Toda empresa tiene un flujo de trabajo. La única pregunta es si está bien gestionado 

De hecho, no todos los flujos de trabajo son buenos. La gestión de flujos de trabajo ayuda a identificar cuellos de botella y a implementar mejoras para maximizar la eficiencia empresarial. Se centra en documentar todo para analizar el flujo de trabajo y tomar decisiones basadas en datos.

Por ejemplo, la construcción de una casa sigue un flujo de trabajo bien definido que comienza con la preparación del terreno, sigue con la construcción de los cimientos, la estructura de la casa, la instalación de los accesorios eléctricos, la plomería y el aislamiento, y finalmente, los trabajos de acabado.

Por alguna razón, su proyecto de construcción se retrasa, lo que suele suceder ya que más del 50% de los grandes proyectos de construcción fracasan. 

Puede deberse a un flujo de trabajo mal diseñado, una mala planificación del proyecto, una gestión de riesgos insuficiente o una mala ejecución del plan.

Sea cual sea el motivo, la gestión del flujo de trabajo puede ayudarle a identificar la causa del fracaso del proyecto. Al analizar todo el flujo de trabajo de la construcción, podrá identificar fácilmente los cuellos de botella y las áreas que requieren mejoras.

A la luz de esto, en la publicación hablaré sobre la gestión del flujo de trabajo, incluidos los componentes de un flujo de trabajo, las mejores prácticas para la gestión del flujo de trabajo y las herramientas para la gestión del flujo de trabajo.

¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?

La gestión del flujo de trabajo es el proceso de crear, ejecutar, documentar, supervisar y optimizar un flujo de trabajo. Además, un gestor de proyectos o de flujo de trabajo es responsable de la gestión del flujo de trabajo. Además, se requieren sólidas habilidades técnicas, pensamiento analítico y crítico, y visión empresarial para gestionar los flujos de trabajo de una organización.

El objetivo principal de la gestión del flujo de trabajo es mejorar los procesos empresariales. Esto garantiza que una tarea se complete de forma correcta, eficiente y consistente. La gestión del flujo de trabajo suele implicar el uso de software de gestión empresarial para optimizar y automatizar los procesos, lo que permite un mejor seguimiento de las tareas, la asignación de recursos y la supervisión del rendimiento. Además, a menudo se confunde con la gestión de procesos empresariales, ya que ambas están estrechamente relacionadas y se centran en la mejora de los procesos empresariales, pero tienen un alcance diferente.

Por otro lado, el flujo de trabajo se centra en una tarea o proceso empresarial específico dentro de un gran departamento de procesos empresariales. Por su parte, la gestión de procesos empresariales se centra en la mejora integral de los procesos de un departamento u organización. Asimismo, la gestión de procesos empresariales (BPM) puede implicar múltiples procesos empresariales que involucran a diferentes departamentos de una organización para alcanzar los objetivos deseados. 

Importancia de la gestión del flujo de trabajo 

La gestión del flujo de trabajo desempeña un papel crucial en la mejora de los procesos empresariales. En primer lugar, a continuación, se presentan algunas ventajas importantes de la gestión del flujo de trabajo:

• Procesos empresariales estructurados.
  Para empezar, la gestión del flujo de trabajo le ayuda a crear procesos de trabajo optimizados, estructurados y estandarizados que aportan coherencia a sus operaciones empresariales. Es esencial para la eficiencia del personal y una calidad constante.
• Visibilidad mejorada.
  Además, la gestión del flujo de trabajo le proporciona una mejor visibilidad de sus flujos de trabajo, lo que le ayuda a identificar fácilmente cuellos de botella, eliminar ineficiencias y reducir el desperdicio. Podrá ver claramente dónde necesita realizar mejoras.
• Mejor gestión del trabajo.
  Además, un flujo de trabajo estandarizado facilita la planificación de proyectos, la asignación de recursos, la gestión de riesgos, el seguimiento del rendimiento y la previsión de entregas. Además, reduce la dependencia de una sola persona, ya que todo está estandarizado y las personas pueden seguir el flujo de trabajo. Gracias a esto, se aporta resiliencia operativa a la organización.
• Mayor responsabilidad.
  Además, la gestión del flujo de trabajo implica definir claramente las funciones y responsabilidades de cada persona, así como los detalles de las tareas. Como resultado, esta transparencia fomenta la responsabilidad, ya que se puede ver quién es responsable de la tarea asignada.
• Automatización del flujo de trabajo.
  Por último, la gestión del flujo de trabajo facilita la automatización del flujo de trabajo al identificar las tareas repetitivas. Ayuda a los miembros de tu equipo a ahorrar tiempo, ser más productivos y dedicar más tiempo a tareas cruciales.

