Todo negocio tiene un flujo de trabajo. La pregunta es: ¿está bien gestionado o no?
No todos los flujos de trabajo son buenos flujos de trabajo. La gestión de flujos de trabajo te ayuda a identificar cuellos de botella y realizar mejoras para maximizar la eficiencia del negocio. Se centra en documentar todo para analizar el flujo de trabajo y tomar decisiones basadas en datos.
Tomemos como ejemplo la construcción de una casa. Sigue un flujo de trabajo bien definido que comienza con la preparación del terreno, seguido de la construcción de los cimientos, el levantamiento de la estructura, la instalación de las instalaciones eléctricas, la fontanería y el aislamiento, y finalmente los trabajos de acabado.
Por alguna razón, tu proyecto de construcción se retrasa, algo que ocurre con frecuencia ya que más del 50% de los grandes proyectos de construcción fracasan.
Puede deberse a un flujo de trabajo mal diseñado, una planificación deficiente del proyecto, una gestión de riesgos insuficiente o una ejecución inadecuada del plan.
Sea cual sea la causa, la gestión de flujos de trabajo puede ayudarte a identificarla. Al analizar todo el flujo de trabajo de construcción, puedes detectar fácilmente los cuellos de botella y encontrar las áreas que necesitan mejoras.
Con esto en mente, en este artículo hablaré sobre la gestión de flujos de trabajo, incluyendo los componentes de un flujo de trabajo, las buenas prácticas para gestionarlo y las herramientas disponibles para hacerlo.
¿Qué es la gestión de flujos de trabajo?
La gestión de flujos de trabajo es el proceso de crear, ejecutar, documentar, monitorear y optimizar un flujo de trabajo. Esta responsabilidad recae sobre el gestor de proyectos o el responsable del flujo de trabajo. Además, requiere sólidas habilidades técnicas, pensamiento analítico y crítico, y visión de negocio para gestionar los flujos de trabajo de una organización.
El objetivo principal de la gestión de flujos de trabajo es mejorar los procesos de negocio. Se trata de garantizar que una tarea se complete de forma correcta, eficiente y consistente. La gestión de flujos de trabajo suele implicar el uso de software de gestión empresarial para optimizar y automatizar procesos, lo que permite un mejor seguimiento de tareas, asignación de recursos y monitoreo del rendimiento. Además, a menudo se confunde con la gestión de procesos de negocio, ya que ambas están estrechamente relacionadas y se centran en mejorar los procesos, pero difieren en su alcance.
Por su parte, un flujo de trabajo se aplica a una tarea específica o a un proceso de negocio concreto dentro de un departamento más amplio. La gestión de procesos de negocio, en cambio, se centra en la mejora integral de un departamento u organización. Asimismo, puede involucrar múltiples procesos de negocio que abarcan distintos departamentos dentro de una organización para alcanzar los objetivos deseados.
Importancia de la gestión de flujos de trabajo
La gestión de flujos de trabajo juega un papel fundamental en la mejora de los procesos de negocio. A continuación, te presentamos algunas de sus ventajas más importantes:
- Procesos de negocio estructurados
En primer lugar, la gestión de flujos de trabajo te ayuda a crear procesos de trabajo optimizados, estructurados y estandarizados que aportan consistencia a las operaciones de tu negocio. Esto es esencial para la eficiencia del equipo y la calidad constante de los resultados. - Mayor visibilidad
Además, la gestión de flujos de trabajo te proporciona una visibilidad mucho mayor sobre tus procesos, lo que te permite detectar cuellos de botella, eliminar ineficiencias y reducir el desperdicio de recursos. Puedes ver claramente dónde necesitas aplicar mejoras. - Mejor gestión del trabajo
Cuando cuentas con un flujo de trabajo estandarizado, planificar proyectos, asignar recursos, gestionar riesgos, hacer seguimiento del rendimiento y estimar tiempos de entrega se vuelve mucho más sencillo. También reduce la dependencia de una sola persona, ya que todo está estandarizado y cualquier miembro del equipo puede seguir el flujo. Esto aporta resiliencia operativa a la organización. - Mayor responsabilidad
La gestión de flujos de trabajo implica definir con claridad los roles y responsabilidades de cada persona, así como los detalles de cada tarea. Esta transparencia fomenta la rendición de cuentas, ya que puedes ver en todo momento quién es responsable de cada tarea asignada. - Automatización del flujo de trabajo
Por último, la gestión de flujos de trabajo facilita automatizar el flujo de trabajo al identificar las tareas repetitivas. Esto permite que los miembros del equipo ahorren tiempo, sean más productivos y dediquen más energía a las tareas que realmente importan.
