Apresentar o controle do tempo aos funcionários pode ser desafiador, pois eles podem considerá-lo uma microgestão, o que não é a melhor abordagem para retê-los no longo prazo. No entanto, o controle do tempo é importante não apenas para as empresas, mas também para os próprios funcionários. Eles podem permanecer concentrados nas tarefas e ser mais produtivos durante o dia. E para as empresas, os gerentes agora podem descobrir qual projeto gerou mais receita, ao mesmo tempo que leva muito tempo para ser processado. 

Como resultado, monitorar o tempo com ferramentas tem sido assunto ultimamente, especificamente logo após a chegada da pandemia. Como as pessoas não têm escolha a não ser trabalhar em casa, manter alguém no caminho certo com pouca ou nenhuma supervisão pode ser assustador. As empresas que nunca experimentaram/aplicaram o trabalho remoto podem ter dificuldades para se adaptar e enquadrar-se nesta nova política.

É por isso que o software de controle de tempo aumentou durante esse surto, à medida que o número de funcionários remotos aumenta repentinamente.

Ao apresentar o controle de tempo à sua equipe, é essencial que ambas as partes entendam o propósito desta ferramenta para o seu trabalho. Instalar um aplicativo de rastreamento nos membros da sua equipe de repente pode levar à desconfiança, algo que você deve evitar no trabalho em equipe.

Então, aqui estão as dez melhores práticas que você pode usar para apresentar adequadamente aplicativos de controle de tempo à sua equipe.

1. Faça uma reunião interna

Você não entra em contato com os membros da sua equipe um por um para apresentar a ferramenta de controle de tempo de trabalho. Embora seja ótimo personalizar as reuniões com cada membro, isso não é eficiente, pois é necessário repetir as mesmas informações novamente.

Sem mencionar que conectar-se com todos os membros não é viável para uma empresa maior, com mais de 50 funcionários. Neste caso, organizar uma reunião interna especificamente para apresentar novas ferramentas será mais eficaz.

Certifique-se de manter esta reunião o mais pessoal possível, mesmo que seja realizada em maior escala. Você pode comunicar o problema de forma mais íntima se falar compreendendo as perspectivas dos membros da equipe. Dessa forma, é mais provável que eles se envolvam e ouçam sua proposta.

2. Informe-os sobre a preocupação da empresa

Antes de pedir aos membros da sua equipe que instalem um software de controle de tempo em seus desktops, você deve abordar alguns motivos pelos quais a empresa precisa dessa ferramenta. O controle de tempo geralmente é introduzido para ajudar na produtividade, mas você também pode usá-lo para faturamento, orçamento e muito mais. Você também deve enfatizar que o controle do tempo não é uma forma de microgerenciar seus funcionários, mas de ajudar a empresa a se tornar mais eficiente.

3. Explique os benefícios para seus funcionários

Agora que você abordou as preocupações da empresa, pode explicar os benefícios que o controle do tempo terá para seus funcionários.

O controle do tempo os ajudará a permanecer concentrados nas tarefas e a serem mais produtivos com seu tempo. Eles podem usar o software para ver quanto tempo as tarefas levam, para que possam planejar melhor o dia. Além disso, o controle do tempo pode ajudar a prevenir o esgotamento, pois os funcionários serão capazes de gerenciar melhor seu tempo.

4. Obtenha o feedback deles

Depois de explicar os motivos da empresa para introduzir o controle de tempo, obtenha as perspectivas dos membros da sua equipe sobre o assunto. Pergunte se eles veem algum benefício em usar este software ou se têm alguma dúvida sobre ele.

Isso mostrará que você está interessado no que eles pensam e que valoriza a opinião deles. Também ajudará você a entender o ponto de vista deles antes de prosseguir com as próximas etapas.

5. Escolha a ferramenta certa

Existem muitos softwares de monitoramento de tempo disponíveis no mercado, então você precisará escolher um que atenda às necessidades da sua empresa. Se você não tiver certeza de qual ferramenta escolher, peça sugestões aos membros da sua equipe.

Depois de decidir sobre uma ferramenta, certifique-se de testá-la primeiro antes de implementá- la em toda a empresa . Dessa forma, você pode identificar possíveis problemas e resolvê-los antes que se tornem um problema.

