À medida que os líderes buscam maneiras de aumentar a produtividade, eles estão recorrendo a diferentes estratégias de gerenciamento de tempo. Entre as mais populares estão o timeboxing e o time blocking . Além de terem nomes muito parecidos, elas têm muito mais em comum. Isso pode levar você a se perguntar o que as diferencia.
Neste artigo, exploraremos ambas as estratégias e abordaremos seus conceitos fundamentais. Também veremos como você pode utilizá-las para aumentar a produtividade da sua equipe.
O que é timeboxing?
Vamos começar com o timeboxing . Para usar essa estratégia, você precisa dividir um período de tempo pela quantidade de tarefas que tem. Você precisa atribuir um horário de início e um horário de término para cada tarefa, criando timeboxes . Esses períodos permitirão que você organize sua agenda. Dessa forma, você saberá com antecedência em que trabalhará. O timeboxing geralmente envolve períodos de dias ou semanas , mas você também pode planejar com um mês ou mais de antecedência.
Para quem o timeboxing é mais indicado?
O timeboxing é perfeito se sua equipe precisa concluir menores . Se seus funcionários trabalham frequentemente em grandes projetos, você precisará planejar com mais antecedência. A estratégia também é ideal se sua equipe não precisa lidar com tarefas não planejadas com frequência. Isso é especialmente verdadeiro para tarefas que são espontâneas e urgentes . Por isso, o timeboxing não é adequado para equipes com horários imprevisíveis. Se você não souber com antecedência em quais tarefas seus funcionários trabalharão, não conseguirá organizá-las. O timeboxing também não é adequado para equipes que utilizam horários de trabalho flexíveis . Afinal, saber o horário de trabalho exato de seus funcionários é fundamental para a estratégia.
O que é o bloqueio de tempo?
O bloqueio de tempo consiste em dividir o seu dia em blocos de tempo . Em seguida, você precisará atribuir um grupo de tarefas a cada bloco. Existem várias maneiras de criar esses grupos. Uma opção popular é combinar tarefas semelhantes. Outra opção é agrupar tarefas por projeto. Tarefas maiores podem até ser usadas individualmente. Isso torna o bloqueio de tempo semelhante à organização temática do dia . Em vez de organizar o dia inteiro por temas, você precisará organizar os blocos de tempo . Isso lhe dará a liberdade de escolher quanto tempo dedicar a cada grupo de tarefas. Você pode usar essa técnica para ajudar sua equipe a evitar períodos de trabalho repetitivo.
Quem deve usar o bloqueio de tempo?
Devido à sua rigidez, o bloqueio de tempo é mais adequado para equipes com horários previsíveis . Isso significa um conjunto tradicional de horas de trabalho, sem grandes variações. Ter tarefas pequenas também é vital para o uso dessa estratégia. Como o bloqueio de tempo geralmente divide os dias, será necessário dividir tarefas maiores. Se sua equipe tem um cronograma imprevisível, o bloqueio de tempo pode não ser a melhor opção. Nesse sentido, é muito semelhante ao timeboxing. Vamos agora explorar as diferenças entre as duas estratégias.
Quais são as diferenças entre timeboxing e time blocking?
As principais diferenças entre timeboxing e time blocking são pequenas. No entanto, elas impactam as estratégias de forma mensurável.
Tipo de divisão
A primeira grande diferença entre as duas estratégias é a forma como dividem o seu tempo. O timeboxing geralmente utiliza as suas tarefas individuais, enquanto o bloqueio de tempo pode envolver grupos de tarefas.
Escala de tempo
O bloqueio de tempo normalmente divide os dias em blocos menores. Por outro lado, o timeboxing pode ser usado para planejar períodos de tempo mais longos. Por isso, o timeboxing é frequentemente usado para gerenciar projetos inteiros, em vez de apenas períodos de tempo.
Os tipos de bloqueio de tempo e timeboxing: rígido e flexível
Algumas pessoas dividem essas duas estratégias em dois tipos principais: rígida e flexível . Elas se relacionam aos horários de início e término atribuídos a cada período de trabalho. Como o nome indica, a estratégia rígida exige que você alterne entre as tarefas conforme o prazo. Se você não concluir uma tarefa dentro do tempo estipulado, terá que reagendá -la. Por outro lado, a estratégia flexível permite um pouco de variação. Blocos ou intervalos de tempo flexíveis podem ser usados como sugestões para finalizar o que você está fazendo e passar para outra tarefa. Dessa forma, seu cronograma não será tão rigidamente planejado. Se você concluir todas as suas tarefas no prazo, isso lhe permitirá realizar tarefas extras .
Como usar estratégias de gestão de tempo sendo líder de equipe?
Deseja usar timeboxing ou bloqueio de tempo para sua equipe? Para ter sucesso, você precisará prestar atenção a alguns detalhes.
Defina metas
O primeiro passo para usar estratégias de gestão de tempo é definir seus objetivos . Isso é importante se você quiser integrar qualquer estratégia para aumentar a produtividade. Você também precisará priorizar corretamente as tarefas escolhidas. Isso não só economizará seu tempo, como também ajudará sua equipe a evitar o estresse.
Use aplicativos de calendário
O bloqueio de tempo e o timeboxing são estratégias baseadas em calendários . Por isso, um aplicativo de calendário é essencial para o sucesso. Certifique-se de usar um aplicativo que exiba todas as tarefas da sua equipe de forma clara e objetiva. Isso ajudará seus funcionários a evitar confusões e reduzir o tempo perdido.
Verifique com um software de controle de tempo
Após implementar uma estratégia de gestão de tempo, é importante garantir seu desempenho. Você pode fazer isso usando um aplicativo de controle de tempo. Esses aplicativos podem ajudar a melhorar a produtividade da sua empresa com muitos outros recursos. Um exemplo de aplicativo de controle de tempo com essas funcionalidades é o WebWork .
Você pode até usar o WebWork para atribuir tarefas com tempo definido ou prazos fixos à sua equipe. Usando o recurso de gerenciamento de tarefas, você pode organizar suas metas de acordo com o prazo de conclusão. Assim, seus funcionários poderão visualizar o que precisam realizar ao longo do dia.
Revise e revise
É importante rever periodicamente as novas estratégias para garantir que o seu impacto seja positivo. Se notar uma mudança negativa, precisa de rever a sua implementação para melhor se adequar à sua equipa.
Pensamentos finais
O timeboxing e o time blocking são estratégias populares de gestão do tempo. Elas têm muito em comum. Ambas podem ajudar a organizar seus dias e aumentar a produtividade da sua equipe. São fáceis de integrar, tornando-se uma escolha óbvia se você busca expandir seus negócios.
