A produtividade é a chave para a sobrevivência de longo prazo de qualquer empresa. Ela permite que um negócio produza mais bens e serviços com a mesma quantidade de trabalho — e é justamente isso que garante competitividade no mercado.
A fórmula de produtividade permite que as empresas mensurem e acompanhem suas melhorias de desempenho. Ela oferece um método confiável para identificar gargalos recorrentes e manter o foco na gestão de performance. Com isso, é possível elevar a produtividade e impulsionar a rentabilidade para acelerar o crescimento do negócio.
Neste artigo, vamos explorar a fórmula de produtividade: o que ela é, como funciona e de que forma você pode utilizá-la para calcular a produtividade no ambiente de trabalho e aumentar a eficiência da sua organização.
O Que É a Fórmula de Produtividade?
A fórmula de produtividade é uma equação simples utilizada por líderes e gestores para mensurar o desempenho produtivo. Ela pode ser aplicada para determinar a produtividade de um único colaborador, de uma equipe, de um departamento ou de uma empresa inteira — e até mesmo para medir a produtividade de uma economia.
No contexto empresarial, a fórmula indica o quão eficiente você é na transformação de matérias-primas e tempo em bens e serviços de valor.
A fórmula é representada da seguinte forma:
Produtividade = Unidades de Saída / Unidades de Entrada
Trata-se de uma relação entre as variáveis de entrada e saída. A produtividade pode ser medida de diversas formas. Alguns dos KPIs (indicadores-chave de desempenho) de produtividade mais utilizados no ambiente corporativo incluem:
- Receita por colaborador
- Número de peças produzidas
- Tempo de inatividade
- Índice de satisfação do cliente (CSAT)
- Taxa de utilização da mão de obra
- Taxa de rotatividade de colaboradores
- Margem de lucro bruto calculada por uma fórmula de margem bruta
Independentemente dos KPIs que você prioriza, sua empresa terá maior produtividade se:
- Produzir mais com uma mesma quantidade de recursos; ou
- Produzir o mesmo volume com menos recursos.
Isso significa que você terá vantagem competitiva em relação às empresas que produzem menos. A fórmula também facilita a visualização de como as organizações podem aumentar as unidades de saída a partir de cada material, máquina ou hora de trabalho utilizada.
Por Que a Fórmula de Produtividade É Importante?
A fórmula de produtividade é importante por diversos motivos. Ela permite quantificar a receita gerada por equipes e colaboradores específicos dentro de uma empresa. Esses dados ajudam a avaliar o quanto cada pessoa, equipe e departamento contribui para o lucro do negócio.
Com isso, você consegue identificar onde está o melhor ROI (retorno sobre investimento) dentro da sua empresa. Além disso, é possível enxergar quais atividades e quais colaboradores apresentam baixa produtividade.
Por ser uma medida de eficiência, a produtividade é o segredo para vencer em qualquer mercado competitivo. Ao aumentá-la, você consegue gerar lucros maiores — seja vendendo mais ou praticando preços mais competitivos.
Por outro lado, se a produtividade cair, pode se tornar inviável operar com lucratividade. E se o seu crescimento for mais lento do que o dos concorrentes, o negócio vai inevitavelmente perder espaço no mercado.
Mas com uma produtividade elevada, sua empresa pode desfrutar de benefícios como:
- Maior satisfação dos clientes
- Melhores condições com fornecedores
- Salários mais atrativos
- Maior acesso a capital
O conceito da fórmula de produtividade surgiu em 1911, quando o engenheiro americano e consultor de gestão Frederick Taylor o apresentou em seu livro “The Principles of Scientific Management”. A obra revolucionou completamente as práticas de mensuração da produção nas empresas.
Nos últimos anos, descobriu-se que é possível alterar a produtividade ao modificar variáveis específicas. A fórmula de produtividade permite otimizar diferentes variáveis para maximizar eficiência e lucros e, ao mesmo tempo, reduzir custos e eliminar ineficiências.
