À medida que os líderes buscam formas de aumentar a produtividade, recorrem a diferentes estratégias de gestão do tempo. Entre as mais populares estão o timeboxing e o bloqueio de tempo. Além de terem nomes parecidos, essas duas abordagens têm muito em comum — o que pode gerar dúvidas sobre o que realmente as diferencia.

Neste artigo, vamos explorar as duas estratégias e entender seus conceitos fundamentais. Também vamos ver como você pode aplicá-las para aumentar a produtividade da sua equipe.

O que é timeboxing?

Vamos começar pelo timeboxing. Para aplicar essa estratégia, você precisa dividir um período de tempo de acordo com as tarefas que tem em mãos. Cada tarefa recebe um horário de início e de fim, formando as chamadas caixas de tempo. Esses intervalos ajudam a organizar sua agenda, permitindo que você saiba com antecedência em que vai trabalhar. O timeboxing geralmente envolve planejamentos de dias ou semanas, mas também é possível planejar um mês ou mais à frente.

Para quem o timeboxing é mais indicado?

O timeboxing é ideal para equipes que precisam concluir tarefas menores. Se os seus colaboradores trabalham frequentemente com projetos de grande porte, será necessário planejar com mais antecedência. A estratégia também funciona melhor quando a equipe não precisa lidar com tarefas não planejadas com frequência — especialmente aquelas que são espontâneas e urgentes ao mesmo tempo. Por isso, o timeboxing não é indicado para equipes com agendas imprevisíveis. Se você não sabe com antecedência em quais tarefas seus colaboradores vão trabalhar, fica impossível organizá-las dessa forma. Além disso, a estratégia também não é a mais adequada para equipes que adotam horários de trabalho flexíveis, já que conhecer os horários exatos de trabalho dos colaboradores é essencial para que ela funcione.

O que é bloqueio de tempo?

O bloqueio de tempo consiste em dividir o dia em blocos de tempo. A cada bloco, você atribui um grupo de tarefas. Esses agrupamentos podem ser feitos de diversas formas: uma opção bastante comum é reunir tarefas semelhantes; outra é agrupá-las por projeto. Tarefas maiores também podem ocupar um bloco inteiro sozinhas. Isso torna o bloqueio de tempo parecido com o day theming. Em vez de dar um tema a dias inteiros, você dá um tema a blocos de tempo. Isso oferece a liberdade de escolher quanto tempo dedicar a cada grupo de tarefas — o que pode ajudar a evitar períodos de trabalho repetitivo na sua equipe.

Quem deve usar o bloqueio de tempo?

Por ser uma estratégia bastante estruturada, o bloqueio de tempo é mais adequado para equipes com agendas previsíveis. Isso significa um horário de trabalho fixo, sem grandes variações. Ter tarefas menores também é fundamental para que a estratégia funcione bem. Como o bloqueio de tempo costuma dividir os dias, será necessário fragmentar atividades maiores em partes menores. Se a sua equipe tem uma rotina imprevisível, essa pode não ser a melhor opção. Nesse ponto, ela se assemelha bastante ao timeboxing. Vejamos agora as diferenças entre as duas estratégias.

Quais são as diferenças entre timeboxing e bloqueio de tempo?

As principais diferenças entre timeboxing e bloqueio de tempo são sutis, mas têm impacto real na forma como cada estratégia funciona na prática.

Tipo de divisão

A primeira grande diferença está em como cada estratégia organiza o tempo. O timeboxing geralmente parte das tarefas individuais, enquanto o bloqueio de tempo pode envolver grupos de tarefas.

Escala de tempo

O bloqueio de tempo costuma dividir os dias em períodos menores. Já o timeboxing pode ser usado para planejar períodos mais longos. Por isso, ele é frequentemente utilizado para gerenciar projetos inteiros, e não apenas o tempo em si.

Os tipos de bloqueio de tempo e timeboxing: rígido e flexível

Alguns especialistas dividem essas duas estratégias em dois tipos principais: rígido e flexível. Essa classificação tem a ver com os horários de início e fim definidos para cada período de trabalho. Como o nome indica, a versão rígida exige que você mude de tarefa assim que o tempo definido terminar. Se não concluiu a tarefa dentro do período estipulado, será necessário reagendá-la. Já a versão flexível permite uma margem maior. Os blocos ou caixas de tempo flexíveis funcionam mais como sugestões para finalizar o que está em andamento e passar para a próxima tarefa. Dessa forma, a agenda não fica tão engessada. Se você concluir todas as tarefas dentro do prazo, ainda terá espaço para realizar tarefas extras.

Como usar estratégias de gestão do tempo sendo líder de equipe?

Quer aplicar timeboxing ou bloqueio de tempo na sua equipe? Há alguns pontos importantes que você precisa ter em mente para ter sucesso.

Defina metas

O primeiro passo para usar qualquer estratégia de gestão do tempo é definir suas metas. Isso é essencial para integrar qualquer abordagem voltada ao aumento de produtividade. Você também precisará priorizar corretamente as tarefas escolhidas. Isso não só vai economizar tempo, como também vai ajudar a evitar que a equipe acumule estresse desnecessário.

Use aplicativos de calendário

Tanto o bloqueio de tempo quanto o timeboxing são estratégias baseadas em calendário. Por isso, um bom aplicativo de calendário é indispensável para o sucesso. Escolha um app que exiba todas as tarefas da sua equipe de forma clara e organizada. Isso vai ajudar os colaboradores a evitar confusões e reduzir o tempo desperdiçado.

Valide com um software de monitoramento de tempo

Depois de implementar uma estratégia de gestão do tempo, é importante acompanhar seus resultados. Uma boa forma de fazer isso é por meio de um aplicativo de monitoramento de tempo. Essas ferramentas também podem ajudar a melhorar a produtividade da empresa com diversas outras funcionalidades. Um exemplo de rastreador de tempo com esse perfil é o WebWork.

Você pode até usar o WebWork para atribuir tarefas organizadas por blocos ou caixas de tempo à sua equipe. Com o recurso de gestão de tarefas, é possível organizar as metas de acordo com os prazos de conclusão. Assim, cada colaborador sabe exatamente o que precisa entregar ao longo do dia.

Revise e ajuste

Revisar novas estratégias periodicamente é fundamental para garantir que elas estejam gerando resultados positivos. Se notar alguma mudança negativa, ajuste a implementação para que ela se encaixe melhor na realidade da sua equipe.

Considerações finais

Timeboxing e bloqueio de tempo são estratégias populares de gestão do tempo com muito em comum. As duas ajudam a organizar os dias e a aumentar a produtividade da equipe. São simples de implementar, o que as torna uma escolha óbvia para quem quer fazer o negócio crescer de forma mais eficiente.