Administrar proyectos de manera efectiva puede ser difícil. Hay muchas cosas a las que seguir, lo que puede ser cada vez más abrumador a medida que su negocio crece. Afortunadamente, hay muchas estrategias que puede usar para optimizar su trabajo de gestión de proyectos. Hoy, vamos a cubrir uno de los menos populares: la oficina de gestión de proyectos .
Vamos a explorar todo sobre las oficinas de gestión de proyectos, incluidas sus funciones y diferentes tipos. Pero, para comenzar, repasemos lo básico: ¿qué es un PMO?
¿Qué es una oficina de gestión de proyectos?
Una oficina de gestión de proyectos o PMO es una división dentro de una empresa responsable de dirigir cómo se gestionan los proyectos en esa empresa. En resumen, una PMO administra los esfuerzos de gestión de proyectos de su empresa. En la superficie, esto suena como una tarea innecesaria y redundante. Sin embargo, las oficinas de gestión de proyectos tienen sus casos de uso únicos, que discutiremos más adelante cuando llegamos a la pregunta principal de este artículo.
Al cambiar nuestro enfoque al propósito principal de las PMO, cumplen con sus responsabilidades a través de varios medios. Estos incluyen documentación, estándares y el despliegue efectivo de ciertas estrategias. A su vez, estos dictan las funciones principales de una oficina de gestión de proyectos, que es convenientemente nuestro próximo tema de discusión.
Responsabilidades clave de una oficina de gestión de proyectos
Dependiendo de cómo implementa un PMO en su negocio, sus responsabilidades pueden ser esencialmente infinitas. Pero, las funciones más comunes de las oficinas de gestión de proyectos son las siguientes:
- Configuración de los estándares de gestión de proyectos
- Creación de documentación de directriz de gestión
- Aprovechando las economías de repetición
Configuración de los estándares de gestión de proyectos
La primera función importante de una PMO es establecer estándares para la gestión de proyectos en su empresa. Estos guiarán a sus gerentes de proyecto sobre cómo deben cumplir con sus responsabilidades. Los estándares generalmente incluyen qué metodologías y herramientas deben usar los gerentes, así como de qué trampas deben tener cuidado.
Creación de documentación para las pautas de gestión
Un PMO hace más que establecer reglas, también las escribe. Esto puede parecer obvio en la superficie, pero hay más en escribir documentación de lo que inicialmente parece a la vista. Los PMO deben hacerlo con claridad y concisión en mente. También deben tener en cuenta la variedad de proyectos en los que sus gerentes podrían estar trabajando. De lo contrario, pueden confundirse y terminar ignorando sus pautas por completo.
Aprovechando las economías de repetición
Otra función común de una PMO es garantizar que las mismas estrategias se usen en toda su empresa repetidamente. Conocidas como las economías de repetición, este concepto puede ayudar a su personal a optimizar sus procesos. Al utilizar las mismas metodologías una y otra vez, sus gerentes de proyecto serán competentes en ellas, lo que aumenta su productividad.
Diferentes tipos de PMO
Las oficinas de gestión de proyectos vienen en más de una variedad. Dependiendo del tamaño de su empresa y los tipos de proyectos que toma, es posible que tenga varios PMO que hacen cosas diferentes a la vez. Algunos de los tipos más populares de PMO son los siguientes:
- Enterprise PMOS : estos son los tipos más comunes de oficinas de gestión de proyectos que puede ver en una gran corporación. Por lo general, solo hay uno de ellos en un negocio y supervisan todos los proyectos, independientemente de su tamaño. Además de establecer las pautas de gestión, estos PMO también aseguran que todos los proyectos se alineen con las estrategias de la compañía.
- PMO divisional : una PMO divisional se centrará en administrar proyectos dentro de una división específica. Típicamente se usan en empresas que tienen varias unidades que operan de manera bastante independiente entre sí. Un ejemplo de esto es una compañía que fabrica múltiples productos muy diferentes a la vez, como la electrónica y los automóviles.
PMOS de apoyo vs de control vs directivo
Además de las PMO empresariales y divisionales, las oficinas de gestión de proyectos pueden venir en diferentes variedades de control . Las tres formas principales de control que puede utilizar un PMO son:
- Apoyo : una PMO de apoyo tendrá un papel similar a una consultoría. Dichas oficinas aconsejarán a los gerentes de proyectos sobre qué mejores prácticas y directrices deben seguir. Sin embargo, no irán más allá de esto, como requerir el cumplimiento.
