A gestão eficiente do tempo é a espinha dorsal de um ambiente de trabalho produtivo, seja em regime remoto ou híbrido. Ela contribui para aprimorar a gestão da equipe e a retenção de talentos, além de fomentar uma cultura organizacional saudável.
Neste artigo, exploraremos os benefícios de um software de controle de tempo. Você também aprenderá como controlar o tempo para fins de faturamento e o que procurar em um software de controle de tempo para sua empresa.
Vamos começar.
O que é um software de controle de tempo?
O software de controle de tempo é uma ferramenta digital que permite às empresas monitorar o tempo gasto pelos funcionários em diferentes tarefas e projetos. Ele auxilia tanto o empregador quanto o funcionário a visualizar e registrar o tempo gasto em cada projeto diariamente, semanalmente e mensalmente.
Os principais benefícios de adotar um software de controle de tempo para sua empresa são:
Aumento da produtividade – A automatização do controlo de tempo ajuda a identificar gargalos e a melhorar os fluxos de trabalho, aumentando a produtividade dos funcionários .
Faturamento preciso – O controle preciso das horas faturáveis garante que você seja cobrado corretamente, minimizando a perda de receita.
Melhor gestão de custos – Reduza custos e gerencie seu orçamento rastreando todas as horas faturáveis e despesas em um único banco de dados.
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Controle de horas faturáveis com software de controle de tempo
Em resumo, horas faturáveis são o tempo gasto em tarefas e projetos pelos quais seus funcionários podem emitir faturas. Ferramentas de controle de tempo permitem que você registre o tempo e garanta que as faturas sejam emitidas corretamente, assegurando transparência tanto para você quanto para seus funcionários.
Em contrapartida, as horas não faturáveis referem-se ao tempo que um funcionário dedica a outras tarefas relacionadas à empresa, sem receber qualquer remuneração. Essas tarefas podem incluir trabalho administrativo, preenchimento de formulários, treinamento de funcionários, participação em reuniões, eventos da empresa ou de networking, etc.
Ao monitorar as horas faturáveis, sua gestão consegue acompanhar o tempo e o dinheiro investidos em um projeto. Essa visão permite a otimização de processos e uma melhor gestão financeira para projetos futuros.
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Principais funcionalidades do software de controle de tempo para horas faturáveis
Pronto para adotar uma ferramenta de controle de horas faturáveis na sua empresa? Estas são as funcionalidades mais importantes que você deve procurar.
Controle de ponto e registro de frequência
Em primeiro lugar, sua ferramenta de controle de tempo precisa permitir o registro em tempo real da frequência e das horas faturáveis. Além da capacidade de controle automático de tempo, você deve ter opções para entrada e edição manual de horas. Por exemplo, você pode diferenciar manualmente as horas faturáveis das não faturáveis.
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Orçamento e gestão de custos
Além da capacidade de controlar o tempo, uma solução de software ideal incorpora a capacidade de acompanhar o status do projeto e o orçamento geral. Isso permitirá que você monitore as despesas e os custos relacionados ao projeto. Com base nesses relatórios, os funcionários podem faturar suas horas faturáveis de acordo com o valor previsto.
Planejamento e agendamento
O monitoramento de projetos em tempo real permite gerenciar seus recursos e capacidade. Além disso, melhora a coordenação e possibilita um planejamento e agendamento de tarefas mais eficientes.
Por que essa funcionalidade é útil? Com ela, um bom gerente de projetos pode delegar tarefas de forma otimizada, garantindo que nenhum funcionário fique sobrecarregado de trabalho. Ao mesmo tempo, você garante que todos os funcionários alcancem a meta salarial mensal desejada.
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Relatórios e análises
Relatórios e análises abrangentes são recursos que ajudam você a vislumbrar o futuro e otimizar o planejamento estratégico. Use os números para entender as áreas de melhoria e alocar seu orçamento para aumentar sua margem de lucro.
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Integração de folha de pagamento e faturamento
Um software completo de controle de horas trabalhadas pode se integrar perfeitamente ao seu software de folha de pagamento e faturamento. Os funcionários podem gerar faturas com base nas informações do aplicativo de controle de horas, enquanto você pode automatizar a folha de pagamento para todas as faturas que correspondam aos valores esperados.