Exemplos de Aplicação da Fórmula de Produtividade
Veja a seguir alguns exemplos de como a fórmula pode ser usada para calcular a produtividade em uma organização.
1. Produtividade Individual
Um gestor pode calcular a produtividade de um colaborador dividindo os bens ou serviços produzidos pelo número de horas trabalhadas em um determinado período.
Por exemplo, imagine que uma colaboradora — vamos chamá-la de Juliana — realiza R$ 3.000 em vendas durante uma semana trabalhando 40 horas. Outra colaboradora, Ana, gera R$ 2.000 em vendas trabalhando apenas 20 horas. Aplicando a fórmula de produtividade:
- Produtividade de Juliana: R$ 3.000 / 40h = R$ 75/hora
- Produtividade de Ana: R$ 2.000 / 20h = R$ 100/hora
Como você pode perceber, Ana é mais produtiva do que Juliana — mesmo tendo gerado menos vendas ao longo da semana.
2. Produtividade de Equipe ou Departamento
A produtividade de uma equipe ou departamento se refere ao resultado coletivo de dois ou mais colaboradores. Ela pode ser calculada dividindo a receita de vendas gerada pelo total de horas que a equipe dedicou a um projeto.
Se uma empresa quiser mensurar a produtividade de diferentes departamentos, o processo é essencialmente o mesmo dos exemplos acima.
Por exemplo, uma empresa de software pode calcular a produtividade do departamento de marketing com base na produção do mês anterior, dividindo o resultado pelo número de horas trabalhadas pelos colaboradores:
- Saída: 1.000 leads gerados
- Total de horas trabalhadas: 500 horas
- Produtividade do departamento: 1.000 leads / 500 horas = 2 leads/hora.
3. Produtividade Empresarial
A produtividade da empresa como um todo pode ser calculada da mesma forma, permitindo identificar quais colaboradores, equipes ou departamentos são mais ou menos produtivos. Você também terá uma métrica para avaliar a eficiência geral do negócio no uso de seus materiais e recursos.
A imagem abaixo ilustra melhor esse conceito:
O ponto central é que todas as empresas — sejam elas remotas, híbridas ou presenciais — podem utilizar a fórmula de produtividade para determinar seus níveis de desempenho e aumentar a eficiência em todas as áreas.
No entanto, vale destacar que essa versão da fórmula tem limitações como medida abrangente de produtividade, justamente pela sua simplicidade e pela restrição de variáveis. Como entradas e saídas são expressas em unidades únicas, o resultado obtido é uma produtividade de fator parcial.
Para obter uma medição mais precisa, é necessário considerar mais variáveis de entrada e saída no cálculo da produtividade geral do negócio. É aí que entra a fórmula de produtividade multifatorial.
A Fórmula de Produtividade Multifatorial
Essa fórmula foi desenvolvida para ajudar gestores a mensurar a produtividade em diferentes departamentos de forma mais completa. Ela considera diferentes alternativas de entrada e saída, o que permite representar com mais precisão como cada variável impacta a produtividade da empresa.
A fórmula multifatorial mede a produtividade comparando a saída com diferentes tipos de entrada — incluindo as proporções entre unidades produzidas e mão de obra, materiais e capital.
Enquanto a fórmula de fator parcial utiliza apenas uma entrada, a multifatorial usa a proporção entre o total de saídas e um conjunto de entradas.
Veja um exemplo rápido para ilustrar:
Imagine um fabricante de equipamentos que adquire uma nova tecnologia de maquinário para aumentar a produção. Se esse equipamento permite reduzir os custos com pessoal em 50%, o volume de produção permanece o mesmo.
Porém, como agora há menos colaboradores, a produtividade de mão de obra e capital da empresa aumenta. Ao mesmo tempo, ocorre uma queda de 40% na produtividade de materiais — pois a produção continua constante enquanto o valor do material adquirido aumentou.
