A medida que los líderes buscan maneras de aumentar la productividad, recurren a diferentes estrategias de gestión del tiempo. Entre las más populares se encuentran el timeboxing y el time blocking . Además de tener nombres muy similares, tienen mucho más en común. Esto puede hacer que te preguntes qué las diferencia.
En este artículo, exploraremos ambas estrategias y abordaremos sus conceptos fundamentales. También veremos cómo usarlas para mejorar la productividad de tu equipo.
¿Qué es el timeboxing?
Empecemos con el timeboxing . Para usar esta estrategia, debes dividir un periodo de tiempo entre la cantidad de tareas que tienes. Debes asignar a cada una una hora de inicio y una de fin, creando time boxes . Estos periodos te permitirán organizar tu horario. Así, sabrás con antelación en qué trabajarás. El timeboxing suele implicar periodos de días o semanas , pero también puedes planificar con un mes o más de antelación.
¿Para quién es más adecuado el timeboxing?
El timeboxing es perfecto si tu equipo tiene que completar pequeñas . Si tus empleados trabajan con frecuencia en proyectos grandes, necesitarás planificar con más antelación. Esta estrategia también es mejor si tu equipo no tiene que trabajar en tareas imprevistas con frecuencia. Esto es especialmente cierto para tareas espontáneas y urgentes . Por ello, el timeboxing no es adecuado para equipos con horarios impredecibles. Si no sabes de antemano en qué tareas trabajarán tus empleados, no podrás organizarlas. El timeboxing tampoco es adecuado para equipos con horario flexible . Después de todo, conocer el horario exacto de tus empleados es fundamental para la estrategia.
¿Qué es el bloqueo de tiempo?
El bloqueo de tiempo implica dividir el día en bloques de tiempo . Asignarás un grupo de tareas a cada uno. Puedes crear estos grupos de muchas maneras. Una opción popular es combinar tareas similares. Otra consiste en agrupar las tareas por proyecto. Incluso se pueden usar tareas más grandes de forma independiente. Esto hace que el bloqueo de tiempo sea similar a la tematización de días . En lugar de tematizar días enteros, necesitarás tematizar bloques de tiempo . Esto te dará la libertad de elegir cuánto tiempo trabajar en cada grupo de tareas. Puedes usar esto para ayudar a tu equipo a evitar periodos de trabajo repetitivo.
¿Quién debería utilizar el bloqueo de tiempo?
Debido a su naturaleza rígida, el bloqueo de tiempo es más adecuado para equipos con horarios predecibles . Esto implica un horario de trabajo tradicional sin grandes desviaciones. Tener tareas pequeñas también es vital si se desea aplicar esta estrategia. Dado que el bloqueo de tiempo suele dividir los días, será necesario dividir las tareas más extensas. Si su equipo tiene un horario impredecible, el bloqueo de tiempo podría no ser la mejor opción. En este sentido, es muy similar al timeboxing. Exploremos ahora las diferencias entre ambas estrategias.
¿Cuáles son las diferencias entre timeboxing y time blocking?
Las principales diferencias entre el timeboxing y el time blocking son menores, pero tienen un impacto significativo en las estrategias.
Tipo de división
La primera diferencia importante entre ambas estrategias es cómo dividen el tiempo. El timeboxing suele usar tus tareas, mientras que el timeblocking puede implicar grupos de tareas.
Escala de tiempo
El bloqueo de tiempo suele dividir los días en bloques más pequeños. Por otro lado, el timeboxing permite planificar periodos más largos. Por ello, se suele usar para gestionar proyectos completos en lugar de solo el tiempo.
Los tipos de bloqueo de tiempo y timeboxing: duro y suave
Algunos dividen estas dos estrategias en dos tipos principales: duras y flexibles . Estas se relacionan con las horas de inicio y fin asignadas a cada período de trabajo. Como su nombre lo indica, la variedad dura requiere que alternes entre tareas cuando vencen. Si no completas una tarea dentro del tiempo establecido, tendrás que reprogramarla . Por otro lado, la variedad flexible permite cierta variación. Los bloques o casillas de tiempo flexibles pueden usarse como sugerencias para finalizar lo que estás haciendo y cambiar a otra tarea. De esta manera, tu horario no estará tan rígidamente planificado. Si completas todas tus tareas a tiempo, esto te permitirá completar tareas adicionales .
¿Cómo utilizar estrategias de gestión del tiempo como líder de equipo?
¿Quieres usar timeboxing o bloqueo de tiempo para tu equipo? Para tener éxito, deberás prestar atención a algunos aspectos.
Establecer metas
El primer paso para usar estrategias de gestión del tiempo es establecer tus objetivos . Esto es importante si deseas integrar cualquier estrategia para aumentar la productividad. También necesitarás priorizar correctamente las tareas elegidas. Esto no solo te ahorrará tiempo, sino que también ayudará a tu equipo a evitar el estrés.
Utilizar aplicaciones de calendario
Tanto el bloqueo de tiempo como el timeboxing son estrategias basadas en el calendario . Por ello, una aplicación de calendario es vital para el éxito. Asegúrate de usar una aplicación que muestre todas las tareas de tu equipo de forma fácil de leer. Esto ayudará a tus empleados a evitar confusiones y a reducir la pérdida de tiempo.
Verificar con software de seguimiento de tiempo
Tras implementar una estrategia de gestión del tiempo, es importante garantizar su rendimiento. Puedes lograrlo con una aplicación de seguimiento del tiempo. Estas aplicaciones también pueden ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa gracias a muchas otras funciones. Un ejemplo de un sistema de seguimiento del tiempo con estas funciones es WebWork .
Incluso puedes usar WebWork para asignar tareas con tiempo limitado o bloqueadas a tu equipo. Con su función de gestión de tareas, puedes organizar tus objetivos según su fecha de finalización. Tus empleados podrán ver qué deben completar a lo largo del día.
Revisar y revisar
Revisar periódicamente las nuevas estrategias es importante para garantizar que su impacto sea positivo. Si observa un cambio negativo, debe revisar su implementación para que se adapte mejor a su equipo.
Pensamientos finales
El timeboxing y el time blocking son estrategias populares de gestión del tiempo. Tienen mucho en común. Ambas pueden ayudarte a organizar tus días y a aumentar la productividad de tu equipo. Son fáciles de integrar, lo que las convierte en una opción ideal si buscas expandir tu negocio.
