Gerenciar o tempo corretamente é uma habilidade vital para qualquer pessoa. Apesar disso, muitas pessoas têm dificuldades com isso, especialmente no trabalho. Felizmente, existem muitas estratégias para superar esses desafios, incluindo aquela que abordaremos neste guia: o mapeamento do tempo .

Este guia completo sobre mapeamento de tempo abordará tudo o que você precisa saber sobre a estratégia. Exploraremos não apenas como fazer o mapeamento de tempo individualmente, mas também como implementá-lo em sua equipe. 

Noções básicas de mapeamento temporal 

Vamos começar nossa análise detalhada com os fundamentos do mapeamento do tempo . Como o nome sugere, a técnica envolve mapear como você usará seu tempo durante um determinado período. Isso inclui não apenas o tempo de trabalho, mas também o seu tempo pessoal. Essa é uma parte fundamental da estratégia e a principal diferença entre ela e outras técnicas semelhantes. Discutiremos isso com mais detalhes em breve.

Você pode aproveitar o mapeamento do tempo para planejar um dia, uma semana ou até mesmo um mês à frente. Isso ajudará você a se manter organizado e a saber exatamente o que o espera em qualquer momento no futuro próximo.

Os benefícios do mapeamento temporal 

O principal benefício do mapeamento do tempo é semelhante ao de outras técnicas de gerenciamento de tempo. Por meio dele, você poderá organizar seu trabalho e realizar mais tarefas no mesmo período.

Embora esses sejam excelentes benefícios para qualquer pessoa, eles podem ser particularmente vantajosos se você gerencia uma equipe de profissionais. Implemente essa estratégia em sua equipe e você ajudará seus funcionários a terem o melhor desempenho . Exploraremos como você pode aproveitar essa técnica em sua empresa um pouco mais adiante neste guia.

Os princípios e componentes do mapeamento temporal 

Um mapa temporal típico possui três componentes principais:

• Categorias de tarefas – Já que você também pode mapear seu tempo pessoal, precisará de categorias para garantir que consiga se manter organizado.
• Uma lista de prioridades – Um cronograma não é uma agenda rígida que você precisa seguir. Em vez disso, ele precisa ser flexível para permitir desvios, incluindo tarefas inesperadas.
• Intervalos de tempo – É aqui que você anotará suas tarefas. Normalmente, os intervalos de tempo têm duração de uma hora. No entanto, você pode usar intervalos mais longos ou mais curtos, dependendo do nível de controle que precisa ter sobre sua agenda.

Técnicas essenciais de mapeamento temporal 

Para tirar o máximo proveito da estratégia, existem algumas boas práticas de mapeamento temporal que você deve seguir.

Dedicar tempo ao trabalho concentrado 

Ao planejar seu tempo, certifique-se de incluir sessões para trabalho profundo . Reserve um tempo longe de distrações para que você possa dedicar toda a sua atenção a uma tarefa importante específica.

Acompanhamento dos seus esforços de mapeamento de tempo 

Após implementar o mapeamento de tempo, seja para você ou para sua equipe, é importante começar a monitorar sua eficácia. Para isso, você pode utilizar softwares de controle de tempo, como o WebWork . Esses aplicativos ajudam a comparar o que você planejou para um determinado período com o que realmente foi feito. Se uma tarefa levou mais tempo do que o esperado, você pode usar essa informação para planejar com mais precisão na próxima vez.

Descubra como o controle de tempo ajuda no mapeamento temporal 

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A diferença entre mapeamento de tempo e bloqueio de tempo 

O mapeamento de tempo e o bloqueio de tempo são duas estratégias muito semelhantes. No entanto, não são exatamente iguais. A principal diferença reside em dois aspectos: para que você as utiliza e como você segue os intervalos de tempo definidos .

O planejamento por blocos de tempo geralmente é usado apenas para tarefas de trabalho . Como mencionado acima, você também pode mapear o tempo fora do trabalho, permitindo que você planeje praticamente todas as suas horas de vigília com antecedência.

Outra diferença entre o planejamento por blocos de tempo e o planejamento tradicional reside na sua rigidez. Normalmente, os intervalos de tempo em um cronograma com blocos não indicam apenas quando você deve começar a trabalhar em uma determinada tarefa. Eles também estabelecem um limite de tempo para cada atividade. Essa menor flexibilidade torna o planejamento por blocos menos adequado para tarefas com as quais você não está familiarizado. Consequentemente, também é menos ideal para períodos de planejamento mais longos.

Como o mapeamento do tempo melhora a gestão do tempo em uma equipe 

Embora os benefícios do mapeamento de tempo sejam óbvios para indivíduos, trata-se de uma excelente estratégia para implementação em toda a equipe. Incentive sua equipe a aproveitar essa estratégia e você poderá desfrutar de diversos benefícios. Seus funcionários poderão:

• Mantenha-se organizado e priorize suas tarefas corretamente
• Evite a fadiga decisória com mais eficácia.
• Melhore seu desempenho aumentando a produtividade

Implemente o mapeamento de tempo na sua equipe passo a passo 

Como já mencionado, implementar a estratégia em toda a sua equipe pode ajudar seus funcionários a terem o melhor desempenho. Vejamos agora como você pode fazer isso passo a passo.

Ajude sua equipe a identificar e categorizar suas tarefas 

Primeiro, ajude sua equipe a identificar as tarefas que precisam realizar ao longo do dia. Se você utiliza uma ferramenta específica, como de Gerenciamento de Tarefas , essa etapa será muito fácil.

Peça à sua equipe que aloque blocos de tempo para cada tarefa 

O segundo passo é a parte principal da estratégia. A maneira mais simples de começar o mapeamento de tempo é em uma planilha ou modelo, para que sua equipe precise apenas preencher suas tarefas. 

Acompanhe o progresso do mapeamento de tempo e ajuste os processos de acordo 

A etapa final para implementar qualquer estratégia são as revisões contínuas de progresso. Usando uma ferramenta de monitoramento de produtividade como o WebWork, você pode garantir que o mapeamento de tempo esteja ajudando sua equipe e não a prejudicando.