Cada empresa tem um fluxo de trabalho. A única questão é se é bem administrado ou não?
Na verdade, nem todos os fluxos de trabalho são bons. O gerenciamento do fluxo de trabalho ajuda a identificar gargalos e fazer melhorias para maximizar a eficiência dos negócios. Ele se concentra em documentar tudo para analisar o fluxo de trabalho e tomar decisões baseadas em dados.
Por exemplo, vejamos a construção de uma casa. Segue um fluxo de trabalho bem definido que se inicia com a preparação do terreno, seguindo-se a construção da fundação, enquadramento da estrutura da casa, instalação de instalações eléctricas, canalizações e isolamentos e por último os trabalhos de acabamento.
Por alguma razão, o seu projeto de construção atrasa, o que muitas vezes acontece quando mais de 50% dos grandes projetos de construção falham.
Pode ser devido a um fluxo de trabalho mal concebido, a um mau planeamento do projeto, a uma gestão de riscos insuficiente ou a uma má execução do plano.
Seja qual for o motivo, o gerenciamento do fluxo de trabalho pode ajudá-lo a identificar a causa da falha do projeto. Ao analisar todo o fluxo de trabalho da construção, você pode identificar facilmente os gargalos e descobrir as áreas que precisam de melhorias.
Diante disso, falarei sobre gerenciamento de fluxo de trabalho na postagem, incluindo os componentes de um fluxo de trabalho, práticas recomendadas para gerenciamento de fluxo de trabalho e ferramentas para gerenciamento de fluxo de trabalho.
O que é gerenciamento de fluxo de trabalho?
O gerenciamento de fluxo de trabalho é o processo de criação, execução, documentação, monitoramento e otimização de um fluxo de trabalho. Além disso, um gerente de projeto ou fluxo de trabalho é responsável pelo gerenciamento do fluxo de trabalho. Além disso, requer fortes habilidades técnicas, pensamento analítico e crítico e visão de negócios para gerenciar fluxos de trabalho de uma organização.
O objetivo principal do gerenciamento de fluxo de trabalho é melhorar os processos de negócios. Isso é para garantir que uma tarefa seja concluída de maneira correta, eficiente e consistente. O gerenciamento do fluxo de trabalho geralmente envolve o uso de software de gerenciamento de negócios para agilizar e automatizar processos, permitindo melhor rastreamento de tarefas, alocação de recursos e monitoramento de desempenho. Além disso, é frequentemente confundido com gestão de processos de negócios, pois ambos estão intimamente relacionados e se concentram na melhoria dos processos de negócios, mas têm escopos diferentes.
Por outro lado, o fluxo de trabalho adere a uma tarefa específica ou a um processo de negócios dentro de um grande departamento de processos de negócios. Enquanto isso, o gerenciamento de processos de negócios se concentra na melhoria de processos ponta a ponta de um departamento ou organização. Da mesma forma, o BPM pode envolver múltiplos processos de negócios envolvendo diferentes departamentos dentro de uma organização para atingir os objetivos desejados.
Importância do gerenciamento do fluxo de trabalho
O gerenciamento do fluxo de trabalho desempenha um papel crucial na melhoria dos processos de negócios. Em primeiro lugar, aqui estão algumas vantagens importantes do gerenciamento de fluxo de trabalho:
- Processos de negócios estruturados
Para começar, o gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda a criar processos de trabalho simplificados, estruturados e padrão que trazem consistência às suas operações de negócios. É essencial para a eficiência da força de trabalho e qualidade consistente. - Visibilidade aprimorada
Além disso, o gerenciamento de fluxo de trabalho fornece visibilidade aprimorada de seus fluxos de trabalho, o que ajuda você a identificar facilmente gargalos, remover ineficiências e reduzir desperdícios. Você pode ver claramente onde precisa fazer melhorias. - Melhor gerenciamento do trabalho
Além disso, fica mais fácil planejar projetos, alocar recursos, gerenciar riscos, acompanhar o desempenho e prever a entrega quando você tem um fluxo de trabalho padrão. Também reduz a dependência de uma pessoa, pois tudo é padronizado e as pessoas podem acompanhar o fluxo de trabalho. Por isso, traz resiliência operacional para a organização. - Maior responsabilidade
Além disso, a gestão do fluxo de trabalho envolve a definição clara das funções e responsabilidades de cada indivíduo e dos detalhes das tarefas. Como resultado, esta transparência aumenta a responsabilização, pois você pode ver quem é responsável pela tarefa atribuída. - Automação do fluxo de trabalho
Por último, o gerenciamento do fluxo de trabalho facilita a automatização do fluxo de trabalho , descobrindo as tarefas repetitivas. Ajuda os membros da sua equipe a economizar tempo, ser mais produtivos e dedicar mais tempo a tarefas cruciais.
