O trabalho híbrido ou remoto é uma nova norma no mundo dos negócios. Mesmo assim, muitos gestores têm o mesmo problema: como gerenciar uma equipe remota?
Os trabalhadores remotos adoram flexibilidade e redução de despesas de deslocamento quando trabalham em casa. Parece que o trabalho remoto é bom para a saúde física e mental dos funcionários .
Ele traz uma variedade de benefícios, como passar mais tempo com sua família, melhorar a saúde mental e aumentar a satisfação no trabalho. No entanto, apenas uma gestão remota eficaz pode desbloquear estes benefícios. Neste artigo, exploraremos os principais componentes e ferramentas úteis para uma liderança bem-sucedida em um ambiente remoto.
O que é gerenciamento remoto de equipe?
As equipes costumavam ser colegas de trabalho sentados na mesma sala ou até mesmo na mesma mesa, realizando suas tarefas juntos. As equipes remotas ainda realizam suas tarefas juntas. No entanto, eles podem estar localizados em diferentes cidades, países ou mesmo continentes.
A essência de como gerenciar uma equipe remota significa coordenar as tarefas diárias e comunicar-se com eficiência. No caso do trabalho remoto, a comunicação ocorre graças a uma variedade de ferramentas digitais que aproximam os membros remotos da equipe.
Os trabalhadores remotos têm muito mais probabilidade de se distrair (crianças, animais de estimação, TV, lanches…). Além disso, construir relacionamentos pessoais em uma equipe remota é muito mais difícil. Essas dificuldades são exatamente o que às vezes torna o gerenciamento de equipes remotas tão difícil. Como incentivar os membros da equipe a trabalharem juntos em tarefas complexas se eles nunca se conheceram?
Gerenciar equipes virtuais requer liderança inteligente, comunicação eficaz e fortes habilidades de gerenciamento de projetos . Além disso, a tecnologia é a melhor amiga do gestor moderno, principalmente em ambientes remotos. Várias ferramentas podem ajudá-lo:
comunicar
colaborar
monitor
envolver
incentivar interações sociais e
compartilhar informações em um ambiente remoto.
Construindo uma forte cultura de equipe remota
Gerentes experientes e profissionais de recursos humanos concordarão que a construção de uma cultura sólida de equipe é vital para equipes remotas. Ao mesmo tempo, construir um é um desafio comum para todas as equipes remotas. Aqui está por que a Team Culture é importante e qual o valor que pode trazer à sua equipe.
Promovendo um senso de comunidade
A interação social não é fácil em um ambiente remoto. As interações pessoais e as conversas informais em torno do bebedouro não são mais frequentes.
Em vez disso, os locais de trabalho remotos geram um sentido de comunidade através de interações que ocorrem durante videoconferências e em espaços online para colaboração. Várias ferramentas digitais e até soluções de hardware são muito úteis aqui. Eles garantirão que os membros da sua equipe sintam que se conhecem, mesmo que raramente apertem as mãos.
Promovendo Inclusão e Diversidade
Grandes gestores remotos adotam a inclusão e a diversidade como valores fundamentais para suas equipes distribuídas. Se os colegas de equipe valorizam uns aos outros, é mais provável que desenvolvam um sentimento de pertencimento. Nesse ambiente, os funcionários se sentirão livres para se expressar, trocar ideias e ser criativos.
Aqui estão algumas dicas para incentivar o feedback e a diversidade ao gerenciar equipes remotas:
fornecer opções de feedback regulares e anônimos, como caixas de sugestões virtuais
organizar reuniões e check-ins regulares
usando ferramentas de comunicação inclusivas, se necessário (ou seja, para oferecer suporte à acessibilidade, você pode optar por legendas ocultas durante chamadas de vídeo ou um leitor de tela)
praticar e incentivar a escuta ativa e valorizar pontos de vista opostos
incentivar a diversidade na liderança e entre os próprios funcionários.
Gerenciando funcionários remotos
Quando tanto os gestores como os membros da equipa trabalham a partir de casa, há vários pontos a ter em atenção especial na gestão de equipas virtuais.
Fornecendo feedback e treinamento regulares
Num ambiente de trabalho remoto, os gestores precisam de fornecer feedback regular e construtivo. Caso contrário, correm o risco de os seus funcionários se sentirem excluídos e até mesmo solitários.
Ao descrever os componentes da comunicação humana, o professor Albert Mehrabian, da Universidade da Califórnia, elaborou uma regra de 7% – 38% – 55%. Segundo ele, apenas 7% da mensagem é o que falamos. Impressionantes 55% da mensagem são transmitidas pela linguagem corporal e 38% pelo tom da nossa voz.
É vital manter essa fórmula em mente ao fornecer feedback às equipes remotas. Lembre-se de que os membros da sua equipe remota não têm a oportunidade de ver suas expressões faciais e postura. Além disso, muitas vezes eles não conseguem ouvir o tom da sua voz quando você diz algo.
