A produtividade é a chave para a sobrevivência de uma empresa a longo prazo. Permite que uma empresa produza mais bens e serviços pela mesma quantidade de trabalho. Dessa forma, ele pode enfrentar concorrentes no mercado.

A fórmula de produtividade permite que as empresas meçam e acompanhem as melhorias de produtividade. Isso lhes dá uma maneira confiável de identificar armadilhas comuns e focar no gerenciamento de desempenho. Consequentemente, isso melhora a produtividade e aumenta a lucratividade para aumentar o crescimento dos negócios .

Neste artigo, damos uma olhada na fórmula da produtividade. Abordaremos o que é e como você pode usá-lo para calcular a produtividade no local de trabalho e aumentar a eficiência em sua organização.

Qual é a fórmula da produtividade? 

A fórmula da produtividade é uma equação simples usada por líderes e gerentes para medir a produtividade. A fórmula pode ser usada para determinar a produtividade de um único funcionário, de uma equipe, de um departamento ou de uma empresa inteira. Pode até ser usado para medir a produtividade de uma economia. 

No conceito de negócio, a fórmula pode dizer o quão eficiente você é na conversão de matérias-primas e tempo em bens e serviços úteis. 

A fórmula é representada da seguinte forma: 

Produtividade = Unidades de Produção / Unidades de Entrada

Fonte

É uma relação entre as variáveis ​​de entrada e saída. Você pode medir a produtividade de várias maneiras. Alguns dos KPIs (indicadores-chave de desempenho) de produtividade no local de trabalho mais comuns incluem: 

• Receita por funcionário
• Número de peças produzidas
• Tempo de inatividade
• Pontuação de satisfação do cliente (CSAT)
• Taxa de utilização de mão de obra
• Taxa de rotatividade de funcionários
• Margem de lucro bruto calculada por uma fórmula de margem bruta

Independentemente de quais KPIs você focar, sua empresa terá maior produtividade se: 

• Produz mais usando uma determinada variável de insumos; ou
• Produz o mesmo nível de produção usando menos insumos.

Isso significa que você terá uma vantagem competitiva sobre as empresas que produzem menos. A fórmula também facilita ver como as empresas podem aumentar as unidades de produção de cada material, máquina ou hora de funcionário utilizada. 

Por que a fórmula da produtividade é importante? 

A fórmula da produtividade é importante por vários motivos. Ele pode quantificar a receita gerada por equipes e funcionários específicos de uma empresa. Esses dados podem ajudá-lo a avaliar quanto lucro cada membro, equipe e departamento gera. 

Por sua vez, isso permite que você entenda onde no seu negócio você tem o melhor ROI (retorno sobre o investimento). Além disso, você também pode ver quais atividades e quais funcionários podem ser improdutivos.

Por ser uma medida da eficiência de uma empresa, a produtividade é o segredo para vencer em qualquer mercado competitivo. Se você conseguir aumentar sua produtividade, poderá gerar lucros maiores – seja vendendo mais ou cobrando preços mais baixos. 

Por outro lado, se sua produtividade diminuir, talvez você não consiga operar com lucro. E, se a sua produtividade aumentar a um ritmo mais lento do que a dos seus concorrentes, o seu negócio sofrerá um crescimento lento.

Mas com maior produtividade , sua empresa pode desfrutar de benefícios como:

• Maior satisfação do cliente
• Melhores condições dos fornecedores
• Salários mais atrativos
• Maior acesso ao capital

A ideia da fórmula da produtividade foi introduzida pela primeira vez em 1911. O engenheiro americano que se tornou consultor de gestão, Frederick Taylor, apresentou-a no seu livro “The Principles of Scientific Management”. Ele revolucionou completamente as práticas de medição da produção do escritório.

Nos últimos anos, descobriu-se que é possível alterar a produtividade alterando variáveis ​​específicas . A fórmula de produtividade permite otimizar diferentes variáveis. Assim, você pode maximizar a eficiência e os lucros e, ao mesmo tempo, minimizar custos e eliminar a ineficiência.

