A proposta foi aceita, a equipe montada e sua grande ideia está pronta para ser colocada em prática. Mas primeiro, antes da implementação, você define as metas e os prazos como a estrela-guia para o sucesso do seu projeto .
Cronogramas sólidos e marcos definidos são as chaves para um gerenciamento de projetos eficaz. Mas o controle do tempo do projeto é o ingrediente secreto para alcançar um fluxo de projeto tranquilo.
Ao final desta leitura, você poderá finalmente dizer adeus aos projetos caóticos e às horas não contabilizadas. Neste artigo, ajudaremos você a entender como aproveitar o monitoramento do tempo do projeto para estabelecer um ciclo de vida saudável do projeto .
Tipos de projetos que se beneficiam do controle de tempo
Você pode usar o controle de tempo para aumentar a eficiência e otimizar o fluxo de trabalho. Você pode fazer isso em praticamente qualquer projeto, desde a construção até o projeto de um ônibus espacial. No entanto, as indústrias digitais e as equipes online podem se beneficiar ao máximo com o software de controle de tempo. Vamos descobrir como.
Projetos de desenvolvimento de software
Projetos de desenvolvimento de software são o exemplo perfeito. Aqui, um bom aplicativo de controle de tempo pode ser uma virada de jogo no gerenciamento de projetos. Você sabe como é navegar por tarefas complexas e cronogramas dinâmicos. O software de controle de tempo ajuda os desenvolvedores de software a compreender o tempo como o recurso mais valioso.
Por exemplo, sua equipe está trabalhando em uma atualização de recurso e o gerente de projeto limita o tempo da fase de design do recurso em dois dias. Com um aplicativo de controle de tempo do projeto, você pode ver exatamente quanto tempo cada membro gastou em diferentes partes do design. Se a equipe ultrapassar o prazo, você poderá avaliar o que aconteceu nos bastidores. Talvez você tenha subestimado a tarefa. Ou você encontrou obstáculos inesperados que lhe permitiram planejar melhor projetos futuros.
Projetos criativos
Quando se trata de projetos de design ou campanhas de marketing, a criatividade flui no caos. A capacidade de acompanhar o tempo junto com o progresso do projeto torna-se inestimável.
O trabalho criativo requer muitas iterações até que o resultado seja perfeito. É por isso que os aplicativos de controle de tempo podem ajudar a bagunça criativa a se tornar mais organizada. Além disso, ajuda a cumprir prazos e também orçamentos, o que é fundamental para o lançamento de campanhas de marketing.
Projetos de consultoria
Na consultoria, a transparência na forma como você controla o tempo significa muito na construção de relacionamentos de qualidade com seus clientes. Inspira confiança e estimula a retenção de clientes.
É por isso que os recursos de análise e relatórios são a essência do que você precisa em um aplicativo de controle de tempo.
O melhor software de controle de tempo para consultores é aquele onde você pode monitorar as horas faturáveis. Se você puder exportar dados e agendar relatórios além disso, você estará no caminho certo.
Melhores práticas para controle de tempo de projeto
Planejamento, equipe e ferramentas – esses são os três imperativos para qualquer projeto de sucesso. No contexto de aproveitar aplicativos de controle de tempo, isso significa estabelecer um plano sólido e realista. Também inclui treinar a equipe para controlar o tempo regularmente e escolher o kit de ferramentas certo para facilitar sua vida.
Estabeleça metas e prazos claros
Uma das armadilhas mais comuns do gerenciamento de projetos é o aumento do escopo. Quanto maior e mais complexo o projeto, mais nos assusta na hora de planejar a execução.
A maneira mais eficiente de lidar com o grande escopo do projeto é dividi-lo em partes menores de tarefas. Além disso, realize reuniões Scrum regularmente para atualizar o cronograma do projeto.
Digamos que você esteja trabalhando em um projeto de reformulação de site. O grande objetivo é redesenhar o site da empresa para melhorar a experiência do usuário e modernizar a marca. Para otimizar o controle do tempo do seu projeto, divida essa meta em marcos menores:
Pesquisar
Wireframing e prototipagem
Design visual
Transferência de desenvolvimento
Teste e otimização
Cada um desses marcos pode então ser dividido em tarefas concretas. A pesquisa inclui pesquisas com usuários (entrevistas, pesquisas) que duram uma semana útil. Em seguida, análise do concorrente que leva 3 dias. Por fim, a análise das análises do site existente que você estima levará 2 dias no total.
Dividir um grande projeto em marcos como esse garante que cada etapa seja gerenciável, rastreável e concluída no prazo. Dessa forma, você aumenta a eficiência e a responsabilidade. Certifique-se de que cada marco tenha prazos claros com horas monitoradas. Isso garante que o projeto progrida de forma eficiente.
