Gerenciar projetos com eficiência pode ser difícil. Há muitas coisas para acompanhar, o que pode se tornar cada vez mais complexo à medida que sua empresa cresce. Felizmente, existem muitas estratégias que você pode usar para otimizar seu trabalho de gerenciamento de projetos. Hoje, vamos abordar uma das menos conhecidas: o escritório de gerenciamento de projetos .
Vamos explorar tudo sobre escritórios de gerenciamento de projetos — incluindo suas funções e diferentes tipos. Mas, para começar, vamos abordar o básico: o que é um PMO?
O que é um escritório de gerenciamento de projetos?
Um escritório de gerenciamento de projetos, ou PMO, é uma divisão dentro de uma empresa responsável por direcionar a forma como os projetos são gerenciados nessa organização. Em resumo, um PMO gerencia os esforços de gerenciamento de projetos da sua empresa. À primeira vista, isso pode parecer uma tarefa desnecessária e redundante. No entanto, os escritórios de gerenciamento de projetos têm suas aplicações específicas, que discutiremos mais adiante, quando chegarmos à questão principal deste artigo.
Voltando ao propósito principal dos PMOs, eles cumprem suas responsabilidades por meio de diversos mecanismos. Isso inclui documentação, padrões e a implementação eficaz de determinadas estratégias. Por sua vez, esses mecanismos ditam as principais funções de um escritório de gerenciamento de projetos, que, convenientemente, será o nosso próximo tópico de discussão.
Principais responsabilidades de um escritório de gerenciamento de projetos
Dependendo de como você implementa um PMO em sua empresa, suas responsabilidades podem ser praticamente infinitas. No entanto, as funções mais comuns de um escritório de gerenciamento de projetos são as seguintes:
- Definindo padrões de gerenciamento de projetos
- Criação de documentação de diretrizes de gestão
- Aproveitando as vantagens da repetição
Definindo padrões de gerenciamento de projetos
A primeira função importante de um PMO é definir padrões para a gestão de projetos na sua empresa. Esses padrões orientarão os gerentes de projeto sobre como devem cumprir suas responsabilidades. Normalmente, eles incluem as metodologias e ferramentas que os gerentes devem usar, bem como as armadilhas das quais devem se precaver.
Criação de documentação para diretrizes de gestão
Um PMO faz mais do que definir regras — ele também as documenta. Isso pode parecer óbvio à primeira vista, mas a documentação é mais complexa do que aparenta. Os PMOs devem priorizar a clareza e a concisão. Também devem levar em consideração a variedade de projetos em que seus gerentes podem estar trabalhando. Caso contrário, podem se confundir e acabar ignorando completamente as diretrizes.
Aproveitando as vantagens da repetição
Outra função comum de um PMO é garantir que as mesmas estratégias sejam usadas repetidamente em toda a empresa. Conhecido como economia de repetição, esse conceito pode ajudar sua equipe a otimizar seus processos. Ao usar as mesmas metodologias diversas vezes, seus gerentes de projeto se tornarão proficientes nelas, aumentando sua produtividade.
Diferentes tipos de PMOs
Existem diversos tipos de escritórios de gerenciamento de projetos. Dependendo do tamanho da sua empresa e dos tipos de projetos que ela realiza, você pode ter vários PMOs desempenhando funções diferentes simultaneamente. Alguns dos tipos mais comuns de PMOs são os seguintes:
- Corporativos (PMOs) – Esses são os tipos mais comuns de escritórios de gerenciamento de projetos que você pode encontrar em uma grande corporação. Normalmente, há apenas um deles em uma empresa e eles supervisionam todos os projetos, independentemente do tamanho. Além de definir diretrizes de gerenciamento, esses PMOs também garantem que todos os projetos estejam alinhados com as estratégias da empresa.
- Divisionais (PMOs) – Um PMO divisional concentra-se na gestão de projetos dentro de uma divisão específica. Geralmente, são utilizados em empresas com diversas unidades que operam de forma bastante independente umas das outras. Um exemplo disso é uma empresa que fabrica vários produtos muito diferentes simultaneamente, como eletrônicos e automóveis.
PMOs de apoio vs. controladores vs. diretivos
Além dos PMOs corporativos e divisionais, os escritórios de gerenciamento de projetos podem apresentar diferentes níveis de controle . As três principais formas de controle que um PMO pode utilizar são:
- Apoio – Um PMO de apoio terá um papel semelhante ao de uma consultoria. Esses escritórios aconselharão os gerentes de projeto sobre as melhores práticas e diretrizes que devem seguir. No entanto, não irão além disso, como exigir conformidade.
