Gestionar proyectos eficazmente puede ser complicado. Hay muchos aspectos que controlar, lo cual puede volverse cada vez más abrumador a medida que tu negocio crece. Afortunadamente, existen numerosas estrategias que puedes usar para optimizar tu gestión de proyectos. Hoy, abordaremos una de las menos populares: la oficina de gestión de proyectos .
Exploraremos todo sobre las oficinas de gestión de proyectos, incluyendo sus funciones y diferentes tipos. Pero, para empezar, repasemos lo básico: ¿qué es una PMO?
¿Qué es una oficina de gestión de proyectos?
Una oficina de gestión de proyectos o PMO es una división dentro de una empresa responsable de dirigir la gestión de proyectos. En resumen, una PMO gestiona las iniciativas de gestión de proyectos de la empresa. A primera vista, esto parece una tarea innecesaria y redundante. Sin embargo, las oficinas de gestión de proyectos tienen sus propios casos de uso, que analizaremos más adelante, al abordar la pregunta principal de este artículo.
Volviendo al objetivo principal de las PMO, estas cumplen sus responsabilidades mediante diversos medios. Estos incluyen la documentación, los estándares y la implementación eficaz de ciertas estrategias. A su vez, estos determinan las principales funciones de una oficina de gestión de proyectos, que convenientemente constituye nuestro próximo tema de discusión.
Responsabilidades clave de una oficina de gestión de proyectos
Dependiendo de cómo implemente una PMO en su empresa, sus responsabilidades pueden ser prácticamente ilimitadas. Sin embargo, las funciones más comunes de las oficinas de gestión de proyectos son las siguientes:
- Establecer estándares de gestión de proyectos
- Creación de documentación de directrices de gestión
- Aprovechar las economías de repetición
Establecer estándares de gestión de proyectos
La primera función importante de una PMO es establecer estándares para la gestión de proyectos en su empresa. Estos guiarán a sus gerentes de proyecto sobre cómo deben cumplir con sus responsabilidades. Los estándares suelen incluir las metodologías y herramientas que deben utilizar los gerentes, así como los riesgos que deben evitar.
Creación de documentación para directrices de gestión
Una PMO no se limita a establecer reglas; también las redacta. Puede parecer obvio a primera vista, pero redactar documentación implica mucho más de lo que parece a simple vista. Las PMO deben hacerlo con claridad y concisión. También deben considerar la variedad de proyectos en los que sus gerentes podrían estar trabajando. De lo contrario, podrían confundirse y terminar ignorando sus directrices por completo.
Aprovechar las economías de repetición
Otra función común de una PMO es garantizar que las mismas estrategias se apliquen repetidamente en toda la empresa. Este concepto, conocido como economías de repetición, puede ayudar a su personal a optimizar sus procesos. Al utilizar las mismas metodologías una y otra vez, sus gerentes de proyecto las dominarán, lo que aumentará su productividad.
Diferentes tipos de PMO
Existen diversas oficinas de gestión de proyectos. Dependiendo del tamaño de su empresa y del tipo de proyectos que asuma, podría tener varias PMO realizando distintas tareas simultáneamente. Algunos de los tipos más populares de PMO son los siguientes:
- PMOs empresariales : son los tipos más comunes de oficinas de gestión de proyectos que se pueden encontrar en grandes corporaciones. Normalmente solo hay una en cada empresa y supervisan todos los proyectos, independientemente de su tamaño. Además de establecer las directrices de gestión, estas PMOs también garantizan que todos los proyectos se alineen con las estrategias de la empresa.
- PMO Divisionales : Una PMO divisional se centra en la gestión de proyectos dentro de una división específica. Se suele utilizar en empresas con varias unidades que operan de forma bastante independiente. Un ejemplo de esto es una empresa que fabrica simultáneamente varios productos muy diferentes, como productos electrónicos y automóviles.
PMO de apoyo, controladoras y directivas
Además de las PMO empresariales y divisionales, las oficinas de gestión de proyectos pueden ofrecer diferentes tipos de control . Las tres formas principales de control que puede utilizar una PMO son:
- Apoyo : Una PMO de apoyo desempeñará un papel similar al de una consultora. Estas oficinas asesorarán a los gerentes de proyecto sobre las mejores prácticas y directrices que deben seguir. Sin embargo, no irán más allá, por ejemplo, exigiendo el cumplimiento normativo.