Exemplos da fórmula de produtividade em uso

Aqui estão alguns exemplos de como a fórmula pode ser usada para calcular a produtividade em uma organização.

1. Produtividade dos funcionários

Um gerente pode calcular a produtividade de um funcionário dividindo os bens/serviços produzidos pelo número de horas de trabalho em um período. 

Por exemplo, imagine um cenário em que um funcionário faça vendas no valor de US$ 3.000 em uma semana. Vamos chamar essa pessoa de Jennifer e supor que ela trabalhe 40 horas. Ao mesmo tempo, outro funcionário ganha US$ 2.000. Vamos chamar essa pessoa de Jane e supor que ela trabalhe 20 horas. Usando a fórmula de produtividade: 

• A produtividade de Jennifer é: US$ 3.000/40 horas = US$ 75/hora
• A produtividade de Jane é: US$ 2.000/20 horas = US$ 100/hora

Como você pode ver, Jane é mais produtiva que Jennifer. Isso apesar de ela ter gerado menos vendas ao longo da semana. 

2. Produtividade da equipe ou departamento

A produtividade da equipe ou departamento refere-se à produção coletiva de dois ou mais indivíduos. A produtividade de uma equipe pode ser determinada dividindo a receita de vendas gerada pelo número total de horas que a equipe gastou em um projeto.

Se uma empresa quiser medir a produtividade de diferentes departamentos, poderá fazê-lo praticamente da mesma forma que nos exemplos acima. 

Por exemplo, uma empresa de software pode determinar a produtividade do departamento de marketing observando a produção do mês anterior e dividindo-a pelo número de horas trabalhadas pelos funcionários: 

• Resultado: 1.000 leads gerados
• Total de horas trabalhadas do funcionário: 500 horas
• Produtividade do departamento : 1.000 leads/500 horas = 2 leads/hora.

3. Produtividade Empresarial

A produtividade empresarial pode ser calculada da mesma forma e você poderá determinar quais funcionários, equipes ou departamentos são mais ou menos produtivos. Você também terá uma fórmula para medir a eficiência do negócio como um todo no uso de seus materiais e recursos.

A imagem abaixo ilustra melhor esse conceito:

Fonte

O resultado final é que todas as empresas – sejam elas remotas, híbridas ou presenciais – podem usar a fórmula de produtividade para determinar os níveis de produtividade e melhorar a eficiência em todas as áreas.

No entanto, você deve ter notado que esta versão da fórmula de produtividade é bastante limitada como uma medida abrangente de produtividade devido à sua simplicidade e à restrição de variáveis. As entradas e saídas são expressas em unidades únicas e isso fornece parcial dos fatores.

Para obter uma medição mais precisa, você terá que usar mais entradas e saídas para calcular a produtividade geral do negócio. É aí que entra fórmula da produtividade multifatorial

A fórmula de produtividade multifatorial

Esta fórmula foi projetada para ajudar os gerentes a medir a produtividade em diferentes departamentos. Ajuda a fazer isto de forma eficiente, tendo em conta diferentes alternativas de entrada e saída. Isso permite que a fórmula represente com mais precisão como cada variável afeta a produtividade da empresa.

Esta fórmula mede a produtividade comparando a produção com diferentes insumos. Isso inclui proporções de unidades produzidas em relação ao trabalho, materiais e capital.

Assim, enquanto a fórmula de produtividade parcial dos fatores utiliza um insumo, a multifatorial utiliza a razão entre os produtos totais e um conjunto de insumos. 

Aqui está um exemplo rápido para ilustrar isso: 

Imagine um fabricante de hardware que adquire a mais recente tecnologia de máquinas para aumentar a produção. Se esse equipamento permitir à empresa reduzir os custos com funcionários em 50%, o resultado permanecerá o mesmo.

Mas, como há agora menos empregados, a produtividade do trabalho e do capital da empresa aumentará. Além disso, haverá um declínio de 40% na produtividade dos materiais. Isso ocorre porque a produção da empresa é constante e o material adquirido já aumentou.

