O trabalho híbrido ou remoto é a nova normalidade no mundo dos negócios. No entanto, muitos gestores enfrentam o mesmo problema: como gerir uma equipa remota?
Os trabalhadores remotos apreciam a flexibilidade e a redução dos custos de deslocamento ao trabalhar em casa. Parece que o trabalho remoto é benéfico tanto para a saúde física quanto para a mental dos funcionários .
Trabalhar remotamente traz diversos benefícios, como passar mais tempo com a família, melhorar a saúde mental e aumentar a satisfação no trabalho. No entanto, somente uma gestão remota eficaz pode proporcionar esses benefícios. Neste artigo, exploraremos os principais componentes e ferramentas úteis para uma liderança bem-sucedida em um ambiente remoto.
O que é gestão de equipes remotas?
Antigamente, as equipes eram formadas por colegas de trabalho sentados na mesma sala ou até mesmo na mesma mesa, realizando suas tarefas juntos. As equipes remotas ainda trabalham juntas, mas podem estar em cidades, países ou até mesmo continentes diferentes.
A essência de como gerenciar uma equipe remota reside na coordenação das tarefas diárias e na comunicação eficiente. No caso do trabalho remoto, a comunicação ocorre graças a uma variedade de ferramentas digitais que conectam os membros da equipe.
Trabalhadores remotos são muito mais propensos a se distrair (filhos, animais de estimação, TV, lanches...). Além disso, construir relacionamentos pessoais em uma equipe remota é muito mais difícil. Essas dificuldades são justamente o que torna a gestão de equipes remotas tão complexa às vezes. Como incentivar os membros da equipe a trabalharem juntos em tarefas complexas se eles nunca se encontraram pessoalmente?
Gerenciar equipes virtuais exige liderança inteligente, comunicação eficaz e fortes habilidades de gerenciamento de projetos . Além disso, a tecnologia é a melhor amiga do gestor moderno, principalmente em um ambiente remoto. Diversas ferramentas podem te ajudar:
comunicar
colaborar
monitor
envolver
incentivar interações sociais e
Compartilhar informações em um ambiente remoto.
Construindo uma Cultura de Equipe Remota Forte
Gerentes experientes e profissionais de recursos humanos concordam que construir uma cultura de equipe sólida é vital para equipes remotas. Ao mesmo tempo, construir uma cultura de equipe sólida é um desafio comum a todas as equipes remotas. Veja por que a cultura de equipe é importante e qual o valor que ela pode trazer para sua equipe.
Promovendo um senso de comunidade
A interação social não é fácil em um ambiente remoto. Interações presenciais e conversas informais perto do bebedouro não são mais frequentes.
Em vez disso, os locais de trabalho remotos geram um senso de comunidade por meio de interações que ocorrem durante videoconferências e em espaços online de colaboração. Diversas ferramentas digitais e até mesmo soluções de hardware são muito úteis nesse sentido. Elas garantem que os membros da sua equipe sintam que se conhecem, mesmo que raramente tenham a oportunidade de se cumprimentar pessoalmente.
Promover a inclusão e a diversidade
Os melhores gestores remotos adotam a inclusão e a diversidade como valores fundamentais para suas equipes distribuídas. Se os membros da equipe se valorizam mutuamente, é mais provável que desenvolvam um senso de pertencimento. Em um ambiente assim, os funcionários se sentirão à vontade para se expressar, trocar ideias e ser criativos.
Aqui estão algumas dicas para incentivar o feedback e a diversidade ao gerenciar equipes remotas:
Disponibilizar opções de feedback regulares e anônimos, como caixas de sugestões virtuais
Organizar reuniões e encontros regulares
Utilizar ferramentas de comunicação inclusivas, se necessário (por exemplo, para promover a acessibilidade, você pode optar por legendas ocultas durante videochamadas ou um leitor de tela)
Praticar e incentivar a escuta ativa e a valorização de pontos de vista opostos
Incentivar a diversidade na liderança, assim como entre os próprios funcionários.
Gerenciando funcionários remotos
Quando tanto os gestores quanto os membros da equipe trabalham em casa, há vários pontos aos quais se deve prestar atenção especial ao gerenciar equipes virtuais.
Fornecer feedback e orientação regulares
Em um ambiente de trabalho remoto, os gestores precisam fornecer feedback regular e construtivo. Caso contrário, correm o risco de seus funcionários se sentirem excluídos e até mesmo solitários.
Ao descrever os componentes da comunicação humana, o professor Albert Mehrabian, da Universidade da Califórnia, propôs a regra 7% – 38% – 55%. Segundo ele, apenas 7% da mensagem é o que dizemos. Impressionantes 55% da mensagem são transmitidos pela linguagem corporal e 38% pelo tom de voz.
É fundamental ter essa fórmula em mente ao fornecer feedback para equipes remotas. Lembre-se de que os membros da sua equipe remota não têm a oportunidade de ver suas expressões faciais e postura. Além disso, muitas vezes não conseguem ouvir o tom da sua voz enquanto você fala.