Elementos de un flujo de trabajo
Para que algo pueda llamarse flujo de trabajo, debe contar con ciertos elementos fundamentales. Estos son los cinco elementos clave que componen un flujo de trabajo:
1. Partes interesadas
Este elemento hace referencia a las personas involucradas en la realización de una tarea. Por ejemplo, imagina que estás gestionando una campaña de marketing SEO.
Para llevarla a cabo, necesitas especialistas en SEO que realicen la investigación de palabras clave, redactores que creen el contenido y un equipo de generación de leads que gestione los contactos y comparta retroalimentación. Todos ellos son partes interesadas.
2. Transformación
Este elemento hace referencia a los pasos necesarios para completar una tarea o flujo de trabajo. Existen dos tipos principales: el flujo de trabajo secuencial y el flujo de trabajo paralelo.
El flujo de trabajo secuencial incluye una serie de pasos que deben seguirse uno tras otro para completar una tarea.
El flujo de trabajo paralelo incluye una serie de pasos que pueden ejecutarse de forma simultánea sin depender unos de otros, aunque cada serie de pasos sigue un orden interno propio.
El flujo de trabajo basado en reglas es otro tipo que, en esencia, es un flujo secuencial que utiliza disparadores basados en condiciones para avanzar la tarea hacia su finalización.
3. Información
Este elemento hace referencia a la información o los materiales necesarios para completar cada paso de la tarea. Sin ellos, las partes interesadas no saben en qué deben trabajar ni cuentan con los datos necesarios para llevar a cabo su parte del proceso.
4. Resultado
Este elemento hace referencia al resultado final del flujo de trabajo. También define la condición que debe cumplirse en cada paso para que la tarea avance. El resultado de un paso se convierte en el insumo del siguiente dentro del flujo de trabajo. Si el resultado de un paso no se alcanza, la tarea no podrá continuar hacia adelante.
Pasos del proceso de gestión de flujos de trabajo
Una gestión eficaz de flujos de trabajo es todo un arte. A continuación, te presentamos el proceso paso a paso para gestionarlos correctamente:
1. Identifica y mapea tu flujo de trabajo
El primer paso para una gestión exitosa del flujo de trabajo es identificar y mapear todos los flujos de trabajo de tu organización. Esto te dará una visión clara de lo que necesitas trabajar.
Para flujos de trabajo secuenciales, puedes crear una lista simple, mientras que para flujos más complejos, puedes utilizar diagramas de flujo para visualizarlos.
2. Documenta el flujo de trabajo
Una vez que hayas mapeado el flujo de trabajo, el siguiente paso es definir y documentar en detalle cada uno de sus pasos. Esto puede incluir los roles y responsabilidades de cada miembro, las actividades a seguir, los insumos necesarios y los resultados esperados.
En conjunto, esto te ayuda a crear una fuente centralizada de verdad para todos en tu organización y permite que cada persona comprenda los pasos involucrados en cada flujo de trabajo.
3. Implementa el flujo de trabajo
A continuación, llega el momento de implementar el flujo de trabajo. Puedes usar software de gestión de flujos de trabajo para hacerlo. Esta herramienta centraliza todos tus flujos, los documenta, facilita su monitoreo y permite que toda la organización los adopte de manera consistente.
