашей команды и проектов, обеспечивая точные выплаты.
Кроме того, он предлагает комплексную отчётность, возможность генерировать счета-фактуры и автоматизировать процессы выставления счетов и расчёта заработной платы. WebWork — оптимальное решение для компаний и фрилансеров, которым требуется решение для выставления счетов на основе данных в режиме реального времени.
Ключевые особенности
Настраиваемые тарифные ставки: установите тарифные ставки для членов команды и проектов.
Подробная отчетность : более 15 типов отчетов, включая журналы учета времени, посещаемости и управления задачами.
Автоматизация выставления счетов : автоматическое создание счетов на основе оплачиваемых часов.
Мониторинг производительности : делайте снимки экрана, отслеживайте использование сети и контролируйте уровни активности.
Интеграция : без проблем работает с Asana, Trello, Slack и другими инструментами управления проектами.
Цены
Стоимость начинается от 3,99 долл. США за пользователя в месяц, доступна бесплатная пробная версия.
Рейтинги пользователей
Рейтинги WebWork: G2 — 4,6, Capterra — 4,7.
#2 Переключить
Toggl известен своим простым интерфейсом и гибкими возможностями отслеживания времени. Сервис предлагает как автоматизированный, так и ручной режим. Toggl предназначен для фрилансеров и небольших команд.
Ключевые особенности
Отслеживание в режиме реального времени и вручную: отслеживайте часы по мере работы или вручную добавляйте записи после.
Настраиваемые отчеты: создавайте отчеты об отслеживаемом времени, которые можно экспортировать.
Аналитика команды: отслеживайте эффективность работы всей команды.
Интеграции: Toggl интегрируется с Asana, Trello и Jira.
Цены
Стоимость стартового плана составляет 10 долларов США за пользователя в месяц, также есть бесплатная версия, которая не включает отслеживание оплачиваемых часов.
Рейтинги пользователей
Общая оценка Toggle составляет 4,6 на G2 и 4,7 на Capterra.#3
#3 ClickUp
ClickUp — это комплексная платформа для повышения производительности, предлагающая ряд инструментов для управления задачами. Функция отслеживания времени в сочетании с возможностью регистрации оплачиваемых часов делает её третьим продуктом в нашем списке. Это хороший выбор для компаний, которым требуется комплексное решение со всеми функциями управления в одном месте.
Ключевые особенности
Учет времени на основе задач : точный учет рабочего времени, потраченного на каждую задачу.
Настраиваемые тарифы : устанавливайте различные тарифы для разных задач, членов команды или клиентов.
Отчеты о времени : создание подробных отчетов с разбивкой по оплачиваемым и неоплачиваемым часам.
Интеграция : интегрируется с такими инструментами, как QuickBooks и бухгалтерское программное обеспечение Xero.
Цены
Отслеживание времени доступно на всех тарифных планах ClickUp, однако на тарифах «Бесплатный навсегда» и «Безлимитный» оплачиваемые часы рассчитаны на 100 использований. Каждое время, отслеживаемое или вводимое вручную, считается использованием. Оплачиваемые часы доступны на тарифном плане «Бизнес», стоимость которого составляет от 12 долларов США за пользователя в месяц.
Рейтинги пользователей
Пользователи оценивают ClickUp на уровне 4,4 на G2 и 4,5 на Capterra.
#4 Своевременный
Timely — это система отслеживания рабочего времени, использующая искусственный интеллект для снижения риска пропущенных часов. Это решение создано для консультантов, специалистов творческих профессий и юридических фирм, которым требуется автоматизированный учет рабочего времени для сокращения ручного ввода.
Ключевые особенности
Автоматизация на базе искусственного интеллекта: автоматически отслеживает рабочие процессы, позволяя пользователям их просматривать и корректировать.
Подробная отчетность: настраиваемые отчеты, которыми можно поделиться с клиентами или менеджерами.
Интеграция с инструментами управления проектами: интегрируется с такими инструментами, как Asana и Trello.
Цены
Стартовый план стоит от 11 долларов США за пользователя в месяц.
Рейтинги пользователей
Timely имеет рейтинг 4,7 на G2 и 4,8 на Capterra.
#5 Время работы за столом
Desktime предлагает функции автоматизированного отслеживания рабочего времени и является надежным вариантом для компаний, которые, помимо отслеживания оплачиваемых часов, уделяют особое внимание мониторингу производительности, например, агентств.
Ключевые особенности
Автоматизированный учет времени: автоматически отслеживает время, потраченное на задачи.
Аналитика производительности: отслеживает веб-сайты и приложения, используемые в рабочее время, предоставляя подробную информацию о производительности.
Интеграции: интегрируется с такими инструментами, как Basecamp, Trello и Jira.
Цены
Стоимость тарифного плана Pro начинается от 7 долларов США за пользователя в месяц.
Рейтинги пользователей
Desktime получил оценку 4,5 на G2 и 4,6 на Capterra.
Эффективное отслеживание и управление временем
Вот несколько дополнительных советов о том, как максимально эффективно использовать ваше решение по учету рабочего времени и улучшить управление оплачиваемыми часами:
Интегрируйте учет оплачиваемых часов в существующий рабочий процесс — выберите программное обеспечение, которое идеально впишется в ваши текущие процессы.
Обучите своих сотрудников эффективному учету времени — предоставьте четкие инструкции и обучение по использованию программного обеспечения, одновременно поощряя их задавать вопросы и обращаться за помощью.
Регулярно проверяйте и корректируйте процесс отслеживания — анализируйте данные о времени, чтобы выявить неэффективность и внедрить улучшения.
Установите чёткие ожидания и границы . Придерживайтесь прозрачной политики коммуникации, чтобы ваши сотрудники понимали всё на одном уровне с руководством. Разработайте чёткую политику относительно того, какие виды деятельности считаются оплачиваемыми часами.
Начало работы с отслеживанием времени
Выбор правильного тайм-трекера крайне важен для эффективного управления оплачиваемыми часами. Выбрав инструмент, отвечающий вашим конкретным потребностям и хорошо интегрируемый в ваш рабочий процесс, вы сможете повысить производительность, обеспечить точность выставления счетов и улучшить общие показатели бизнеса.
Готовы оптимизировать учёт рабочего времени и улучшить управление оплачиваемыми часами? Откройте для себя возможности WebWork и узнайте, какую пользу он может принести вашему бизнесу.