- Control : a diferencia de una PMO de apoyo, una oficina de control requerirá el cumplimiento de sus estándares. Estas oficinas de gestión de proyectos realizarán auditorías periódicas de las prácticas de gestión de proyectos en su negocio. Luego se ocuparán de cualquier proyecto no conforme trabajando con sus gerentes.
- Directiva : las PMO directivas toman un grado de control aún mayor cuando se trata de tratar con proyectos no conformes. A menudo toman medidas por sí mismos para garantizar que todos los proyectos dentro de una organización sigan sus estándares.
Si bien las tres son opciones válidas, la mayoría de las empresas no necesitarán los niveles más altos de control ofrecidos por una Directiva o PMO de control. Es posible que los necesite solo si su negocio es lo suficientemente grande como para que una PMO de apoyo no sea efectiva. Esto nos hace una transición muy bien a nuestro próximo punto de discusión: ¿Su empresa necesita una oficina de gestión de proyectos en primer lugar?
¿Su empresa necesita una oficina de gestión de proyectos?
Ya sea que necesite una PMO en su empresa o no, depende en gran medida de dos factores: el tamaño y la variedad de sus proyectos.
Tamaño de la empresa
Las empresas más pequeñas generalmente no enfrentan desafíos significativos en sus esfuerzos de gestión. Sin embargo, a medida que su negocio crece, gestionar un número cada vez mayor de personas y proyectos será difícil. En algún momento, se beneficiará de manera meditable de una oficina de gestión de proyectos. Es probable que desee comenzar con una PMO de apoyo. A medida que su empresa continúa expandiéndose, es posible que desee hacer la transición a sus homólogos de control o directiva.
Variedad de proyectos
Otro factor importante al considerar una PMO es la variedad de los proyectos de su empresa. Si su negocio ofrece varios productos muy diferentes, es posible que un PMO administre todas sus divisiones de manera efectiva. Como se mencionó anteriormente, un ejemplo de esto puede ser una compañía que produce electrónica y automóviles al mismo tiempo, como Xiaomi y Sony.
Razones para no establecer una PMO en su negocio
Habiendo cubierto por qué puede querer un PMO en su negocio, exploremos ahora por qué es posible que desee evitarlo. Esto también se reduce a dos factores: aumento de los gastos generales y costos .
Aumento de la gestión de la cabeza
Implementar un PMO en su organización implicará expandir su equipo. Como resultado, necesitará administrar más personas. Si bien esta puede no ser una empresa significativa para una empresa más grande, puede aumentar enormemente su carga de trabajo si su negocio es una startup.
Aumento de costos
Expandir a su equipo con una oficina de gestión de proyectos tiene costos directos asociados con él. Además del aumento de los costos de nómina, sus gerentes de proyecto deberán pasar tiempo garantizando el cumplimiento de sus estándares de PMO. Al igual que nuestro punto de discusión anterior, estos efectos no serán medibles para un equipo más grande. Sin embargo, es posible que no valgan la pena para las empresas más pequeñas.
Cómo el software de seguimiento de tiempo puede ayudarlo a administrar mejor los proyectos
Antes de cerrar este artículo, exploremos cómo puede administrar sus proyectos de manera más efectiva, tanto con un PMO como sin. El software de seguimiento de tiempo puede ayudarlo a administrar el trabajo de su equipo de manera más efectiva. El uso de una aplicación con de gestión de proyectos y tareas permitirá a su personal realizar lo mejor posible. Aquí hay algunas maneras en que puede lograr esto:
Identificación de cuellos de botella de rendimiento : los rastreadores de tiempo facilitan la búsqueda de cuellos de botella como distracciones.
Asignar recursos de manera más efectiva : identifique el personal con exceso de trabajo y distribuya tareas de manera uniforme en todo su equipo.
Establecer estimaciones precisas : monitorear los flujos de trabajo de su equipo le permitirá establecer estimaciones más precisas, tanto en términos de plazos como de presupuestos.
Pensamientos finales
Una oficina de gestión de proyectos puede optimizar su trabajo de administración con estándares y directrices claramente definidos. Puede ayudar a sus gerentes de proyecto a mantenerse organizados, lo que aumenta su productividad. Sin embargo, los PMO también tienen sus inconvenientes. Pueden requerir una cantidad significativa de recursos para establecer. Esto los hace menos ideales para equipos más pequeños, donde los desafíos de gestión no son tan frecuentes en primer lugar.
Ya sea que elija establecer una PMO en su negocio o no, el software de seguimiento de tiempo optimizará su trabajo. Los de alta calidad como WebWork ayudan a su equipo a mantenerse organizado y productivo.
