Cada negocio tiene un flujo de trabajo. La única pregunta es si está bien gestionado o no.
De hecho, no todos los flujos de trabajo son buenos. La gestión del flujo de trabajo le ayuda a identificar cuellos de botella y realizar mejoras para lograr la máxima eficiencia empresarial. Se centra en documentar todo para analizar el flujo de trabajo y tomar decisiones basadas en datos.
Tomemos por ejemplo la construcción de una casa. Sigue un flujo de trabajo bien definido que comienza con la preparación del terreno, seguido de la construcción de los cimientos, el marco de la estructura de la casa, la instalación de accesorios eléctricos, plomería y aislamiento, y finalmente los trabajos de acabado.
Por alguna razón, su proyecto de construcción se retrasa, lo que suele ocurrir cuando más del 50% de los grandes proyectos de construcción fracasan.
Puede deberse a un flujo de trabajo mal diseñado, una mala planificación del proyecto, una gestión de riesgos insuficiente o una mala ejecución del plan.
Cualquiera que sea el motivo, la gestión del flujo de trabajo puede ayudarle a identificar la causa del fracaso del proyecto. Al analizar todo el flujo de trabajo de construcción, puede detectar fácilmente los cuellos de botella y descubrir las áreas que requieren mejoras.
En vista de esto, hablaré sobre la gestión del flujo de trabajo en la publicación, incluidos los componentes de un flujo de trabajo, las mejores prácticas para la gestión del flujo de trabajo y las herramientas para la gestión del flujo de trabajo.
¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?
La gestión del flujo de trabajo es el proceso de crear, ejecutar, documentar, monitorear y optimizar un flujo de trabajo. Además, un administrador de proyectos o flujo de trabajo es responsable de la gestión del flujo de trabajo. Además, se requieren sólidas habilidades técnicas, pensamiento analítico y crítico y visión para los negocios para gestionar los flujos de trabajo de una organización.
El objetivo principal de la gestión del flujo de trabajo es mejorar los procesos comerciales. Esto es para garantizar que una tarea se complete de manera correcta, eficiente y consistente. La gestión del flujo de trabajo a menudo implica el uso de software de gestión empresarial para optimizar y automatizar procesos, lo que permite un mejor seguimiento de las tareas, asignación de recursos y supervisión del rendimiento. Además, a menudo se confunde con la gestión de procesos de negocio, ya que ambas están estrechamente relacionadas y se centran en mejorar los procesos de negocio, pero tienen un alcance diferente.
Por otro lado, el flujo de trabajo se adhiere a una tarea particular o a un proceso de negocio dentro de un gran departamento de procesos de negocio. Mientras tanto, la gestión de procesos de negocio se centra en la mejora de los procesos de un extremo a otro de un departamento u organización. Asimismo, BPM puede involucrar múltiples procesos de negocios que involucran a diferentes departamentos dentro de una organización para lograr los objetivos deseados.
Importancia de la gestión del flujo de trabajo
La gestión del flujo de trabajo juega un papel crucial en la mejora de los procesos comerciales. En primer lugar, aquí hay algunas ventajas importantes de la gestión del flujo de trabajo:
- Procesos comerciales estructurados
Para empezar, la gestión del flujo de trabajo lo ayuda a crear procesos de trabajo optimizados, estructurados y estándar que aportan coherencia a sus operaciones comerciales. Es esencial para la eficiencia de la fuerza laboral y la calidad constante. - Visibilidad mejorada
Además, la gestión del flujo de trabajo le proporciona una visibilidad mejorada de sus flujos de trabajo que le ayuda a detectar fácilmente cuellos de botella, eliminar ineficiencias y reducir el desperdicio. Puede ver claramente dónde necesita realizar mejoras. - Mejor gestión del trabajo
Además, resulta fácil planificar proyectos, asignar recursos, gestionar riesgos, realizar un seguimiento del rendimiento y predecir la entrega cuando se tiene un flujo de trabajo estándar. También reduce la dependencia de una sola persona, ya que todo está estandarizado y las personas pueden seguir el flujo de trabajo. Debido a esto, aporta resiliencia operativa a la organización. - Mayor responsabilidad
Además, la gestión del flujo de trabajo implica definir claramente las funciones y responsabilidades de cada individuo y los detalles de las tareas. Como resultado, esta transparencia aumenta la responsabilidad, ya que se puede ver quién es responsable de la tarea asignada. - Automatización del flujo de trabajo
Por último, la gestión del flujo de trabajo facilita la automatización del flujo de trabajo al descubrir las tareas repetitivas. Ayuda a los miembros de su equipo a ahorrar tiempo, ser más productivos y dedicar más tiempo a tareas cruciales.
