Gerenciar projetos efetivamente pode ser difícil. Há muitas coisas a acompanhar, que podem ficar cada vez mais impressionantes à medida que sua empresa cresce. Felizmente, existem muitas estratégias que você pode usar para otimizar o trabalho de gerenciamento de projetos. Hoje, abordaremos um dos menos populares por aí: o Escritório de Gerenciamento de Projetos .

Vamos explorar tudo sobre os escritórios de gerenciamento de projetos - incluindo suas funções e tipos diferentes. Mas, para começar, vamos analisar o básico: o que é um PMO?

O que é um escritório de gerenciamento de projetos?

Um escritório de gerenciamento de projetos ou PMO é uma divisão dentro de uma empresa responsável por direcionar como os projetos são gerenciados nessa empresa. Em suma, um PMO gerencia os esforços de gerenciamento de projetos da sua empresa. Na superfície, isso soa como uma tarefa desnecessária e redundante. No entanto, os escritórios de gerenciamento de projetos têm seus casos de uso exclusivos, que discutiremos mais adiante quando chegarmos à questão principal deste artigo.

Mudando nosso foco para o principal objetivo dos PMOs, eles cumprem suas responsabilidades por vários meios. Isso inclui documentação, padrões e a implantação efetiva de certas estratégias. Por sua vez, eles ditam as principais funções de um escritório de gerenciamento de projetos, que é convenientemente nosso próximo tópico de discussão.

Responsabilidades -chave de um escritório de gerenciamento de projetos

Dependendo de como você implementa um PMO na sua empresa, suas responsabilidades podem ser essencialmente intermináveis. Mas, as funções mais comuns dos escritórios de gerenciamento de projetos são os seguintes:

• Definindo padrões de gerenciamento de projetos
• Criação de documentação de diretrizes de gerenciamento
• Aproveitando as economias da repetição

Definindo padrões de gerenciamento de projetos

A primeira função importante de um PMO é estabelecer padrões para gerenciamento de projetos em sua empresa. Isso orientará seus gerentes de projeto sobre como eles devem cumprir suas responsabilidades. Os padrões normalmente incluem quais metodologias e os gerentes de ferramentas devem usar, bem como quais armadilhas de que devem ter cauteloso.

Criando documentação para diretrizes de gerenciamento

Um PMO faz mais do que definir regras - também as escreve. Isso pode parecer óbvio na superfície, mas há mais na documentação de escrever do que inicialmente encontra os olhos. Os PMOs devem fazê -lo com clareza e concisão em mente. Eles também devem levar em consideração a variedade de projetos em que seus gerentes podem estar trabalhando. Caso contrário, eles podem ficar confusos e acabam ignorando completamente suas diretrizes.

Aproveitando as economias da repetição

Outra função comum de um PMO é garantir que as mesmas estratégias sejam usadas em toda a sua empresa repetidamente. Conhecida como as economias da repetição, esse conceito pode ajudar sua equipe a otimizar seus processos. Ao usar as mesmas metodologias repetidamente, seus gerentes de projeto se tornarão proficientes nelas, aumentando sua produtividade.

Diferentes tipos de PMOS

Os escritórios de gerenciamento de projetos vêm em mais de uma variedade. Dependendo do tamanho da sua empresa e dos tipos de projetos que ele assume, você pode ter vários PMOs fazendo coisas diferentes de uma só vez. Alguns dos tipos mais populares de PMOs são os seguintes:

• PMOs corporativos - esses são os tipos mais comuns de escritórios de gerenciamento de projetos que você pode ver em uma grande corporação. Normalmente, há apenas um deles em um negócio e eles supervisionam todos os projetos, independentemente do seu tamanho. Além de definir diretrizes de gerenciamento, esses PMOs também garantem que todos os projetos alinhem com as estratégias da empresa.
• PMOS de divisão - Um PMO de divisão se concentrará no gerenciamento de projetos dentro de uma divisão específica. Normalmente, são usados ​​em empresas que possuem várias unidades que operam de forma bastante independente uma da outra. Um exemplo disso é uma empresa que fabrica vários produtos muito diferentes ao mesmo tempo, como eletrônicos e carros.

