Já trabalhou de manhã, pronto para conquistar o mundo, apenas para o dia passar em um piscar de olhos? Tenho certeza que você tem. De fato, a maioria das empresas vazam silenciosamente tempo (e por extensão, dinheiro) sem sequer perceber.

Na corrida para escalar com eficiência, aumentar a produtividade e ficar à frente da concorrência, você está sob pressão para tomar decisões mais inteligentes, mais rápido. E, no entanto, o tempo se afasta, para nunca mais voltar.

Existe uma maneira de voltar no tempo?

Infelizmente, ainda não estamos lá (tecnologicamente falando). Mas somos inteligentes o suficiente para saber que você não pode otimizar o que não mede. 

Quando você mede o tempo, as coisas diminuem e você desbloqueia o crescimento, otimiza operações e aumenta os lucros. Para este guia no rastreamento do tempo, combinei conselhos de especialistas com exemplos da vida real para entender o porquê e como o rastreamento de tempo orientado a dados pode sobrecarregar qualquer negócio.

Por que o tempo de rastreamento é importante para o crescimento dos negócios

O ditado antigo "Time Is Money" nunca é mais verdadeiro do que em um contexto de negócios. O tempo é o recurso mais finito da empresa com um impacto direto na lucratividade e na escalabilidade. 

Quando você não sabe em que seu pessoal gasta o tempo, corre o risco de se aliviar os recursos, perder os prazos e perder a receita. Digite o rastreamento de tempo orientado a dados, com ferramentas que fornecem a transparência necessária para otimizar as operações e impulsionar o crescimento.

Aqui está como:

Revela ineficiências

Com a ajuda de ferramentas de rastreamento no tempo, uma empresa de desenvolvimento de software descobriu que 20% das horas do projeto são gastas em revisões não planejadas. Isso mostrou que é necessário revisar e reformar a fase de planejamento do projeto, além de ficar de olho no processo de desenvolvimento. 

Depois que essas medidas foram implementadas, a eficiência aumentou em até 15%. Se você me perguntar, este é um bom impulso na produtividade! 

Isso é verdade em qualquer empresa. O rastreamento temporal adequado ajuda a identificar padrões que indicam tempo desperdiçado e oferece uma idéia de onde os recursos estão sendo mal utilizados.

Gerenciamento de custos preciso 

Quando você entende a alocação de tempo, é fácil calcular o custo real de qualquer projeto com maior precisão. Isso impede que o excesso de barba, mas também ajuda a justificar taxas mais altas para tarefas mais complexas. 

Promove a responsabilidade

Algo muda em nosso cérebro quando sabemos que estamos sendo rastreados ou observados. Nos tornamos mais responsáveis ​​e focamos melhor. De fato, o rastreamento do tempo provou ajudar as pessoas a se concentrarem e a entrar em um profundo fluxo de trabalho .

Não, você não precisa literalmente manter os olhos em cada funcionário; É o suficiente para que eles saibam que um aplicativo está monitorando seu tempo. Somente essa lei ajuda os funcionários a priorizar tarefas urgentes e reduzir/evitar distrações.

Como o rastreamento de tempo orientado a dados ajuda você a crescer

Chris Aubeeluck, chefe de vendas e marketing da Lei de Osbornes , diz: "Quando bem feito, o rastreamento de tempo orientado a dados traz melhorias reais e mensuráveis ​​para o seu negócio. Você faz isso desbloqueando visibilidade de métricas poderosas, como horas faturáveis , alocação de tempo do projeto e tendências de produtividade dos funcionários".

Conecte os pontos entre essas métricas e você obtém a clareza para tomar decisões mais inteligentes, gerenciar o crescimento com confiança e, finalmente, aumentar a lucratividade sem queimar seu pessoal.

Então, como tudo funciona na prática? Vamos quebrá -lo.

Melhorar a produtividade da equipe

O tempo invisível drena e as prioridades desalinhadas criam aquelas acelerações de tempo estranhas em que você mergulha em um projeto e no próximo ... são 17h, e apenas metade do trabalho está concluída. Se você sabe que sua equipe não está sobrecarregada com tarefas, é hora de procurar o culpado em outro lugar.

