Aumentar a produtividade é algo que quase todo mundo busca o tempo todo. Quer você seja um funcionário comum ou um empresário gerenciando uma equipe, existem muitos truques de produtividade que o ajudarão com seus objetivos. Neste artigo, exploraremos 7 desses hacks que você pode usar para aumentar seu desempenho, independentemente de seus objetivos.

7 truques de produtividade que qualquer um pode aproveitar

Vamos mergulhar direto no nosso principal tópico de discussão e explorar 7 hacks de produtividade. Estaremos explorando o seguinte:

• Planeje seu dia com antecedência
• Aproveite as vantagens das técnicas de gerenciamento de tempo
• Evite multitarefa
• Gerencie projetos e tarefas em um local dedicado
• Priorize as tarefas corretamente
• Delegar tarefas menos importantes
• Minimize distrações

Eles são adequados para uma ampla variedade de pessoas e oferecem muitas maneiras práticas de melhorar seu desempenho. Vamos explorá-los em profundidade agora, começando pelo primeiro.

Planeje seu dia com antecedência

Uma das melhores maneiras de aumentar sua produtividade é planejar seu dia com antecedência. Se você souber exatamente o que precisa fazer todos os dias, poderá reduzir o tempo gasto no planejamento. Você também perderá menos tempo alternando entre tarefas, pois não terá que escolher entre as tarefas enquanto as executa.

Planejar seu dia com antecedência pode trazer vários benefícios. Isso reduzirá seu estresse e permitirá que você melhore seu foco. Implementar essa estratégia também pode ser bastante benéfico para equipes de profissionais – como aquela que você gerencia em sua empresa. Para planejar o dia da sua equipe, você deve utilizar uma estratégia que tornará o processo mais simples: time block ou timeboxing .

Bloqueio de tempo e timeboxing

O timeboxing e o bloqueio de tempo tornam as tarefas de planejamento muito mais simples. Muitos profissionais até usam uma das duas estratégias para planejar uma semana com antecedência. Isso pode ser particularmente eficaz quando combinado com uma técnica como a temática do dia , que ajudará sua equipe a manter o foco por mais tempo.

Conforme sugerido por seus nomes, as duas estratégias são bastante semelhantes entre si. Embora suas diferenças sejam pequenas, às vezes elas serão perceptíveis. Confira nosso artigo comparando bloqueio de tempo e timeboxing para saber mais.

Aproveite as vantagens das técnicas de gerenciamento de tempo

Gerenciar seu tempo corretamente é uma etapa vital para melhorar sua produtividade. Existem inúmeros métodos para fazer isso, cada um com diferentes níveis de eficácia. Encontrar as melhores técnicas de gerenciamento de tempo para equipes pode ser um pouco desafiador. Afinal, são várias pessoas envolvidas. No entanto, encontrar os melhores para você costuma ser bastante simples. Vamos explorar alguns exemplos populares que você pode usar como hacks de produtividade hoje: a Técnica Pomodoro e o “Eat that Frog” .

A Técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro é uma das maneiras mais simples de administrar seu tempo. Envolve simplesmente trabalhar por 25 minutos e depois fazer uma de 5 minutos . Você deve continuar este ciclo quatro vezes antes de fazer uma pausa mais longa de 25 minutos . Você pode então recomeçar e continuar usando a estratégia até terminar sua tarefa.

A técnica Pomodoro pode ser bastante útil se você tiver problemas para se concentrar nas tarefas para iniciá-las. Configurar um cronômetro lhe dará a meta de continuar trabalhando até que o período de trabalho termine. Assim que o intervalo começar, isso garantirá que sua mente permaneça renovada para manter sua produtividade elevada durante os ciclos de trabalho que se seguirão.

A técnica “Coma aquele sapo”

“Eat that Frog” é particularmente eficaz se você tiver dificuldade para iniciar tarefas assustadoras. Freqüentemente, são tarefas bastante grandes; nesse caso, você deve facilitar sua vida dividindo-as em tarefas menores. Utilizar uma ferramenta de produtividade com funcionalidade de gerenciamento de tarefas pode ajudar muito nesse sentido.

Mas, se você não consegue dividir uma tarefa grande, você deve começar a trabalhar nela logo pela manhã. Sua capacidade de concentração será maior pela manhã, permitindo que você conclua a tarefa com mais facilidade. No entanto, se seus horários de pico de produtividade não forem pela manhã, você poderá transferir tarefas assustadoras para quando puder dar o melhor de si.

Evite multitarefa

Muitos profissionais pensam que a multitarefa pode permitir-lhes melhorar o seu desempenho. No mundo real, entretanto, foi demonstrado que a multitarefa faz o oposto . Fazer malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo não permitirá que você se concentre totalmente em nenhuma delas. Como resultado, você não apenas será menos produtivo, mas também terá maior probabilidade de cometer erros.

Evitar a multitarefa pode ser bastante importante nas empresas. Se você gerencia uma equipe de profissionais, ajudar sua equipe a evitar a multitarefa irá ajudá-los a ter um melhor desempenho, tanto em termos de velocidade quanto de qualidade .