PMOs de suporte vs controlando versus diretivos

Além dos PMOs corporativos e divisionais, os escritórios de gerenciamento de projetos podem vir em diferentes variedades de controle . As três principais formas de controle que um PMO pode utilizar são:

• Apoio - um PMO de apoio terá um papel semelhante a uma consultoria. Esses escritórios aconselharão os gerentes de projeto sobre quais práticas e diretrizes recomendadas que eles devem seguir. No entanto, eles não vão além disso, como exigindo conformidade.
• Controlando - Ao contrário de um PMO de apoio, um escritório de controle exigirá conformidade com seus padrões. Esses escritórios de gerenciamento de projetos realizarão auditorias periódicas de práticas de gerenciamento de projetos em seus negócios. Eles então lidarão com quaisquer projetos não compatíveis trabalhando com seus gerentes.
• Diretiva -Os PMOs diretivos tomam um grau de controle ainda maior quando se trata de lidar com projetos não compatíveis. Eles costumam agir sozinhos para garantir que todos os projetos de uma organização sigam seus padrões.

Embora as três sejam opções válidas, a maioria das empresas não precisará dos níveis mais altos de controle oferecidos por uma diretiva ou controlando o PMO. Você pode precisar deles apenas se sua empresa for grande o suficiente para que um PMO de apoio não seja eficaz. Isso nos transita muito bem para o nosso próximo ponto de discussão: sua empresa precisa de um escritório de gerenciamento de projetos em primeiro lugar?

Sua empresa precisa de um escritório de gerenciamento de projetos?

o tamanho da sua empresa e a variedade de seus projetos.

Tamanho da empresa

As empresas menores normalmente não enfrentam desafios significativos em seus esforços de gerenciamento. No entanto, à medida que sua empresa cresce, o gerenciamento de um número crescente de pessoas e projetos se tornará difícil. Em algum momento, você deve se beneficiar de maneira mensurável de um escritório de gerenciamento de projetos. Você provavelmente vai querer começar com um PMO de apoio. À medida que sua empresa continua se expandindo, você pode fazer a transição para seus colegas de controle ou diretiva.

Variedade de projetos

Outro fator importante ao considerar um PMO é a variedade dos projetos da sua empresa. Se sua empresa oferecer vários produtos muito diferentes, convém um PMO para gerenciar todas as suas divisões de maneira eficaz. Como mencionado anteriormente, um exemplo disso pode ser uma empresa que produz eletrônicos e carros ao mesmo tempo - como Xiaomi e Sony.

Razões para não estabelecer um PMO no seu negócio

Tendo abordado por que você pode querer um PMO no seu negócio, vamos agora explorar por que você pode evitar. Isso também se resume a dois fatores: aumento das despesas gerais e custos .

Aumento da sobrecarga de gestão

A implementação de um PMO em sua organização envolverá expandir sua equipe. Como resultado, você precisará gerenciar mais pessoas. Embora isso possa não ser um empreendimento significativo para uma empresa maior, ele pode aumentar bastante sua carga de trabalho se sua empresa for uma startup.

Custos aumentados

Expandir sua equipe com um escritório de gerenciamento de projetos tem custos diretos associados a ele. Além do aumento dos custos da folha de pagamento, seus gerentes de projeto precisarão gastar tempo para garantir a conformidade com seus padrões PMO. Assim como nosso ponto de discussão anterior, esses efeitos não serão mensuráveis ​​para uma equipe maior. No entanto, eles podem não valer a pena para empresas menores.

Como o software de rastreamento de tempo pode ajudá -lo a gerenciar melhor projetos

Antes de fechar este artigo, vamos explorar como você pode gerenciar seus projetos com mais eficiência - tanto com um PMO quanto sem. O software de rastreamento de tempo pode ajudá -lo a gerenciar o trabalho de sua equipe com mais eficiência. O uso de um aplicativo com de gerenciamento de projetos e tarefas permitirá que sua equipe tenha o melhor desempenho. Aqui estão algumas maneiras de conseguir isso:

Identificando gargalos de desempenho : os rastreadores de tempo facilitam a localização de gargalos como distrações.

Alocando recursos com mais eficiência : identifique a equipe sobrecarregada e distribuir tarefas uniformemente em toda a sua equipe.

Definir estimativas precisas : o monitoramento dos fluxos de trabalho da sua equipe permitirá que você defina estimativas mais precisas, tanto em termos de cronogramas quanto de orçamentos.

Considerações Finais

Um escritório de gerenciamento de projetos pode otimizar seu trabalho de gerenciamento com padrões e diretrizes claramente definidos. Pode ajudar seus gerentes de projeto a se manter organizados, aumentando sua produtividade. No entanto, os PMOs também têm suas desvantagens. Eles podem exigir uma quantidade significativa de recursos para configurar. Isso os torna menos ideais para equipes menores, onde os desafios da gerência não são tão prevalentes em primeiro lugar.

Se você optar por estabelecer um PMO na sua empresa ou não, o software de rastreamento de tempo otimizará seu trabalho. Os de alta qualidade, como o Webwork, ajudarão sua equipe a permanecer organizada e produtiva.