Depois de escolher e testar o software de controle de tempo, é hora de configurá-lo para sua equipe. Isso inclui a criação de contas para cada membro, configuração de permissões e muito mais.

6. Treine os membros da sua equipe com a nova ferramenta

Agora que a ferramenta está configurada, é hora de treinar sua equipe sobre como utilizá-la. Isso inclui mostrar como iniciar e parar o cronômetro, fazer capturas de tela, adicionar notas e muito mais. Você pode fazer isso sozinho ou pedir a alguém da de suporte ao cliente que faça isso por você.

Ou use vídeos de treinamento para ajudar os membros da sua equipe a entender como usar o aplicativo de controle de tempo de maneira eficaz. De qualquer forma, certifique-se de que todos entendam como usar a ferramenta antes de prosseguir.

7. Explique as regras

Abordar as regras ao usar este software de controle de tempo pode minimizar mal-entendidos entre membros da equipe e gerentes. Como todos trabalham sem ver fisicamente seus colegas fazendo o trabalho, as pessoas podem ter diferentes interpretações das regras.

Por exemplo, alguns membros da equipe podem pensar que não há problema em fazer pausas mais longas para o almoço, desde que compensem trabalhando mais tarde. No entanto, nem sempre é esse o caso e pode levar a conflitos no futuro.

Antes de usar o software de controle de tempo, converse com sua equipe e explique as regras da empresa em relação ao horário de trabalho e aos intervalos. Certifique-se de que todos estejam na mesma página para evitar qualquer confusão ou mal-entendido.

8. Configure um programa piloto

Um programa piloto é uma ótima maneira de testar o novo software de controle de tempo antes de implementá-lo em toda a empresa. Isso permite que você resolva quaisquer problemas que surjam e garanta que a ferramenta funcione bem para sua equipe.

Para montar um programa piloto, escolha um pequeno grupo de funcionários para testar o software. Isso pode ser feito por departamento ou por localidade. Depois de selecionar o grupo, treine-os sobre como usar a ferramenta e deixe-os usá-la por algumas semanas.

Após o término do programa piloto, obtenha feedback dos participantes. Use esse feedback para melhorar o software de controle de tempo antes de implementá-lo no restante da empresa.

9. Avalie e ajuste o programa

Depois de apresentar o controle de tempo à sua equipe, reserve algum tempo para avaliar sua eficácia. Isso pode ser feito observando métricas como produtividade, taxas de conclusão de projetos e muito mais.

Se você perceber que há espaço para melhorias, faça os ajustes necessários. Isso inclui alterar a forma como a ferramenta é usada, modificar as regras da empresa e muito mais.

10. Tenha uma política de portas abertas

Por último, mas não menos importante, é importante ter uma política de portas abertas quando se trata de controle de tempo. Isso significa que os funcionários devem se sentir à vontade para entrar em contato com você caso tenham dúvidas ou preocupações sobre o software.

Além disso, eles devem saber que podem abordá-lo se estiverem enfrentando algum problema ao usar a ferramenta. Ao ter uma política de portas abertas, você pode construir confiança e melhorar a comunicação dentro de sua equipe.

Concluindo

Implementar o controle de tempo em sua empresa pode ser uma tarefa difícil. Os funcionários podem perceber isso como uma falta de confiança da administração ou como uma invasão de privacidade.

Pode haver um mal-entendido desde o início do controle do tempo, porque nem todo mundo está acostumado a ser monitorado o tempo todo, principalmente quando está trabalhando em casa.

Para evitar qualquer reação negativa, é importante apresentar o software de controle de tempo à sua equipe da maneira certa. Seguindo essas práticas recomendadas, você pode preparar sua equipe para o sucesso e garantir que a transição ocorra sem problemas.

Biografia do autor:

Andre Oentoro é o fundador da Breadnbeyond , uma premiada produtora de vídeos explicativos . Ele ajuda as empresas a aumentar as taxas de conversão, fechar mais vendas e obter um ROI positivo com vídeos explicativos (nessa ordem).

Twitter: @breadnbeyond

E-mail/Gravatar: andre@breadnbeyond.com 

LinkedIn: André Oentoro