- Control : A diferencia de una PMO de apoyo, una oficina de control exigirá el cumplimiento de sus estándares. Estas oficinas de gestión de proyectos realizarán auditorías periódicas de las prácticas de gestión de proyectos en su empresa. Posteriormente, trabajarán con sus gerentes para gestionar cualquier proyecto que no cumpla con las normas.
- Directivas : Las PMO directivas asumen un mayor control al gestionar proyectos que no cumplen con los estándares. A menudo, toman medidas por sí mismas para garantizar que todos los proyectos de la organización cumplan con sus estándares.
Si bien las tres opciones son válidas, la mayoría de las empresas no necesitarán los altos niveles de control que ofrece una PMO directiva o controladora. Quizás solo los necesite si su empresa es lo suficientemente grande como para que una PMO de apoyo no sea eficaz. Esto nos lleva al siguiente punto de debate: ¿necesita su empresa una oficina de gestión de proyectos?
¿Su empresa necesita una oficina de gestión de proyectos?
Si necesita o no una PMO en su empresa depende en gran medida de dos factores: el tamaño y la variedad de sus proyectos.
Tamaño de la empresa
Las empresas pequeñas no suelen enfrentar grandes desafíos en su gestión. Sin embargo, a medida que su negocio crece, gestionar un número cada vez mayor de personas y proyectos se volverá difícil. Llegado a cierto punto, podrá beneficiarse considerablemente de una oficina de gestión de proyectos. Probablemente le convenga empezar con una PMO que le brinde apoyo. A medida que su empresa siga creciendo, podría ser conveniente hacer la transición a sus contrapartes de control o dirección.
Variedad de proyectos
Otro factor importante al considerar una PMO es la variedad de proyectos de su empresa. Si su empresa ofrece varios productos muy diferentes, podría necesitar una PMO para gestionar todas sus divisiones eficazmente. Como se mencionó anteriormente, un ejemplo de esto podría ser una empresa que produce electrónica y automóviles simultáneamente, como Xiaomi y Sony.
Razones para no establecer una PMO en tu empresa
Tras explicar por qué podrías necesitar una PMO en tu empresa, veamos ahora por qué podrías preferir evitarla. Esto también se debe a dos factores: mayores gastos generales y costos .
Aumento de los gastos generales de gestión
Implementar una PMO en su organización implicará ampliar su equipo. Por lo tanto, necesitará gestionar a más personas. Si bien esto puede no ser una tarea significativa para una empresa grande, puede aumentar considerablemente su carga de trabajo si su empresa es una startup.
Aumento de los costos
Ampliar su equipo con una oficina de gestión de proyectos conlleva costos directos. Además del aumento de los costos de nómina, sus gerentes de proyecto deberán dedicar tiempo a garantizar el cumplimiento de los estándares de su PMO. Al igual que en nuestro punto anterior, estos efectos no serán medibles para un equipo más grande. Sin embargo, podrían no ser rentables para empresas más pequeñas.
Cómo el software de seguimiento del tiempo puede ayudarle a gestionar mejor sus proyectos
Antes de finalizar este artículo, exploremos cómo gestionar sus proyectos de forma más eficaz, tanto con una PMO como sin ella. Un software de control de tiempo puede ayudarle a gestionar el trabajo de su equipo de forma más eficaz. Usar una aplicación con de gestión de proyectos y tareas permitirá a su personal rendir al máximo. Aquí tiene algunas maneras de lograrlo:
Identificación de cuellos de botella en el rendimiento : los rastreadores de tiempo facilitan la detección de cuellos de botella como distracciones.
Asignar recursos de forma más eficaz : identifique al personal con exceso de trabajo y distribuya las tareas de manera uniforme entre su equipo.
Establecer estimaciones precisas : monitorear los flujos de trabajo de su equipo le permitirá establecer estimaciones más precisas, tanto en términos de plazos como de presupuestos.
Reflexiones finales
Una oficina de gestión de proyectos puede optimizar su trabajo de gestión con estándares y directrices claramente definidos. Puede ayudar a sus gerentes de proyecto a mantenerse organizados, impulsando así su productividad. Sin embargo, las PMO también tienen sus desventajas. Su implementación puede requerir una cantidad considerable de recursos. Esto las hace menos adecuadas para equipos pequeños, donde los desafíos de gestión no son tan frecuentes.
Tanto si decide establecer una PMO en su empresa como si no, un software de control de tiempo optimizará su trabajo. Los de alta calidad, como WebWork, ayudarán a su equipo a mantenerse organizado y productivo.
