Gerenciar projetos em uma empresa pode ser desafiador. Há muitos aspectos a serem acompanhados para garantir o sucesso do projeto, incluindo o tema deste artigo: as entregas . As entregas de gerenciamento de projetos se apresentam em diferentes tipos e variedades, que exploraremos hoje. Mas primeiro, vamos abordar os conceitos básicos.

O que são entregáveis ​​em gerenciamento de projetos?

Os entregáveis ​​são os resultados que você deve produzir em diferentes etapas do ciclo de vida do projeto . Esses resultados podem assumir uma grande variedade de formas, dependendo em grande parte do tipo de produto em que você está trabalhando. Cada projeto iniciado em sua empresa precisará ter pelo menos um entregável. No entanto, projetos de longa duração podem ter muito mais resultados esperados.

Por exemplo, digamos que você esteja trabalhando em um site. Nesse caso, os resultados do seu projeto podem incluir um protótipo de design, algumas páginas individuais e um elemento de cabeçalho.

Os entregáveis ​​da gestão de projetos permitem que você se mantenha mais organizado durante todo o processo. Por sua vez, isso ajudará você a atingir seus objetivos com mais eficácia. Aliás, objetivos e entregáveis ​​são dois conceitos muito semelhantes. Como resultado, os profissionais frequentemente os confundem. Vamos agora explorar as diferenças entre os dois.

Entregáveis ​​versus objetivos da gestão de projetos

A principal diferença entre os objetivos e os entregáveis ​​de um projeto reside no momento em que são alcançados. Normalmente, os objetivos são concluídos perto do final do projeto. Consequentemente, representam conquistas relativamente significativas. Os entregáveis, por outro lado, podem ocorrer em qualquer etapa do ciclo de vida de um projeto — do início ao fim. Isso nos leva ao nosso próximo tópico de discussão: os diferentes tipos de entregáveis ​​em gerenciamento de projetos.

Os tipos de entregáveis ​​da gestão de projetos

Os entregáveis ​​em gerenciamento de projetos podem assumir diversas formas. Vamos explorar três maneiras de classificá-los:

• Interno vs. Externo
• Tangível vs. Intangível
• Processo versus Produto

Entregáveis ​​internos versus externos

Os entregáveis ​​internos e externos de um projeto referem-se simplesmente a quem se destina o resultado esperado. Os dois termos são intuitivos: os internos são para uso interno e os externos para o cliente. Um exemplo de entregável interno são as diretrizes de suporte específicas para um produto. Já os entregáveis ​​externos podem ser qualquer coisa, desde software até produtos tangíveis. Aliás, falando em tangíveis, este será o nosso próximo ponto de discussão.

entregáveis ​​tangíveis versus intangíveis

Existem diversas maneiras de definir entregáveis ​​tangíveis e intangíveis em gerenciamento de projetos. O método mais comum segue o significado original da palavra "tangível": algo que pode ser tocado. Seguindo essa lógica, um protótipo físico seria considerado um entregável tangível. O software, por sua vez, seria intangível.

Outras definições de resultados tangíveis e intangíveis classificam como tangíveis os resultados não mensuráveis. Estes seriam os produtos finais das várias etapas do seu projeto. Os resultados intangíveis, por outro lado, permitiriam medir o progresso em direção a um objetivo específico — como o aumento da receita.

Entregáveis ​​de processo versus produtos

Assim como as entregas internas e externas, os resultados de processo e de produto são autoexplicativos. Uma entrega de processo é algo que você pode precisar concluir ao longo do ciclo de vida de um projeto. Uma entrega de produto, por outro lado, normalmente ocorre no final de um projeto — quando você está pronto para entregar o produto final.

Por que você deve definir entregáveis ​​no gerenciamento de projetos?

Definir resultados esperados claros pode ajudar sua equipe a se manter organizada. Por sua vez, isso ajudará você nas seguintes etapas importantes ao trabalhar em seu projeto:

• Acompanhar o progresso da sua equipe enquanto ela trabalha no projeto
• Aumentar a transparência com clientes e parceiros
• Garantir os padrões de qualidade finais e solucionar quaisquer deficiências

Acompanhar o progresso

Monitorar o progresso dos seus projetos é vital para garantir o sucesso deles. Seja manualmente ou por meio de uma ferramenta de gerenciamento de projetos , definir entregas claras facilitará seu trabalho. Você pode estabelecer prazos para diferentes resultados esperados e acompanhar as datas de entrega. Faça isso durante todo o ciclo de vida do projeto e você poderá identificar gargalos de desempenho a tempo. Consequentemente, seus projetos também terão maior probabilidade de serem concluídos bem antes do prazo.