Elementos de un flujo de trabajo
En primer lugar, un flujo de trabajo debe tener ciertos elementos para poder denominarse flujo de trabajo. Eche un vistazo a los cinco elementos centrales que conforman un flujo de trabajo:
1. Partes interesadas
Para empezar, habla de las personas involucradas en la realización de una tarea. Por ejemplo, está ejecutando una campaña de marketing SEO.
Por esa razón, necesita ejecutivos de SEO para realizar investigaciones de palabras clave, redactores de contenido para crear contenido y un equipo de generación de leads para manejarlos y compartir comentarios. Todos ellos son partes interesadas.
2. Transformación
Habla de los pasos necesarios para completar una tarea o flujo de trabajo. Hay dos tipos de flujos de trabajo: flujo de trabajo secuencial y flujo de trabajo paralelo.
El flujo de trabajo secuencial incluye una serie de pasos que deben seguirse uno tras otro para completar una tarea.
El flujo de trabajo paralelo incluye una serie de pasos que pueden ocurrir simultáneamente sin ser interdependientes entre sí. Pero cada serie de pasos sigue un orden en sí mismo.
El flujo de trabajo basado en reglas es otro tipo de flujo de trabajo que es principalmente un flujo de trabajo secuencial sobre activadores basados en reglas para avanzar la tarea hacia su finalización.
3. Información
Además, habla de la información o material necesario para completar cada paso de la tarea. Sin eso, las partes interesadas no saben en qué necesitan trabajar ni tienen la información necesaria para completar una tarea.
4. Salida
Habla del resultado final del flujo de trabajo. También define la condición para que cada paso del flujo de trabajo avance una tarea. El resultado o salida de un paso se convierte en la entrada para el siguiente paso dentro del flujo de trabajo. Si no se logra el resultado del paso anterior, la tarea no avanzará en el flujo de trabajo.
Pasos del proceso de gestión del flujo de trabajo
La gestión eficaz del flujo de trabajo es un arte. A continuación se muestra un proceso paso a paso para la gestión del flujo de trabajo:
1. Identifique y mapee su flujo de trabajo
El primer paso para una gestión exitosa del flujo de trabajo es identificar y mapear todos los flujos de trabajo de su organización. Esto le dará una idea clara de en qué necesita trabajar.
Para flujos de trabajo secuenciales, también puede crear una lista simple, mientras que para flujos de trabajo complejos, puede usar el diagrama de flujo para crear diagramas de flujo de trabajo.
2. Flujo de trabajo de documentos
Posteriormente, una vez mapeado el flujo de trabajo, el siguiente paso es definir y documentar cada paso del flujo de trabajo en detalle. Puede incluir los roles y responsabilidades de cada miembro, las actividades a seguir, los insumos a proporcionar y los resultados ideales.
En general, le ayuda a crear una fuente centralizada de verdad para todos en su organización y les permite a todos comprender los pasos involucrados en cada flujo de trabajo.
3. Implementar el flujo de trabajo
Después de eso, el siguiente paso es implementar el flujo de trabajo. Puede utilizar software de gestión de flujos de trabajo para implementar flujos de trabajo. El software lleva todos sus flujos de trabajo a un lugar centralizado, los documenta, facilita su monitoreo y es posible su adopción en toda la organización.
