Multitarefa é algo que cada um de nós faz praticamente todos os dias. Seja falando ao telefone enquanto dirige ou assistindo TV enquanto almoça. Apesar disso, a multitarefa humana não é tão eficaz quanto pode parecer. Na verdade, pode causar mais danos do que benefícios em ambientes profissionais. Se você gerencia uma equipe de funcionários, evitar a multitarefa pode ser uma tarefa de alta prioridade para você. 

Antes de nos adiantarmos, vamos abordar rapidamente o básico: o que é multitarefa?

O que é multitarefa humana?

Multitarefa é um conceito simples: é a ideia de que uma pessoa pode trabalhar em várias coisas ao mesmo tempo . Envolve muita alternância entre várias tarefas e, como mencionado anteriormente, é algo que fazemos todos os dias. Mas, por ser generalizado, não significa que seja a melhor forma de abordar as responsabilidades.

A multitarefa é eficaz?

Resumindo: não , a multitarefa não o ajudará a realizar mais tarefas no mesmo período de tempo. A principal razão para isso é que a mudança de tarefas requer atenção, que é um recurso limitado no cérebro humano. Ao realizar multitarefas, você usará mal seus recursos mentais. Em vez de concentrar tudo em suas tarefas, você estará desperdiçando parte em malabarismos com tarefas. Como resultado, sua produtividade diminuirá e você acabará fazendo as coisas mal.

Além disso, os efeitos negativos da multitarefa pioram à medida que as pessoas envelhecem. Num estudo que comparou a multitarefa durante uma condução simulada , os idosos tiveram um desempenho muito pior do que os seus pares mais jovens.

Dito tudo isso, você pode estar confuso sobre uma coisa: como é ser .

Por que a multitarefa parece eficaz?

Para muitas pessoas, realizar malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo pode parecer mais produtivo do que concentrar-se em uma única tarefa. Ao alternar entre as tarefas, você sentirá que realizou mais do que realmente realizou. Quanto mais você mudar, melhor se sentirá – deixando você com a falsa impressão de que a multitarefa é eficaz . Isso pode se tornar um problema especialmente após suas primeiras experiências multitarefa positivas. Você então se acostumará com a emoção e buscará mais ao decidir como alocar seu foco em suas tarefas.

Embora isso possa diminuir a produtividade, a multitarefa pode ser particularmente prejudicial para as equipes. A seguir, vamos explorar os efeitos da multitarefa nas equipes, abordando por que você pode querer detectá-la e evitá-la .

Os efeitos da multitarefa nas equipes

Os efeitos negativos da multitarefa podem ser inúmeros dependendo da sua gravidade. Os principais deles são:

• Produtividade reduzida
• Mais atrasos
• Aumento do estresse
• Redução do envolvimento no trabalho

Vamos explorar isso um pouco mais a fundo agora, começando pela produtividade .

Produtividade e desempenho reduzidos

Como mencionado antes, a troca de tarefas requer um pouco de atenção. Fazer isso também leva tempo, o que não parece muito no início. Mas, no longo prazo, cada um desses períodos aumentará – ocupando porções mensuráveis ​​das horas de trabalho da sua equipe. A multitarefa pode reduzir efetivamente quanto tempo sua equipe tem no trabalho, diminuindo sua produtividade.

No entanto, a multitarefa também afetará a qualidade do seu trabalho. A atenção ininterrupta é um fator importante para evitar erros – o que é difícil de conseguir quando se alterna constantemente entre tarefas.

Maior probabilidade de atrasos

À medida que seus multitarefas enfrentam baixa produtividade, suas tarefas levarão mais tempo para serem concluídas. Por sua vez, isso causará atrasos na sua equipe, o que poderá começar a afetar o seu negócio como um todo. Isso pode ser especialmente ruim se sua equipe trabalhar em muitas tarefas interdependentes – o que significa que muitas vezes eles precisam da opinião de um colega de trabalho antes de prosseguir. Conseqüentemente, os projetos e metas de longo prazo da sua empresa poderão ser adiados se os efeitos negativos da multitarefa não forem controlados.

Aumento do estresse e pressão

Continuando com o tema dos atrasos, um dos principais resultados deles é o estresse . À medida que os prazos se aproximam, sua equipe ficará sob pressão para concluir suas tarefas no prazo. Eles podem até ficar tentados a realizar mais tarefas ao mesmo tempo do que o normal, reduzindo ainda mais sua produtividade e piorando o problema.

