Aumentar a produtividade é algo que praticamente todos buscam constantemente. Seja você um funcionário comum ou um empreendedor gerenciando uma equipe, existem diversas dicas de produtividade que podem ajudá-lo a alcançar seus objetivos. Neste artigo, exploraremos 7 dessas dicas que você pode usar para impulsionar seu desempenho, independentemente de suas metas.

7 dicas de produtividade que qualquer pessoa pode aproveitar

Vamos direto ao assunto principal e explorar 7 dicas de produtividade. Abordaremos os seguintes tópicos:

• Planeje seu dia com antecedência
• Aproveite as técnicas de gestão do tempo
• Evite multitarefa
• Gerencie projetos e tarefas em um local dedicado
• Priorize as tarefas corretamente
• Delegar tarefas menos importantes
• Minimize as distrações

Essas dicas são adequadas para uma grande variedade de pessoas e oferecem muitas maneiras práticas de melhorar seu desempenho. Vamos explorá-las em detalhes agora, começando pela primeira.

Planeje seu dia com antecedência

Uma das melhores maneiras de aumentar sua produtividade é planejar seu dia com antecedência. Se você souber exatamente o que precisa fazer a cada dia, poderá reduzir o tempo gasto no planejamento. Você também perderá menos tempo alternando entre tarefas, pois não precisará escolher entre elas enquanto as executa.

Planejar o seu dia com antecedência pode trazer inúmeros benefícios. Isso reduzirá o seu estresse e permitirá que você melhore o seu foco. Implementar essa estratégia também pode ser bastante benéfico para equipes de profissionais — como a que você gerencia na sua empresa. Para planejar o dia da sua equipe, você deve usar uma estratégia que simplifique o processo: o bloqueio de tempo ou timeboxing .

Bloqueio de tempo e timeboxing

O timeboxing e o time blocking simplificam bastante o planejamento de tarefas. Muitos profissionais chegam a usar uma dessas duas estratégias para planejar uma semana com antecedência. Isso pode ser particularmente eficaz quando combinado com uma técnica como a organização de tarefas por tema , que ajuda a equipe a manter o foco por mais tempo.

Como os próprios nomes sugerem, as duas estratégias são bastante semelhantes. Embora as diferenças sejam pequenas, elas podem ser notadas em alguns momentos. Confira nosso artigo comparando o bloqueio de tempo e o timeboxing para saber mais.

Aproveite as técnicas de gestão do tempo

Gerenciar seu tempo corretamente é um passo vital para melhorar sua produtividade. Existem inúmeros métodos para isso, cada um com diferentes níveis de eficácia. Encontrar as melhores técnicas de gerenciamento de tempo para equipes pode ser um pouco desafiador. Afinal, há várias pessoas envolvidas. No entanto, encontrar as melhores para você mesmo costuma ser bem simples. Vamos explorar alguns exemplos populares que você pode usar como dicas de produtividade hoje mesmo: a Técnica Pomodoro e o "Engula o Sapo" .

A Técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro é uma das maneiras mais simples de gerenciar seu tempo. Consiste basicamente em trabalhar por 25 minutos e depois fazer uma de 5 minutos . Você deve repetir esse ciclo quatro vezes antes de fazer uma pausa mais longa, de 25 minutos . Depois, você pode recomeçar e continuar usando a estratégia até concluir a tarefa.

A técnica Pomodoro pode ser bastante útil se você tem dificuldade para se concentrar nas tarefas para iniciá-las. Configurar um cronômetro lhe dará um objetivo para continuar trabalhando até o final do período de trabalho. Quando sua pausa começar, isso garantirá que sua mente permaneça fresca para manter sua produtividade durante os ciclos de trabalho que se seguirão.

A técnica “Engula o Sapo”

A estratégia "Engula o Sapo" é particularmente eficaz se você tem dificuldade em começar tarefas complexas. Frequentemente, essas tarefas são bastante extensas, e nesse caso, você pode facilitar sua vida dividindo-as em partes menores. Usar uma ferramenta de produtividade com funcionalidade de gerenciamento de tarefas pode ser de grande ajuda nesse sentido.

Mas, se você não consegue dividir uma tarefa grande, deve começar a trabalhar nela logo pela manhã. Sua capacidade de concentração será maior pela manhã, permitindo que você conclua a tarefa com mais facilidade. No entanto, se seus horários de pico de produtividade não forem pela manhã, você pode transferir tarefas complexas para os horários em que você consegue render melhor.

Evite multitarefa

Muitos profissionais acreditam que a multitarefa pode melhorar seu desempenho. No entanto, na prática, a multitarefa tem se mostrado prejudicial . Lidar com várias tarefas simultaneamente impede que você se concentre totalmente em qualquer uma delas. Como resultado, você não só será menos produtivo, como também terá maior probabilidade de cometer erros.

Evitar a multitarefa pode ser muito importante nas empresas. Se você gerencia uma equipe de profissionais, ajudar sua equipe a evitar a multitarefa contribuirá para um melhor desempenho, tanto em termos de velocidade quanto de qualidade .