Portanto, comunicação amigável e aberta é tudo. Para manter a comunicação o mais completa possível, são altamente recomendadas videochamadas. Especialmente para tarefas ou sessões de treinamento mais complexas.
Gerenciando Desempenho e Produtividade
A verdadeira arte do gerenciamento remoto está no equilíbrio entre o envolvimento proativo e a capacidade de estabelecer limites. Os membros da sua equipe precisam manter sua autonomia.
Check-ins regulares são bons e até desejáveis, pois mostram o seu interesse e apoio.
No entanto, enviar mensagens ou ligar com muita frequência pode parecer agressivo. Pode ser percebido como microgerenciamento, algo que pode frustrar as pessoas que trabalham remotamente. Para que sua equipe atue e colabore virtualmente, eles precisam saber que você confia neles.
Mas, ao mesmo tempo, você precisa saber que eles estão fazendo um bom trabalho. Como gerenciar uma equipe remota e evitar o microgerenciamento?
O uso de ferramentas digitais como o WebWork pode ser muito útil para atingir esse objetivo. Os recursos do WebWork combinam de comunicação (bate-papos em equipe e videoconferência) com uma variedade de recursos de monitoramento de produtividade. Por exemplo, você pode escolher algumas ou todas as seguintes opções:
acompanhe a produtividade analisando suas atividades online
acompanhe seu tempo : horário de trabalho, horários, dias de folga, etc.
o progresso em tempo real de cada funcionário , obtenha relatórios e muito mais.
Com WebWork, você poderá monitorar o progresso de sua equipe sem violar sua privacidade. Além disso, é uma ferramenta útil para acompanhar o sucesso de novas contratações. Estabeleça expectativas claras, elimine a ambigüidade da comunicação e evite possíveis mal-entendidos.
“Querida, estou sempre em casa!”: Estratégias de Comunicação Eficazes
Em geral, a comunicação profissional deve basear-se em regras claras. Tais regras normalmente definem quais métodos de comunicação são aceitáveis e quais não são. No caso do gerenciamento de funcionários remotos, entretanto, a importância da clareza nunca pode ser suficientemente enfatizada.
Comunicação excessiva em uma equipe remota
Funcionários em funções remotas precisam de instruções precisas, inequívocas e diretas de você. Uma frase mal escrita pode causar muitos mal-entendidos. Resolver esses mal-entendidos pode custar caro – tanto em termos de tempo como de recursos. Portanto, o melhor é evitá-los.
Além disso, as equipes gerenciadas remotamente precisam de atualizações consistentes sobre qualquer notícia relevante. Isso significa que você precisará trocar diversas informações – textos, imagens e vídeos. E você precisará trocá-los com os membros da sua equipe o tempo todo .
Portanto, a utilização de vários canais de comunicação garante que todos estejam na mesma página a qualquer momento. Bate-papos regulares e reuniões de equipe por vídeo são pré-requisitos para o sucesso de qualquer equipe remota.
Usando a tecnologia para facilitar a comunicação
Claramente, a tecnologia é o que faz a colaboração acontecer onde não há proximidade física. Existem muitas ferramentas digitais que permitem uma variedade de atividades dos funcionários remotos.
Reuniões de equipe, discussões abertas, resolução de problemas e até aprendizado e aquisição de novas habilidades – existe um aplicativo para facilitar cada uma dessas atividades.
Essas ferramentas podem incluir, mas não estão limitadas a:
ferramentas de gerenciamento de projetos,
aplicativos de mensagens instantâneas,
plataformas de compartilhamento e colaboração de arquivos,
software de videoconferência e muito mais.
Como as equipes remotas precisam ver você com a maior frequência possível para permanecerem conectadas, ter uma ferramenta de reuniões virtuais funcional e intuitiva é fundamental.
Resolvendo problemas de desempenho
Inevitavelmente e infelizmente, problemas de desempenho acontecem. Como você atenua isso?
Primeiro de tudo, você precisa identificar esses problemas o mais rápido possível, antes que eles se agravem. Para fazer isso, você deve acompanhar de perto o (mau) desempenho dos membros da sua equipe. Mais uma vez, as ferramentas digitais são a forma menos intrusiva e mais eficiente de detectar gargalos.
Essas ferramentas também o ajudarão a resolver problemas. As estatísticas e métricas oferecidas por esses aplicativos permitirão que você entenda o problema. Uma vez entendido, você será capaz de reagir de acordo com as preferências de trabalho dos membros da sua equipe.
Algumas ferramentas podem até sugerir práticas recomendadas para resolver problemas. Finalmente, as ferramentas digitais podem até fornecer excelentes canais de comunicação para treinar e orientar seus subordinados diretos trabalhando remotamente.
Fornecendo suporte e recursos
O trabalho remoto pode ser difícil porque os colegas remotos geralmente estão em fusos horários diferentes. Por este motivo, podem não estar disponíveis em momentos de urgência.