Elementos de um fluxo de trabalho
Em primeiro lugar, um fluxo de trabalho precisa ter certos elementos para ser chamado de fluxo de trabalho. Dê uma olhada nos cinco elementos principais que compõem um fluxo de trabalho:
1. Partes interessadas
Para começar, fala sobre as pessoas envolvidas na conclusão de uma tarefa. Por exemplo, você está realizando uma campanha de marketing de SEO.
Por esse motivo, você precisa de executivos de SEO para realizar pesquisas de palavras-chave, redatores de conteúdo para criar conteúdo e uma equipe de geração de leads para lidar com leads e compartilhar feedback. Todos eles são partes interessadas.
2. Transformação
Ele fala sobre as etapas necessárias para concluir uma tarefa ou fluxo de trabalho. Existem dois tipos de fluxos de trabalho: fluxo de trabalho sequencial e fluxo de trabalho paralelo.
O fluxo de trabalho sequencial inclui uma série de etapas que precisam ser seguidas uma após a outra para concluir uma tarefa.
O fluxo de trabalho paralelo inclui uma série de etapas que podem ocorrer simultaneamente sem serem interdependentes entre si. Mas cada série de passos segue uma ordem dentro de si.
O fluxo de trabalho orientado por regras é outro tipo de fluxo de trabalho que é principalmente um fluxo de trabalho sequencial em gatilhos baseados em regras para mover a tarefa até a conclusão.
3. Informação
Além disso, fala sobre as informações ou materiais necessários para completar cada etapa da tarefa. Sem isso, as partes interessadas não sabem no que precisam trabalhar ou não têm as informações necessárias para concluir uma tarefa.
4. Saída
Fala sobre o resultado final do fluxo de trabalho. Ele também define a condição para cada etapa do fluxo de trabalho para avançar uma tarefa. O resultado ou saída de uma etapa torna-se a entrada para a etapa seguinte no fluxo de trabalho. Se o resultado da etapa anterior não for alcançado, a tarefa não avançará no fluxo de trabalho.
Etapas do processo de gerenciamento de fluxo de trabalho
O gerenciamento eficaz do fluxo de trabalho é uma arte. Aqui está um processo passo a passo para gerenciamento de fluxo de trabalho:
1. Identifique e mapeie seu fluxo de trabalho
A primeira etapa para um gerenciamento de fluxo de trabalho bem-sucedido é identificar e mapear todos os fluxos de trabalho da sua organização. Isso lhe dará uma boa ideia sobre o que você precisa fazer.
Para fluxos de trabalho sequenciais, você também pode criar uma lista simples, enquanto para fluxos de trabalho complexos, você pode usar o fluxograma para criar diagramas de fluxo de trabalho.
2. Fluxo de trabalho de documentos
Posteriormente, depois de mapear o fluxo de trabalho, a próxima etapa é definir e documentar detalhadamente cada etapa do fluxo de trabalho. Pode incluir as funções e responsabilidades de cada membro, as atividades a serem seguidas, as contribuições a serem fornecidas e os resultados ideais.
No geral, ajuda a criar uma fonte centralizada de informações para todos na sua organização e permite que todos entendam as etapas envolvidas em cada fluxo de trabalho.
3. Implemente o fluxo de trabalho
Depois disso, a próxima etapa é implementar o fluxo de trabalho. Você pode usar software de gerenciamento de fluxo de trabalho para implementar fluxos de trabalho. O software traz todos os seus fluxos de trabalho para um local centralizado, documenta-os, facilita o monitoramento e possibilita a adoção em toda a organização.