4. Supervise sus flujos de trabajo
Un flujo de trabajo puede parecer excelente en papel, pero cuando realmente lo implementa, aprende sobre los problemas que presenta. Supervise su flujo de trabajo y evalúe el rendimiento con sus metas y objetivos establecidos para obtener información basada en datos.
5.Hacer mejoras
La mayoría del software de gestión de flujo de trabajo le ayuda a visualizar el flujo de trabajo y crear informes detallados del proyecto. La mayoría de las veces, ayuda a detectar cuellos de botella, encontrar ineficiencias, identificar redundancias en el flujo de trabajo y realizar mejoras basadas en conocimientos basados en datos.
Además, reciba comentarios de las partes interesadas sobre el flujo de trabajo para realizar mejoras.
Mejores prácticas para la gestión del flujo de trabajo
La gestión profesional del flujo de trabajo plantea numerosos desafíos. En primer lugar, aquí hay algunas prácticas que puede seguir para una gestión eficaz del flujo de trabajo:
1. Documenta todo
La única forma de realizar un seguimiento del progreso es cuando se tienen todos los detalles del trabajo documentados. Debido a esto, asegúrese de que todos los detalles clave sobre una tarea estén documentados, como el responsable de la tarea, las fechas de vencimiento, los detalles de la tarea, los archivos adjuntos y la comunicación relacionada con la tarea. Te ayuda a encontrar la verdad.
2. Definir objetivos y resultados clave
Sin conocer los objetivos y los resultados clave, es difícil elegir el flujo de trabajo adecuado y optimizarlo. Por ese motivo, siéntese con las partes interesadas para identificar sus mayores problemas, encontrar las soluciones y establecer los objetivos INTELIGENTES que desea alcanzar.
3. Utiliza la tecnología
Invierta en herramientas de gestión del flujo de trabajo que le ayudarán a implementar el flujo de trabajo en toda la organización. Además, la tecnología facilita la creación, ejecución, seguimiento, documentación y gestión del flujo de trabajo.
4. Automatiza tu flujo de trabajo
El 86% de los empleados dice que la automatización del flujo de trabajo les ayudará a realizar su trabajo de manera más eficiente. Además, intente automatizar su flujo de trabajo siempre que sea posible. Le ayudará a ahorrar un tiempo precioso que podrá invertir en tareas comerciales de alto valor.
5. Recopile comentarios
Por último, siempre es la mejor idea recopilar comentarios de las personas que realmente utilizan el flujo de trabajo. Esto le proporcionará información directa sobre las áreas que necesitan mejorar y que sin duda le ayudará a largo plazo.
Las cinco mejores herramientas de gestión del flujo de trabajo
trabajo web
1. trabajo web
Webwork es una excelente solución de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo que no sólo le permite gestionar los flujos de trabajo sino también realizar un seguimiento del rendimiento. Puede crear tareas y subtareas, establecer fechas de inicio, plazos y prioridades, y agregar todo lo demás necesario para completar un proyecto.
Las capacidades de seguimiento del tiempo de WebWork lo diferencian de otras herramientas de gestión de proyectos . Su potente software de seguimiento del tiempo con capturas de pantalla le permite monitorear la actividad de los empleados en el escritorio, el uso de aplicaciones y web, y la asistencia con datos precisos. Esto le proporciona información para mejorar la productividad y el rendimiento de su equipo.
USP: potente software de seguimiento del tiempo con capturas de pantalla
2. Centro de pruebas
ProofHub es un increíble software de gestión de flujos de trabajo que le permite crear, ejecutar, realizar un seguimiento y gestionar flujos de trabajo. No solo puede optimizar todos sus procesos comerciales creando flujos de trabajo personalizados.
ProofHub le permite crear tareas, agregar todos los detalles necesarios para completar una tarea y agregar las diferentes etapas necesarias para completarla. Por lo tanto, agiliza su flujo de trabajo y crea un proceso estándar.
Su equipo puede compartir los archivos directamente con las tareas y comunicarse entre sí mediante comentarios de tareas y el chat de equipo integrado.
Los gerentes de proyectos pueden estar al tanto de la gestión del trabajo rastreando el progreso en tiempo real y analizando el desempeño del proyecto con informes del proyecto.