Obstáculos ao aumento da produtividade

Há muitas coisas que impedem você de se tornar mais produtivo em seu negócio. Isso pode incluir coisas como:

• Má gestão do tempo
• Funcionários gastando muito tempo enviando e-mail ou criando conteúdo da web
• Muitas reuniões/ineficientes
• Processos manuais redundantes ou demorados
• Tecnologia desatualizada
• Alcançar “ocupação” em vez de produtividade 

Aumentar a produtividade muitas vezes significa isolar tarefas que desperdiçam seus recursos. Você também deve avaliar alternativas que economizem tempo, aumentem receitas e reduzam despesas fixas e variáveis . Resumindo, qualquer coisa que crie um ambiente de trabalho mais produtivo.

Às vezes, isso pode incluir o uso de serviços de terceiros para garantir a criação oportuna e econômica de políticas de privacidade ou outros documentos legais.

Outras vezes, pode ser mais barato e menos oportuno contratar um serviço de agente registrado para auxiliar no lado jurídico das operações comerciais do que tentar fazer isso sozinho ou construir uma equipe ou departamento inteiro do zero com o conhecimento e as habilidades necessárias para garantir que o seu negócio e todas as entidades relacionadas permaneçam em total conformidade com as normas legais.

Muitas outras tarefas improdutivas, como tempo gasto na criação de conteúdo, correspondência por e-mail com clientes, coleta de dados ou tarefas administrativas. pode ser otimizado e automatizado com softwares como construtores de sites , software de marketing por e-mail e ferramentas semelhantes.

Não existe uma solução que possa ser usada para aumentar a produtividade em todas as situações. Diferentes questões criam diferentes níveis de improdutividade. O isolamento destas fontes de não produtividade, contudo, pode ser conseguido com a fórmula da produtividade, independentemente das particularidades da situação em questão. 

Como usar a fórmula para melhorar a produtividade

Felizmente, esses obstáculos podem ser resolvidos com algumas soluções simples. Tudo o que você precisa fazer é identificar e monitorar as métricas de produtividade que são importantes para o seu negócio. Isso o ajudará a implementar medidas apropriadas para gerenciar e melhorar a produtividade da força de trabalho. 

Por exemplo, use uma de controle de tempo ou gerenciamento de desempenho para facilitar a medição e o gerenciamento da produtividade .

Você pode então investir no uso eficiente de tecnologia e automação para reduzir custos trabalhistas e obter uma vantagem competitiva que permite melhorar ainda mais a produtividade da empresa.

As áreas nas quais você pode se concentrar para melhorar a produtividade incluem: 

• Melhorias Tecnológicas: Adicione-as como insumos para expandir os resultados em mais do que seu custo. Por exemplo, com o boom da computação em nuvem e do armazenamento e análise de big data, as plataformas de contact center de IA ajudam a melhorar a eficiência em ambientes de comércio eletrônico. Isso leva a melhor desempenho, resultados e produtividade.

• Eficiência Técnica: Melhore a eficiência técnica usando a tecnologia existente ou melhorando as habilidades para trabalhar com mais eficiência.
• Melhorias organizacionais: você pode melhorar a produtividade em todas as organizações reorganizando as equipes de acordo com os pontos fortes para concluir os projetos com mais eficiência. Aprenda como automatizar seu trabalho pesado e aumentar sua produtividade lendo este livro do CEO da Jotform, Aytekin Tank.
• Aumentando a escala: você pode aumentar a produtividade dimensionando sua operação. Isso pode exigir que você aumente o número de trabalhadores, adicione novos equipamentos, automatize fluxos de trabalho manuais ou terceirize determinadas operações de trabalho para prestadores de serviços em vez de pessoal interno.

Conclusão

Espero que este artigo tenha respondido às suas perguntas sobre o que é a fórmula da produtividade e por que ela é importante.

PORLINA:

Ron Stefanski é um empresário de sites e professor de marketing que tem paixão por ajudar as pessoas a criar e comercializar seus próprios negócios online. Você pode aprender mais com ele visitando OneHourProfessor.com

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