У каждого бизнеса есть рабочий процесс. Вопрос лишь в том, насколько хорошо он организован.
На самом деле, не все рабочие процессы являются эффективными. Управление рабочими процессами помогает выявить узкие места и внедрить улучшения для максимальной эффективности бизнеса. Оно направлено на документирование всех аспектов рабочего процесса для его анализа и принятия решений на основе данных.
Возьмём, к примеру, строительство дома. Оно представляет собой чётко определённый рабочий процесс, который начинается с подготовки грунта, за которым следует возведение фундамента, возведение каркаса дома, монтаж электропроводки, сантехники, утепления и, наконец, отделочные работы.
По какой-то причине ваш строительный проект задерживается, что часто случается, поскольку более 50% крупных строительных проектов терпят неудачу.
Это может быть связано с плохо спроектированным рабочим процессом, плохим планированием проекта, недостаточным управлением рисками или плохим выполнением плана.
Какой бы ни была причина, управление рабочим процессом поможет вам определить причину срыва проекта. Анализируя весь процесс строительства, вы легко сможете выявить узкие места и определить области, требующие улучшения.
В связи с этим в данной статье я расскажу об управлении рабочим процессом, включая его компоненты, передовые методы и инструменты для управления рабочим процессом.
Что такое управление рабочим процессом?
Управление рабочим процессом — это процесс создания, выполнения, документирования, мониторинга и оптимизации рабочего процесса. Кроме того, за управление рабочим процессом отвечает менеджер проекта или рабочего процесса. Кроме того, для управления рабочими процессами организации требуются глубокие технические навыки, аналитическое и критическое мышление, а также деловая хватка.
Основная цель управления рабочими процессами — улучшение бизнес-процессов. Это гарантирует правильное, эффективное и последовательное выполнение задач. Управление рабочими процессами часто подразумевает использование программного обеспечения для управления бизнесом для оптимизации и автоматизации процессов, что позволяет эффективнее отслеживать задачи, распределять ресурсы и контролировать производительность. Более того, его часто путают с управлением бизнес-процессами, поскольку оба понятия тесно связаны и направлены на улучшение бизнес-процессов, но имеют разную область применения.
С другой стороны, рабочий процесс (workflow) ориентирован на конкретную задачу или бизнес-процесс в рамках крупного отдела бизнес-процессов. Управление бизнес-процессами, в свою очередь, направлено на комплексное улучшение процессов в отделе или организации. Аналогично, BPM может включать в себя несколько бизнес-процессов, затрагивающих различные отделы организации для достижения желаемых целей.
Важность управления рабочим процессом
Управление рабочими процессами играет решающую роль в улучшении бизнес-процессов. Вот некоторые важные преимущества управления рабочими процессами:
- Структурированные бизнес-процессы.
Прежде всего, управление рабочими процессами помогает вам создавать оптимизированные, структурированные и стандартизированные рабочие процессы, обеспечивающие согласованность ваших бизнес-операций. Это критически важно для эффективности работы персонала и стабильного качества. - Улучшенная прозрачность.
Более того, управление рабочими процессами обеспечивает улучшенную прозрачность рабочих процессов, помогая легко выявлять узкие места, устранять неэффективные процессы и сокращать потери. Вы можете чётко видеть, где необходимо внести улучшения. - Более эффективное управление работой.
Более того, при наличии стандартизированного рабочего процесса становится проще планировать проекты, распределять ресурсы, управлять рисками, отслеживать производительность и прогнозировать сроки выполнения. Кроме того, снижается зависимость от одного человека, поскольку всё стандартизировано, и люди могут следовать рабочему процессу. Благодаря этому повышается операционная устойчивость организации. - Повышение ответственности.
Кроме того, управление рабочим процессом подразумевает четкое определение ролей и обязанностей каждого сотрудника, а также деталей задач. Прозрачность повышает ответственность, поскольку вы можете видеть, кто отвечает за поставленную задачу. - Автоматизация рабочих процессов.
Наконец, управление рабочими процессами упрощает автоматизацию рабочих процессов, выявляя повторяющиеся задачи. Это помогает членам вашей команды экономить время, работать продуктивнее и уделять больше времени важным задачам.
Элементы рабочего процесса
Прежде всего, рабочий процесс должен включать в себя определённые элементы, чтобы называться рабочим процессом. Рассмотрим пять основных элементов, из которых состоит рабочий процесс:
1. Заинтересованные стороны
Прежде всего, речь идёт о людях, участвующих в выполнении задачи. Например, вы проводите SEO-маркетинговую кампанию.
Именно поэтому вам нужны специалисты по поисковой оптимизации (SEO) для исследования ключевых слов, контент-райтеры для создания контента и команда лидогенерации для работы с лидами и обмена отзывами. Все они являются заинтересованными сторонами.
2. Трансформация
В нём описываются шаги, необходимые для выполнения задачи или рабочего процесса. Существует два типа рабочих процессов: последовательный и параллельный.
Последовательный рабочий процесс включает ряд шагов, которые необходимо выполнить один за другим для завершения задачи.