O controle do tempo ajuda a identificar gargalos. O tempo extra gasto em revisões ou ciclos de feedback. Ele também fornece dados para projetos futuros. Assim, a equipe poderá definir cronogramas mais realistas para tarefas semelhantes no futuro.
Use as ferramentas certas para monitorar o tempo do projeto
O software de controle de tempo certo é seu melhor amigo no gerenciamento de projetos. O problema é encontrar o caminho certo para o seu tipo de projeto.
Como designer freelancer, você pode usar um aplicativo simples que rastreia horas faturáveis e fornece faturamento fácil. Algo fácil, como Toggl. Mas se você gerencia uma grande equipe criativa, precisa de uma ferramenta mais robusta como o WebWork Time Tracker. Uma ferramenta que pode lidar com projetos, membros da equipe e recursos de relatórios simultaneamente.
O que significa encontrar o melhor aplicativo de controle de tempo para o seu projeto? Trata-se de escolher o conjunto certo de recursos necessários em um aplicativo de controle de tempo fácil de usar. Por exemplo, para projetos menores, você pode aproveitar um aplicativo gratuito de controle de tempo com recursos básicos de registro de tempo.
Se você trabalha sozinho com desenvolvimento ou consultoria, precisa de um aplicativo simples de controle de tempo. Um aplicativo que permite rastrear horas faturáveis para um faturamento tranquilo. Existem outros recursos importantes que você pode precisar em um rastreador de tempo para consultores. Por exemplo, taxas faturáveis flexíveis, automação e relatórios de quadro de horários.
Porém, para incluir usuários e projetos ilimitados, procure algo mais sofisticado. Idealmente, você precisa de um aplicativo de desktop que rastreie horas faturáveis e forneça relatórios abrangentes. Além disso, escolha um formato de grade ou calendário que seja de fácil compreensão para todos os membros da equipe.
Dica profissional: se você tiver projetos complexos para gerenciar, procure ferramentas de controle de tempo que permitam o controle automatizado de tempo. Automatizar o controle do tempo significa menos uma coisa com que se preocupar e mais foco no trabalho real.
Incentive a responsabilidade da equipe
O controle de tempo como sistema só funciona se os membros da sua equipe estiverem envolvidos e souberem como usar um aplicativo de controle de tempo com eficiência. Antes de introduzir o controle de tempo para acompanhar o progresso do projeto, comece com uma reunião descontraída. Em seguida, explique por que a transparência e a responsabilidade são essenciais para um trabalho em equipe poderoso.
Promova a cultura de transparência incluindo check-ins semanais em suas reuniões scrum. Convide cada membro da equipe para revisar suas entradas de tempo monitoradas e corrigir quaisquer registros inconsistentes.
Além disso, inspire um melhor desempenho da equipe, mostrando liderança inovadora. Apresente seu próprio exemplo de como você controla o tempo dos diferentes projetos e tarefas pelos quais está encarregado.
Revise regularmente os dados de tempo
Aprender com suas análises é o maior trunfo para aprender sobre seus pontos fortes, bem como sobre as áreas que precisam ser melhoradas. Compreender como os registros de tempo de cada membro do projeto correspondem ou diferem do prazo estimado. Afastar-se do planejamento do projeto ajuda a alocar melhor o tempo para projetos futuros.
Digamos que certas tarefas levaram apenas 50% do tempo estimado. O resultado dessa situação é que você tem um membro da equipe disponível para novas tarefas, que poderia utilizar um tempo extra para auxiliar outros colegas.
Mais importante ainda, por vezes uma fase do projecto enfrenta um desafio que retarda o progresso. Com uma visão regular da planilha de controle de tempo, você será capaz de perceber e mitigar o problema. Você também pode se preparar para atrasos nas próximas etapas do desenvolvimento do projeto.
Finalmente, você poderá tomar decisões baseadas em dados e planejar melhores cronogramas de projetos no futuro.
Integre o controle de tempo ao software de gerenciamento de projetos
Algumas coisas são cruciais ao envolver software de controle de tempo em seu fluxo de trabalho. Inicialmente, é importante introduzi-lo naturalmente no seu ambiente de trabalho existente. A melhor maneira de fazer isso é integrando um aplicativo de controle de tempo ao seu software de gerenciamento de projetos.
Por exemplo, digamos que você esteja usando a Asana para gerenciamento de projetos. Então você o integra ao WebWork Time Tracker. Dessa forma, você poderá sincronizar automaticamente a conclusão das tarefas e os registros de tempo. É mais fácil acompanhar o andamento do projeto sem fazer malabarismos entre as plataformas.
Aplicativos de controle de tempo, como o WebWork Time Tracker, integram-se a ferramentas populares de gerenciamento de projetos. Asana, Trello, ClickUp e muitos outros estão nesta lista.