Instale uma ferramenta de rastreamento de tempo movida a IA, como o Webwork Time Tracker, que registra automaticamente as horas e as atividades de todos. Se você verificar os logs após uma semana de trabalho, já deve ver alguns padrões.

Talvez as principais horas criativas da equipe de design sejam constantemente interrompidas pelo Slack Pings. Ou seus representantes de vendas gastam mais tempo atualizando o CRM do que realmente vendendo. Esses são os tipos de ineficiências que você pode corrigir facilmente quando souber que eles existem.

A ferramenta de rastreamento de hora certa mostrará:

• Quais aplicativos e sites comem tempo (Olá, caixas de entrada de e -mail e chamadas de zoom "rápidas")
• Quando sua equipe é mais produtiva (todos temos uma hora de produtividade de pico do dia)
• Quanto tempo é necessário para cada tarefa ou entrega

Armado com esse insight, você pode começar a eliminar distrações, reestruturar fluxos de trabalho e até mudar horas de trabalho para corresponder aos picos de produtividade natural.

Depois de instalar uma ferramenta de rastreamento no tempo, uma agência de marketing descobriu que seus criativos gastaram muito tempo montando o boletim mensal. Sempre houve debates sobre o formato e a informação, o que levou a um dreno de tempo significativo. 

Para resolver esse problema, a agência começou a usar modelos de newsletter email. Como resultado, os criativos tiveram mais tempo para se concentrar na personalização da campanha e na satisfação do cliente, que tiveram um impacto direto na produtividade e na lucratividade.

Melhor gerenciamento de equipes remotas

Gerenciar uma equipe remota ou híbrida é como tentar conduzir uma orquestra através de um buraco de fechadura. Você sabe que todo mundo está trabalhando, você nem sempre pode ver como está indo.

Sem visibilidade, você pode estar inclinado a recorrer à microgestão, o que não é o ideal . Mas com as ferramentas de rastreamento corretas, você obtém uma visão clara e respeitosa de como o tempo está sendo usado sem pairar sobre o ombro de ninguém (física ou virtualmente).

Além da responsabilidade, você também obtém uma visão assíncrona. Você pode simplesmente fazer login e ver o que todos realizaram, quando trabalharam e quanto tempo demorou, independentemente do fuso horário.

Também promove uma abordagem saudável focada em gols, em vez de rastrear o tempo que as pessoas gastam em suas mesas. Isso é especialmente valioso para as equipes que não seguem uma programação tradicional de 9 a 5.

Kathryn MacDonell, CEO da TRILBY MISSOUS advogados, diz: “Por outro lado, se a atividade de alguém cair, ou eles estão gastando muito tempo ociosos ou alternando entre os aplicativos que não são de trabalho, que podem ser um sinal de que eles se transformam em que se transformam em que se transformam em queimados ou desconectados.

Tomada de decisão informada

A tomada de decisão costumava ser sobre intuição e experiência no campo, mas hoje em dia os dados são o novo rei. Claro, ainda há momentos em que você pode permitir que o instinto brilha, mas são os dados que impedem você de voar cego quando as coisas ficam complexas.

É por isso que você precisa de ferramentas de rastreamento de tempo orientadas a dados. Eles oferecem uma visão concreta e imparcial de como sua empresa é executada no nível do solo. Como resultado, você poderá tomar decisões mais inteligentes e mais rápidas no topo.

• Você deve contratar outro gerente de projeto ou uma pessoa está fazendo malabarismos com muitas responsabilidades sobrepostas?
• O seu cliente mais novo é realmente lucrativo ou está comendo muito mais horas do que vale a pena?
• Certos departamentos estão com baixo desempenho ou estão simplesmente desalinhados com as prioridades de negócios?

A resposta para todas essas perguntas e muitas outras pessoas está escondidas nos registros de tempo da sua ferramenta de rastreamento no tempo. 