Параллельный рабочий процесс включает в себя ряд шагов, которые могут выполняться одновременно и независимо друг от друга. Однако каждый ряд шагов имеет свой внутренний порядок.
Рабочий процесс, управляемый правилами, — это еще один тип рабочего процесса, который в первую очередь представляет собой последовательный рабочий процесс на основе триггеров, основанных на правилах, для продвижения задачи к завершению.
3. Информация
Кроме того, в нём говорится об информации или материалах, необходимых для выполнения каждого этапа задачи. Без этого заинтересованные стороны не знают, над чем им нужно работать, и не обладают необходимой информацией для выполнения задачи.
4. Выход
В нём описывается конечный результат рабочего процесса. Он также определяет условие для каждого шага рабочего процесса, необходимое для продвижения задачи вперёд. Результат или выход одного шага становится входными данными для следующего шага рабочего процесса. Если результат на предыдущем шаге не достигнут, задача не продвигается вперёд в рабочем процессе.
Этапы процесса управления рабочим процессом
Эффективное управление рабочим процессом — это искусство. Вот пошаговый процесс управления рабочим процессом:
1. Определите и составьте схему своего рабочего процесса
Первый шаг к успешному управлению рабочими процессами — это выявление и картирование всех рабочих процессов в вашей организации. Это даст вам четкое представление о том, над чем вам нужно работать.
Для последовательных рабочих процессов вы также можете создать простой список, а для сложных рабочих процессов вы можете использовать блок-схему для создания диаграмм рабочих процессов.
2. Документооборот
После составления схемы рабочего процесса следующим шагом будет подробное описание и документирование каждого его этапа. Это может включать роли и обязанности каждого участника, необходимые действия, необходимые ресурсы и желаемые результаты.
В целом это помогает вам создать централизованный источник достоверной информации для всех сотрудников вашей организации и позволяет всем понимать этапы каждого рабочего процесса.
3. Внедрите рабочий процесс
После этого следующим шагом станет внедрение рабочего процесса. Для его реализации можно использовать программное обеспечение для управления рабочими процессами. Это программное обеспечение объединяет все ваши рабочие процессы в единое централизованное хранилище, документирует их, упрощает мониторинг и позволяет внедрить его в масштабах всей организации.
4. Контролируйте свои рабочие процессы
Рабочий процесс может выглядеть отлично на бумаге, но при его реализации вы обнаружите его недостатки. Контролируйте свой рабочий процесс и оценивайте его эффективность в соответствии с поставленными целями и задачами, чтобы получать аналитическую информацию на основе данных.
5. Внесите улучшения
Большинство программ для управления рабочими процессами позволяют визуализировать рабочий процесс и создавать подробные отчёты по проектам. Чаще всего они помогают выявлять узкие места, выявлять неэффективные процессы, выявлять избыточность в рабочем процессе и вносить улучшения на основе аналитических данных.
Также принимайте во внимание отзывы заинтересованных сторон относительно рабочего процесса, чтобы вносить улучшения.
Лучшие практики управления рабочим процессом
Профессиональное управление рабочим процессом сопряжено с множеством сложностей. Прежде всего, вот несколько рекомендаций для эффективного управления рабочим процессом:
1. Все документируйте
Единственный способ отслеживать прогресс — это документировать все детали работы. Поэтому убедитесь, что все ключевые данные о задаче задокументированы, такие как ответственный за задачу, сроки выполнения, детали задачи, прикреплённые файлы и переписка по задаче. Это поможет вам найти истинную причину.
2. Определите цели и ключевые результаты
Не зная целей и ключевых результатов, сложно выбрать правильный рабочий процесс и оптимизировать его. Поэтому обсудите с заинтересованными сторонами основные проблемы, найдите решения и поставьте SMART-цели, которых хотите достичь.
3. Используйте технологии
Инвестируйте в инструменты управления рабочими процессами, чтобы внедрить их в масштабах всей организации. Кроме того, эта технология упрощает создание, выполнение, мониторинг, документирование и управление рабочими процессами.
4. Автоматизируйте свой рабочий процесс
86% сотрудников утверждают, что автоматизация рабочих процессов поможет им работать эффективнее. Более того, старайтесь автоматизировать рабочие процессы везде, где это возможно. Это поможет вам сэкономить драгоценное время, которое вы сможете потратить на важные бизнес-задачи.
5. Собирайте отзывы
Наконец, всегда лучше всего собирать отзывы от тех, кто действительно использует этот рабочий процесс. Это даст вам непосредственное представление о том, какие области требуют улучшения, что, безусловно, поможет вам в долгосрочной перспективе.
Пять лучших инструментов управления рабочим процессом
Инструмент управления рабочими процессами, позволяющий управлять повторяющимися бизнес-процессами с помощью централизованной системы. На рынке представлено множество инструментов управления рабочими процессами. Я выбрал пять лучших, основываясь на своих исследованиях, отзывах пользователей и их уникальной ценности.
1. Веб-работа
Webwork — это отличное решение для управления проектами и учёта времени, которое позволяет не только управлять рабочими процессами, но и отслеживать эффективность. Вы можете создавать задачи и подзадачи, устанавливать даты начала, сроки и приоритеты, а также добавлять всё необходимое для завершения проекта.