Desafios comuns no controle do tempo do projeto
Sua equipe se esforça para aproveitar o controle de tempo, mesmo com a melhor ferramenta de controle de tempo. As razões para isso variam desde resistência à mudança, estar sobrecarregado com vários projetos ou esgotamento devido a uma carga de trabalho pesada.
Vamos revisar alguns dos desafios mais comuns e ver a solução mais eficiente para superá-los.
Desafio nº 1: Resistência ao rastreamento do tempo
Alguns membros da equipe podem ver o controle do tempo como um microgerenciamento. Outros como um fardo extra na sua carga de trabalho. Ambos estão levando à resistência ou entradas incompletas.
Solução: Enfatize os benefícios do controle do tempo para melhorar os resultados do projeto. Destaque os benefícios em relação às desvantagens do monitoramento. Ofereça sessões de treinamento e explique como o controle do tempo pode tornar seu trabalho mais eficiente. Dê exemplos de identificação de gargalos e melhoria do fluxo de trabalho.
Desafio nº 2: entradas de tempo imprecisas
O registro manual do tempo pode levar a erros ou entradas imprecisas, especialmente quando os membros da equipe se esquecem de monitorar o tempo em tempo real.
Solução: As melhores ferramentas de controle de tempo oferecem monitoramento automático de tempo ou lembretes. Isso reduz a entrada manual e garante a precisão. Incentive os membros da equipe a atualizarem seus registros regularmente, de preferência no final de cada tarefa ou dia de trabalho.
Desafio nº 3: Ferramentas excessivamente complexas
Aplicativos de controle de tempo muito complicados ou com muitos recursos podem sobrecarregar as equipes. A consequência é que evitam usar a ferramenta de forma consistente.
Solução: escolha um aplicativo de controle de tempo fácil de usar. Encontre o aplicativo que se integra perfeitamente ao fluxo de trabalho existente da equipe. Opte por um software que permita fácil entrada de dados. Um aplicativo com temporizadores de um clique ou integração com plataformas de gerenciamento de projetos vence.
Desafio nº 4: Acompanhamento de horas não faturáveis
As equipes podem ignorar horas não faturáveis. São horas gastas em tarefas como reuniões internas ou pesquisas. Isto leva a uma imagem incompleta do tempo real investido em um projeto.
Solução: Incentive as equipes a monitorar todas as horas, incluindo as horas não faturáveis. Isso dará uma compreensão mais precisa da alocação de tempo do projeto. Em última análise, ajuda a melhorar o planejamento futuro e a identificar perdas de tempo ocultas.
Desafio nº 5: Falta de responsabilidade
Às vezes, os membros da equipe não são responsabilizados pelo controle de seu tempo. Assim, os dados tornam-se inconsistentes, afetando o acompanhamento do projeto e a precisão do faturamento.
Solução: Promover uma cultura de transparência e responsabilidade. Conduza revisões regulares dos dados de controle de tempo. Defina expectativas claras para a entrada de horas e ofereça feedback quando os dados parecerem inconsistentes ou incompletos.
Desafio nº 6: Dificuldade em analisar dados de tempo
Sem uma análise adequada, os dados de controle de tempo podem ser apenas números sem insights. Isso torna difícil identificar áreas de melhoria ou ineficiências de tempo.
Solução: Use software de controle de tempo que forneça ferramentas de visualização de dados (gráficos e relatórios). Esses insights ajudarão os gerentes de projeto a identificar tendências. Por exemplo, tarefas que são executadas de forma consistente ao longo do tempo e ajustam os recursos de acordo.
Conclusão
O gerenciamento eficaz de projetos depende de mais do que apenas definir cronogramas e atribuir tarefas. O rastreamento do tempo do projeto é a chave oculta para desbloquear fluxos de trabalho mais tranquilos. Além disso, ajuda a melhorar a responsabilização e o gerenciamento de recursos.
Tente dividir as metas do grande projeto em marcos gerenciáveis. Selecione as ferramentas certas e promova a responsabilidade da equipe. Garantimos que você pode transformar projetos caóticos em máquinas bem lubrificadas.
Claro, existem alguns desafios comuns no controle do tempo – como resistência a mudanças, entradas imprecisas ou complexidade. Mas todos são gerenciáveis com a abordagem e o software corretos. Com insights de controle de tempo, você pode agilizar projetos futuros e evitar gargalos. Além disso – estabeleça prazos realistas.
Lembre-se de que consistência e revisões regulares são essenciais para refinar sua estratégia de controle de tempo. Se ainda não o fez, avalie seu sistema atual e pergunte-se se ele está ajudando ou atrapalhando o progresso do seu projeto. E, se você está procurando uma solução mais eficiente, considere experimentar o WebWork Time Tracker. Experimente em primeira mão como essas práticas recomendadas podem otimizar os resultados do seu projeto.
Assuma o controle do controle do tempo do seu projeto hoje mesmo – experimente o WebWork e veja a diferença na eficiência do projeto.