Aumentar a transparência com os clientes

Se você estiver trabalhando em um projeto para um cliente específico, definir entregas claras é fundamental. Isso dará mais segurança ao seu cliente durante todo o processo. Ele poderá solicitar ajustes antes que seja tarde demais, o que também será muito benéfico para sua equipe. Um cronograma de entregas bem definido resultará em uma experiência geral melhor para seus clientes, aumentando a fidelidade deles à sua empresa.

Garantir os padrões de qualidade finais

Definir entregáveis ​​em diferentes etapas do seu projeto facilitará a avaliação da qualidade dos resultados finais. Ao examinar a qualidade de cada um desses entregáveis, você poderá dividir o trabalho da sua equipe de controle de qualidade em partes menores. Além de simplificar o trabalho da sua equipe, verificar a qualidade em mais de uma etapa ajudará a identificar e corrigir quaisquer deficiências a tempo.

Desafios comuns com entregas em gerenciamento de projetos

Depois de termos abordado a importância de definir entregáveis, vamos agora explorar alguns desafios que você poderá enfrentar ao fazer isso. Esses desafios incluem:

• Expectativas mal definidas : muitas vezes, os clientes não comunicam claramente suas expectativas para um projeto. Isso pode levar a uma série de trabalhos duplicados para sua equipe, atrasando-a.
• Falta de comunicação por parte do cliente : continuando no tema da comunicação, alguns clientes pecam nesse aspecto, tanto no início quanto ao longo do ciclo de vida de seus projetos. Assim como mencionado anteriormente, isso pode atrasar o trabalho da sua equipe.
• Expansão de escopo : você provavelmente já ouviu falar do conceito de expansão de escopo. O que começa como um projeto relativamente pequeno pode rapidamente se transformar em algo muito maior.

Felizmente, minimizar os impactos desses desafios é bastante simples com certas ferramentas de produtividade: software de controle de tempo .

Definição de entregas de gerenciamento de projetos com controle de tempo

Ferramentas de controle de tempo integradas a soluções de gerenciamento de projetos podem simplificar ao máximo a definição de entregas. Aqui estão alguns passos da sua jornada de gerenciamento de projetos nos quais o controle de tempo pode ser muito útil:

• Identificar e definir entregáveis
• Definir prazos e expectativas
• Atribuir funcionários responsáveis ​​pelas entregas

Identificar e definir entregáveis

O primeiro passo para concluir as entregas do projeto é identificá-las. Isso envolve dividir o projeto em partes menores e atribuir objetivos finais a cada uma delas. Você também deve definir os detalhes principais de cada resultado esperado. Esses detalhes variam bastante de acordo com o tipo de entrega. Por exemplo, você pode querer definir um tamanho e formato específicos para um relatório ou plano de ação. Por outro lado, pode querer definir apenas um prazo para uma funcionalidade específica de software. E, por coincidência, os prazos serão o nosso próximo ponto de discussão.

Definir prazos e expectativas

Após identificar o que você deseja alcançar e como, você deve começar a definir prazos. Isso permitirá que você estabeleça o cronograma de entregas do seu projeto, que você poderá usar para acompanhar o progresso da sua equipe. É importante que todos na sua equipe estejam cientes dos prazos. Isso os ajudará a saber o que esperar no dia a dia para garantir que o projeto seja concluído com sucesso.

Atribuir funcionários responsáveis ​​pelas entregas.

Em muitas das empresas mais bem-sucedidas do mundo, os entregáveis ​​de gerenciamento de projetos geralmente têm um responsável por eles. Esses funcionários recebem a função de "dono". Isso significa que eles coordenam o trabalho para um determinado entregável. No entanto, um dono não precisa necessariamente trabalhar diretamente em seus entregáveis.

Considerações Finais

A definição clara de entregas no gerenciamento de projetos pode ajudar sua equipe a se manter organizada. Elas permitem acompanhar o progresso dos projetos em sua empresa e garantir que seus objetivos sejam alcançados no prazo. Você pode simplificar ainda mais seu trabalho usando um rastreador de tempo com recursos avançados de gerenciamento de projetos e tarefas, como o WebWork. Isso ajudará você a concluir projetos dentro do prazo e acelerar o crescimento da sua organização.