Portanto, uma comunicação amigável e aberta é fundamental. Para manter a comunicação o mais completa possível, as videochamadas são altamente recomendadas, especialmente para tarefas mais complexas ou sessões de treinamento.
Gestão de Desempenho e Produtividade
A verdadeira arte da gestão remota reside no equilíbrio entre o envolvimento proativo e a capacidade de estabelecer limites. Os membros da sua equipe precisam manter sua autonomia.
Fazer check-ins regulares é bom e até desejável, pois demonstra seu interesse e apoio.
No entanto, enviar mensagens ou ligar com muita frequência pode parecer insistente. Pode ser percebido como microgerenciamento, o que pode frustrar pessoas que trabalham remotamente. Para que sua equipe tenha um bom desempenho e colabore virtualmente, ela precisa saber que você confia nela.
Mas, ao mesmo tempo, você precisa saber se eles estão fazendo um bom trabalho. Como gerenciar uma equipe remota e evitar a microgestão?
Utilizar ferramentas digitais como o WebWork pode ser muito útil para atingir esse objetivo. Os recursos do WebWork combinam de comunicação (chats em equipe e videoconferências) com uma variedade de funcionalidades de acompanhamento de produtividade. Por exemplo, você pode escolher algumas ou todas as seguintes opções:
a produtividade dos membros da sua equipe analisando suas atividades online.
Acompanhe os horários : horas de trabalho, escalas, dias de folga, etc.
o progresso em tempo real de cada funcionário , obtenha relatórios e muito mais.
Com o WebWork, você poderá monitorar o progresso da sua equipe sem violar a privacidade dela. Além disso, é uma ferramenta prática para acompanhar o sucesso de novos contratados. Defina expectativas claras, elimine ambiguidades na comunicação e evite possíveis mal-entendidos.
“Querida, estou sempre em casa!”: Estratégias de comunicação eficazes
De um modo geral, a comunicação profissional deve basear-se em regras claras. Essas regras normalmente definem quais métodos de comunicação são aceitáveis e quais não são. No caso da gestão de colaboradores remotos, porém, a importância da clareza torna-se ainda maior.
Comunicação excessiva em uma equipe remota
Funcionários em funções remotas precisam de instruções precisas, claras e diretas da sua parte. Uma frase mal escrita pode causar muitos mal-entendidos. Resolver esses mal-entendidos pode ser dispendioso, tanto em termos de tempo quanto de recursos. Portanto, é melhor evitá-los.
Além disso, equipes gerenciadas remotamente precisam de atualizações constantes sobre todas as notícias relevantes. Isso significa que você precisará trocar diversos tipos de informações — textos, imagens e vídeos — com os membros da sua equipe o tempo todo .
Portanto, usar diversos canais de comunicação garante que todos estejam alinhados o tempo todo. Bate-papos regulares em equipe e reuniões por vídeo são pré-requisitos para o sucesso de qualquer equipe remota.
Utilizando a tecnologia para facilitar a comunicação
É evidente que a tecnologia é o que torna a colaboração possível mesmo sem proximidade física. Existem muitas ferramentas digitais que permitem uma variedade de atividades para funcionários remotos.
Reuniões de equipe, discussões abertas, resolução de problemas e até mesmo aprendizado e aquisição de novas habilidades – existe um aplicativo para facilitar cada uma dessas atividades.
Essas ferramentas podem incluir, entre outras:
ferramentas de gerenciamento de projetos,
aplicativos de mensagens instantâneas,
plataformas de compartilhamento e colaboração de arquivos,
software de videoconferência e muito mais.
Como as equipes remotas precisam se comunicar com você o máximo possível para manter o contato, ter uma ferramenta de reuniões virtuais funcional e intuitiva é fundamental.
Resolução de problemas de desempenho
Inevitavelmente e infelizmente, problemas de desempenho acontecem. Como você pode minimizar isso?
Em primeiro lugar, é preciso identificar esses problemas o mais cedo possível, antes que se agravem. Para isso, é fundamental acompanhar de perto o desempenho (ou a falta dele) dos membros da sua equipe. Novamente, as ferramentas digitais são a maneira menos intrusiva e mais eficiente de detectar gargalos.
Essas ferramentas também ajudarão você a resolver problemas. As estatísticas e métricas oferecidas por esses aplicativos permitirão que você entenda o problema. Uma vez compreendido, você poderá reagir de acordo com as preferências de trabalho dos membros da sua equipe.
Algumas ferramentas podem até sugerir boas práticas para resolver problemas. Por fim, as ferramentas digitais podem ainda fornecer excelentes canais de comunicação para treinar e orientar seus subordinados diretos que trabalham remotamente.
Fornecendo suporte e recursos
O trabalho remoto pode ser difícil porque os colegas remotos geralmente estão em fusos horários diferentes. Por esse motivo, podem não estar disponíveis em momentos de urgência.