Fornecendo recursos e suporte para trabalhadores remotos
A comunicação assíncrona é uma condição natural do trabalho remoto. Como as pessoas vivem e trabalham em fusos horários diferentes, algumas mensagens podem levar algum tempo para chegar aos destinatários.
Garantir que sua equipe tenha acesso a recursos adequados, treinamento adequado e ferramentas inteligentes em todos os momentos é um elemento importante do gerenciamento de equipes remotas.
Por exemplo, ferramentas baseadas em IA podem fornecer suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, para problemas frequentes. Além disso, o upload de recursos com perguntas frequentes e instruções pode fornecer suporte mesmo quando as pessoas estão offline. Assim, criar um sistema de suporte abrangente para todos os funcionários remotos é vital para todas as equipes que operam remotamente.
Promover uma cultura de bem-estar
Ao gerenciar equipes remotas, cuidar do bem-estar dos colaboradores remotos deve ser uma das principais preocupações do gestor. Não há nada que você possa obter de um funcionário sobrecarregado, frustrado e deprimido. Afinal, somos todos seres humanos e isso precisa vir antes de tudo.
Priorizar a saúde física e mental dos seus subordinados diretos não é apenas ético. Também é sólido do ponto de vista empresarial. De acordo com a Harvard Business Review , as empresas perdem até US$ 190 bilhões anualmente devido ao esgotamento no local de trabalho. Assim, ser um ótimo gestor remoto significa detectar rapidamente os sintomas de esgotamento e reagir adequadamente. Agir assim beneficiará tanto os funcionários quanto a empresa.
Aqui estão algumas das razões pelas quais as pessoas ficam esgotadas no trabalho:
Muitas horas trabalhadas
O gestor não definiu expectativas claras em relação ao que se espera do funcionário e quais são os critérios para progressão na carreira
Falta de comunicação e atmosfera disfuncional no local de trabalho
Sem colaboração ou apoio social
Pular férias
Novamente, as ferramentas digitais geralmente possuem recursos que podem detectar e alertar sobre tais problemas. Por exemplo, o aplicativo WebWork mencionado anteriormente oferece suporte a recursos de equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Isso pode ser útil tanto para funcionários quanto para gerentes. Como o WebWork apoia o bem-estar da sua equipe distribuída, você pergunta? O WebWork permite que eles definam vários lembretes – para beber água, alongar-se ou simplesmente fazer uma pausa.
Por outro lado, qualquer gestor dedicado confia em dados e relatórios factuais. Certifique-se de acompanhar os funcionários que estão trabalhando demais ou com falta de trabalho. Crie um plano de ação para resolver os problemas que causam esgotamento ou insatisfação entre os funcionários.
Por exemplo, você deve criar sessões virtuais de bem-estar ou campanhas de conscientização sobre saúde mental. Essas atividades contribuem para o bem-estar coletivo. Verificar os funcionários com falta de trabalho é tão importante quanto mitigar o esgotamento. Crie um espaço seguro para conversas abertas para entender o que está impedindo seu pessoal.
Medindo o sucesso e avaliando o desempenho
Para tomar decisões informadas e atingir metas, os gestores remotos precisam avaliar constantemente o desempenho da equipe.
Definindo métricas para o sucesso
Gerenciar equipes remotas com sucesso significa definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) claros . É fundamental verificar regularmente se o desempenho de cada membro da equipe está indo bem.
WebWork possui análises de produtividade que ajudam a acompanhar o progresso da equipe em vários projetos.
Avaliando o desempenho da equipe remota
Os grandes gerentes remotos sabem que nada pode substituir discussões individuais. Portanto, análises regulares de desempenho e loops de feedback são indispensáveis para uma atmosfera de trabalho saudável. Eles são particularmente preciosos para novas contratações e seu desenvolvimento profissional e pessoal. Para obter informações em tempo real sobre a produtividade, acompanhar o progresso e identificar possíveis obstáculos, muitas empresas implementam o software de monitoramento remoto de funcionários pela InteloGos ou Webwork . Essas ferramentas ajudam os gerentes a tomar decisões orientadas a dados, mantendo a transparência e a confiança dentro da equipe. Quando usados corretamente, eles podem aumentar a responsabilidade sem se sentir intrusivos, garantindo que os funcionários recebam o apoio necessário para ter sucesso.
Conclusão
Aprender como gerenciar uma equipe remota não é uma tarefa fácil. Os gestores têm de construir um estilo de gestão em torno da flexibilidade e da compaixão, ao mesmo tempo que estabelecem regras básicas claras.
Por um lado, os subordinados diretos necessitam de autonomia. Por outro lado, os gestores precisam acompanhar o progresso dos seus funcionários. Além disso, existe também o contexto da comunicação assíncrona. Isto significa que os gestores precisam respeitar as preferências de comunicação de todos os membros da equipe.
Felizmente, os gestores têm tecnologia e diversas ferramentas de trabalho remoto à sua disposição. Essas ferramentas existem para fornecer análises e uma variedade de canais de comunicação. Esses recursos são vitais para otimizar o desempenho de toda equipe remota.
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