4. Monitore seus fluxos de trabalho
Um fluxo de trabalho pode parecer ótimo no papel, mas quando você realmente o implementa, você aprende sobre os problemas de um fluxo de trabalho. Monitore seu fluxo de trabalho e avalie o desempenho com suas metas e objetivos definidos para obter insights baseados em dados.
5. Faça melhorias
A maioria dos softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda a visualizar o fluxo de trabalho e a criar relatórios detalhados do projeto. Na maioria das vezes, ajuda a detectar gargalos, encontrar ineficiências, identificar redundâncias no fluxo de trabalho e fazer melhorias com base em insights baseados em dados.
Além disso, receba feedback das partes interessadas sobre o fluxo de trabalho para fazer melhorias.
Melhores práticas para gerenciamento de fluxo de trabalho
O gerenciamento profissional do fluxo de trabalho apresenta vários desafios. Em primeiro lugar, aqui estão algumas práticas que você pode seguir para um gerenciamento eficaz do fluxo de trabalho:
1. Documente tudo
A única maneira de acompanhar o progresso é quando você tiver todos os detalhes do trabalho documentados. Por conta disso, certifique-se de que todos os detalhes importantes sobre uma tarefa estejam documentados, como responsável pela tarefa, datas de vencimento, detalhes da tarefa, arquivos anexados e comunicação relacionada à tarefa. Isso ajuda você a encontrar a verdade.
2. Defina objetivos e resultados-chave
Sem conhecer os objetivos e os principais resultados, é difícil escolher o fluxo de trabalho certo e otimizá-lo. Por esse motivo, reúna-se com as partes interessadas para identificar os seus maiores problemas, encontrar as soluções e definir as metas SMART que deseja alcançar.
3. Use tecnologia
Invista em ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho para ajudá-lo a implementar o fluxo de trabalho em toda a organização. Além disso, a tecnologia facilita a criação, execução, monitoramento, documentação e gerenciamento de fluxo de trabalho.
4. Automatize seu fluxo de trabalho
86% dos funcionários afirmam que a automação do fluxo de trabalho os ajudará a realizar seu trabalho com mais eficiência. Além disso, tente automatizar seu fluxo de trabalho sempre que possível. Isso o ajudará a economizar um tempo precioso que pode ser investido em tarefas de negócios de alto valor.
5. Colete feedback
Por último, é sempre melhor coletar feedback das pessoas que realmente estão usando o fluxo de trabalho. Isso fornecerá insights diretos sobre as áreas que precisam de melhorias que certamente o ajudarão no longo prazo.
As cinco principais ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho
Uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho que permite gerenciar processos de negócios repetidos com um sistema centralizado. Há um grande número de ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho disponíveis no mercado. Escolhi as cinco principais ferramentas com base em minha pesquisa, avaliações de usuários e no valor exclusivo que elas oferecem.
1. Webwork
Webwork é uma ótima solução de gerenciamento de projetos e controle de tempo que não apenas permite gerenciar fluxos de trabalho, mas também monitorar o desempenho. Você pode criar tarefas e subtarefas, definir datas de início, prazos e prioridades e adicionar tudo o mais necessário para concluir um projeto.
Os recursos de controle de tempo do WebWork o diferenciam de outras ferramentas de gerenciamento de projetos . Seu poderoso software de rastreamento de tempo com capturas de tela permite monitorar a atividade dos funcionários no desktop, uso de aplicativos e web e presença com dados precisos. Isso fornece insights para melhorar a produtividade e o desempenho de sua equipe.
USP: poderoso software de rastreamento de tempo com capturas de tela
2. ProofHub
ProofHub é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho incrível que permite criar, executar, rastrear e gerenciar fluxos de trabalho. Você não só pode agilizar todos os seus processos de negócios criando fluxos de trabalho personalizados.
O ProofHub permite criar tarefas, adicionar todos os detalhes necessários para concluir uma tarefa e adicionar os diferentes estágios necessários para concluir a tarefa. Portanto, agiliza seu fluxo de trabalho e cria um processo padrão.
Sua equipe pode compartilhar os arquivos diretamente nas tarefas e se comunicar entre si usando comentários de tarefas e bate-papo de equipe integrado.