Obstáculos para Aumentar a Produtividade
Existem muitos fatores que dificultam o aumento da produtividade nas empresas. Entre eles, podemos destacar:
- Má gestão do tempo
- Colaboradores que gastam tempo excessivo com e-mails ou produção de conteúdo para a web
- Reuniões em excesso ou mal conduzidas
- Processos manuais redundantes ou que consomem muito tempo
- Tecnologia desatualizada
- Confundir estar ocupado com ser produtivo
Aumentar a produtividade muitas vezes exige identificar tarefas que desperdiçam recursos. Também é importante avaliar alternativas que economizam tempo, aumentam a receita e reduzem custos fixos e variáveis — enfim, tudo que contribui para criar um ambiente de trabalho mais produtivo.
Em alguns casos, isso pode incluir o uso de serviços terceirizados para garantir a criação ágil e econômica de políticas de privacidade e outros documentos jurídicos.
Noutros casos, pode ser mais económico e menos moroso contratar um serviço de agente registado para tratar da parte legal das operações do negócio, em vez de tentar fazer tudo sozinho ou criar uma equipa ou departamento de raiz com o conhecimento e as competências necessárias para garantir que a sua empresa e todas as entidades relacionadas se mantêm em plena conformidade com as normas legais.
Muitas outras tarefas improdutivas, como o tempo gasto na criação de conteúdo, na troca de e-mails com clientes, na recolha de dados ou em tarefas administrativas, podem ser otimizadas e automatizadas com ferramentas como website builders, software de email marketing e soluções similares.
Não existe uma solução única capaz de aumentar a produtividade em todas as situações. Diferentes problemas geram diferentes níveis de improdutividade. No entanto, identificar essas fontes de improdutividade é possível com a fórmula de produtividade, independentemente das particularidades de cada situação.
Como Usar a Fórmula para Melhorar a Produtividade
Felizmente, estes obstáculos podem ser resolvidos com algumas medidas simples. Basta identificar e acompanhar as métricas de produtividade mais relevantes para o seu negócio. Isso permitirá implementar as ações adequadas para gerir e melhorar a produtividade da equipa.
Por exemplo, utilize uma ferramenta de time tracking ou de gestão de desempenho para facilitar a medição e a gestão da produtividade.
Pode, em seguida, investir na utilização eficiente de tecnologia e automação para reduzir custos com mão de obra e ganhar vantagem competitiva, o que permitirá melhorar ainda mais a produtividade da empresa.
As áreas em que pode concentrar os seus esforços para melhorar a produtividade incluem:
- Melhorias Tecnológicas: Adicione-as como inputs para expandir os outputs além do seu custo. Por exemplo, com o crescimento do cloud computing e do armazenamento e análise de big data, plataformas de AI para contact centers ajudam a melhorar a eficiência em ambientes de e-commerce, conduzindo a um melhor desempenho, melhores resultados e maior produtividade.
- Eficiência Técnica: Melhore a eficiência técnica tirando melhor partido da tecnologia que já utiliza ou desenvolvendo competências para trabalhar de forma mais eficiente.
- Melhorias Organizacionais: Poderá melhorar a produtividade em toda a organização reorganizando as equipas de acordo com os seus pontos fortes, para concluir projetos de forma mais eficiente. Saiba como Automate Your Busywork e aumente a sua produtividade com este livro do CEO da Jotform, Aytekin Tank.
- Aumento de Escala: Pode aumentar a produtividade escalando a sua operação. Isso pode implicar aumentar o número de colaboradores, adquirir novos equipamentos, automatizar workflows manuais ou externalizar determinadas operações para prestadores de serviços em vez de recorrer a staff interno.
Conclusão
Espero que este artigo tenha respondido às suas dúvidas sobre o que é a fórmula de produtividade e qual a sua importância.
AUTOR:
Ron Stefanski é empreendedor digital e professor de marketing, com uma paixão genuína por ajudar pessoas a criar e promover o seu próprio negócio online. Pode saber mais em OneHourProfessor.com
