Por que monitoramos o tempo e por que precisamos de práticas de controle do tempo?

Por vários motivos. Alguns monitoram as horas de trabalho devido à política do local de trabalho; outros buscam aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tempo; e alguns monitoram as horas de seus funcionários para garantir a produtividade. 

Em todos estes e outros casos, uma coisa é unânime: o controlo do tempo é fundamental para melhorar a gestão do tempo e a produtividade, tanto profissional como pessoalmente.

Neste artigo, exploraremos as melhores práticas de controle de tempo com WebWork.

Melhores práticas de controle de tempo com WebWork

Não há lugar melhor para aprender sobre as melhores práticas de controle de tempo do que no blog do WebWork Time Tracker, com exemplos práticos.

Agora vamos às práticas.

1. Teste o rastreador de tempo antes de sua equipe usá-lo

Antes de apresentar o controle de tempo à sua equipe, pesquise e decida qual rastreador deseja usar. Então teste. Sempre teste você mesmo para entender todos os detalhes, mesmo que a plataforma, como o WebWork, seja fácil de usar.

O ideal é começar a testar o rastreador com um pequeno número de funcionários. Este método revelará áreas potenciais que podem exigir treinamento dos funcionários.

Especialmente no início, é muito mais fácil monitorar como um pequeno número de funcionários se adapta ao controle do tempo do que mergulhar de cabeça com toda a empresa. 

Além disso, é mais provável que o pequeno número de funcionários teste o rastreador conscientemente do que toda a empresa, com dezenas, senão centenas de pessoas. 

2. Comunique claramente o propósito à sua equipe

Acompanhar o tempo de outra pessoa pode parecer ultrapassar os limites do espaço pessoal, mas quando feito corretamente, não é.

Por isso é fundamental que você prepare sua equipe e explique a justificativa da empresa para o controle do tempo. 

Dependendo do motivo, sejam casos de gestão de tempo ineficiente, prazos perdidos ou sinais de queda de produtividade, esclareça como o controle do tempo resolverá esses problemas. 

Se você tem uma equipe que recebe por hora, eles provavelmente apreciarão a decisão, pois será diretamente benéfico para eles serem pagos com precisão. O WebWork simplifica esse processo com a ajuda de horas faturáveis ​​e converte o tempo monitorado diretamente em ganhos.

Mas noutros modelos de negócio, a necessidade de monitorização do tempo pode não ser tão óbvia à primeira vista.

Explique à sua equipe que o controle do tempo beneficia não apenas a empresa, mas também pessoalmente. Cada funcionário verá quanto tempo exatamente gasta em atividades relacionadas ao trabalho e poderá melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo de acordo. 

O WebWork também promove o equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos funcionários com lembretes personalizáveis ​​para evitar o esgotamento. Esse é um dos recursos que você definitivamente deve incentivar seus funcionários a utilizar tanto para o bem-estar profissional quanto pessoal.

Eles podem selecionar quais tipos de lembretes desejam receber, incluindo lembretes durante o horário de trabalho, como beber mais água ou passear, ou lembretes sobre a vida pessoal, como passar mais tempo com a família, descanso, saúde e assim por diante.

3. Treine sua equipe para obter o máximo de resultados 

O treinamento é tão importante quanto a decisão de implementar o controle de tempo.

Depois de discutir a necessidade de controle do tempo e explicar seus benefícios, o próximo passo é treinar seus funcionários. 

Em vez de fazer com que eles usem o monitor de tempo sem nenhuma instrução prévia, comece treinando. Esta etapa se conecta diretamente à etapa de teste você mesmo. Lembre-se de como você demorou para descobrir como o rastreador funciona e suas propriedades. Seus funcionários passarão pelo mesmo processo.

O treinamento irá prepará-los para o processo de rastreamento real. Eles terão certeza de quando usar o rastreamento automático de tempo e quando adicionar tempo manualmente.

Em vez de se preocupar com o fato de o rastreador estar desligado ou de ter que fazer uma pausa mais longa, eles saberão o que fazer nesses casos com base no treinamento ou na discussão anterior. 

Por exemplo, quando eles estão em uma reunião e o rastreador desliga ao detectar inatividade, explique que eles próprios podem adicionar tempo. Ou mesmo que tenham esquecido de ligar o rastreador, não é grande coisa, eles ainda podem ganhar tempo sem se preocupar.

Ao familiarizá-los com o rastreador e principalmente com as seções que você utilizará, você deixará sua equipe mais confiante em utilizá-lo. 