Os gerentes de projeto podem manter o controle do gerenciamento do trabalho acompanhando o progresso em tempo real e analisando o desempenho do projeto com relatórios de projeto.
Além disso, o ProofHub pode ser usado para gerenciamento de fluxo de trabalho em vários setores, como marketing, vendas, operações, desenvolvimento de produtos e muito mais.
USP: Colaboração em equipe junto com gerenciamento de fluxo de trabalho
3. Zapier
Zapier é um software de automação de fluxo de trabalho bem conhecido por sua automação sem código. Ele ajuda você a conectar seus vários aplicativos de negócios em fluxos de trabalho.
Você pode criar fluxos de trabalho baseados em regras usando Zaps que executam diferentes ações com base na lógica se/então. Diante disso, ajuda você a economizar tempo em tarefas repetitivas e a trabalhar com eficiência.
Além disso, o Zapier se integra a mais de 5.000 aplicativos para automação de fluxo de trabalho.
USP: automação sem código
4. Trello
Trello é um popular software de gerenciamento de fluxo de trabalho baseado em Kanban que permite criar fluxos de trabalho poderosos para gerenciar projetos de todos os tamanhos. Ele fornece uma ampla variedade de modelos pré-construídos fáceis de usar para você começar rapidamente.
Além disso, o Trello capacita os usuários com a poderosa automação Butler para automatizar tarefas e fluxos de trabalho.
USP: modelos pré-construídos
5. SocialBee
Social Bee é um dos melhores softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho de mídia social que permite gerenciar todos os perfis de mídia social em um só lugar. Ele permite criar fluxos de trabalho para produzir conteúdo de mídia social, agendar postagens, publicar conteúdo, analisar dados e gerenciar contas de mídia social.
Além do mais, o Social Bee interconecta fluxos de trabalho para gerenciamento de mídia social de ponta a ponta. Da mesma forma, ajuda você a economizar tempo e aumentar a eficiência com a otimização do fluxo de trabalho.
USP: gerenciamento de mídia social ponta a ponta
6. centavos financeiros
A Financial CEDS é um software de gerenciamento de prática contábil tudo em um, projetado para ajudar as empresas de contabilidade a otimizar os fluxos de trabalho, colaborar sem esforço e rastrear projetos com eficiência. O gerenciamento automatizado de tarefas, o rastreamento do prazo e a colaboração em equipes em tempo real garantem que nada caia nas rachaduras.
Ao contrário das ferramentas genéricas de gerenciamento de projetos, os centavos financeiros são construídos especificamente para contadores, oferecendo recursos como tarefas recorrentes, automação de fluxo de trabalho, gerenciamento de documentos e integração do CRM do cliente. As empresas podem atribuir tarefas facilmente, monitorar o progresso e rastrear a produtividade - tudo em um só lugar.
Além disso, os centavos financeiros fornecem relatórios e análises poderosas, fornecendo informações profundas sobre o desempenho da equipe e os cronogramas do projeto, garantindo que sua empresa cumpra cada prazo final do cliente.
USP : Automação de fluxo de trabalho específico da contabilidade com colaboração sem costura.
Concluindo
A metodologia Kaizen diz que sempre há espaço para melhorias . Ele se concentra em melhorias pequenas, mas contínuas, para alcançar grandes resultados.
Da mesma forma, o gerenciamento do fluxo de trabalho também se concentra em fazer melhorias para alcançar resultados comerciais favoráveis.
Para concluir, seguindo as práticas, ferramentas e sistemas corretos, você pode criar fluxos de trabalho padrão para agilizar suas operações comerciais, estabelecer um sistema para executar fluxos de trabalho e fazer melhorias para alcançar a máxima eficiência empresarial.
Biografia do autor: Vartika Kashyap é diretora de marketing do ProofHub, uma poderosa melhor alternativa ao Wrike . Ela é uma mulher obstinada que sempre coloca suas contribuições inovadoras no gerenciamento de projetos, na colaboração, no equilíbrio entre trabalho e vida pessoal com tecnologia e muito mais. Ela atua em várias plataformas, incluindo Linkedin, a indústria de e-learning e muito mais, para compartilhar sua experiência. Fora do expediente, ela gosta da maternidade e de ler sobre bem-estar mental.