Como escolher o software de controle de tempo certo
Em meio à infinidade de ferramentas disponíveis para controlar o tempo e registrar horas faturáveis, como escolher o aplicativo de controle de tempo que melhor atenda às necessidades da sua empresa?
Aqui estão os principais fatores a serem avaliados para determinar se você precisa de uma ferramenta básica de controle de tempo ou de algo mais sofisticado:
Avalie seu fluxo de trabalho atual – Identifique as áreas que podem ser aprimoradas em seus fluxos de trabalho de projeto. Às vezes, tudo o que você precisa é de uma ferramenta de gerenciamento de projetos melhor.
Considere os recursos de controle de tempo de que você precisa – Entender os recursos específicos que você necessita ajudará a escolher a ferramenta mais adequada às suas necessidades.
Peça recomendações – Consulte seus gerentes. Talvez eles tenham experiência prévia que possa ser útil.
Depois de saber o que procura, pesquise e compare diferentes softwares de controle de tempo. Considere explorar versões de teste, ler avaliações e analisar os recursos e integrações das ferramentas disponíveis no mercado.
Aqui, fizemos exatamente isso. Abaixo, apresentamos nossa seleção dos 5 melhores softwares de controle de tempo para ajudar você a monitorar o tempo faturável e otimizar seu processo de faturamento.
Os 5 melhores softwares de controle de tempo para horas faturáveis
Agora, vamos analisar os 5 melhores aplicativos de controle de tempo e ajudá-lo a encontrar a melhor solução para o seu negócio.
#1 WebWork
O WebWork é um aplicativo de controle de tempo com um conjunto abrangente de recursos que o tornam adequado para empresas de todos os portes. Seu rastreador de horas faturáveis permite definir taxas cobradas para os membros da sua equipe e projetos, garantindo pagamentos precisos.
Além disso, oferece relatórios abrangentes, a capacidade de gerar faturas e automatizar os processos de faturamento e folha de pagamento. O WebWork é uma solução ideal para empresas e freelancers que precisam de uma solução de faturamento baseada em dados em tempo real.
Principais recursos
Horas faturáveis personalizáveis: Defina tarifas por hora faturável para membros da equipe e projetos.
Relatórios detalhados : Mais de 15 tipos de relatórios, incluindo registros de tempo, frequência e gerenciamento de tarefas.
Automação de faturas : gere faturas automaticamente com base nas horas faturáveis.
Monitoramento de produtividade : Capture screenshots, acompanhe o uso da web e monitore os níveis de atividade.
Integração : Funciona perfeitamente com Asana, Trello, Slack e outras ferramentas de gerenciamento de projetos.
Preços
A partir de US$ 3,99 por usuário/mês, com período de teste gratuito disponível.
Avaliações dos usuários
A WebWork possui altas avaliações, com uma classificação de 4,6 no G2 e de 4,7 no Capterra.
#2 Toggl
O Toggl é conhecido por sua interface simples e controle de tempo flexível. Oferece opções de controle de tempo tanto automatizadas quanto manuais. O Toggl foi projetado para freelancers e pequenas equipes.
Principais recursos
Rastreamento em tempo real e manual: registre as horas trabalhadas ou adicione entradas manualmente posteriormente.
Relatórios personalizáveis: Crie relatórios do tempo monitorado que podem ser exportados.
Análise da equipe: Monitore o desempenho de toda a equipe.
Integrações: O Toggl integra-se com Asana, Trello e Jira.
Preços
O plano Starter tem preços a partir de US$ 10 por usuário/mês, e há uma versão gratuita que não inclui o rastreamento de horas faturáveis.
Avaliações dos usuários
O Toggle tem uma classificação geral de 4,6 no G2 e 4,7 no Capterra.#3
#3 ClickUp
O ClickUp é uma plataforma de produtividade completa que oferece diversas ferramentas para gerenciamento de tarefas. Seu recurso de controle de tempo, combinado com a capacidade de registrar horas faturáveis, o torna a terceira melhor opção em nossa lista. É uma ótima escolha para empresas que precisam de uma solução abrangente com todos os recursos de gerenciamento em um só lugar.