4. Monitorea tus flujos de trabajo
Un flujo de trabajo puede parecer perfecto sobre el papel, pero al implementarlo en la práctica es cuando aparecen los problemas reales. Monitorea tu flujo de trabajo y evalúa el rendimiento en función de los objetivos y metas establecidos para obtener conclusiones basadas en datos.
5. Realiza mejoras
La mayoría de los software de gestión de flujos de trabajo te permiten visualizar los procesos y generar informes detallados de proyecto. En la mayoría de los casos, esto te ayuda a detectar cuellos de botella, identificar ineficiencias y redundancias en el flujo de trabajo, y aplicar mejoras fundamentadas en datos reales.
Además, recoge la retroalimentación de las partes interesadas sobre el flujo de trabajo para seguir mejorando.
Buenas prácticas para la gestión de flujos de trabajo
La gestión profesional de flujos de trabajo presenta numerosos desafíos. Aquí tienes algunas prácticas que puedes aplicar para gestionarlos de forma eficaz:
1. Documenta todo
La única forma de hacer seguimiento del progreso es tener todos los detalles del trabajo documentados. Por eso, asegúrate de registrar todos los datos clave de cada tarea: responsable, fechas de entrega, descripción de la tarea, archivos adjuntos y comunicaciones relacionadas. Esto te permite encontrar siempre la información que necesitas.
2. Define objetivos y resultados clave
Sin tener claros los objetivos y los resultados esperados, es difícil elegir el flujo de trabajo adecuado y optimizarlo. Por eso, reúnete con las partes interesadas para identificar los principales problemas, encontrar soluciones y establecer metas SMART que quieras alcanzar.
3. Apóyate en la tecnología
Invierte en herramientas de gestión de flujos de trabajo que te ayuden a implementarlos en toda la organización. La tecnología facilita enormemente la creación, ejecución, monitoreo, documentación y gestión de los flujos de trabajo.
4. Automatiza tu flujo de trabajo
El 86% de los empleados afirma que la automatización del flujo de trabajo les ayudaría a trabajar de forma más eficiente. Por eso, intenta automatizar tu flujo de trabajo siempre que sea posible. Esto te permitirá ahorrar tiempo valioso que podrás invertir en tareas de mayor impacto para el negocio.
5. Recoge retroalimentación
Por último, siempre es una buena idea recopilar feedback de las personas que realmente utilizan el flujo de trabajo. Esto te proporcionará información directa sobre las áreas que necesitan mejora, algo que sin duda te será de gran ayuda a largo plazo.
Las cinco mejores herramientas de gestión de workflows
Una herramienta de gestión de workflows te permite administrar procesos de negocio repetitivos mediante un sistema centralizado. Existe una gran cantidad de herramientas disponibles en el mercado. He seleccionado las cinco mejores basándome en mi investigación, las reseñas de usuarios y el valor diferencial que cada una ofrece.
1. Webwork
Webwork es una excelente solución de gestión de proyectos y seguimiento de tiempo que no solo te permite gestionar workflows, sino también monitorear el rendimiento. Puedes crear tareas y subtareas, establecer fechas de inicio, plazos y prioridades, y agregar todo lo necesario para completar un proyecto.
Las capacidades de time tracking de WebWork la diferencian de otras herramientas de gestión de proyectos. Su potente software de seguimiento de tiempo con capturas de pantalla te permite monitorear la actividad de los empleados en escritorio, el uso de apps y sitios web, y la asistencia con datos precisos. Esto te proporciona información valiosa para mejorar la productividad y el rendimiento de tu equipo.
USP: Software de time tracking con capturas de pantalla
2. ProofHub
ProofHub es un excelente software de gestión de workflows que te permite crear, ejecutar, rastrear y administrar flujos de trabajo. No solo puedes optimizar todos tus procesos de negocio creando workflows personalizados.
ProofHub te permite crear tareas, agregar todos los detalles necesarios para completarlas y definir las distintas etapas requeridas para alcanzar su finalización. De esta manera, optimiza tu workflow y establece un proceso estándar.