Возможности отслеживания времени WebWork выгодно отличают его от других инструментов управления проектами . Мощное программное обеспечение для отслеживания времени со скриншотами позволяет отслеживать активность сотрудников на рабочем столе, использование приложений и веб-сайтов, а также посещаемость с использованием точных данных. Это предоставляет вам ценную информацию для повышения производительности и эффективности вашей команды.
УТП: Мощное программное обеспечение для отслеживания времени со скриншотами
2. ProofHub
ProofHub — это великолепное программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое позволяет создавать, выполнять, отслеживать и управлять рабочими процессами. Вы можете не только оптимизировать все свои бизнес-процессы, создавая собственные рабочие процессы.
ProofHub позволяет создавать задачи, добавлять все необходимые данные для их выполнения и добавлять различные этапы, необходимые для их завершения. Таким образом, он оптимизирует рабочий процесс и создаёт стандартизированный процесс.
Ваша команда может делиться файлами непосредственно с задачами и общаться друг с другом, используя комментарии к задачам и встроенный командный чат.
Руководители проектов могут контролировать управление работами, отслеживая ход выполнения в режиме реального времени и анализируя эффективность проекта с помощью отчетов по проекту.
Кроме того, ProofHub можно использовать для управления рабочими процессами в различных отраслях, таких как маркетинг, продажи, операции, разработка продуктов и т. д.
Уникальное торговое предложение: совместная работа команды и управление рабочим процессом
3. Запье
Zapier — это известное программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, известное своей автоматизацией без написания кода. Оно помогает объединить различные бизнес-приложения в рабочие процессы.
С помощью Zap-процессов можно создавать рабочие процессы на основе правил, которые выполняют различные действия на основе логики «если/то». Это помогает экономить время на повторяющихся задачах и работать эффективнее.
Кроме того, Zapier интегрируется с более чем 5000 приложений для автоматизации рабочих процессов.
УТП: автоматизация без кода
4. Трелло
Trello — популярное специализированное программное обеспечение для управления рабочими процессами на основе Kanban-методологии, позволяющее создавать эффективные рабочие процессы для управления проектами любого размера. Trello предоставляет широкий выбор простых в использовании готовых шаблонов для быстрого начала работы.
Вдобавок ко всему, Trello предоставляет пользователям мощные возможности автоматизации Butler для автоматизации задач и рабочих процессов.
УТП: Готовые шаблоны
5. SocialBee
Social Bee — одно из лучших приложений для управления рабочими процессами в социальных сетях, позволяющее централизованно управлять всеми профилями в социальных сетях. Оно позволяет создавать рабочие процессы для создания контента, планирования публикаций, публикации контента, анализа данных и управления аккаунтами в социальных сетях.
Более того, Social Bee объединяет рабочие процессы для комплексного управления социальными сетями. Кроме того, он помогает экономить время и повышать эффективность за счёт оптимизации рабочих процессов.
УТП: Комплексное управление социальными сетями
6. Финансовые центы
Financial Cents — это комплексное программное обеспечение для управления бухгалтерской практикой, призванное помочь бухгалтерским фирмам оптимизировать рабочие процессы, эффективно организовать совместную работу и отслеживать проекты. Автоматизированное управление задачами, отслеживание сроков и совместная работа команды в режиме реального времени гарантируют, что ничего не останется без внимания.
В отличие от стандартных инструментов управления проектами, Financial Cents разработан специально для бухгалтеров и предлагает такие функции, как повторяющиеся задачи, автоматизация рабочих процессов, управление документами и интеграция с CRM-системами клиентов. Компании могут легко назначать задачи, отслеживать ход выполнения и производительность — всё в одном месте.
Кроме того, Financial Cents предоставляет мощные отчеты и аналитику, давая вам глубокое представление об эффективности работы команды и сроках выполнения проектов, гарантируя, что ваша компания выдержит все сроки, установленные клиентами.
Уникальное торговое предложение : автоматизация рабочих процессов, связанных с бухгалтерским учетом, с обеспечением бесперебойной совместной работы команды.
Подведение итогов
Методология кайдзен утверждает, что всегда есть место для совершенствования . Она фокусируется на небольших, но непрерывных улучшениях для достижения значительных результатов.
Аналогичным образом управление рабочим процессом также направлено на внесение улучшений в целях достижения благоприятных бизнес-результатов.
В заключение следует отметить, что, применяя правильные методы, инструменты и системы, вы сможете создать стандартные рабочие процессы для оптимизации своих бизнес-операций, внедрить систему выполнения рабочих процессов и внести улучшения для достижения максимальной эффективности бизнеса.
Биография автора: Вартика Кашьяп — директор по маркетингу в ProofHub, мощной альтернативе Wrike . Она — энергичная женщина, которая всегда вносит свой инновационный вклад в управление проектами, совместную работу, баланс между работой и личной жизнью с помощью технологий и многое другое. Она активно делится своим опытом на различных платформах, включая Linkedin, в сфере электронного обучения и других. В свободное время она занимается материнством и читает о психическом благополучии.