- Controle – Ao contrário de um PMO de apoio, um escritório de controle exigirá o cumprimento de seus padrões. Esses escritórios de gerenciamento de projetos realizarão auditorias periódicas das práticas de gerenciamento de projetos em sua empresa. Em seguida, lidarão com quaisquer projetos não conformes, trabalhando com seus respectivos gerentes.
- Diretiva – Os Escritórios de Gerenciamento de Projetos (PMOs) assumem um controle ainda maior quando se trata de lidar com projetos não conformes. Frequentemente, eles tomam medidas por conta própria para garantir que todos os projetos dentro de uma organização sigam seus padrões.
Embora as três opções sejam válidas, a maioria das empresas não precisa dos níveis mais altos de controle oferecidos por um PMO diretivo ou controlador. Você só precisará deles se sua empresa for grande o suficiente para que um PMO de apoio não seja eficaz. Isso nos leva ao nosso próximo ponto de discussão: sua empresa precisa de um escritório de gerenciamento de projetos?
Sua empresa precisa de um escritório de gerenciamento de projetos?
A necessidade de um PMO na sua empresa depende, em grande parte, de dois fatores: o tamanho e a variedade de seus projetos.
Tamanho da empresa
Empresas menores geralmente não enfrentam grandes desafios em seus esforços de gestão. No entanto, à medida que seu negócio cresce, gerenciar um número cada vez maior de pessoas e projetos se tornará difícil. Em algum momento, você se beneficiará consideravelmente de um escritório de gerenciamento de projetos (PMO). Provavelmente, você desejará começar com um PMO de apoio. Conforme sua empresa continuar a se expandir, você poderá então querer migrar para seus equivalentes controladores ou diretivos.
Diversidade de projetos
Outro fator importante a considerar ao escolher um PMO é a variedade de projetos da sua empresa. Se o seu negócio oferece diversos produtos muito diferentes entre si, você pode precisar de um PMO para gerenciar todas as suas divisões de forma eficaz. Como mencionado anteriormente, um exemplo disso pode ser uma empresa que produz eletrônicos e carros simultaneamente — como a Xiaomi e a Sony.
Razões para não criar um PMO na sua empresa
Depois de termos abordado os motivos pelos quais você pode querer um PMO na sua empresa, vamos agora explorar por que você pode querer evitá-lo. Isso também se resume a dois fatores: aumento das despesas gerais e dos custos .
Aumento dos custos de gestão
Implementar um PMO na sua organização implicará na expansão da sua equipe. Consequentemente, você precisará gerenciar mais pessoas. Embora isso possa não representar um grande desafio para uma empresa maior, pode aumentar consideravelmente sua carga de trabalho se o seu negócio for uma startup.
Aumento de custos
Expandir sua equipe com um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) acarreta custos diretos. Além do aumento nos custos com folha de pagamento, seus gerentes de projeto precisarão dedicar tempo para garantir a conformidade com os padrões do PMO. Assim como mencionado anteriormente, esses impactos não serão mensuráveis para uma equipe maior. No entanto, para empresas menores, podem não valer a pena.
Como um software de controle de tempo pode ajudar você a gerenciar projetos melhor
Antes de encerrar este artigo, vamos explorar como você pode gerenciar seus projetos com mais eficácia — tanto com um PMO quanto sem ele. Um software de controle de tempo pode ajudar a gerenciar o trabalho da sua equipe com mais eficiência. Usar um aplicativo com de gerenciamento de projetos e tarefas permitirá que sua equipe tenha o melhor desempenho possível. Aqui estão algumas maneiras pelas quais isso pode ser alcançado:
Identificação de gargalos de desempenho : ferramentas de controle de tempo facilitam a identificação de gargalos, como distrações.
Alocar recursos de forma mais eficaz : Identifique os funcionários sobrecarregados e distribua as tarefas de maneira uniforme entre a equipe.
Definir estimativas precisas : Monitorar os fluxos de trabalho da sua equipe permitirá que você defina estimativas mais precisas, tanto em termos de prazos quanto de orçamentos.
Considerações finais
Um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) pode otimizar seu trabalho de gestão com padrões e diretrizes claramente definidos. Ele pode ajudar seus gerentes de projeto a se manterem organizados, aumentando sua produtividade. No entanto, os PMOs também têm suas desvantagens. Eles podem exigir uma quantidade significativa de recursos para serem implementados. Isso os torna menos ideais para equipes menores, onde os desafios de gestão não são tão frequentes.
Independentemente de você optar por criar um PMO (Escritório de Gerenciamento de Projetos) na sua empresa ou não, um software de controle de tempo otimizará seu trabalho. Softwares de alta qualidade, como o WebWork, ajudarão sua equipe a se manter organizada e produtiva.