Tu equipo puede compartir archivos directamente en las tareas y comunicarse entre sí mediante comentarios en tareas y el chat integrado del equipo.
Los project managers pueden mantener el control de la gestión del trabajo haciendo seguimiento del progreso en tiempo real y analizando el rendimiento del proyecto con informes detallados.
Además, ProofHub puede utilizarse para la gestión de workflows en diversas industrias, como marketing, ventas, operaciones, desarrollo de producto y más.
USP: Colaboración en equipo integrada con gestión de workflows
3. Zapier
Zapier es un reconocido software de automatización de workflows, conocido por su automatización sin código (no-code). Te ayuda a conectar tus distintas aplicaciones de negocio en flujos de trabajo integrados.
Puedes crear workflows basados en reglas usando Zaps que ejecutan diferentes acciones según lógica if/then. De este modo, te ayuda a ahorrar tiempo en tareas repetitivas y a trabajar con mayor eficiencia.
Además, Zapier se integra con más de 5.000 aplicaciones para la automatización de workflows.
USP: Automatización no-code
4. Trello
Trello es un popular software de gestión de workflows basado en Kanban que te permite crear flujos de trabajo potentes para gestionar proyectos de cualquier tamaño. Ofrece una amplia variedad de plantillas prediseñadas fáciles de usar para que puedas comenzar rápidamente.
Además, Trello potencia a los usuarios con la automatización Butler para automatizar tareas y workflows.
USP: Plantillas prediseñadas
5. SocialBee
SocialBee es uno de los mejores software de gestión de workflows para redes sociales, ya que te permite administrar todos tus perfiles desde un único lugar. Te permite crear workflows para producir contenido en redes sociales, programar publicaciones, publicar contenido, analizar datos y gestionar cuentas.
Además, SocialBee interconecta workflows para una gestión integral de redes sociales de extremo a extremo. Del mismo modo, te ayuda a ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia mediante la optimización de workflows.
USP: Gestión de redes sociales de extremo a extremo
6. Financial Cents
Financial Cents es un software todo-en-uno de gestión de firmas contables diseñado para ayudar a los despachos de contabilidad a optimizar workflows, colaborar sin fricciones y hacer seguimiento de proyectos de manera eficiente. La gestión automatizada de tareas, el seguimiento de plazos y la colaboración en tiempo real garantizan que nada quede sin atender.
A diferencia de las herramientas genéricas de gestión de proyectos, Financial Cents está construido específicamente para contadores, ofreciendo funcionalidades como tareas recurrentes, automatización de workflows, gestión documental e integración con CRM para clientes. Los despachos pueden asignar tareas fácilmente, monitorear el progreso y hacer seguimiento de la productividad, todo en un solo lugar.
Además, Financial Cents ofrece potentes reportes y análisis que te brindan información detallada sobre el rendimiento del equipo y los plazos de los proyectos, asegurando que tu firma cumpla con cada deadline de sus clientes.
USP: Automatización de workflows específica para contabilidad con colaboración fluida en equipo.
Conclusión
La metodología Kaizen sostiene que siempre hay espacio para mejorar. Se centra en mejoras pequeñas pero continuas para lograr grandes resultados.
De la misma manera, la gestión de workflows también se enfoca en realizar mejoras para alcanzar resultados de negocio favorables.
En conclusión, siguiendo las prácticas, herramientas y sistemas adecuados, puedes crear workflows estándar para optimizar tus operaciones de negocio, establecer un sistema para ejecutar flujos de trabajo y realizar mejoras continuas que te permitan alcanzar la máxima eficiencia empresarial.
Sobre la autora: Vartika Kashyap es la directora de marketing en ProofHub, una potente alternativa a Wrike. Es una mujer decidida que siempre aporta ideas innovadoras en temas de gestión de proyectos, colaboración, equilibrio entre trabajo y vida personal con tecnología, y más. Comparte su experiencia de forma activa en diversas plataformas, como LinkedIn, la industria del e-learning y otras. Fuera del trabajo, disfruta de la maternidad y la lectura sobre bienestar mental.