Elementos de un flujo de trabajo

Ante todo, un flujo de trabajo debe contar con ciertos elementos para ser considerado un flujo de trabajo. Analice los cinco elementos fundamentales que lo conforman:

1. Partes interesadas 

Para empezar, se habla de las personas involucradas en la realización de una tarea. Por ejemplo, si estás ejecutando una campaña de marketing SEO. 

Por eso, necesitas ejecutivos de SEO que investiguen palabras clave, redactores de contenido que creen contenido y un equipo de generación de leads que gestione los leads y comparta sus comentarios. Todos son partes interesadas.   

2. Transformación 

Describe los pasos necesarios para completar una tarea o flujo de trabajo. Existen dos tipos de flujos de trabajo: secuencial y paralelo.

El flujo de trabajo secuencial incluye una serie de pasos que deben seguirse uno tras otro para completar una tarea. 

El flujo de trabajo paralelo incluye una serie de pasos que pueden ocurrir simultáneamente sin ser interdependientes. Sin embargo, cada serie de pasos sigue un orden propio.      

El flujo de trabajo basado en reglas es otro tipo de flujo de trabajo que es principalmente un flujo de trabajo secuencial basado en activadores basados ​​en reglas para avanzar la tarea hacia su finalización.    

3. Información 

Además, se refiere a la información o el material necesario para completar cada paso de la tarea. Sin esto, las partes interesadas no saben en qué deben trabajar ni disponen de la información necesaria para completar una tarea.

4. Salida 

Describe el resultado final del flujo de trabajo. También define la condición para que cada paso avance en una tarea. El resultado o salida de un paso se convierte en la entrada del siguiente dentro del flujo de trabajo. Si no se logra el resultado del paso anterior, la tarea no avanzará en el flujo de trabajo.     

Pasos del proceso de gestión del flujo de trabajo  

La gestión eficaz del flujo de trabajo es un arte. A continuación, se presenta un proceso paso a paso para la gestión del flujo de trabajo:

1. Identifique y mapee su flujo de trabajo

El primer paso para una gestión exitosa del flujo de trabajo es identificar y mapear todos los flujos de trabajo de su organización. Esto le dará una idea clara de lo que necesita trabajar. 

Para flujos de trabajo secuenciales, también puede crear una lista simple, mientras que para flujos de trabajo complejos, puede utilizar el diagrama de flujo para crear diagramas de flujo de trabajo.

2. Flujo de trabajo de documentos      

Posteriormente, una vez mapeado el flujo de trabajo, el siguiente paso es definir y documentar detalladamente cada paso. Esto puede incluir las funciones y responsabilidades de cada miembro, las actividades a seguir, los insumos que se proporcionarán y los resultados ideales. 

En general, le ayuda a crear una fuente centralizada de verdad para todos en su organización y permite que todos comprendan los pasos involucrados en cada flujo de trabajo.    

3. Implementar el flujo de trabajo 

A continuación, el siguiente paso es implementar el flujo de trabajo. Puede usar un software de gestión de flujos de trabajo para implementarlos. El software centraliza todos sus flujos de trabajo, los documenta, facilita su supervisión y permite su adopción en toda la organización.    

4. Supervise sus flujos de trabajo 

Un flujo de trabajo puede parecer excelente en teoría, pero al implementarlo, se detectan sus problemas. Supervise su flujo de trabajo y evalúe su rendimiento con las metas y objetivos establecidos para obtener información basada en datos.  

