Gerenciar projetos nos negócios pode ser um desafio. Há muitas coisas a acompanhar para garantir que seu projeto possa ter sucesso, incluindo o tópico deste artigo: entregas . As entregas de gerenciamento de projetos vêm em diferentes tipos e variedades, que estaremos explorando hoje. Mas primeiro, vamos cobrir o básico do conceito.
O que são entregas no gerenciamento de projetos?
As entregas são os resultados que você deve produzir em estágios variados do ciclo de vida do projeto . São saídas que podem assumir uma ampla variedade de formas, que dependerão em grande parte do tipo de produto em que você está trabalhando. Cada projeto que você inicia na sua empresa precisará ter pelo menos uma entrega. No entanto, eles podem ter muitos outros resultados esperados, especialmente projetos duradouros.
Como exemplo, digamos que você esteja trabalhando em um site. Nesse caso, as saídas do seu projeto podem incluir uma maquete de design, certas páginas individuais e um elemento de cabeçalho.
As entregas de gerenciamento de projetos permitem que você se mantenha mais organizado durante todo o processo. Por sua vez, isso ajudará você a alcançar seus objetivos de maneira mais eficaz. Falando nisso, objetivos e entregas são dois conceitos muito semelhantes. Como resultado, os profissionais geralmente os confundem um para o outro. Vamos agora explorar as diferenças entre os dois.
Entregas de gerenciamento de projetos vs objetivos
A principal diferença entre os objetivos e as entregas de um projeto é quando eles são alcançados. Normalmente, os objetivos são concluídos perto do final de um projeto. Como resultado, essas são realizações relativamente significativas. As entregas, por outro lado, podem estar em qualquer estágio ao longo da vida de um projeto - do começo até o fim. Isso nos transita muito bem para o nosso próximo tópico de discussão: os diferentes tipos de entregas no gerenciamento de projetos.
Os tipos de entregas de gerenciamento de projetos
As entregas no gerenciamento de projetos podem vir em muitas variações diferentes. Estaremos explorando três maneiras de classificá -los:
- Interno vs externo
- Tangível vs intangível
- Processo vs Produto
Entregas internas vs externas
As entregas internas e externas do projeto simplesmente consultem para quem é uma saída esperada. Esses dois são nomeados intuitivamente, com os internos destinados ao uso interno e aos externos destinados a um cliente. Um exemplo de entrega interna são diretrizes de suporte específicas para um produto. Enquanto isso, saídas externas podem ser qualquer coisa, desde software a produtos tangíveis. Falando em tangíveis, este é o nosso próximo ponto de discussão.
Entregas tangíveis vs intangíveis
Existem várias maneiras de definir entregas tangíveis e intangíveis no gerenciamento de projetos. O método mais comum segue o significado original da palavra tangível: algo que pode ser tocado. Após essa lógica, um protótipo físico seria considerado uma entrega tangível. Enquanto isso, o software seria intangível.
Outras definições de saídas tangíveis e intangíveis classificam os resultados não mensuráveis como tangíveis. Esses seriam os produtos finais dos vários estágios do seu projeto. As entregas intangíveis, por outro lado, permitiriam medir o progresso em direção a uma meta específica - como aumentar a receita.
Processo vs entregas de produtos
Como entregas internas e externas, os resultados do processo e do produto são auto-explicativos. Um processo entregue é algo que você pode precisar concluir durante todo o ciclo de vida de um projeto. Um produto entregue, por outro lado, normalmente chegará ao final de um projeto - quando você estiver pronto para entregar o produto final.
Por que você deve definir entregas no gerenciamento de projetos
Definir resultados claros esperados pode ajudar sua equipe a permanecer organizada. Por sua vez, isso o ajudará nas seguintes etapas importantes enquanto você trabalha em seu projeto:
- Mantendo o controle do progresso enquanto sua equipe trabalha em seu projeto
- Aumentar a transparência com clientes e parceiros
- Garantir padrões finais de qualidade e abordar as deficiências
Mantendo o controle do progresso
Monitorar o progresso de seus projetos é vital para garantir seu sucesso. Se você optar por fazer isso manualmente ou por meio de uma ferramenta de gerenciamento de projetos , definir entregas claras facilitará seu trabalho. Você pode definir prazos para diferentes resultados esperados e acompanhar suas datas de entrega. Faça isso durante toda a vida de um projeto e você pode identificar gargalos de desempenho a tempo. Consequentemente, seus projetos também terão mais probabilidade de serem concluídos bem antes das datas de vencimento.