Principais recursos
Controle de tempo baseado em tarefas : Registre com precisão as horas de trabalho gastas em cada tarefa.
Tarifas personalizáveis : Defina tarifas diferentes para diversas tarefas, membros da equipe ou clientes.
Relatórios de tempo : Gere relatórios detalhados que discriminam horas faturáveis e não faturáveis.
Integrações : Integra-se com ferramentas como o software de contabilidade QuickBooks e o Xero.
Preços
O controle de tempo está disponível em todos os planos do ClickUp. No entanto, nos planos Gratuito para Sempre e Ilimitado, o recurso de horas faturáveis tem 100 usos. Cada vez que o tempo é registrado ou inserido manualmente, conta como um uso. O recurso de horas faturáveis está disponível no plano Business, que custa a partir de US$ 12 por usuário por mês.
Avaliações dos usuários
O ClickUp tem uma classificação de 4,4 no G2 e 4,5 no Capterra, segundo seus usuários.
#4 Oportuno
O Timely é um rastreador de tempo que usa IA para reduzir o risco de horas perdidas. É uma solução criada para consultores, criativos e escritórios de advocacia que desejam um rastreamento automatizado para reduzir a entrada manual de dados.
Principais recursos
Automação com inteligência artificial: rastreia automaticamente as atividades de trabalho, permitindo que os usuários revisem e façam ajustes.
Relatórios detalhados: Relatórios personalizáveis que podem ser compartilhados com clientes ou gerentes.
Integração com ferramentas de gerenciamento de projetos: Integra-se com ferramentas como Asana e Trello.
Preços
O plano Starter tem preços a partir de US$ 11 por usuário/mês.
Avaliações dos usuários
A Timely tem uma classificação de 4,7 no G2 e 4,8 no Capterra.
#5 Tempo de trabalho
O Desktime oferece um recurso automatizado de controle de tempo e é uma ótima opção para empresas focadas em monitorar a produtividade, além de rastrear horas faturáveis, como agências.
Principais recursos
Controle automático de tempo: Registra automaticamente o tempo gasto em tarefas.
Análises de produtividade: Monitora os sites e aplicativos usados durante o horário de trabalho, oferecendo informações detalhadas sobre a produtividade.
Integrações: Integra-se com ferramentas como Basecamp, Trello e Jira.
Preços
O plano Pro tem preços a partir de US$ 7 por usuário/mês.
Avaliações dos usuários
O Desktime recebeu uma classificação de 4,5 no G2 e de 4,6 no Capterra.
Controle e gerenciamento de tempo eficazes
Aqui estão algumas dicas extras sobre como aproveitar ao máximo sua solução de controle de tempo e melhorar a gestão de horas faturáveis:
Integre o controle de horas faturáveis ao seu fluxo de trabalho atual – Escolha um software que se integre perfeitamente aos seus processos existentes.
Treine seus funcionários para que registrem o tempo de forma eficiente – Forneça instruções claras e treinamento sobre o uso do software, incentivando-os a fazer perguntas e buscar ajuda.
Revise e ajuste regularmente o processo de rastreamento – Analise os dados de tempo para identificar ineficiências e implementar melhorias.
Defina expectativas e limites claros – Adote uma política de comunicação transparente, garantindo que seus funcionários estejam alinhados com a gestão. Tenha uma política clara sobre quais atividades se qualificam como horas faturáveis.
Primeiros passos com o controle de tempo
Escolher a ferramenta de controle de tempo certa é essencial para gerenciar as horas faturáveis com eficiência. Ao selecionar uma ferramenta que atenda às suas necessidades específicas e se integre bem ao seu fluxo de trabalho, você pode aumentar a produtividade, garantir uma cobrança precisa e melhorar o desempenho geral dos negócios.
Pronto para simplificar o controle de tempo e melhorar a gestão de horas faturáveis? Descubra os recursos do WebWork e veja como ele pode beneficiar sua empresa.
