Сотрудники играют важнейшую роль в успехе и развитии любой организации. Отношение к сотрудникам и управление ими во многом способствует созданию эффективной команды. Именно поэтому многие компании по всему миру инвестируют в различные стратегии, направленные на оптимизацию управления персоналом и создание для них комфортных условий труда.
HR-системы — один из таких инструментов, упрощающих процесс управления персоналом для организаций. HR-системы, разработанные с учётом специфических требований каждого типа организации, представляют собой ценный инструмент, упрощающий сложные процессы управления персоналом. Например, HR-системы для малого бизнеса предлагают целый ряд функций, оптимизирующих различные HR-задачи. От управления командой и оптимизации рабочих процессов до создания комфортных условий для сотрудников — этот инструмент предлагает всё необходимое для поддержания удовлетворенности и мотивации ваших сотрудников . Поэтому он станет идеальным партнёром для вашей HR-команды на всех этапах: от адаптации до увольнения.
Знаете ли вы, что, по прогнозам, объём мирового рынка HR-программного обеспечения к 2028 году достигнет 33,57 млрд долларов при среднегодовом темпе роста 10,10%? Неудивительно, что индустрия HR-программного обеспечения растёт стремительными темпами.
Однако, учитывая количество HR-программ, доступных сегодня на рынке, компаниям довольно сложно выбрать оптимальное решение для своей команды. В этой статье мы поделимся четким руководством по выбору подходящего HR-решения в 2023 году.
10 вопросов, которые следует задать себе перед выбором HR-программного обеспечения
Прежде чем приступить к процессу отбора, важно иметь четкое представление о ваших текущих HR-процессах, о трудностях, с которыми вы сталкиваетесь, и о том, как вы хотите их преодолеть. Поэтому важно задавать себе правильные вопросы.
Вот несколько важных вопросов, ответы на которые окажутся полезными в программного обеспечения для управления персоналом .
- Каковы наши самые большие проблемы и разочарования в сфере управления персоналом?
- Каковы наиболее важные кадровые потребности нашей организации?
- Как данное программное обеспечение поможет нам преодолеть наши трудности?
- Предоставляет ли программное обеспечение какие-либо дополнительные функции или преимущества?
- Сколько времени потребуется, чтобы запустить программное обеспечение?
- Можно ли интегрировать этот инструмент с другими используемыми нами платформами? Как происходит процесс интеграции?
- Какой у нас бюджет на инвестиции в HR-программное обеспечение?
- Будет ли программное обеспечение масштабироваться в соответствии с нашими растущими потребностями? Если да, то какова будет структура ценообразования?
- Предлагает ли программное обеспечение какое-либо обучение для нашей команды?
- Какое обслуживание клиентов нам нужно? Поможет ли нам служба поддержки немедленно решить проблему, если что-то пойдет не так?
Получив ответы на эти вопросы, вы можете приступить к поиску.
7 шагов при выборе HR-программы для вашего бизнеса
Ниже приведено руководство из 7 шагов, которое поможет вам выбрать правильное программное обеспечение для управления персоналом для вашей команды.
Шаг 1 — Сформируйте команду лиц, принимающих решения
Выбор нового HR-решения не должен быть единоличным решением HR-отдела. Важно привлечь к процессу ключевых заинтересованных лиц и руководителей других отделов, таких как операционный, финансовый, ИТ, маркетинговый, отдел продаж и других, которые станут основными пользователями этого программного обеспечения. Это позволит получить новые взгляды и уникальные знания для решения рабочих задач и упростить работу каждого отдела.
Марк Вальдеррама, генеральный директор и основатель Aquarium Store Depot, советует: «Определите лучших представителей каждого отдела, таких как менеджеры, руководители групп, руководители и так далее, которые могут внести ценный вклад. Это даст вам полное понимание уникальных потребностей каждого отдела и поможет выбрать программное обеспечение, отвечающее всем требованиям. Кроме того, это поможет вам узнать о проблемных зонах и принять меры для разработки оптимального решения».
Определившись с составом команды, распределите между ними чёткие роли и делегируйте обязанности. Главное, с самого начала озвучьте свои ожидания, чтобы обеспечить эффективное взаимодействие и сотрудничество внутри команды, а также оптимизировать процесс принятия решений.
Шаг 2 — Оцените существующие у вас HR-инструменты
После того, как вы собрали команду, пришло время оценить существующие инструменты, процессы и рабочие процессы, чтобы выявить узкие места и проблемы в вашем HR-отделе. Независимо от того, начинаете ли вы работу с нуля или рассматриваете возможность обновления HR-системы, такая оценка обязательна, поскольку она поможет вам определить сильные и слабые стороны ваших текущих процессов.
Том Миллер, директор по маркетингу FitnessVolt , отмечает: «Определив, что подходит вашей компании, а что нет, вы сможете принимать взвешенные решения о закупках, которые не только улучшат ваши процессы, но и сделают их более надёжными. Кроме того, это поможет вам понять, как новое HR-решение модернизирует ваши текущие процессы, повысит производительность труда и поможет достичь ваших целей».
Шаг 3 — Определите необходимые функции
После этого следующим шагом будет составление списка функций, которые вы хотели бы видеть в своей HR-системе. Попросите членов вашей новой команды составить полный список функций, основанный на задачах, которые они выполняют в своей повседневной работе. Это даст вам четкое представление о требованиях к вашей новой HR-системе.