O estresse resultante dos prazos iminentes trará consigo uma variedade de efeitos negativos próprios. É mais provável que a sua equipa se sobrecarregue num esforço para realizar as tarefas a tempo, o que leva a um mau equilíbrio entre vida pessoal e profissional e ao esgotamento . Se você não sabe, o esgotamento é outro conceito que você deve evitar para garantir que sua equipe tenha o melhor desempenho. Um dos seus principais efeitos é a redução do envolvimento profissional – que também é o nosso próximo ponto de discussão.

Redução do envolvimento profissional

À medida que seus multitarefas se sobrecarregam e ficam exaustos, eles se tornam menos comprometidos com seu trabalho. Conseqüentemente, eles farão menos esforço para concluir suas tarefas corretamente, resultando em um trabalho de qualidade inferior. As baixas taxas de engajamento profissional também causarão uma alta rotatividade de funcionários – sua equipe começará a procurar novas oportunidades. Isso custará caro para o seu negócio, pois a substituição de pessoal pode ser um processo demorado.

Todos esses pontos destacam a importância de gerenciar a multitarefa em sua empresa – o que pode ser complicado de fazer. No entanto, detectá-lo é bastante simples com um software de controle de tempo , que é o que abordaremos a seguir.

Como detectar multitarefa com um rastreador de tempo

O primeiro passo para lidar com a multitarefa em sua equipe é detectá -la. Felizmente, isso é bastante simples com rastreadores de tempo de alta qualidade – que é o que exploraremos agora.

Rastreie o uso de aplicativos e sites

Rastrear o uso de aplicativos e sites de sua equipe ajudará você a ver quando alguém está usando mais de uma plataforma ao mesmo tempo. É claro que algumas tarefas podem envolver vários aplicativos ou sites, mas a maioria não. Conseqüentemente, se você detectar que um funcionário está constantemente alternando entre algumas plataformas, ele pode estar tentando realizar multitarefas . No entanto, a multitarefa também pode ocorrer de uma forma menos produtiva – distrações.

Detecte distrações e use capturas de tela periódicas

Detectar distrações pode ser muito fácil com rastreadores de tempo de alta qualidade. Por exemplo, WebWork permite definir diferentes aplicativos e sites como produtivos, neutros ou não produtivos. À medida que sua equipe monitora suas horas de trabalho, o aplicativo monitorará quanto tempo eles gastam em cada etiqueta.

Além desse rastreamento automatizado, você pode até detectar distrações em aplicativos produtivos com capturas de tela . Isso o ajudará a garantir que sua equipe esteja trabalhando em suas tarefas, em vez de clicar ou digitar sem rumo por falta de foco.

Gerenciar projetos e tarefas

Gerenciar os projetos e tarefas da sua empresa pode facilitar o acompanhamento da sua equipe. Esses sistemas podem até simplificar o início de tarefas maiores, dividindo-as em tarefas menores. Algumas tarefas grandes podem parecer assustadoras no início, o que pode fazer com que sua equipe comece a realizar multitarefas como uma forma de procrastinação . Isso destaca a importância de sistemas eficazes de gerenciamento de tarefas.

Faça uso de técnicas de gerenciamento de tempo

Uma variedade de técnicas de gerenciamento de tempo de equipe pode ajudar seus funcionários a ter o melhor desempenho. Um exemplo popular é o bloqueio de tempo e o timeboxing, que dividem os dias de trabalho da sua equipe em sessões pré-planejadas. Normalmente, isso também inclui períodos de pausa, ajudando sua equipe a recarregar as energias após um pouco de trabalho intensivo.

Pensamentos finais

Embora os computadores modernos sejam excelentes nisso, a multitarefa humana está longe de ser ideal. Embora possa parecer produtivo, tem uma variedade de efeitos negativos que podem retardar o crescimento da sua empresa. Felizmente, detectá-lo é bastante simples com uma ferramenta de produtividade popular: software de controle de tempo. Com um exemplo de alta qualidade, você poderá garantir que sua equipe realize apenas monotarefas – dedicando 100% de seu foco a uma tarefa importante.