4. Seja transparente sobre quais dados você rastreia e por quê

Como empregador e ser humano, você deve seguir a regra de conduta ética e divulgar a cada funcionário que irá rastrear seus dados e quais dados exatamente. Isso inclui registros de tempo, tempo rastreado automaticamente, uso de aplicativos e da web, rastreamento de URL, rastreamento de frequência de pressionamento de mouse e tecla e muito mais, se houver.

Isso ajudará a evitar sentimentos de desconfiança e confusão entre seus funcionários. E criar um ambiente repleto de confiança mútua é a garantia de sucesso e bem-estar de qualquer equipe.

5. Garanta transparência

Embora dados pessoais, como capturas de tela, devam permanecer privados, o compartilhamento de dados sobre a conclusão de tarefas pode motivar um trabalho cuidadoso. 

O WebWork resolve isso com a ajuda de 5 funções de membros : proprietário do espaço de trabalho, gerente executivo, gerente de projeto, gerente de equipe e funcionário. Cada um desses tipos de membros possui permissões e acesso distintos aos dados rastreados, resultando em um processo de gerenciamento mais organizado.

6. Respeite a privacidade 

Embora a maioria dos rastreadores de tempo ofereça capturas de tela, incluindo WebWork, é melhor usá-los apenas em situações críticas. Você já está monitorando o tempo e até mesmo o uso de aplicativos ou sites, e adicionar capturas de tela pode gerar ressentimento ou registro de tempo impreciso.

Para criar confiança e construir relacionamento com sua equipe, respeite sua privacidade tanto quanto possível. 

Na verdade, este ponto não se refere apenas às capturas de tela, mas ao equilíbrio do monitoramento respeitando a privacidade.

Crie um ambiente onde os membros da sua equipe se sintam à vontade para compartilhar suas preocupações sobre o processo de rastreamento e ouvi-los. 

7. Permitir espaço para imprecisões no controle de tempo

Quando você não usa o controle de tempo para fins de pagamento por hora, não force os membros da sua equipe a serem tão precisos quanto um relógio suíço. Afinal, é impossível acompanhar cada segundo. Lembre-se de que a ênfase excessiva na precisão pode estressar os funcionários, afetando a qualidade do trabalho.

Embora o WebWork ofereça rastreamento preciso do tempo, rastreando até mesmo o tempo ocioso, use esse recurso criteriosamente, concentrando-se nos padrões gerais, em vez da contabilidade minuto a minuto.

8. Não use dados rastreados como principal fonte de avaliação de desempenho

Um ponto que vale a pena mencionar repetidamente é que os dados monitorados não devem ser o único critério para a avaliação do desempenho.

Embora seja bastante valioso para medir a duração do projeto ou encontrar gargalos no processo de implementação, não deve ser a única fonte de avaliação do desempenho dos funcionários.

Você pode se perguntar por quê? Principalmente porque o controle do tempo é uma solução para melhorar a produtividade, certo?

O simples fato de você introduzir o controle de tempo tem grande probabilidade de ter um efeito positivo no desempenho dos funcionários. As pessoas trabalham de maneira diferente; mais horas monitoradas não significam mais trabalho realizado.

9. Monitore o equilíbrio entre vida pessoal e profissional para evitar o esgotamento de seus funcionários

Monitorar o tempo é benéfico para melhorar o gerenciamento do tempo e a produtividade da equipe, mas monitorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional é benéfico para cada funcionário.

É por isso que o bem-estar dos funcionários deve ser igualmente importante para você como empregador.

Vou inserir minha citação favorita de todos os tempos sobre o assunto aqui, que é:

Funcionários felizes são funcionários produtivos.

As métricas de equilíbrio entre vida pessoal e profissional do WebWork indicam visualmente horas de trabalho saudáveis ​​e excessivas com a ajuda de categorias coloridas.

Com uma simples olhada, você pode ver quem precisa desacelerar e quem precisa melhorar seus hábitos de gerenciamento de tempo. Especialmente se você tiver um funcionário remoto , ele pode cair na armadilha de trabalhar muitas horas, às vezes até meia-noite.

Certifique-se de cuidar dos casos de excesso de trabalho e evitar que seus funcionários se esgotem. 

Lembre-se de que é mais fácil prevenir o esgotamento do que tratá-lo. 

Conclusão

O controle do tempo é mais do que uma ferramenta de eficiência; é um meio de equilibrar trabalho e vida.

Seguir as melhores práticas de controle de tempo é vital para adotar a atitude e o método corretos de monitorar o tempo dos funcionários. As melhores práticas para controle de tempo com WebWork, selecionadas com base em pesquisas e dados de usuários reais, visam tornar sua equipe produtiva e bem informada sobre controle de tempo.

Afinal, é a hora deles que você vai acompanhar.