Aumentar a transparência com os clientes
Se você estiver trabalhando em um projeto para um cliente específico, definir entregas claras é fundamental. Isso permitirá que seu cliente fique mais confiante durante todo o processo. Eles poderão solicitar quaisquer ajustes antes que seja tarde demais, o que também será bastante benéfico para sua equipe. Uma linha do tempo de entregas claras resultará em uma melhor experiência geral para seus clientes, aumentando sua lealdade ao seu negócio.
Garantindo padrões de qualidade final
A configuração de entregas em vários estágios do seu projeto facilitará a avaliação da qualidade dos resultados finais do seu projeto. Ao examinar a qualidade de cada uma dessas entregas, você poderá dividir o trabalho da sua equipe de controle de qualidade em pedaços menores. Além de simplificar o trabalho de sua equipe, verificar a qualidade em mais de um estágio ajudará você a capturar e consertar as deficiências no tempo.
Desafios comuns com entregas no gerenciamento de projetos
Tendo abordado por que você deve definir entregas, vamos agora explorar alguns desafios que você pode enfrentar ao fazê -lo. Estes incluem:
- Expectativas mal definidas : os clientes geralmente deixam de comunicar claramente suas expectativas para um projeto. Isso pode levar a um monte de trabalho duplicado para sua equipe, diminuindo a velocidade.
- Na falta de comunicação do cliente : continuando o tema das comunicações, alguns clientes são ruins no início e durante o ciclo de vida de seus projetos. Assim como o nosso ponto anterior, isso pode desacelerar as coisas para sua equipe.
- Creep de escopo : você provavelmente está ciente do conceito de fluência do escopo. O que começa como um projeto relativamente pequeno pode rapidamente entrar em algo muito maior.
Felizmente, minimizar os impactos desses desafios é bastante direto com certas ferramentas de produtividade: software de rastreamento de tempo .
Definir entregas de gerenciamento de projetos com rastreamento de tempo
Os rastreadores de tempo com soluções de gerenciamento de projetos podem tornar a definição de entregas triviais. Aqui estão algumas etapas ao longo da jornada de gerenciamento de projetos, onde o rastreamento de tempo pode ser benéfico:
- Identificando e definindo entregas
- Definindo prazos e expectativas
- Atribuir funcionários responsáveis por entregas
Identificando e definindo entregas
O primeiro passo para concluir as entregas do projeto é identificá -las. Isso envolverá dividir seu projeto em partes menores e atribuir metas finais a cada uma. Você também deve definir os principais detalhes de cada resultado esperado. Isso diferirá muito para vários tipos de entregas. Por exemplo, você pode definir um comprimento e formato de destino para algo como um relatório ou plano de ação. Por outro lado, você pode definir apenas um prazo para um recurso de software específico. Convenientemente, os prazos são o nosso próximo ponto de discussão.
Definindo prazos e expectativas
Depois de identificar o que você deseja alcançar e como, você deve começar a definir prazos. Isso permitirá que você estabeleça a linha do tempo das entregas do seu projeto, que você poderá usar para rastrear o progresso de sua equipe. É importante que todos na sua equipe estejam cientes dos prazos. Isso os ajudará a saber o que esperar no dia-a-dia para garantir que o projeto possa ser concluído com sucesso.
Atribuir funcionários responsáveis por entregas.
As entregas de gerenciamento de projetos geralmente têm alguém responsável por eles em muitas das empresas de maior sucesso do mundo. Esses funcionários recebem o papel de um proprietário. O que isso significa é que eles coordenam o trabalho para uma entrega específica. No entanto, um proprietário não precisa necessariamente trabalhar em suas metas diretamente.
Considerações Finais
Entregas claramente definidas no gerenciamento de projetos podem ajudar sua equipe a permanecer organizada. Eles ajudarão você a acompanhar o progresso do projeto em seus negócios e garantir que seus objetivos sejam alcançados no prazo. Você pode simplificar ainda mais seu trabalho usando um rastreador de tempo com recursos poderosos de gerenciamento de projetos e tarefas, como o webwork. Isso o ajudará a preencher os projetos no prazo e a acelerar o crescimento de sua organização.
