Se você é dono de uma pequena empresa com grandes ambições, provavelmente sabe que uma boa gestão do tempo é fundamental. Mas gerenciar o tempo pode ser um desafio quando se tem muitas tarefas. Isso inclui acompanhar as últimas tendências, investir em marketing digital, gerenciar funcionários e se comunicar com clientes. Em outras palavras, tudo o que uma empresa precisa fazer no século XXI. Sabemos como é difícil! Aqui estão 4 estratégias de gestão do tempo que irão te guiar em meio à sua agenda lotada.
1. Priorize as tarefas por urgência e importância
Já ouviu falar da famosa história sobre o uso de semáforos no escritório? Alan Mulally, ex-CEO da Ford Motor Company, implementou essa ideia durante sua gestão na montadora. É um exemplo perfeito de como estratégias simples de gestão do tempo podem aumentar a produtividade.
Classifique as tarefas da sua equipe em verde, amarelo e vermelho, de acordo com a sua importância .
Comece com as vermelhas, passe para as amarelas e termine com as verdes.
Priorizar tarefas por urgência permitirá que você cumpra prazos de forma consistente. Portanto, lembre-se do sistema de semáforo para gerenciamento de tempo. Ele pode fazer maravilhas quando usado corretamente.
2. Utilize a regra 80/20 para maximizar a eficiência do tempo
Está comprovado que 20% do que fazemos ao longo do dia produz 80% dos resultados. Por isso, é importante identificar essas tarefas e priorizá-las.
Priorizar tarefas que podem gerar 80% dos resultados do seu dia pode ajudá-lo a ser mais produtivo. Essa dica de gestão de tempo trará muitos benefícios para sua equipe, resultando em maior produtividade .
3. Delegue tarefas para economizar tempo e aumentar a produtividade
Delegar tarefas é um dos principais desafios da gestão do tempo em pequenas empresas . Você pode ter muitas dúvidas sobre isso, como:
O que devo delegar? A quem devo delegar? Devo dedicar tempo a verificar a tarefa?
Para simplificar o processo, classifique as tarefas de acordo com sua dificuldade e agrupe-as por:
- Tarefas que só você pode fazer
- Aquelas coisas que outra pessoa pode fazer com a sua ajuda
- Tarefas que outra pessoa pode realizar de forma independente
Isso ajudará você a identificar tarefas que podem ser riscadas da sua agenda, aliviando assim a carga de trabalho.
Lembre-se de que você precisará investir tempo no treinamento dos funcionários . Mas, se encontrar a pessoa certa, valerá a pena a longo prazo. Contrate pessoas em quem você confia e delegue tarefas com segurança.
4. Utilize ferramentas de controle de tempo e colaboração em equipe
Mesmo que sua equipe seja pequena, você ainda precisa manter a eficiência da colaboração. Portanto, tenha cuidado ao escolher as ferramentas adequadas.
Qual é a principal ferramenta de colaboração da sua pequena empresa? É uma ferramenta de marketing por e-mail ? Uma plataforma de mídia social como o Facebook ? Ou talvez um aplicativo de mensagens como o Slack? Você mantém um controle consistente do tempo trabalhado ? Precisa de um software específico para aumentar a produtividade ?
Ferramentas como o WebWork Time Tracker combinam controle de tempo, monitoramento de produtividade e recursos de comunicação em um só lugar — perfeito para pequenas equipes que buscam manter a eficiência.
Reflita sobre essas questões e formule respostas claras e objetivas. Isso ajudará você a aproveitar ao máximo as dicas de gerenciamento de tempo que decidir implementar no futuro.
Para concluir
Após seguir essas dicas de gestão de tempo por um período, analise os resultados ao final. Você identificará os principais desperdiçadores de tempo, distrações e obstáculos que impedem o crescimento do seu negócio. Nunca desista e ao máximo sua agenda de trabalho
Pronto para colocar essas dicas em prática? Experimente o WebWork Time Tracker gratuitamente e gerencie o tempo da sua equipe com mais eficiência do que nunca.