5. Realizar mejoras

La mayoría de los software de gestión de flujo de trabajo ayudan a visualizar el flujo de trabajo y a crear informes detallados del proyecto. Con frecuencia, ayudan a detectar cuellos de botella, ineficiencias, redundancias en el flujo de trabajo y a implementar mejoras basadas en información basada en datos. 

Además, tome en cuenta los comentarios de las partes interesadas sobre el flujo de trabajo para realizar mejoras.  

Mejores prácticas para la gestión del flujo de trabajo 

La gestión profesional del flujo de trabajo plantea numerosos desafíos. En primer lugar, aquí hay algunas prácticas que puede seguir para una gestión eficaz del flujo de trabajo: 

1. Documenta todo 

La única manera de seguir el progreso es documentando todos los detalles del trabajo. Por ello, asegúrese de documentar todos los detalles clave de una tarea, como el responsable, las fechas de entrega, los detalles de la tarea, los archivos adjuntos y la comunicación relacionada. Esto le ayudará a encontrar la verdad. 

2. Definir objetivos y resultados clave  

Sin conocer los objetivos y resultados clave, es difícil elegir el flujo de trabajo adecuado y optimizarlo. Por eso, reúnase con las partes interesadas para identificar los principales problemas, encontrar soluciones y establecer los objetivos SMART que desea alcanzar.

3. Utilizar la tecnología 

Invierta en herramientas de gestión de flujos de trabajo que le ayuden a implementar el flujo de trabajo en toda la organización. Además, la tecnología facilita la creación, ejecución, supervisión, documentación y gestión del flujo de trabajo.    

4. Automatiza tu flujo de trabajo

El 86 % de los empleados afirma que la automatización del flujo de trabajo les ayudará a realizar su trabajo de forma más eficiente. Además, intente automatizar su flujo de trabajo siempre que sea posible. Esto le ayudará a ahorrar tiempo valioso que podrá invertir en tareas empresariales de alto valor.

5. Recopilar comentarios 

Por último, siempre es recomendable recopilar la opinión de quienes utilizan el flujo de trabajo. Esto te proporcionará información directa sobre las áreas que necesitan mejorar, lo que sin duda te ayudará a largo plazo.    

Las cinco mejores herramientas de gestión del flujo de trabajo 

Una herramienta de gestión de flujos de trabajo que permite gestionar procesos empresariales repetitivos con un sistema centralizado. Existe una gran variedad de herramientas de gestión de flujos de trabajo disponibles en el mercado. He seleccionado las cinco mejores basándome en mi investigación, las opiniones de los usuarios y su valor único.

1. trabajo web 

Webwork es una excelente solución de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo que no solo te permite gestionar flujos de trabajo, sino también supervisar el rendimiento. Puedes crear tareas y subtareas, establecer fechas de inicio, plazos y prioridades, y añadir todo lo necesario para completar un proyecto.

Las funciones de seguimiento de tiempo de WebWork lo diferencian de otras herramientas de gestión de proyectos . Su potente software de seguimiento de tiempo con capturas de pantalla le permite supervisar la actividad de los empleados en el escritorio, el uso de aplicaciones y la web, y la asistencia con datos precisos. Esto le proporciona información para mejorar la productividad y el rendimiento de su equipo.

USP: Potente software de seguimiento del tiempo con capturas de pantalla

2. Centro de pruebas 

ProofHub es un increíble software de gestión de flujos de trabajo que te permite crear, ejecutar, supervisar y gestionar flujos de trabajo. No solo puedes optimizar todos tus procesos empresariales creando flujos de trabajo personalizados. 

ProofHub te permite crear tareas, añadir todos los detalles necesarios para completarlas y añadir las diferentes etapas necesarias para completarlas. De esta forma, optimiza tu flujo de trabajo y crea un proceso estándar. 

Su equipo puede compartir los archivos directamente con las tareas y comunicarse entre sí mediante comentarios de tareas y un chat de equipo integrado. 