Gerencie projetos e tarefas em um local dedicado

Para equipes em particular, gerenciar projetos e tarefas é fundamental. Fazer isso em uma solução digital compartilhada para o ambiente de trabalho — como um rastreador de tempo — pode ajudar sua equipe a manter o foco a longo prazo. Eles permanecerão mais alinhados com os objetivos da empresa, facilitando o progresso.

Gerenciar as tarefas da sua empresa também é o primeiro passo para priorizá-las corretamente — o que, aliás, é um dos truques de produtividade mais importantes que existem.

Priorize as tarefas corretamente

Dentro de uma empresa, diferentes tarefas sempre terão níveis variados de importância . Determinar a importância de cada tarefa pode ser vital. Isso pode ajudar você a concluir suas tarefas no prazo, evitando a pressão do tempo e situações estressantes. A longo prazo, esses fatores levam ao excesso de trabalho e à exaustão, que têm muitos efeitos negativos.

Você e seus funcionários podem priorizar tarefas usando a Matriz de Eisenhower . Ela envolve quatro níveis de prioridade em dois eixos: importância e urgência . Você deve concluir as tarefas importantes e urgentes o mais rápido possível. As tarefas importantes, mas não urgentes, precisam ser agendadas. Em seguida, você pode eliminar as tarefas que não são nem urgentes nem importantes e delegar aquelas que são urgentes, mas não importantes. Aliás, a delegação é outra dica de produtividade que vamos abordar.

Delegar tarefas menos importantes

Delegar tarefas menos importantes é fundamental para gerentes e líderes de equipe. Fazer isso pode ser um desafio se você nunca delegou antes. Provavelmente, você se perguntará a quem delegar tarefas, quando fazê-lo e como determinar se é necessário ou não. Mas, assim que você encontrar as respostas para essas perguntas, reduzirá significativamente sua carga de trabalho e liberará muito tempo valioso.

Minimize as distrações

As distrações podem ter um impacto mensurável na sua produtividade. Na era digital atual, elas estão por toda parte, tornando difícil evitá-las. No entanto, com as ferramentas certas, você pode reduzir significativamente esse impacto. Por exemplo, usando o aplicativo e o monitoramento de uso de sites , você poderá acompanhar quais plataformas você e sua equipe usam no trabalho. Você pode marcar diferentes aplicativos e sites como produtivos, neutros ou improdutivos. O aplicativo, então, lembrará você e sua equipe de evitar o uso de plataformas improdutivas, ajudando seus funcionários a se manterem focados por mais tempo.

Ferramentas que o ajudarão a usar truques de produtividade de forma eficaz

Antes de encerrar este guia, vamos explorar brevemente algumas ferramentas que tornarão as dicas de produtividade que discutimos mais eficazes. São suítes de produtividade que permitirão que você aproveite ao máximo o seu tempo e o da sua equipe. Alguns exemplos principais incluem:

• Aplicativos de Gerenciamento de Projetos : Os aplicativos de gerenciamento de projetos ajudam você a acompanhar melhor o desempenho a longo prazo. Eles podem ser particularmente úteis para gerenciar as metas de longo prazo da sua empresa. Centralizar tudo em um só lugar também ajuda sua equipe a se manter alinhada com os objetivos da empresa. Isso pode aumentar a autonomia dos funcionários na sua organização, o que traz muitos benefícios.
• Aplicativos de gerenciamento de tarefas : Gerenciar tarefas corretamente desempenha um papel importante para aproveitar diversas dicas de produtividade. Existem muitos aplicativos dedicados a isso, que permitem que você anote suas tarefas em um local centralizado. Você também poderá adicionar vários detalhes importantes às suas tarefas, como prazos, colaboradores e muito mais.
• Ferramentas para melhorar o foco : Embora gerenciar projetos e tarefas seja frequentemente complicado, melhorar o foco pode ser surpreendentemente fácil. Existem muitas ferramentas simples disponíveis que podem ajudá-lo a manter o foco ao trabalhar em tarefas importantes. A maioria delas são cronômetros online que tornam diferentes técnicas mais acessíveis. Um excelente exemplo disso é o Pomofocus.io , que é ótimo para quem deseja começar a usar a técnica Pomodoro.
• Software de Controle de Tempo : Como o nome indica, os softwares de controle de tempo ajudam os profissionais a monitorar o tempo gasto em atividades. No entanto, versões de alta qualidade, como o WebWork, oferecem muito mais. Eles podem combinar as funcionalidades dos aplicativos mencionados anteriormente e até mesmo aprimorá-las. Essas soluções podem ser particularmente valiosas para quem gerencia uma equipe de profissionais, ajudando seus colaboradores a darem o melhor de si o tempo todo.

Considerações Finais

Aproveitar diversas dicas de produtividade não precisa ser difícil. Na maioria das vezes, pequenos passos ajudam a alcançar resultados mensuráveis, tanto em termos de sua própria produtividade quanto na da sua equipe. Com a abordagem certa e um pouco de esforço, você e sua equipe podem dar o melhor de si o tempo todo. Utilizar ferramentas de produtividade de alta qualidade, por sua vez, permitirá que você tire ainda mais proveito das diferentes dicas.