Vamos dar o exemplo de uma empresa respeitável de ajuda à dívida que luta para escalar. Apesar de ter aumentado a ingestão de clientes, a satisfação do cliente estava em declínio e a rotatividade de funcionários foi alta. 

A liderança assumiu que o problema estava funcionando, então eles planejavam contratar mais repetições. No entanto, uma análise de dados de rastreamento rápida de tempo mostrou que os gerentes de caso gastavam mais de 40% de seu tempo em tarefas de administrador, como entrada de dados, acompanhamentos e programação, não na resolução real do cliente.

Portanto, em vez de contratar mais pessoas e acumular o problema, eles simplificaram seu processo de admissão, implementaram comunicações em nuvem para automatizar e centralizar as interações do cliente e reatribuir o trabalho administrador a uma função de suporte. Como resultado, a satisfação do cliente também saltou e o desgaste dos funcionários caiu.

Melhor alocação de recursos

O rastreamento de tempo orientado a dados fornece a imagem completa de quem está fazendo o que e por quanto tempo. Em vez de assumir que seus desenvolvedores têm "muito tempo" ou adivinhando se o gerente do seu projeto está em excesso, você terá dados reais para fazer o backup.

Com a ferramenta de rastreamento correta, você pode identificar rapidamente:

• Membros da equipe sobrecarregados que estão registrando horas excessivas ou pulando entre muitos projetos
• Funcionários subutilizados que têm largura de banda para assumir mais
• Tarefas demoradas que poderiam ser automatizadas, delegadas ou eliminadas completamente

Isso significa que você pode reatribuir o trabalho de forma inteligente, equilibrar cargas de trabalho e garantir que ninguém está indo para o esgotamento enquanto alguém está rolando o LinkedIn, esperando algo para fazer.

Bônus: você também pode identificar o tempo drenado causado pela sua cadeia de suprimentos. Foi assim que um designer de camiseta personalizado aprendeu que teve um problema de tempo impedindo sua atividade. Depois de analisar os logs, eles perceberam que a equipe de design passava muito tempo procurando roupas em branco de alta qualidade ao projetar uma nova coleção.

A solução? Eles encontraram um fornecedor confiável de camisetas em branco e outros trajes que podem fornecer uma ampla gama de cores, tecidos e desenhos com entrega no dia seguinte e preços competitivos. 

Lucratividade aumentada

Todos os truques de produtividade e ajustes de fluxo de trabalho no mundo não significam nada se eles não afetarem seus resultados.

Veja como o rastreamento de tempo orientado a dados ajuda com isso:

• Custos do projeto precisos: você saberá exatamente quanto tempo sua equipe gasta em cada cliente, campanha ou tarefa.
• Faturamento otimizado: Recursos de rastreamento de tempo automatizado permitem capturar cada minuto de trabalho - não há horas esquecidas, sem quadros de horários subnotificados, sem disputas desajeitadas do cliente.
• Clareza da margem de lucro: quando você combina o tempo de trabalho com a receita gerada, pode ver quais clientes, serviços ou departamentos são seus verdadeiros fabricantes de dinheiro.

Veja o exemplo de uma empresa de consultoria boutique que usou o Webwork Tracker para analisar horas faturáveis ​​versus horas não faria em sua base de clientes. 

Eles descobriram que um cliente de longo prazo estava constantemente puxando o dobro das horas pela mesma taxa fixa. Com os dados em mãos, eles renegociaram o contrato e aumentaram a lucratividade nessa conta em 25%.

Conclusão

O rastreamento de tempo orientado a dados não é apenas assistir ao relógio-trata-se de desbloquear decisões mais inteligentes, melhor desempenho e crescimento sustentável. Esteja você gerenciando uma equipe híbrida ou dimensionando um negócio em movimento rápido, as idéias certas transformam o tempo em seu ativo mais estratégico. 

Comece a rastrear com intenção e você para de adivinhar e começará a crescer!

Biografia do autor:

Dylan Myers é um consultor financeiro com mais de 20 anos de experiência. Dylan ajuda indivíduos e empresas a alcançar clareza e crescimento financeiro.