Los gerentes de proyectos pueden mantenerse al tanto de la gestión del trabajo haciendo un seguimiento del progreso en tiempo real y analizando el desempeño del proyecto con informes del proyecto. 

Además de eso, ProofHub se puede utilizar para la gestión del flujo de trabajo en diversas industrias, como marketing, ventas, operaciones, desarrollo de productos y más.      

USP: Colaboración en equipo junto con la gestión del flujo de trabajo

3. Zapier 

Zapier es un reconocido software de automatización de flujos de trabajo, conocido por su automatización sin código. Te ayuda a conectar tus diversas aplicaciones empresariales con flujos de trabajo. 

Puedes crear flujos de trabajo basados ​​en reglas usando Zaps que realizan diferentes acciones según la lógica "si/entonces". Esto te ayuda a ahorrar tiempo en tareas repetitivas y a trabajar de forma eficiente.

Además, Zapier se integra con más de 5000 aplicaciones para la automatización del flujo de trabajo.                

USP: Automatización sin código

4. Trelo 

Trello es un popular software de gestión de flujos de trabajo basado en Kanban que te permite crear flujos de trabajo potentes para gestionar proyectos de todos los tamaños. Ofrece una amplia gama de plantillas prediseñadas fáciles de usar para que puedas empezar rápidamente.

Además de eso, Trello ofrece a los usuarios la poderosa automatización de Butler para automatizar tareas y flujos de trabajo. 

USP: Plantillas prediseñadas

5. Abeja social 

Social Bee es uno de los mejores softwares de gestión de flujos de trabajo para redes sociales. Te permite gestionar todos tus perfiles desde un solo lugar. Te permite crear flujos de trabajo para producir contenido, programar publicaciones, publicar contenido, analizar datos y administrar cuentas. 

Además, Social Bee interconecta flujos de trabajo para la gestión integral de redes sociales. Asimismo, te ayuda a ahorrar tiempo y a aumentar la eficiencia mediante la optimización del flujo de trabajo.

USP: Gestión integral de redes sociales

6. Centavos financieros

Financial Cents es un software integral de gestión contable, diseñado para ayudar a las firmas contables a optimizar sus flujos de trabajo, colaborar sin esfuerzo y realizar un seguimiento eficiente de los proyectos. La gestión automatizada de tareas, el seguimiento de plazos y la colaboración en equipo en tiempo real garantizan que todo se quede sin resolver.

A diferencia de las herramientas genéricas de gestión de proyectos, Financial Cents está diseñado específicamente para contables y ofrece funciones como tareas recurrentes, automatización del flujo de trabajo, gestión documental e integración con CRM de clientes. Las empresas pueden asignar tareas fácilmente, supervisar el progreso y monitorizar la productividad, todo en un solo lugar.

Además, Financial Cents ofrece informes y análisis potentes que le brindan información detallada sobre el desempeño del equipo y los cronogramas del proyecto, lo que garantiza que su empresa cumpla con todos los plazos de los clientes.

USP : Automatización del flujo de trabajo específico de contabilidad con colaboración en equipo fluida.

Terminando

La metodología Kaizen afirma que siempre hay margen de mejora . Se centra en mejoras pequeñas pero continuas para lograr grandes resultados.

Del mismo modo, la gestión del flujo de trabajo también se centra en realizar mejoras para lograr resultados comerciales favorables. 

Para concluir, siguiendo las prácticas, herramientas y sistemas adecuados, puede crear flujos de trabajo estándar para optimizar sus operaciones comerciales, establecer un sistema para ejecutar flujos de trabajo y realizar mejoras para lograr la máxima eficiencia empresarial.  

Biografía de la autora: Vartika Kashyap es la directora de marketing de ProofHub, una potente alternativa a Wrike . Es una mujer decidida que siempre aporta ideas innovadoras a la gestión de proyectos, la colaboración, la conciliación de la vida laboral y personal con la tecnología, y mucho más. Participa activamente en diversas plataformas, como LinkedIn, el sector del e-learning y otras, para compartir su experiencia. En su tiempo libre, disfruta de la maternidad y de leer sobre bienestar mental.