Fornecer recursos e suporte para trabalhadores remotos
A comunicação assíncrona é uma condição natural do trabalho remoto. Como as pessoas vivem e trabalham em fusos horários diferentes, algumas mensagens podem demorar a chegar aos destinatários.
Garantir que sua equipe tenha acesso aos recursos adequados, treinamento apropriado e ferramentas inteligentes em todos os momentos é um elemento importante da gestão de equipes remotas.
Por exemplo, ferramentas baseadas em IA podem fornecer suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, para problemas frequentes. Além disso, o compartilhamento de recursos com perguntas frequentes e instruções pode oferecer suporte mesmo quando as pessoas estão offline. Portanto, criar um sistema de suporte abrangente para todos os funcionários remotos é vital para todas as equipes que operam remotamente.
Promover uma cultura de bem-estar
Ao gerenciar equipes remotas, cuidar do bem-estar dos funcionários deve ser uma das principais preocupações do gestor. Não há nada que se possa obter de um funcionário sobrecarregado, frustrado e deprimido. Afinal, somos todos seres humanos, e isso precisa vir antes de tudo.
Priorizar a saúde mental e física dos seus subordinados diretos não é apenas ético, mas também sensato do ponto de vista empresarial. De acordo com a Harvard Business Review , as empresas perdem até US$ 190 bilhões anualmente devido à síndrome de burnout no ambiente de trabalho. Portanto, ser um bom gestor remoto significa detectar rapidamente os sintomas de burnout e reagir adequadamente. Agir dessa forma beneficiará tanto os funcionários quanto a empresa.
Aqui estão alguns dos motivos pelos quais as pessoas sofrem de burnout no trabalho:
Trabalhadas muitas horas
O gerente não definiu expectativas claras sobre o que se espera do funcionário e quais são os critérios para progressão na carreira
Falta de comunicação e ambiente de trabalho disfuncional
Sem colaboração ou apoio social
Pulando as férias
Novamente, as ferramentas digitais geralmente possuem recursos que podem detectar e alertar sobre esses problemas. Por exemplo, o aplicativo WebWork, mencionado anteriormente, oferece recursos de equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Isso pode ser útil tanto para funcionários quanto para gerentes. Como o WebWork contribui para o bem-estar da sua equipe remota? O WebWork permite que eles configurem vários lembretes — para beber água, alongar-se ou simplesmente fazer uma pausa.
Por outro lado, qualquer gestor dedicado confia em dados e relatórios factuais. Certifique-se de monitorar os funcionários que estão sobrecarregados ou subutilizados. Crie um plano de ação para abordar os problemas que causam esgotamento ou insatisfação entre os funcionários.
Por exemplo, você deve criar sessões virtuais de bem-estar ou campanhas de conscientização sobre saúde mental. Essas atividades contribuem para o bem-estar coletivo. Acompanhar os funcionários sobrecarregados é tão importante quanto mitigar o esgotamento profissional. Crie um espaço seguro para conversas abertas a fim de entender o que está impedindo o bom desempenho da sua equipe.
Medindo o sucesso e avaliando o desempenho
Para tomar decisões informadas e atingir metas, os gestores remotos precisam avaliar constantemente o desempenho da equipe.
Definindo métricas para o sucesso
Gerenciar equipes remotas com sucesso significa definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) claros . Verificar regularmente se o desempenho de cada membro da equipe está no caminho certo é essencial.
O WebWork possui ferramentas de análise de produtividade que ajudam a monitorar o progresso da equipe em diversos projetos.
Avaliando o desempenho de equipes remotas
Os melhores gestores remotos sabem que nada substitui as conversas individuais. Por isso, avaliações de desempenho regulares e feedbacks constantes são indispensáveis para um ambiente de trabalho saudável. São especialmente importantes para os novos contratados e seu desenvolvimento profissional e pessoal. Para obter informações em tempo real sobre a produtividade, acompanhar o progresso e identificar possíveis obstáculos, muitas empresas implementam softwares de monitoramento de funcionários remotos, como os da Intelogos ou da WebWork . Essas ferramentas ajudam os gestores a tomar decisões baseadas em dados, mantendo a transparência e a confiança dentro da equipe. Quando usadas corretamente, podem aumentar a responsabilidade sem parecerem intrusivas, garantindo que os funcionários recebam o suporte necessário para alcançar o sucesso.
Conclusão
Aprender a gerenciar uma equipe remota não é uma tarefa fácil. Os gestores precisam desenvolver um estilo de gestão baseado na flexibilidade e na empatia, ao mesmo tempo que estabelecem regras básicas claras.
Por um lado, os subordinados diretos precisam de autonomia. Por outro, os gestores precisam acompanhar o progresso de seus funcionários. Além disso, existe também o contexto da comunicação assíncrona. Isso significa que os gestores precisam respeitar as preferências de comunicação de todos os membros da equipe.
Felizmente, os gestores têm à sua disposição tecnologia e diversas ferramentas de trabalho remoto. Essas ferramentas oferecem análises e uma variedade de canais de comunicação. Esses recursos são vitais para otimizar o desempenho de toda a equipe remota.
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