Además, ProofHub se puede utilizar para la gestión del flujo de trabajo en diversas industrias, como marketing, ventas, operaciones, desarrollo de productos y más.
USP: colaboración en equipo junto con gestión del flujo de trabajo
3. Zapier
Zapier es un conocido software de automatización del flujo de trabajo conocido por su automatización sin código. Le ayuda a conectar sus diversas aplicaciones comerciales en flujos de trabajo.
Puede crear flujos de trabajo basados en reglas utilizando Zaps que realizan diferentes acciones basadas en la lógica si/entonces. Dado eso, le ayuda a ahorrar tiempo en tareas repetitivas y a trabajar de manera eficiente.
Además, Zapier se integra con más de 5000 aplicaciones para la automatización del flujo de trabajo.
Trelo
4. Trelo
Trello es un popular software de gestión de flujo de trabajo basado en Kanban que le permite crear flujos de trabajo potentes para gestionar proyectos de todos los tamaños. Le proporciona una amplia gama de plantillas prediseñadas fáciles de usar para que pueda comenzar rápidamente.
Además de eso, Trello brinda a los usuarios la poderosa automatización Butler para automatizar tareas y flujos de trabajo.
USP: plantillas prediseñadas
5. Abeja social
Social Bee es uno de los mejores software de gestión del flujo de trabajo de las redes sociales que le permite gestionar todos los perfiles de las redes sociales desde un solo lugar. Le permite crear flujos de trabajo para producir contenido de redes sociales, programar publicaciones, publicar contenido, analizar datos y administrar cuentas de redes sociales.
Es más, Social Bee interconecta flujos de trabajo para la gestión de redes sociales de un extremo a otro. Asimismo, le ayuda a ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia con la optimización del flujo de trabajo.
USP: gestión de redes sociales de extremo a extremo
6. Centros financieros
Financial Cents es un software de gestión de práctica contable todo en uno diseñado para ayudar a las empresas de contabilidad a agilizar los flujos de trabajo, colaborar sin esfuerzo y rastrear proyectos de manera eficiente. La gestión de tareas automatizadas, el seguimiento de la fecha límite y la colaboración del equipo en tiempo real aseguran que nada caiga en las grietas.
A diferencia de las herramientas genéricas de gestión de proyectos, Financial Cents se crea específicamente para contadores, ofreciendo características como tareas recurrentes, automatización de flujo de trabajo, gestión de documentos e integración de CRM del cliente. Las empresas pueden asignar fácilmente tareas, monitorear el progreso y rastrear la productividad, todo en un solo lugar.
Además, Financial Cents proporciona informes y análisis poderosos, lo que le brinda información profunda sobre el rendimiento del equipo y los plazos del proyecto, asegurando que su empresa cumpla con cada fecha límite de clientes.
USP : automatización de flujo de trabajo específica de contabilidad con colaboración de equipo sin problemas.
Concluyendo
La metodología Kaizen dice que siempre hay margen de mejora . Se centra en mejoras pequeñas pero continuas para lograr grandes resultados.
De la misma manera, la gestión del flujo de trabajo también se centra en realizar mejoras para lograr resultados comerciales favorables.
Para concluir, siguiendo las prácticas, herramientas y sistemas adecuados, puede crear flujos de trabajo estándar para optimizar sus operaciones comerciales, establecer un sistema para ejecutar flujos de trabajo y realizar mejoras para lograr la máxima eficiencia empresarial.
Biografía del autor: Vartika Kashyap es la directora de marketing de ProofHub, la mejor y poderosa alternativa de Wrike . Es una mujer testaruda que siempre aporta sus aportes innovadores a la gestión de proyectos, la colaboración, el equilibrio entre el trabajo y la vida con la tecnología, y más. Participa activamente en varias plataformas, incluido Linkedin, la industria del aprendizaje electrónico y más, para compartir su experiencia. Fuera de sus horas de trabajo, disfruta de la maternidad y de leer sobre bienestar mental.
