À medida que os líderes procuram formas de aumentar a produtividade, recorrem a diferentes estratégias de gestão do tempo. Entre os mais populares estão o timeboxing e o bloqueio de tempo . Além de terem nomes muito parecidos, eles têm muito mais em comum. Isso pode fazer você se perguntar o que os diferencia.
Neste artigo, exploraremos ambas as estratégias e abordaremos seus conceitos principais. Também veremos como você pode usá-los para aumentar a produtividade de sua equipe.
O que é timeboxing?
Vamos começar com timeboxing . Para usar essa estratégia, você precisa dividir um período de tempo por quantas tarefas você tem. Você precisa atribuir um horário de início e de término a cada um, criando caixas de tempo . Esses períodos permitirão que você organize sua agenda. Por causa disso, você saberá com antecedência no que irá trabalhar. O timebox geralmente envolve períodos de dias ou semanas , mas você também pode planejar com um mês ou mais de antecedência.
Para quem o timeboxing é mais adequado?
O timeboxing é perfeito se sua equipe precisar concluir menores . Se seus funcionários trabalham frequentemente em grandes projetos, você precisará planejar com mais antecedência. A estratégia também é melhor se sua equipe não precisar trabalhar frequentemente em tarefas não planejadas . Isto é especialmente verdadeiro para tarefas espontâneas e urgentes . Por causa disso, o timeboxing não é adequado para equipes com horários imprevisíveis. Se você não souber com antecedência em quais tarefas seus funcionários trabalharão, não conseguirá organizá-las. O timeboxing também não é adequado para equipes que usam horários de trabalho flexíveis . Afinal, saber o horário exato de trabalho dos seus colaboradores é fundamental para a estratégia.
O que é bloqueio de tempo?
O bloqueio de tempo envolve dividir seu dia em blocos de tempo . Em seguida, você precisará atribuir um grupo de tarefas a cada um. Você pode criar esses grupos de várias maneiras. Uma opção popular é combinar tarefas semelhantes. Outro envolve agrupar tarefas por projeto. Tarefas maiores podem até ser usadas sozinhas. Isso torna o bloqueio de tempo semelhante ao tema do dia . Em vez de tematizar dias inteiros, você precisará tematizar blocos de tempo . Isso lhe dará a liberdade de escolher por quanto tempo trabalhar em cada grupo de tarefas. Você pode usar isso para ajudar sua equipe a evitar períodos de trabalho repetitivo.
Quem deve usar o bloqueio de tempo?
Devido à sua natureza rígida, o bloqueio de tempo é mais adequado para equipes com horários previsíveis . Isso significa um conjunto tradicional de horários de trabalho sem grandes desvios. Ter pequenas tarefas também é vital se você quiser usar a estratégia. Como o bloqueio de tempo normalmente divide os dias, você precisará dividir tarefas maiores. Se sua equipe tem uma agenda imprevisível, o bloqueio de horário pode não ser o melhor para você. Nesse sentido, é muito semelhante ao timeboxing. Vamos agora explorar as diferenças entre as duas estratégias.
Quais são as diferenças entre timeboxing e bloqueio de tempo?
As principais diferenças entre timeboxing e time block são pequenas. Mas eles impactam as estratégias de forma mensurável.
Tipo de divisão
A primeira grande diferença entre as duas estratégias é como elas dividem seu tempo. O timeboxing normalmente usa suas tarefas, enquanto o bloqueio de tempo pode envolver grupos de tarefas.
Escala de tempo
O bloqueio de tempo normalmente divide os dias em partes menores. Por outro lado, o timeboxing pode ser usado para planejar períodos de tempo mais longos. Por causa disso, o timeboxing costuma ser usado para gerenciar projetos inteiros, em vez de apenas o tempo.
Os tipos de bloqueio de tempo e timeboxing: hard e soft
Alguns dividem essas duas estratégias em dois tipos principais: hard e soft . Referem-se aos horários de início e término atribuídos a cada período de trabalho. Como o nome indica, a variedade difícil exigirá que você alterne entre as tarefas na hora certa. Se você não concluir uma tarefa dentro do horário definido, terá que reagendá -la. Por outro lado, a variedade suave permitirá um pouco de variação. Blocos ou caixas de tempo flexíveis podem ser usados como sugestões para finalizar o que você está trabalhando e mudar para outra tarefa. Dessa forma, sua agenda não será tão rigidamente planejada. Se você concluir todas as suas tarefas no prazo, isso permitirá que você conclua tarefas extras .
Como usar estratégias de gerenciamento de tempo como líder de equipe?
Você deseja usar timeboxing ou bloqueio de tempo para sua equipe? Você precisará prestar atenção a algumas coisas para ter sucesso.
Estabeleça metas
O primeiro passo para usar estratégias de gerenciamento de tempo é definir seus objetivos . Isto é importante se você deseja integrar qualquer estratégia para aumentar a produtividade. Você também precisará priorizar corretamente as tarefas escolhidas. Isso não só economizará seu tempo, mas também ajudará sua equipe a evitar o estresse.
Use aplicativos de calendário
O bloqueio de tempo e o timeboxing são estratégias baseadas em calendário . Por isso, um aplicativo de calendário é vital para o sucesso. Certifique-se de usar um aplicativo que possa exibir todas as tarefas da sua equipe de uma forma que seja fácil de ler. Isso ajudará seus funcionários a evitar confusão e reduzir o desperdício de tempo.
Verifique com software de controle de tempo
Depois de implementar uma estratégia de gestão de tempo, é importante garantir o seu desempenho. Você pode fazer isso usando um aplicativo de controle de tempo. Esses aplicativos também podem ajudá-lo a melhorar a produtividade da sua empresa com muitos outros recursos. Um exemplo de rastreador de tempo com esses recursos é o WebWork .
Você pode até usar o WebWork para atribuir tarefas com bloqueio de tempo ou limite de tempo à sua equipe. Usando seu recurso de gerenciamento de tarefas, você pode organizar suas metas de acordo com quando elas precisam ser concluídas. Seus funcionários poderão então ver o que precisarão concluir ao longo do dia.
Revise e revise
A revisão periódica de novas estratégias é importante para garantir que o seu impacto seja positivo. Se você notar uma mudança negativa, será necessário revisar sua implementação para melhor atender sua equipe.
Pensamentos finais
Timeboxing e time block são estratégias populares de gerenciamento de tempo. Eles têm muito em comum. Ambos podem ajudá-lo a organizar seus dias e aumentar a produtividade de sua equipe. Eles são simples de integrar, o que os torna uma escolha óbvia se você deseja expandir seus negócios.