Во-первых, разделите эти требования на две категории: обязательные функции и желательные функции. Таким образом, у вас получится краткий список функций, который можно будет использовать в качестве справочного материала при выборе программного обеспечения. Это также поможет вам без лишних хлопот отсеять те программные продукты, которые не соответствуют вашим требованиям.
Вот некоторые из ключевых функций, на которые следует обратить внимание при выборе программного обеспечения для управления персоналом:
Набор персонала
Управлять всем процессом найма, начиная с публикации вакансии, отслеживания кандидатов , планирования собеседований и оценки кандидатов.
- Адаптация
Упростить процесс адаптации новых сотрудников с помощью автоматизированных рабочих процессов по сбору документации сотрудников и предоставлению им различных ресурсов для перехода к новой роли.
- Управление данными сотрудников
Предоставить вам централизованную базу данных для хранения и доступа к важной информации о сотрудниках, такой как личные данные, документы о трудоустройстве, письма об опыте работы и т. д.
- Отслеживание посещаемости
Для отслеживания посещаемости сотрудников , времени их прихода и ухода, сверхурочной работы и т. д.
- Оставить управление
Для управления отпусками и утверждения заявок сотрудников на отпуск. Сервис также позволяет просматривать остаток отпуска и оптимизировать весь процесс утверждения отпусков.
Рассчитывайте заработную плату, управляйте налоговыми и другими вычетами, а также формируйте расчетные листки с минимальным ручным вмешательством.
- Оценка эффективности работы сотрудников
Создать оптимизированный процесс анализа и оценки эффективности работы сотрудников.
- Отзывы сотрудников
Получение всесторонней обратной связи от сотрудников и компании и разработка эффективных планов повышения производительности.
- Обучение и развитие
Выявить пробелы в навыках среди сотрудников и предоставить им возможности обучения и подготовки.
Источник
Шаг 4 — Проведите предварительное исследование
Теперь, когда вы определились с функциями, которые должны быть в вашем HR-решении, пришло время изучить потенциальные платформы и возможности каждой из них. Чтобы составить список возможных решений, поищите лучшее HR-решение в различных поисковых системах.
Обратитесь за рекомендациями к коллегам по отрасли, знакомым или другим HR-специалистам. Вы также можете ознакомиться с обзорами программного обеспечения на таких платформах, как G2crowd, Capterra и GetApp, или посетить форумы сообщества, чтобы узнать мнение пользователей об использовании этого программного обеспечения.
Кэти Холмс, эксперт по маркетингу в Onsite First Aid Training , объясняет: «Изучение веб-сайтов поставщиков с целью ознакомления с предлагаемыми ими функциями и чтение примеров использования клиентами полезно, поскольку это даст вам реальное представление о том, как программное обеспечение помогло клиентам улучшить их кадровые процессы».
После этого можно приступать к составлению списка HR-решений, соответствующих вашим требованиям. Рекомендуется включить в этот список не менее пяти поставщиков.
Шаг 5 — Зарегистрируйтесь на бесплатную пробную версию, чтобы оценить программное обеспечение
Теперь самое время зарегистрироваться для получения бесплатных пробных версий программного обеспечения или записаться на демонстрационные версии продукта, чтобы увидеть его в действии. Это поможет вам оценить программу и понять, как она может помочь вашим HR-процессам.
Начните с посещения демонстрационной сессии, чтобы узнать больше о функциях продукта и предлагаемых им возможностях. Помимо функций, обратите внимание на дизайн продукта и удобство его использования. Не стесняйтесь задавать вопросы во время демонстрационных сессий, чтобы получить ответы на свои вопросы. Это также поможет вам оценить способность поставщика ответить на ваши вопросы.
Кенни Клайн, президент и финансовый директор BarBend, добавляет: «Воспользуйтесь бесплатной пробной версией, чтобы получить практический опыт работы с программой. Пусть вся ваша команда опробует её и соберите отзывы».
Выполните этот шаг для всего программного обеспечения из вашего списка. Это поможет вам сравнить производительность каждого из них и получить отзывы команды. Это также поможет вам понять, насколько хорошо программное обеспечение соответствует требованиям вашей организации. В результате вы сможете принять обоснованное решение о покупке.
Шаг 6 — Примите окончательное решение
Тем временем представьте свои выводы о выбранном программном обеспечении ключевым заинтересованным сторонам компании и расскажите им, как это программное обеспечение может улучшить ваши HR-процессы. Узнайте их мнение о выбранном программном обеспечении и будьте готовы ответить на их вопросы. Проведите совместное обсуждение, чтобы выбрать HR-решение с учетом потребностей и бизнес-целей организации.
Приняв окончательное решение, подпишите контракт или оформите платную подписку. Разработайте план управления изменениями и подготовьтесь к внедрению нового программного обеспечения в вашей организации.
Подведение итогов
Несомненно, выбор подходящего HR-решения может быть непростой задачей для многих команд. Однако тщательное исследование, системный подход и продуманное планирование позволяют упростить этот утомительный процесс и принять взвешенное решение, которое принесет пользу всей организации.
Итак, следуйте инструкциям в этом руководстве и начните составлять список лучших HR-решений для вашего бизнеса. Мы уверены, что это руководство помогло вам выбрать правильное HR-решение, которое обеспечит желаемые результаты и оптимизирует различные HR-процессы.
Автор биография:
Крути Шах — контент-райтер и маркетолог в The Marketing Drama . Она любит писать о современных тенденциях в технологиях, бизнесе и маркетинге. В свободное время она любит печь и смотреть Netflix. Вы можете связаться с ней на Linkedin .