Gerencie projetos e tarefas em um local dedicado

Para as equipes em particular, o gerenciamento de projetos e tarefas é muito importante. Fazer isso em uma solução de local de trabalho digital , como um monitor de tempo, pode ajudar sua equipe a manter o foco no longo prazo. Eles permanecerão mais alinhados com os objetivos da sua empresa, facilitando seu progresso.

Gerenciar as tarefas da sua empresa também é o primeiro passo para priorizá-las corretamente – o que também é um dos truques de produtividade mais importantes que existem.

Priorize as tarefas corretamente

Dentro de uma empresa, diferentes tarefas sempre terão diferentes níveis de importância . Determinar a importância de cada tarefa pode ser vital. Pode ajudá-lo a realizar suas tarefas no prazo, evitando a falta de tempo e situações estressantes. A longo prazo, estes levarão ao excesso de trabalho e ao esgotamento, que têm muitos efeitos negativos.

Você e seus funcionários podem priorizar tarefas usando a Matriz de Eisenhower . Isto envolve quatro níveis de prioridade diferentes em dois eixos: importância e urgência . Você deve concluir tarefas importantes e urgentes o mais rápido possível. Tarefas importantes, mas não urgentes, precisam ser agendadas. Você pode então eliminar tarefas que não são urgentes nem importantes e delegar aquelas que são urgentes, mas não importantes. Falando nisso, a delegação é outro hack de produtividade que abordaremos.

Delegue tarefas menos importantes

Delegar tarefas que não são tão importantes é vital para gestores e líderes de equipe. Fazer isso pode ser um desafio se você nunca delegou antes. Você provavelmente estará se perguntando a quem delegar tarefas, quando fazê-lo e como determinar se é necessário ou não. Mas, depois de descobrir as respostas a essas perguntas, você reduzirá bastante sua carga de trabalho e liberará muito tempo valioso.

Minimize distrações

As distrações podem ter um impacto mensurável na sua produtividade. Na era digital de hoje, eles podem ser encontrados em qualquer lugar – tornando difícil evitá-los. No entanto, usando as ferramentas corretas, você pode reduzir significativamente o impacto. Por exemplo, usando o monitoramento de uso de aplicativos e sites , você poderá rastrear quais plataformas você e sua equipe usam no trabalho. Você pode marcar diferentes aplicativos e sites como produtivos, neutros ou não produtivos. O aplicativo lembrará você e sua equipe de evitar o uso de plataformas improdutivas, ajudando seus funcionários a permanecerem focados por mais tempo.

Ferramentas que ajudarão você a usar hacks de produtividade de maneira eficaz

Antes de encerrar este guia, vamos explorar brevemente algumas ferramentas que tornarão os hacks de produtividade que discutimos mais eficazes. São suítes de produtividade que permitirão que você aproveite ao máximo o tempo seu e de sua equipe. Os principais exemplos incluem:

• Aplicativos de gerenciamento de projetos : os aplicativos de gerenciamento de projetos ajudarão você a acompanhar melhor seu desempenho a longo prazo. Eles podem ser particularmente úteis no gerenciamento dos objetivos de longo prazo do seu negócio. Fazer isso em um local centralizado também ajudará sua equipe a acompanhar as metas da sua empresa. Isso pode melhorar a autonomia dos funcionários em sua organização, o que traz muitos benefícios próprios.
• Aplicativos de gerenciamento de tarefas : o gerenciamento correto de tarefas desempenha um papel importante no aproveitamento de vários hacks de produtividade. Existem muitos aplicativos dedicados a isso, que permitem anotar suas tarefas em um local centralizado. Você também poderá adicionar vários detalhes importantes para suas tarefas, como prazos, colaboradores e muito mais.
• Ferramentas para melhorar o foco : embora o gerenciamento de projetos e tarefas muitas vezes seja complicado, melhorar o foco pode ser surpreendentemente fácil. Existem muitas ferramentas simples disponíveis que podem ajudá-lo a manter o foco ao trabalhar em tarefas importantes. A maioria deles são temporizadores baseados na web que tornam diferentes técnicas mais acessíveis. Um excelente exemplo disso é o Pomofocus.io , que é excelente se você deseja começar com a técnica Pomodoro.
• Software de controle de tempo : como o nome indica, os rastreadores de tempo ajudam os profissionais a controlar o tempo. Porém, exemplos de maior qualidade como o WebWork podem fazer muito mais. Eles podem combinar a funcionalidade dos aplicativos discutidos acima e ainda mais. Essas soluções podem ser particularmente valiosas se você gerenciar uma equipe de profissionais, ajudando sua equipe a ter o melhor desempenho em todos os momentos.

Considerações Finais

Tirar vantagem de vários hacks de produtividade não precisa ser difícil. Mais comumente, pequenos passos ajudarão você a alcançar resultados mensuráveis ​​– tanto em termos de produtividade quanto de sua equipe. Com a abordagem certa e um pouco de esforço, você e sua equipe podem ter o melhor desempenho em todos os momentos. Enquanto isso, o uso de ferramentas de produtividade de alta qualidade permitirá que você obtenha ainda mais com diferentes hacks de produtividade.